Optimización de las adquisiciones en el sector de la salud: Cinco desafíos y prácticas recomendadas

Las adquisiciones en el sector salud constituyen un pilar fundamental para el funcionamiento óptimo de una organización. Sin el equipo médico esencial ni los productos farmacéuticos, es más difícil mantener un entorno de trabajo seguro para los proveedores de salud y ofrecer una atención de calidad a los pacientes.

Las organizaciones de salud que todavía dependen de prácticas manuales de adquisición pueden tener dificultades para mantener operaciones internas ágiles y eficientes. Los sistemas manuales pueden limitar la visibilidad y aumentar el riesgo de incumplir las normativas del sector. Para aliviar los desafíos de las adquisiciones en salud, es crucial priorizar las transformaciónes de las adquisiciones tradicionales mediante soluciones y procesos de trabajo modernizados.

Con el software adecuado, su equipo puede transformar las adquisiciones, pasando de un proceso fragmentado y con poca visibilidad a una iniciativa estratégica que ahorre tiempo y permita al personal enfocarse en ofrecer a los pacientes la mejor atención posible.

La importancia de las adquisiciones en el sector salud

Las adquisiciones en el sector salud son un proceso crítico tras bambalinas que puede influir en cada interacción entre un empleado y un paciente. Aquí hay tres razones por las que la adquisición es esencial:

• Disponibilidad de bienes críticos para la atención del paciente: Con un suministro de alta calidad disponible de forma inmediata, usted puede brindar tratamientos oportunos que se traduzcan en mejores resultados para los pacientes. 

• Capacidad para construir y mantener la confianza del paciente: Un proceso de adquisición bien gestionado ayuda a garantizar la consistencia en la atención y puede fortalecer la confianza de los pacientes. 

• Protección de la salud financiera de la organización:Mantener un control firme sobre las operaciones de adquisición ayuda a cumplir con el presupuesto y a preservar recursos para toda la organización. 

   

Una buena estrategia de adquisiciones no solo garantiza que tenga los suministros necesarios para atender a los pacientes, sino que también posiciona a su organización para adaptarse eficazmente a cambios macroeconómicos, que pueden afectar eventos como fusiones y compras.

¿En qué se diferencia la adquisición en el sector salud?

Las adquisiciones en el sector salud difiere de otras industrias en parte debido a sus estrictas regulaciones. Los responsables de la toma de decisiones en adquisiciones deben cumplir con las normas de seguridad laboral y de privacidad del paciente, y una estrategia sólida debe tener en cuenta estos y otros factores críticos. 

Algunos de los desafíos únicos de la adquisición en el sector salud incluyen:

• Suministros médicos especializados: Dependiendo de su área de especialización, puede necesitar acceso a proveedores que ofrezcan suministros altamente especializados.

• Riesgos de desabastecimiento:Los materiales de difícil acceso pueden aumentar el riesgo de quedarse sin suministros esenciales.

• Múltiples departamentos con necesidades diferentes:En las organizaciones grandes, las distintas necesidades de cada departamento y el espacio limitado de almacenamiento pueden complicar los procesos de adquisición.

• Regulaciones sobre la seguridad de los productos: Los suministros utilizados para atender a los pacientes deben cumplir con estrictos protocolos de seguridad.

• Opciones limitadas de proveedores:Los artículos especializados suelen provenir de un grupo relativamente reducido de proveedores.

   

Además de manejar estos factores, las organizaciones de salud a menudo recurren a la adquisición basada en valor. Este enfoque fomenta la selección de suministros que maximicen los resultados para los pacientes y, al mismo tiempo, promuevan el ahorro de costos, aunque su implementación puede variar según el entorno de salud. 

Diferencias en la adquisición entre hospitales, hogares de cuidado y consultorios privados

Cada sector de la salud tiene necesidades y restricciones de adquisición distintas, lo que puede hacer que la gestión de estas actividades resulte aún más complicada.

• Hospitales: Operando a gran escala, los hospitales requieren desde equipos quirúrgicos hasta mascarillas y otros suministros especializados. Por lo general, cuentan con presupuestos mayores y equipos internos de adquisición dedicados para ayudar a optimizar el proceso.

• Hogares de cuidado:Con un enfoque en la atención a largo plazo, los hogares de cuidado requieren productos de consumo (como artículos de higiene o suplementos) y deben planificar cuidadosamente el momento de su adquisición. También dependen de proveedores especializados para artículos como ayudas de movilidad y, a menudo, trabajan con presupuestos más reducidos. 

• Consultorios privados:Las clínicas especializadas, como las de dermatología, fisioterapia u odontología, requieren proveedores específicos. Las adquisiciones suelen estar a cargo de una sola persona en lugar de un equipo, por lo que contar con procesos eficientes y sencillos resulta crucial. Los presupuestos suelen ser más ajustados en estos entornos. 

   

Aunque las iniciativas de adquisición varían entre estos sectores, todas las organizaciones deben enfrentar algunos desafíos comunes.

