¿Qué es la adquisición gubernamental? Una revisión detallada

La adquisición gubernamental desempeña un rol fundamental en la gestión de recursos estatales de manera eficiente y efectiva. Para los negocios del sector público y quienes toman decisiones sobre adquisiciones, es esencial conocer este proceso clave para lograr ahorros, garantizar el cumplimiento y fomentar un impacto positivo en la comunidad.

Esta guía clarifica los componentes de la adquisición gubernamental, sobre todo en Estados Unidos, pero con lecciones para líderes de adquisición en todo el mundo, pone de relieve su importancia económica, describe procedimientos estándares y analiza normativas relevantes. Además, ofrece estrategias para superar desafíos y brinda información sobre cómo las agencias gubernamentales pueden mejorar los procesos de adquisiciones y, al mismo tiempo, seguir respetando normativas.

Definición de la adquisición gubernamental

La adquisición gubernamental se refiere a cuando las empresas del sector público, incluidos los gobiernos federales, estatales y locales, consiguen y adquieren bienes y servicios. Estas compras pueden variar de artículos de oficina y equipo de primeros auxilios hasta grandes materiales de infraestructura y piezas de hardware de alta tecnología.

¿Por qué es importante la adquisición gubernamental?

La adquisición gubernamental no implica solo comprar bienes y servicios, también garantizar un uso transparente y responsable del dinero de contribuyentes. Al acatar estrictas normas de adquisición, las entidades gubernamentales promueven la rendición de cuentas, estimulan el crecimiento económico y generan oportunidades justas para negocios pequeños y locales.

Para los líderes de adquisición, entender estos procesos no es una simple cuestión de cumplimiento, sino también de lograr una misión pública general con la mayor eficiencia.

El impacto económico de la adquisición del sector público

La adquisición pública afecta las economías locales y contribuye al crecimiento en gran medida. Los gobiernos en conjunto gastan miles de millones cada año adquiriendo bienes y servicios. Por ejemplo:

• En 2023, los contratos del gobierno federal de EE. UU. alcanzaron aproximadamente $759,000,000 según la Oficina de Auditoría General.
• En 2024, el gobierno de EE. UU. otorgó $178,000,000 en oportunidades de contratos federales a negocios pequeños, lo que representa un aumento de $15,700,000 respecto del año fiscal anterior.

Estas asignaciones para contratos ayudan a estimular las economías regionales al generar oportunidades financieras para negocios pequeños, vendedores locales y otros grupos desfavorecidos. Dado el impacto económico de gran alcance, la adquisición gubernamental es un proceso central para promover el crecimiento financiero local, estatal y nacional. Es esencial para apoyar las distintas industrias y fomentar un mayor desarrollo comunitario.

El proceso de adquisición gubernamental

Los procesos de adquisiciones gubernamentales pueden tener una estructura bien organizada para mantener la legitimidad, la rendición de cuentas y la eficiencia. A continuación, presentamos las etapas clave:

Identificar necesidades e investigar el mercado

Esta etapa inicial se centra en entender las necesidades departamentales o gubernamentales, definir los bienes y servicios requeridos y estudiar el mercado para encontrar proveedores calificados. Hacer un estudio de mercado anticipado es importante para garantizar el cumplimiento con normativas gubernamentales y encontrar proveedores de la cadena de suministro con capacidades específicas.

El proceso de solicitud y ofertas

En la etapa de solicitud, los departamentos gubernamentales emiten solicitudes de propuestas (RFP), invitaciones de ofertas (IFB) u otros avisos de adquisición para llamar a licitadores a presentar ofertas. En esta etapa, se busca legitimidad en la selección de proveedores y precios competitivos.

Evaluación y asignación de contratos

Para llegar a un acuerdo sobre adquisiciones gubernamentales, el director de contratación evalúa las propuestas según criterios concretos como la rentabilidad, especificaciones técnicas y antecedentes de cumplimiento de proveedores. El proveedor que ofrece el mayor valor y, al mismo tiempo, cumple pautas establecidas recibe el contrato.

Gestión de contratos y monitoreo del rendimiento

Una vez que una agencia gubernamental otorga un contrato, debe monitorear de forma activa los datos de adquisición y gestionar el rendimiento de contratistas. Esto incluye rastrear el cumplimiento presupuestario, evaluar la adherencia a cronogramas y garantizar que los resultados se alineen con términos del acuerdo.

