Cómo diseñar una estrategia de adquisición para la atención médica

Las adquisiciones en el sector salud constituyen un pilar fundamental para el funcionamiento óptimo de una organización. Sin el equipo médico esencial ni los productos farmacéuticos, es más difícil mantener un entorno de trabajo seguro para los proveedores de salud y ofrecer una atención de calidad a los pacientes.

Las organizaciones de salud que todavía dependen de prácticas manuales de adquisición pueden tener dificultades para mantener operaciones internas ágiles y eficientes. Los sistemas manuales pueden limitar la visibilidad y aumentar el riesgo de incumplir las normativas del sector. Para aliviar los desafíos de las adquisiciones en salud, es crucial priorizar las transformaciónes de las adquisiciones tradicionales mediante soluciones y procesos de trabajo modernizados.

Con el software adecuado, su equipo puede transformar las adquisiciones, pasando de un proceso fragmentado y con poca visibilidad a una iniciativa estratégica que ahorre tiempo y permita al personal enfocarse en ofrecer a los pacientes la mejor atención posible.

La importancia de las adquisiciones en el sector salud

Las adquisiciones en el sector salud son un proceso crítico tras bambalinas que puede influir en cada interacción entre un empleado y un paciente. Aquí hay tres razones por las que la adquisición es esencial:

• Disponibilidad de bienes críticos para la atención del paciente: Con un suministro de alta calidad disponible de forma inmediata, usted puede brindar tratamientos oportunos que se traduzcan en mejores resultados para los pacientes. 

• Capacidad para construir y mantener la confianza del paciente: Un proceso de adquisición bien gestionado ayuda a garantizar la consistencia en la atención y puede fortalecer la confianza de los pacientes. 

• Protección de la salud financiera de la organización:Mantener un control firme sobre las operaciones de adquisición ayuda a cumplir con el presupuesto y a preservar recursos para toda la organización. 

   

Una buena estrategia de adquisiciones no solo garantiza que tenga los suministros necesarios para atender a los pacientes, sino que también posiciona a su organización para adaptarse eficazmente a cambios macroeconómicos, que pueden afectar eventos como fusiones y compras.

¿En qué se diferencia la adquisición en el sector salud?

Las adquisiciones en el sector salud difiere de otras industrias en parte debido a sus estrictas regulaciones. Los responsables de la toma de decisiones en adquisiciones deben cumplir con las normas de seguridad laboral y de privacidad del paciente, y una estrategia sólida debe tener en cuenta estos y otros factores críticos. 

Algunos de los desafíos únicos de la adquisición en el sector salud incluyen:

• Suministros médicos especializados: Dependiendo de su área de especialización, puede necesitar acceso a proveedores que ofrezcan suministros altamente especializados.

• Riesgos de desabastecimiento:Los materiales de difícil acceso pueden aumentar el riesgo de quedarse sin suministros esenciales.

• Múltiples departamentos con necesidades diferentes:En las organizaciones grandes, las distintas necesidades de cada departamento y el espacio limitado de almacenamiento pueden complicar los procesos de adquisición.

• Regulaciones sobre la seguridad de los productos: Los suministros utilizados para atender a los pacientes deben cumplir con estrictos protocolos de seguridad.

• Opciones limitadas de proveedores:Los artículos especializados suelen provenir de un grupo relativamente reducido de proveedores.

   

Además de manejar estos factores, las organizaciones de salud a menudo recurren a la adquisición basada en valor. Este enfoque fomenta la selección de suministros que maximicen los resultados para los pacientes y, al mismo tiempo, promuevan el ahorro de costos, aunque su implementación puede variar según el entorno de salud. 

Diferencias en la adquisición entre hospitales, hogares de cuidado y consultorios privados

Cada sector de la salud tiene necesidades y restricciones de adquisición distintas, lo que puede hacer que la gestión de estas actividades resulte aún más complicada.

• Hospitales: Operando a gran escala, los hospitales requieren desde equipos quirúrgicos hasta mascarillas y otros suministros especializados. Por lo general, cuentan con presupuestos mayores y equipos internos de adquisición dedicados para ayudar a optimizar el proceso.

