La guía definitiva sobre organizaciones de compras en grupo

Muchos dueños de pequeñas y medianas empresas consideran unirse a una organización de compras en grupo (GPO) en algún momento, sobre todo cuando crecen y enfrentan necesidades de adquisición más complejas. A medida que sus empresas se expanden, necesita comprar más insumos para mantenerse al día con la demanda, pero enfrentan dificultades para reducir costos. Es posible que paguen el mismo precio por artículo, incluso en pedidos de mayor volumen, simplemente porque carecen del poder de compra de las grandes empresas.

Las GPO pueden ayudar a que las organizaciones reduzcan costos y mantengan la estabilidad en momentos de disrupción. Sin embargo, hay mucho por considerar antes de dar el salto.

¿Qué es una organización de compras en grupo?

Una organización de compras en grupo es una entidad que reúne el poder de compra de múltiples empresas para obtener mejores precios de los proveedores. Actúa como intermediaria entre organizaciones y proveedores para ayudar a las empresas a obtener descuentos grupales y condiciones de contratación más favorables que las que conseguirían por separado.

Si bien las organizaciones de cualquier tamaño pueden aprovechar los contratos previamente negociados por las organizaciones de compras en grupo con los principales proveedores, este enfoque suele ser más beneficioso para las pequeñas y medianas empresas (pymes), que por lo general no tienen acceso a ofertas por volumen de compra.

Las GPO se diferencian de los grupos de compra, que surgen cuando las empresas unen su poder de compra para adquirir el mismo producto a precios mayoristas. Un ejemplo de compra en grupo sería el de varias escuelas del mismo distrito que se unen para adquirir insumos y equipos para las aulas.

Historia de las GPO

Las organizaciones de compras en grupo se introdujeron por primera vez en la industria de la salud para ayudar a los hospitales a enfrentar el aumento de los precios, lo que permitió mejorar la atención y reducir los costos de reembolso. La primera organización de compras en grupo, The Hospital Bureau of New York, se creó en 1910.

La cantidad de GPO creció lentamente hasta 1962, cuando los registros mostraron 10 en operación. Medicare y Medicaid alimentaron su popularidad y, para 2003, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de EE. UU. informó que los expertos estimaban que había cientos de GPO en funcionamiento. El modelo fue tan exitoso que se propagó a otras industrias que enfrentaban un incremento en los costos, como el sector manufacturero y el industrial.

Tipos de GPO

Hay dos tipos principales de organizaciones de compras grupales: GPO horizontales y GPO verticales.

GPO horizontales

Las GPO horizontales son grupos de adquisiciones que ofrecen sus servicios a una variedad de industrias y negocios diversos. Estas entidades suelen ofrecer un poder de compra colectivo en categorías de gastos indirectos, como insumos de oficina, equipos informáticos, mantenimiento, reparaciones y operaciones, y gestión de flotas.

GPO verticales

A diferencia de las GPO horizontales, las GPO verticales se enfocan en una industria específica y ayudan a las empresas de ese sector a aprovechar el poder de compra colectivo para acceder a precios más bajos. Estos grupos se concentran en productos y servicios especializados relevantes para su sector.

Entre los ejemplos de industrias en las que las GPO verticales son comunes se incluyen las industrias de la atención médica y fabricación.

¿Cómo funciona una GPO?

Una GPO actúa como puente entre compradores y proveedores. Se crea cuando varios negocios se unen para sumar su poder de compra y negociar mejores términos con los proveedores.

Estos son algunos pasos tradicionales que una GPO puede seguir para garantizar mejores ofertas a las empresas de sus miembros.

1. Identificar necesidades compartidas
   Las organizaciones reconocen que compran bienes y servicios similares y que podrían beneficiarse si negocian contratos juntos. Deciden crear una GPO para hablar con proveedores sobre posibles descuentos.
2. Formar la GPO
   Una vez que las organizaciones acuerdan trabajar juntas, formalizan una GPO como entidad legal, que suele ser una organización sin fines de lucro o una cooperativa. Las compañías miembro acuerdan cómo operarán la entidad y gestionarán sus actividades.
3. Negociar los contratos de la GPO
   La GPO comienza a negociar con los proveedores. El objetivo es alcanzar los precios, términos y condiciones contractuales más favorables para contribuir a mejorar la gestión de gastos de los miembros de la GPO.
4. Facilitar el acceso a los contratos
   Los contratos negociados previamente se ponen a disposición de los miembros de la GPO, quienes pueden elegir si compran de ellos o no. Si ciertos artículos o servicios aún no están incluidos en la cartera de la GPO, los miembros generalmente pueden solicitar nuevos contratos para cubrir sus necesidades.
5. Mantener la GPO
   Las operaciones de la GPO continúan en curso. La entidad es responsable de gestionar las relaciones con los proveedores, monitorear el cumplimiento del contrato y proveer apoyo o servicios adicionales a sus miembros.