Principales normativas en la adquisición gubernamental

Explorar complejas normativas de autoridades de adquisiciones es fundamental para el éxito de las adquisiciones. Las siguientes políticas y leyes centrales ayudan a manejar contratos gubernamentales:

Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR)

El FAR, a veces denominado Acquisition.gov, es el conjunto más importante de reglas de adquisición federal. Posee 53 secciones que guían los procedimientos de Estados Unidos para adquirir suministros, servicios y materiales de construcción. Estas secciones hacen hincapié en la transparencia, la legitimidad y la rendición de cuentas y, al mismo tiempo, definen pautas para gestionar contratos y asignaciones. 

Por ejemplo, la parte 19 describe normativas para promover la participación de pequeños negocios en contratos gubernamentales. En la parte 31, se presentan reglas sobre principios y procedimientos relativos a costos, incluidos detalles sobre costos directos e indirectos y asignaciones de costos en artículos del contrato. 

Ley Javits-Wagner-O’Day (JWOD)

La ley JWOD articula el programa AbilityOne®, mediante el cual se ofrece oportunidades laborales a individuos que tienen ceguera u otras discapacidades significativas. Los compradores federales pueden abastecerse de proveedores que cumplan requisitos y, al mismo tiempo, apoyan el empleo inclusivo mediante la lista de adquisiciones de AbilityOne y la vidriera de AbilityOne® por Amazon Business.

Cumplimiento con leyes locales y estatales

Las normas que se ocupan de necesidades y prioridades regionales afectan las adquisiciones del sector público en las esferas locales y estatales. Por ejemplo, las leyes Buy America exigen a las agencias gubernamentales priorizar los productos nacionales, sobre todo en proyectos de infraestructura, lo que garantiza la creación de trabajo y el apoyo a la industria local. 

Las leyes que prefieren lo nacional influyen en las decisiones de adquisiciones, fomentan u ordenan que se elijan proveedores regionales para estimular la economía local. Por otra parte, hay otras leyes locales y estatales que abarcan programas reservados para pequeños negocios, requisitos empresariales para negocios de minorías o mujeres (MWBE) y estándares de adquisición sostenible para el medioambiente.

Consideraciones éticas y medidas contra la corrupción

Las normas éticas que rigen la adquisición gubernamental recurren a la ley de Integridad de Adquisiciones, el FAR y otras normativas relevantes. Estas normas contemplan temáticas centrales como conflictos de intereses, la competencia leal, obsequios y gratificaciones y prácticas contra el soborno y la corrupción.

Entre las medidas contra la corrupción, encontramos estrictos mecanismos de supervisión, como registros de auditorías, para monitorear desembolsos y aumentar la transparencia. Las normativas pueden exigir procesos de presentación de ofertas competitivos, lo que minimiza la posibilidad de favoritismos o influencias indebidas, ya que requieren oportunidades ecuánimes para todos los proveedores elegibles. 

Asimismo, los directores de adquisiciones suelen someterse a requerimientos de divulgación por conflictos de intereses, lo que prohíbe que haya intereses personales o financieros que comprometan la toma de decisiones imparciales. Los marcos internacionales contra la corrupción, como la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (CNUCC), ayudan a las entidades gubernamentales a implementar prácticas recomendadas para evitar posibles problemas.

Desafíos en la adquisición gubernamental

Si bien la adquisición gubernamental puede conllevar soluciones rentables y operaciones optimizadas, también trae una serie de desafíos particulares:

• Garantizar la transparencia y responsabilidad: Mantener la legitimidad y evitar favoritismos en oportunidades contractuales puede ser difícil, especialmente cuando se toman decisiones arriesgadas que implican presupuestos cuantiosos y contratos prolongados. Los mecanismos de presentación de informes claros minimizan los riesgos.

• Gestionar las relaciones con los proveedores: Hallar un equilibrio entre asociaciones con proveedores sostenibles a largo plazo y garantizar oportunidades competitivas es un desafío constante para los directores de adquisiciones.