• Hogares de cuidado:Con un enfoque en la atención a largo plazo, los hogares de cuidado requieren productos de consumo (como artículos de higiene o suplementos) y deben planificar cuidadosamente el momento de su adquisición. También dependen de proveedores especializados para artículos como ayudas de movilidad y, a menudo, trabajan con presupuestos más reducidos. 

• Consultorios privados:Las clínicas especializadas, como las de dermatología, fisioterapia u odontología, requieren proveedores específicos. Las adquisiciones suelen estar a cargo de una sola persona en lugar de un equipo, por lo que contar con procesos eficientes y sencillos resulta crucial. Los presupuestos suelen ser más ajustados en estos entornos. 

   

Aunque las iniciativas de adquisición varían entre estos sectores, todas las organizaciones deben enfrentar algunos desafíos comunes.

5 desafíos de la adquisición en el sector salud

Al renovar su estrategia de adquisición en salud existente o crear una nueva, tenga en cuenta estos posibles obstáculos.

1. Complejidad creciente en las cadenas de suministro de salud

La globalización y el aumento de costos han hecho que la gestión moderna de la cadena de suministro en salud sea más compleja. Su equipo debe optimizar el presupuesto sin sacrificar la calidad y diseñar estrategias creativas para evitar interrupciones en la cadena de suministro en caso de que falle un proveedor principal. Esto implica identificar estratégicamente proveedores de respaldo que cumplan con las regulaciones del sector, un desafío que puede resultar complejo sin el apoyo de una tecnología de adquisiciones inteligente.

2. Cambios en el cumplimiento normativo

Obtener productos y medicamentos aprobados por la FDA y respaldados por la CBA, mantener la privacidad de los datos según las directrices de HIPAA y supervisar los estándares de OSHA para la seguridad laboral y del paciente requiere un esfuerzo considerable. Incluso las operaciones de adquisiciones más sólidas tienen dificultades para dar seguimiento manual a las actualizaciones y revisar regularmente las redes en busca de posibles infracciones.

3. Escasez de suministros

Aunque los contratos directos con proveedores y las redes fragmentadas solían ser la norma, estas estrategias hoy reducen la visibilidad y limitan el control operativo. Cuando su equipo depende de una única ruta de proveedor, cualquier desabastecimiento o interrupción en la cadena de suministro puede retrasar la entrega de insumos críticos. En las adquisiciones modernas, la fiabilidad del proveedor y la entrega puntual son fundamentales para una gestión eficaz de riesgos.

4. Adquisición descentralizada

Cuando los equipos o individuos toman decisiones de compra de forma aislada, es fácil que se generen silos en las adquisiciones. Los acuerdos separados de los departamentos con proveedores pueden generar confusión, erosionar la confianza y aumentar los costos, además de elevar el riesgo de compras fuera de las políticas y de perder oportunidades de consolidar pedidos. 

5. Procesos manuales de adquisición

Los procesos manuales de adquisiciones imponen una carga innecesaria de tiempo y esfuerzo a los equipos, especialmente en operaciones más pequeñas como clínicas especializadas o centros de atención asistida. Estos procesos consumen más tiempo, aumentan el riesgo de errores y fraudes y reducen la visibilidad operativa. La falta de visibilidad puede provocar violaciones de políticas de atención al paciente o gastos no autorizados accidentales.

4 prácticas recomendadas para la adquisición en salud

Sin importar en qué etapa se encuentre en la optimización de su estrategia de adquisiciones en salud, estas prácticas pueden servir como valiosos puntos de referencia para mantener el rumbo adecuado.

1. Centralizar la adquisición

Crear una base de datos digital que actúe como su única fuente de verdad Utilícela para garantizar el cumplimiento de las regulaciones del sector y realizar un seguimiento integral de todas sus operaciones de adquisición. Las adquisiciones centralizadas facilitan la consulta de políticas de compras al buscar proveedores certificados, la aplicación de directrices en el proceso y la actualización de políticas ante cambios en las normativas. 

Reunir todas las operaciones de adquisiciones en un mismo sistema brinda una visión confiable de los hábitos de compra de su organización. De este modo, puede consolidar pedidos, generar confianza con los proveedores y tomar decisiones de compra más inteligentes. 

2. Construir una red de proveedores resiliente

Una red de proveedores resiliente y diversa puede ayudarle a recuperarse rápidamente después de interrupciones. Mantener relaciones sólidas con los proveedores principales mientras se establecen vínculos con proveedores secundarios crea una red de seguridad estratégica en la cadena de suministro, lo que le permite recurrir a alternativas cuando sea necesario.