¿Cómo generan dinero las GPO?

Las organizaciones de compras en grupo generan principalmente sus ingresos a través de tarifas cobradas a los miembros o a los proveedores. Algunas tarifas comunes de las GPO podrían cambiar, incluidas las siguientes:

• Tarifas de membresía: una GPO puede cobrar a sus miembros una tarifa de membresía única, una tarifa anual o un porcentaje de las compras realizadas por participar en el grupo.
• Tarifas de los proveedores: las GPO pueden trasladarles las tarifas a los proveedores bajo la forma de tarifas administrativas o tarifas del contrato, que pueden implicar un porcentaje de las ventas de los proveedores o una tarifa establecida para gestionar sus contratos.
• Una combinación: algunas GPO cobran una combinación de tarifas a miembros y proveedores para reducir la carga que recaería en una sola parte.

Beneficios de las GPO

Las GPO otorgan una amplia variedad de beneficios a las pequeñas y medianas empresas, incluido lo siguiente:

• Ahorros en los costos: las organizaciones que recurren a GPO suelen ahorrar entre un 10 % y un 25 % anualmente en varias categorías de gasto, pues acceden a un poder adquisitivo colectivo y a descuentos por volumen.
• Acceso a los datos del mercado: las GPO tienen acceso a datos industriales que pueden ayudar a los negocios a tomar decisiones de compra más informadas.
• Reducción del riesgo: las GPO suelen evaluar a sus proveedores para verificar que reúnan estándares específicos de calidad, que pueden reducir riesgos para los miembros.
• Un proceso de adquisición optimizado: las GPO pueden ayudar a simplificar y estandarizar procesos de adquisición, lo que lleva a una mayor eficiencia.
• Ahorros de tiempo y recursos: los contratos negociados previamente pueden ahorrarles a las organizaciones cantidades significativas de tiempo y dinero, lo que libera a los equipos de adquisiciones para enfocarse en tareas de mayor valor, como laplanificación de estrategias de adquisición.
• Servicios expandidos: algunas GPO ofrecen servicios adicionales a los miembros, tales como consultoría, auditoría y análisis de datos.

Desventajas de las GPO

Mientras las GPO traen ciertos beneficios para las pequeñas y medianas empresas, también tienen desventajas. Algunas de las desventajas a considerar son las siguientes:

• Tamaño mínimo de los pedidos: las GPO pueden exigir pedidos al por mayor con cantidades mínimas que las pequeñas y medianas empresas tienen dificultades para cumplir. Esto puede llevar a costos de almacenamiento adicionales para el excedente de inventario.
• Limitaciones de compra: las empresas pueden experimentar una pérdida de control a medida que enfrentan restricciones en la elección de proveedores y productos, lo que limita significativamente sus opciones.
• Cronogramas de entrega inflexibles: es posible que las compañías participantes no puedan establecer sus preferencias de entrega, lo que puede derivar en cronogramas de entrega que no se alinean con las necesidades de sus negocios.
• Pérdida de poder de negociación: al unirse a una GPO, las empresas pueden ceder parte de su poder de negociación. Puede que se estanquen pagando precios fijos que podrían no ser la opción más competitiva.
• Costos de membresía: las tarifas de membresía pueden convertirse en una carga financiera para las pequeñas y medianas empresas al representar un costo adicional de adquisición.
• Falta de transparencia: es posible que algunas GPO no sean transparentes en sus prácticas de negociación o en sus flujos de ingresos, lo que puede dificultar que las empresas evalúen el verdadero valor de su membresía.