• Conocer el cumplimiento normativo: Estar al día con políticas cambiantes y garantizar que los contratos adhieran a normativas federales y estatales conlleva un monitoreo y conocimiento técnico sostenido.

• Sortear limitaciones presupuestarias: Administrar presupuestos limitados del sector público junto con la presión de hacer más con menos recursos exige que quienes toman decisiones hagan esfuerzos continuos.

Cuatro prácticas recomendadas para adquisiciones efectivas

Para garantizar resultados óptimos, los departamentos que se distinguen por sus prácticas de adquisición gubernamental suelen adoptar las siguientes estrategias:

1. Implementar sistemas de adquisiciones electrónicas

Las entidades gubernamentales modernas pueden implementar plataformas de adquisición electrónica para optimizar compras, reducir costos operativos, aumentar la visibilidad de compras y monitorear métricas de rendimiento. Por ejemplo, los procesos de solicitudes digitales ayudan a transformar partes del proceso de adquisición que fueron históricamente ineficientes, lo que permite a los departamentos recopilar y monitorear RFI (solicitudes de información), RFP (solicitudes de propuestas) y RFQ (solicitudes de cotizaciones).

Los sistemas de adquisiciones electrónicas también pueden fortalecer las relaciones con proveedores al permitir una colaboración eficiente y el intercambio de datos entre distintos departamentos y sus proveedores. Permiten que las agencias ubicadas en distintas zonas horarias se alineen con opciones de compras centralizadas. 

Si bien puede haber un costo inicial e inversión de tiempo cuando se introducen herramientas de adquisición electrónica, estos sistemas favorecen a los usuarios por su escalabilidad y adaptabilidad a demandas cambiantes, presupuestos fluctuantes y modificaciones normativas. Para los departamentos pequeños con recursos escasos, adoptar soluciones de adquisición electrónica puede liberar tiempo y recursos preciados, aumentar la satisfacción del personal y permitir que los empleados se enfoquen más en iniciativas estratégicas.

2. Contribuir a compras más responsables

Una adquisición gubernamental responsable considera el impacto medioambiental, social y económico de los bienes y servicios. Los departamentos federales y estatales suelen ejecutar políticas de compras responsables para cumplir con normativas, mejorar la resiliencia ante adquisiciones, alcanzar la sostenibilidad interna o metas de impacto social y ser un ejemplo para otras industrias. 

Algunos programas como el programa de Compras Ambientalmente Preferibles (EPP) ayudan a las entidades federales a comprar productos y servicios más ecológicos, lo que disminuye el impacto negativo del cambio climático y evita la contaminación. Mientras tanto, los gobiernos estatales y locales pueden implementar políticas de compras locales que decantan en un marco económico más resiliente, una economía local más fuerte y una comunidad más unida.

3. Usar la analítica de datos para tomar decisiones más inteligentes

Las herramientas de generación de informes ayudan a los directores de adquisición a evaluar la eficiencia del gasto y el rendimiento de proveedores para identificar áreas de mejora. Dada la variedad de métricas que se evalúan en adquisiciones, hacer uso de sistemas de adquisiciones electrónicas con analítica detallada puede ser de gran valor. 

La analítica de adquisiciones permite hacer estudios de mercado, gestionar presupuestos y planear estrategias. Algunas medidas de analítica convencionales incluyen analíticas de gastos, gastos marginales, facturas, proveedores, diversidad, sostenibilidad, ciclos de ahorros, riesgos asociados a proveedores y órdenes de compras. Al consolidar estas métricas en paneles compartidos, quienes toman decisiones pueden dar a conocer información que fundamentan compras futuras.

4. Mejora y capacitación continuas

Las entidades gubernamentales deben adaptarse, informarse bien y valerse de los recursos y herramientas adecuados para afrontar los desafíos cambiantes propios de la adquisición. Esto requiere que el personal de adquisiciones se mantenga actualizado a través de capacitaciones relevantes y se garantice el cumplimiento constantemente.

Optimizar la adquisición con Amazon Business

La adquisición gubernamental es el pilar de las operaciones y el desarrollo económico del sector público. Al adherirse a normativas estrictas, destacar la transparencia y aprovechar la tecnología y analítica para una mejora sostenida, cada fase del proceso afecta cómo las entidades públicas trabajan para sus comunidades.

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