También es recomendable trabajar con proveedores que tengan un historial comprobado de desempeño. Una solución de adquisiciones con visibilidad de extremo a extremo proporciona información sobre la consistencia de los proveedores, las tasas de error y la resiliencia general de la red. 

3. Pronosticar la demanda de inventario

Una estrategia efectiva de gestión de inventario asegura que tenga suficientes bienes para satisfacer las necesidades actuales sin sobreabastecer, minimizando así el desperdicio y maximizando la eficiencia. Con la ayuda de Analítica de Amazon Business, puede examinar datos históricos y tendencias de compra para predecir con mayor precisión la demanda de inventario, lo que le ayuda a planificar las adquisiciones de forma estratégica y a evitar costosos desabastecimientos o excesos de inventario. 

4. Usar software de adquisición y automatización

Los profesionales de adquisiciones deben tener en cuenta numerosas regulaciones, requisitos cambiantes del sector y restricciones presupuestarias, lo que convierte los procesos manuales en tareas que consumen tiempo y son propensas a errores. 

Integrar un software ágil de adquisición electrónica en sus procesos permite a su equipo automatizar tareas rutinarias. Pasos cruciales como la autorización de órdenes de compra, el cotejo de documentos de facturas o los recordatorios para que las partes interesadas aprueben facturas pueden realizarse de forma instantánea. Una solución que se integre con sus sistemas existentes proporciona visibilidad de todo su proceso, dándole más control para tomar decisiones de compra más rápidas e inteligentes. 

Beneficios del software de adquisición en salud

Para satisfacer las necesidades actuales mientras apoya el crecimiento organizacional, implemente una solución flexible de adquisición en salud que evolucione con su equipo. Aquí hay cinco formas en que el software puede convertirse en un recurso esencial:

• Disminuye los procesos manuales y reduce riesgos:Al automatizar las tareas estándar de adquisiciones, el software ahorra tiempo a su equipo y reduce el riesgo de errores humanos.

• Optimiza el gasto y el control de costos:Con visibilidad completa de la red, usted puede ver en qué se gasta cada dólar y recuperar el control sobre las finanzas.

• Facilita las compras responsables: Gracias a una mayor visibilidad de los proveedores, puede aplicar el abastecimiento estratégico para identificar a aquellos que se alineen con sus valores y respalden sus prácticas de negocio responsables.

• Ayuda a mantener el cumplimiento regulatorio: Al almacenar las directrices regulatorias para un acceso fácil, el software de adquisiciones reduce el riesgo de incumplimientos.

• Garantiza la precisión del inventario: Con datos históricos de inventario disponibles, puede optimizar el momento y la forma de adquirir suministros para ahorrar dinero y minimizar el desperdicio.

   

Con el software operando tras bambalinas para optimizar las operaciones, su personal puede enfocarse en ofrecer atención de primer nivel a los pacientes y aumentar el impacto organizacional.

Impulse su estrategia de adquisiciones en salud 

Usted desea que su personal brinde la mejor atención a los pacientes, y las adquisiciones son una parte fundamental de la capacidad de su organización para lograrlo. Sin embargo, los cambios regulatorios frecuentes y las interrupciones imprevisibles en la cadena de suministro pueden dificultar el mantenimiento de una red consistente y eficiente. Para mantenerse a la vanguardia, resulta esencial modernizar la estrategia de adquisiciones.

Amazon Business puede ayudarle. Con funciones como Amazon Business Analytics Reports, Guided Buying y SSO, Amazon Business puede ayudar a su organización a optimizar sus procesos de compras. Mediante integraciones de sistemas sin interrupciones, consolida todos tus datos de adquisiciones y te brinda la información necesaria para tomar decisiones más informadas.

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Las adquisiciones representan una parte significativa de los costos operativos totales de los sistemas de atención médica, aunque muchas organizaciones aún las administran de forma reactiva. No hay una estrategia documentada, solo una serie de procesos heredados con el tiempo. Ese vacío cuesta dinero real.