Qué debes saber sobre las GPO

Las organizaciones de compras en grupo pueden ofrecer un valor real y funcionan bien para muchos negocios. Sin embargo, como cualquier modelo de compras, implican concesiones que vale la pena entender antes de comprometerse. Debes considerar los siguientes factores si estás pensando en unirte a una:

Las GPO pueden recomendar hacer más gastos que los necesarios

Dado que las GPO se basan en compras por volumen, pueden recomendar adquirir más de lo necesario durante las auditorías de miembros para verificar el cumplimiento de los contratos. Para evitar estas prácticas, asegúrate de contrastar las recomendaciones de auditoría con los requisitos de membresía para confirmar lo que realmente es necesario.

Las GPO no ayudan con los gastos ocultos

Sumarte a una GPO es una cosa; lograr que los empleados cumplan con los requisitos es otra historia. Evaluar el cumplimiento de las políticas de compra internas y monitorear los gastos fuera de contrato puede requerir mucho tiempo, especialmente si no se cuenta con una solución de compra centralizada para automatizar este proceso.

Tus beneficios pueden reducirse con el tiempo

Si tu empresa está en una trayectoria de alto crecimiento, es posible que notes que tus rendimientos se reducen. Esto se debe a que tu capacidad de negociación crece junto con tu negocio, por lo que ya no obtendrás los mismos beneficios que cuando el negocio era más pequeño.

Cómo evaluar si una GPO vale la pena

Son muchos los factores que intervienen al determinar si la membresía en una GPO vale la pena para tu empresa. Al evaluar una posible membresía en una GPO, ten en cuenta lo siguiente:

• Ahorros en los costos: compara los descuentos de una GPO y los términos contractuales para los productos que necesitas con otras GPO.
• Beneficios: revisa si la GPO ofrece beneficios adicionales, tales como envío gratis, acceso a consultores o programas de lealtad.
• Tarifas: revisa las tarifas de membresía, incluida su estructura y cómo se comparan con las de otras GPO.
• Requisitos de gastos: evalúa si la GPO exige requisitos de gasto mínimo superiores a los gastos habituales de tu negocio.
• Reputación: considera la reputación de la GPO, incluidos los premios del sector ganados y las reseñas.
• Necesidades de la industria: determina si las GPO se ajustan a las necesidades específicas de tu industria y de compra.

Evaluar estos factores puede ayudarte a decidir si una GPO vale la pena para tu empresa.

Ahorros con GPO vs. plataformas de adquisiciones

Unirte a una organización de compras en grupo puede beneficiar a los negocios más pequeños, aunque también puede acarrear concesiones como requisitos de gasto mínimo, menos opciones de productos y servicios, y menos margen para negociar en tus propios términos.

Una solución de compras como Amazon Business ofrece un camino diferente hacia muchos de los mismos ahorros, con capacidades que escalan a medida que su negocio crece. Las organizaciones pueden acceder a herramientas de gestión de gastos, una amplia selección de proveedores y productos con precios al por mayor y descuentos por volumen.

Los dos modelos se adaptan a diferentes necesidades. Mientras algunas organizaciones recurren a las GPO para acuerdos de compra especializados, otras optan por Amazon Business para obtener flexibilidad, comparar precios en tiempo real, ofertas personalizadas mediante ofertas de gastos administrados e integrarse con sistemas de adquisiciones. Dependiendo de lo que tu negocio requiera, puedes adoptar cualquiera de los dos enfoques por separado o combinarlos para fortalecer las adquisiciones.

Las GPO y las soluciones de adquisiciones pueden ir de la mano

Muchas organizaciones usan ambas: recurren a una GPO para ciertos acuerdos contractuales mientras se apoyan en una solución de adquisiciones como Amazon Business para efectuar compras en categorías indirectas, incluidos insumos de oficina, instalaciones y necesidades operativas.

Amazon Business brinda a los equipos de adquisiciones acceso a precios competitivos en millones de productos, junto con ofertas personalizadas y ofertas de gastos administrados para cierto volumen por categoría, controles de cuentas multiusuario, flujos de trabajo de autorización y análisis, sin tener que ser miembro de una GPO ni asumir un compromiso contractual. Para las organizaciones que necesitan cubrir varias categorías con visibilidad total del gasto, se ofrecen precios exclusivos para negocios y una experiencia de compra familiar.

Preguntas frecuentes sobre las GPO