Los líderes de adquisiciones en el sector de la atención médica se enfrentan a una situación difícil: se espera que demuestren valor estratégico, pero los sistemas y procesos subyacentes hacen que la visibilidad del gasto sea casi imposible. Las compras no convencionales se acumulan, los contratos con proveedores quedan sin supervisión y el seguimiento del cumplimiento normativo se realiza de forma manual, si es que se realiza.

En este artículo, se explica qué son las adquisiciones en la atención médica, en qué se diferencian de las adquisiciones en otros sectores, un marco estratégico de seis pasos, los desafíos más comunes y cómo las herramientas digitales están cambiando lo que es posible.

¿Qué es la adquisición en la atención médica?

La adquisición en la atención médica es el proceso integral de búsqueda, compra y administración de suministros, equipos y servicios que una organización de salud necesita para operar. Se diferencia de la adquisición general en el alcance, la complejidad regulatoria y las consecuencias. Un atraso en el envío de insumos de oficina es un inconveniente. La falta de suministros quirúrgicos es un evento de seguridad del paciente que impacta directamente en el avance de los pacientes.

La escala financiera de esta función es significativa. Los costos de suministros representaron 297,000 millones de USD del gasto total de los hospitales en 2025, según el informe Costs of Caring de la AHA. Esto convierte a la adquisición en una de las funciones más trascendentales de cualquier organización de atención médica, aunque es una de las menos administradas.

¿En qué se diferencia la adquisición en el sector de la salud?

La adquisición en atención médica es más compleja que en la mayoría de las industrias porque se sitúa en la intersección de la seguridad del paciente, el cumplimiento normativo y la fiabilidad de la cadena de suministro. Estas tres variables no coexisten en la mayoría de los demás sectores.

El entorno regulatorio por sí solo distingue al sector de atención médica del resto. Los equipos de adquisiciones deben obtener autorizaciones de productos de la FDA y cumplir los requisitos de privacidad de datos de la HIPAA, las normas de seguridad laboral de la OSHA y otras directrices. Mantenerse al día con los cambios en todos estos marcos es un esfuerzo de tiempo completo.

Históricamente, las organizaciones de compras en grupo (GPO) eran el mecanismo principal para administrar esta complejidad. Ofrecían acceso a contratos y precios por volumen, lo que redujo parte de la carga de la administración de proveedores. Pero las GPO no proporcionan la visibilidad del gasto ni el seguimiento del cumplimiento en tiempo real que las organizaciones de atención médica modernas necesitan.

Otras dimensiones que hacen que las adquisiciones en la atención médica sean distintas son las siguientes:

• Participación en decisiones clínicas: En el sector de la atención médica, los médicos a menudo manejan las decisiones de compra de los suministros relacionados con la atención del paciente. Los equipos de adquisiciones deben trabajar con las partes interesadas clínicas y administrativas, lo que alarga el ciclo de decisión.

• Requisitos de productos especializados: Los suministros médicos y sanitarios requieren certificaciones de seguridad, estándares de esterilidad y, en muchos casos, autorización de la FDA. El grupo de proveedores para estas categorías es reducido, lo que disminuye el poder de negociación y aumenta el riesgo para la cadena de suministro.

• Estructura de adquisiciones en múltiples sitios: Los grandes sistemas de salud operan en múltiples instalaciones con diferentes necesidades de suministro y distintos empleados que toman decisiones de compra. Sin una supervisión centralizada, las adquisiciones se dividen rápidamente.

Diferencias en la adquisición entre hospitales, residencias de mayores y consultorios privados

Cada sector de la salud tiene necesidades y restricciones de adquisición distintas, lo que puede hacer que la administración de estas actividades resulte aún más complicada.

Hospitales

Los grandes sistemas hospitalarios compran una amplia gama de productos, desde dispositivos médicos y equipos quirúrgicos hasta mascarillas e insumos cotidianos. Los presupuestos más grandes y los equipos de adquisiciones dedicados ayudan a agilizar el proceso. Muchos compran a través de organizaciones de compras en grupo para obtener descuentos por volumen, lo que los proveedores más pequeños no pueden obtener.

Pero la escala puede traer su propia complejidad: las compras deben atender a muchos departamentos con diferentes necesidades, cumplir con estrictos requisitos regulatorios y normativos y mantener suficiente inventario de reserva para emergencias y aumentos de demanda. Eso generalmente implica más partes interesadas, más autorizaciones y más elementos en movimiento que los que tiene que manejar una residencia de mayores o una consulta privada.

Residencias de mayores

Enfocados en la atención a largo plazo, las residencias de mayores necesitan un suministro constante de consumibles como artículos de higiene y suplementos. Y el tiempo es fundamental. Los hospitales pueden inclinarse por el almacenamiento central, los equipos de adquisiciones y presupuestos más amplios para absorber las fluctuaciones de la demanda. Las consultas privadas demandan pedidos según un calendario de citas predecible.

Las residencias de mayores no tienen ninguno de los dos colchones: la demanda diaria de los residentes nunca cesa, el almacenamiento es limitado y los presupuestos suelen estar fijados en función del reembolso por residente. Esto hace que un reabastecimiento frecuente y bien programado sea esencial para evitar desabastecimientos sin comprar en exceso ni dejar que los productos caduquen. También dependen de proveedores especializados para productos como ayudas a la movilidad.

Consultorios privados

Las prácticas especializadas como dermatología, fisioterapia y odontología necesitan proveedores específicos para su campo. Las adquisiciones suelen recaer en personas en lugar de equipos, por lo que los procesos eficientes y sencillos son esenciales.

Los presupuestos también tienden a ser más ajustados aquí: con menos pacientes y sin un gran sistema de base, las consultas no tienen la escala de compras que genera descuentos por volumen y los gastos generales se distribuyen entre menos pacientes. Eso deja menos margen de error en los costos, lo que hace que cada decisión de compra haga su aporte.

Aunque las iniciativas de adquisición varían entre estos sectores, todas las organizaciones deben enfrentar desafíos comunes para las adquisiciones en la atención médica.

Estrategia de adquisiciones para la atención médica: 6 pasos clave

Una estrategia de adquisiciones para la atención médica es un enfoque documentado sobre cómo tu organización obtiene, compra y administra los suministros. Abarca la selección de proveedores, el cumplimiento normativo, el inventario y la visibilidad del gasto. Sin un marco de trabajo, las adquisiciones siguen siendo reactivas.

A continuación, se presentan seis pasos para adoptar un enfoque estratégico de adquisiciones para la atención médica.

1. Evalúa tu situación actual

Comienza con tus datos. Audita los registros de compras existentes y determina hacia dónde va el gasto, identifica compras no autorizadas fuera de los canales autorizados y detecta compras departamentales fragmentadas.

Los procesos manuales también se manifiestan aquí: si las adquisiciones dependen de hojas de cálculo, autorizaciones por correo electrónico o pedidos telefónicos con proveedores, la estrategia debe llenar esos vacíos. Comienza con tus datos de gastos: son tu punto de referencia; no establezcas objetivos sin ellos.

2. Define los requisitos de cumplimiento y normativos

Antes de seleccionar proveedores o sistemas de adquisición, determina el panorama regulatorio para tu ámbito de atención: Requerimientos de productos de la FDA, obligaciones de privacidad de datos de la HIPAA, las normas de seguridad laboral de la OSHA y otras directrices.

Estos requisitos determinan todas las decisiones posteriores de tu estrategia, incluidos los proveedores que cumplen con los requisitos, los sistemas con los que puedes integrarte y la documentación que debes mantener.

3. Selecciona y evalúa los proveedores

Crea una base de proveedores primarios y secundarios. Prioriza a los proveedores con registros de desempeño documentados y certificados de cumplimiento relevantes para tus necesidades. En el caso de las categorías no contratadas, en las que la cobertura de la GPO no alcanza, las relaciones directas con los proveedores o el abastecimiento impulsado por software pueden ofrecer mejores precios y visibilidad que el contrato con una GPO.

Una base de proveedores secundarios también es tu póliza de seguro. Cuando un proveedor principal no tiene existencias o una entrega se atrasa, contar con un proveedor alternativo disponible ayuda a evitar cortes en el suministro.

4. Centraliza y digitaliza las adquisiciones

Consolida las compras en un solo sistema. La centralización ayuda a reducir el gasto no autorizado, facilita el seguimiento del cumplimiento normativo y proporciona a tu equipo los datos que necesita para negociar con los proveedores.

Reducir el gasto es difícil cuando los datos de compras están en múltiples sistemas. Las capacidades de integración de sistemas de Amazon Business se conectan con las soluciones ERP y de adquisición electrónica existentes, por lo que centralizan los datos de compras sin necesidad de que los equipos reemplacen su infraestructura actual.

5. Pronostica y administra el inventario

Utiliza datos históricos y analítica de compras para predecir la demanda y evitar el desabastecimiento o el excedente de inventario. La previsión es especialmente importante para productos de alto costo, especializados o regulados en los que hay pocos proveedores de respaldo.

Si tu organización mantiene un inventario de seguridad reducido y un proveedor primario no cumple con una entrega, no hay margen de error.

6. Mide el rendimiento y establece puntos de referencia

Define KPI específicos para las adquisiciones en la atención médica, como la tasa de cumplimiento de los contratos, el tiempo de entrega de los proveedores, el porcentaje de gasto fuera del contrato y el costo por categoría y realiza un seguimiento constante de todos ellos.

Los equipos de adquisiciones solo pueden orientar la administración de la cadena de suministro hacia un enfoque más estratégico cuando cuentan con los datos que demuestran el rendimiento, no solo el costo, sino también el cumplimiento, la fiabilidad de los proveedores y la eficiencia del gasto.

Típicos desafíos para las adquisiciones en la atención médica

Incluso con un marco claro, los equipos de adquisiciones en la atención médica se enfrentan a obstáculos que no existen en la mayoría de las demás industrias. Estos son algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los equipos.

Complejidad creciente en las cadenas de suministro de salud

La globalización y el aumento de costos han hecho que la administración moderna de la cadena de suministro en salud sea más compleja. Tu equipo debe optimizar el presupuesto sin sacrificar la calidad y diseñar estrategias creativas para evitar interrupciones en la cadena de suministro en caso de que falle un proveedor principal.

Esto implica identificar estratégicamente proveedores de respaldo que respeten las regulaciones del sector, un desafío que puede resultar complejo sin el apoyo de una tecnología de adquisiciones inteligente.

Cambios en el cumplimiento normativo

Obtener productos aprobados por la FDA, mantener la privacidad de los datos según las directrices de HIPAA y supervisar los estándares de OSHA para la seguridad laboral y del paciente requiere un esfuerzo considerable. Incluso las operaciones de adquisiciones más sólidas tienen dificultades para dar seguimiento manual a las actualizaciones y revisar regularmente las redes en busca de posibles infracciones.

Los sistemas de adquisiciones digitales añaden otra dimensión de cumplimiento, ya que los requisitos de privacidad de datos de HIPAA se aplican al almacenamiento y la transmisión de los datos de compras. Cuando tu equipo evalúa el software de adquisiciones, los controles de seguridad y privacidad de datos merecen la misma atención que los catálogos de proveedores y las comparaciones de precios.

Escasez y volatilidad en la cadena de suministro

Aunque los contratos directos con proveedores y las redes fragmentadas eran normales, estas estrategias hoy reducen la visibilidad y limitan el control operativo. Cuando tu equipo depende exclusivamente de un único proveedor, cualquier desabastecimiento o interrupción en la cadena de suministro puede retrasar la entrega de insumos críticos. En las adquisiciones modernas, la fiabilidad del proveedor y la entrega puntual son fundamentales para una gestión eficaz de riesgos.

Adquisición descentralizada

Cuando los equipos o individuos toman decisiones de compras de forma aislada, se generan silos en las adquisiciones. Los acuerdos separados entre departamentos y proveedores generan confusión, erosionan la confianza y aumentan los costos, además de elevar el riesgo de compras fuera de las políticas y de perder oportunidades de consolidar pedidos.

Procesos manuales de adquisición

Los procesos manuales de adquisiciones imponen una carga innecesaria de tiempo y esfuerzo a los equipos, especialmente en operaciones más pequeñas como clínicas especializadas o centros de atención asistida. Estos procesos consumen más tiempo, aumentan el riesgo de errores y fraudes y reducen la visibilidad operativa. La falta de visibilidad puede provocar violaciones de las políticas o gastos no autorizados accidentales.

GPO vs. software de adquisiciones vs. Amazon Business

La mayoría de las organizaciones de salud más maduras no eligen entre una GPO, un software de adquisiciones o una solución de adquisiciones diseñada específicamente para ese fin. Utilizan una combinación seleccionando la herramienta adecuada para cada categoría de compras según dónde están los contratos, dónde hay menos visibilidad y dónde es mayor el riesgo de incumplimiento.

Estas herramientas tienden a resolver diferentes partes del problema. Las GPO pueden aportar valor real en categorías estandarizadas de alto volumen, en las que más importa el precio por volumen, pero suele haber brechas en categorías no contratadas, en las que el gasto no convencional se acumula, y en el cumplimiento, ya que los contratos con GPO por sí solos rara vez aplican las políticas en el punto de venta.

El software de adquisiciones puede ayudar a subsanar esa brecha con autorizaciones, visibilidad del gasto y controles de políticas, aunque generalmente no suministra los productos y puede tardar tiempo en implementarse.

Amazon Business puede cubrir ambos frentes: ofrece una amplia selección que puede cubrir el gasto marginal que las GPO no alcanzan, con controles de compra integrados en el proceso de pago.

Transformación digital en las adquisiciones en la atención médica

Los costos de la cadena de suministro en la atención médica son una de las variables de costo controlables más grandes de la organización y están determinados en gran medida por la eficacia con que se administra la adquisición. El cambio de las compras transaccionales a la adquisición estratégica supone un ámbito en el que las herramientas digitales están generando un impacto. Cuatro capacidades definen cómo se ve ese cambio en la práctica:

1. Automatización de la adquisición electrónica

Las cadenas de autorización manuales crean brechas en tu registro de auditoría y permiten que las compras fuera de política pasen desapercibidas. Cuando una orden de compra requiere tres autorizaciones y las tres se realizan por correo electrónico, no existe un registro fiable de cuándo se tomaron las decisiones ni qué criterios se aplicaron.

Los flujos de trabajo de autorización automatizados cierran esa brecha. Las solicitudes se enrutan a los autorizadores correctos de inmediato, las compras fuera de la política se marcan antes de completarse y cada decisión queda registrada con marca de tiempo y documentada. El resultado operativo son autorizaciones que toman horas en lugar de días, lo que lleva a un proceso de adquisiciones estratégico que realmente se puede auditar.

2. Integración de sistemas ERP y de adquisición electrónica

Una herramienta de adquisiciones que no se conecta con tus sistemas existentes crea un nuevo silo de datos en lugar de eliminar los existentes. Para los sistemas de salud que ya utilizan SAP Ariba, Coupa, Oracle o herramientas similares, la prioridad es hacer visibles los datos de compras.

Las capacidades de integración de sistemas de Amazon Business se conectan con más de 300 herramientas, lo que mantiene los datos de compras sincronizados sin necesidad de conciliación manual. Antes de evaluar cualquier herramienta de adquisiciones, identifica qué sistemas necesitan compartir datos y trata la profundidad de la integración como un requisito innegociable, no como algo opcional.

3. Analítica y visibilidad de gastos

Si tus datos de compras se encuentran repartidos en múltiples sistemas de distintos departamentos e instalaciones, no tienes visibilidad del gasto, tienes fragmentos del gasto. Los datos fragmentados hacen imposible ver el gasto total por categoría, identificar dónde se concentran las compras fuera de contrato o descubrir oportunidades de ahorro para construir un argumento sólido para negociar con los proveedores.

Para los equipos de adquisiciones, aquí es donde la brecha de valor estratégico suele ser mayor. La Analítica de Amazon Business ofrece a los líderes de adquisiciones una visión fácilmente comprensible de los patrones de compra en los diferentes departamentos y saca a la luz información por categoría y proveedor que los informes manuales tienen dificultades para producir.

Comienza por identificar tus principales categorías de gastos y descubre cuánto de ese gasto puedes ver hoy en un solo sistema. La brecha entre los dos es tu punto de referencia.

4. Previsión del inventario asistida por IA

La administración reactiva del inventario tiende a conllevar un costo predecible: o bien se mantiene un exceso de existencias para protegerse contra la incertidumbre o se pagan precios elevados cuando una escasez obliga a realizar una compra de emergencia. Ambos enfoques gestionan el riesgo con efectivo en lugar de datos.

La previsión asistida por IA puede ayudar. Al revisar los datos históricos de compras, puedes identificar patrones de demanda que una revisión manual podría pasar por alto y detectar señales de reabastecimiento antes de que se produzca un desabastecimiento. A medida que estas herramientas aprenden con más datos a lo largo del tiempo, tus previsiones pueden volverse más certeras. Para categorías de alto costo con proveedores limitados y pocas opciones de respaldo, ese tiempo de anticipación extra puede marcar una diferencia significativa. Y dado que una previsión es tan fiable como los datos que la respaldan, la interoperabilidad completa de las adquisiciones a menudo depende de sistemas que comparten datos en tiempo real.

Comienza con tus categorías de mayor riesgo, como aquellas en las que el desabastecimiento provocaría una interrupción clínica o una compra en el mercado al contado y avanza desde allí.

Prácticas recomendadas para la adquisición en la atención médica

Conocer los desafíos es el primer paso. A continuación se presentan ejemplos de prácticas recomendadas que ayudan a transformar la adquisición en la atención médica de reactiva a estratégica.

Centralizar la adquisición

Crear una base de datos digital que actúe como tu única fuente de verdad. Utilízala para garantizar el cumplimiento de las regulaciones del sector y realizar un seguimiento integral de todas tus operaciones de adquisición. Las adquisiciones centralizadas facilitan la consulta de las políticas de compras al buscar proveedores locales y sostenibles certificados, la aplicación de directrices al momento de hacer las compras y la actualización de políticas ante cambios en las normativas.

Reunir todas las operaciones de adquisiciones en un mismo sistema brinda una visión fiable de los hábitos de compra de tu organización. De este modo, puedes consolidar pedidos, generar confianza con los proveedores y tomar decisiones de compra más inteligentes.

Crea una base de proveedores resiliente

Una base de proveedores resiliente y diversa te ayuda a mantenerte ágil y recuperarte rápidamente tras las interrupciones. Mantener relaciones sólidas con los principales proveedores mientras se establecen vínculos con proveedores secundarios crea una red de seguridad en la cadena de suministro, lo que te permite recurrir a alternativas cuando sea necesario.

Trabaja con proveedores que tengan un historial comprobado de desempeño. Una solución de adquisiciones con visibilidad integral proporciona información sobre la consistencia de los proveedores, las tasas de error y la resiliencia general de la red.

Pronosticar la demanda de inventario

Una estrategia efectiva de administración del inventario asegura que tengas suficientes bienes para satisfacer las necesidades actuales sin sobreabastecer. Esto minimiza el desperdicio y mejora la eficiencia. Con la Analítica de Amazon Business, puedes examinar datos históricos y tendencias de compras para predecir con mayor precisión la demanda de inventario, lo que te ayuda a planificar las adquisiciones de forma estratégica y a evitar costosos desabastecimientos o excedentes de inventario.

Usar un software de adquisición y automatización

Los profesionales de adquisiciones deben tener en cuenta numerosas regulaciones, requisitos cambiantes del sector y restricciones presupuestarias. Los procesos manuales consumen mucho tiempo y generan un riesgo de error innecesario.

Integrar un software de adquisición electrónica en tus procesos permite a tu equipo automatizar tareas rutinarias. Las autorizaciones de órdenes de compra, la conciliación de facturas y los recordatorios a las partes interesadas se realizan de forma automática. Una solución que se integre con tus sistemas existentes te brinda visibilidad de todo el proceso y el control para actuar sobre lo que ves. Las capacidades de transformación digital descritas anteriormente representan las posibilidades que se abren hoy en día cuando la automatización se aplica de manera sistemática en toda la función de adquisiciones.

Diseña una estrategia de adquisición para la atención médica que persista

Una estrategia de adquisición para la atención médica no es un proyecto único. Es un ciclo de mejora continua en la administración de los proveedores, el cumplimiento normativo, la visibilidad y la previsión. Las organizaciones que la tratan de esa manera liberan recursos y reducen las interrupciones, de modo que sus equipos pueden centrarse en lo que más importa: brindar atención de calidad al paciente.

Amazon Business puede ayudar a tu equipo a incorporar estas prácticas en una función de adquisiciones más estratégica y menos reactiva, con herramientas inteligentes e integraciones diseñadas para tu organización. Comunícate con nuestro equipo de ventas para ver cómo funciona para organizaciones de atención médica como la tuya.