5 desafíos de la adquisición en el sector salud

Al renovar su estrategia de adquisición en salud existente o crear una nueva, tenga en cuenta estos posibles obstáculos.

1. Complejidad creciente en las cadenas de suministro de salud

La globalización y el aumento de costos han hecho que la gestión moderna de la cadena de suministro en salud sea más compleja. Su equipo debe optimizar el presupuesto sin sacrificar la calidad y diseñar estrategias creativas para evitar interrupciones en la cadena de suministro en caso de que falle un proveedor principal. Esto implica identificar estratégicamente proveedores de respaldo que cumplan con las regulaciones del sector, un desafío que puede resultar complejo sin el apoyo de una tecnología de adquisiciones inteligente.

2. Cambios en el cumplimiento normativo

Obtener productos y medicamentos aprobados por la FDA y respaldados por la CBA, mantener la privacidad de los datos según las directrices de HIPAA y supervisar los estándares de OSHA para la seguridad laboral y del paciente requiere un esfuerzo considerable. Incluso las operaciones de adquisiciones más sólidas tienen dificultades para dar seguimiento manual a las actualizaciones y revisar regularmente las redes en busca de posibles infracciones.

3. Escasez de suministros

Aunque los contratos directos con proveedores y las redes fragmentadas solían ser la norma, estas estrategias hoy reducen la visibilidad y limitan el control operativo. Cuando su equipo depende de una única ruta de proveedor, cualquier desabastecimiento o interrupción en la cadena de suministro puede retrasar la entrega de insumos críticos. En las adquisiciones modernas, la fiabilidad del proveedor y la entrega puntual son fundamentales para una gestión eficaz de riesgos.

4. Adquisición descentralizada

Cuando los equipos o individuos toman decisiones de compra de forma aislada, es fácil que se generen silos en las adquisiciones. Los acuerdos separados de los departamentos con proveedores pueden generar confusión, erosionar la confianza y aumentar los costos, además de elevar el riesgo de compras fuera de las políticas y de perder oportunidades de consolidar pedidos. 

5. Procesos manuales de adquisición

Los procesos manuales de adquisiciones imponen una carga innecesaria de tiempo y esfuerzo a los equipos, especialmente en operaciones más pequeñas como clínicas especializadas o centros de atención asistida. Estos procesos consumen más tiempo, aumentan el riesgo de errores y fraudes y reducen la visibilidad operativa. La falta de visibilidad puede provocar violaciones de políticas de atención al paciente o gastos no autorizados accidentales.

4 prácticas recomendadas para la adquisición en salud

Sin importar en qué etapa se encuentre en la optimización de su estrategia de adquisiciones en salud, estas prácticas pueden servir como valiosos puntos de referencia para mantener el rumbo adecuado.

1. Centralizar la adquisición

Crear una base de datos digital que actúe como su única fuente de verdad Utilícela para garantizar el cumplimiento de las regulaciones del sector y realizar un seguimiento integral de todas sus operaciones de adquisición. Las adquisiciones centralizadas facilitan la consulta de políticas de compras al buscar proveedores certificados, la aplicación de directrices en el proceso y la actualización de políticas ante cambios en las normativas. 

Reunir todas las operaciones de adquisiciones en un mismo sistema brinda una visión confiable de los hábitos de compra de su organización. De este modo, puede consolidar pedidos, generar confianza con los proveedores y tomar decisiones de compra más inteligentes. 

2. Construir una red de proveedores resiliente

Una red de proveedores resiliente y diversa puede ayudarle a recuperarse rápidamente después de interrupciones. Mantener relaciones sólidas con los proveedores principales mientras se establecen vínculos con proveedores secundarios crea una red de seguridad estratégica en la cadena de suministro, lo que le permite recurrir a alternativas cuando sea necesario.

También es recomendable trabajar con proveedores que tengan un historial comprobado de desempeño. Una solución de adquisiciones con visibilidad de extremo a extremo proporciona información sobre la consistencia de los proveedores, las tasas de error y la resiliencia general de la red. 

3. Pronosticar la demanda de inventario

Una estrategia efectiva de gestión de inventario asegura que tenga suficientes bienes para satisfacer las necesidades actuales sin sobreabastecer, minimizando así el desperdicio y maximizando la eficiencia. Con la ayuda de Analítica de Amazon Business, puede examinar datos históricos y tendencias de compra para predecir con mayor precisión la demanda de inventario, lo que le ayuda a planificar las adquisiciones de forma estratégica y a evitar costosos desabastecimientos o excesos de inventario. 

4. Usar software de adquisición y automatización

Los profesionales de adquisiciones deben tener en cuenta numerosas regulaciones, requisitos cambiantes del sector y restricciones presupuestarias, lo que convierte los procesos manuales en tareas que consumen tiempo y son propensas a errores. 

Integrar un software ágil de adquisición electrónica en sus procesos permite a su equipo automatizar tareas rutinarias. Pasos cruciales como la autorización de órdenes de compra, el cotejo de documentos de facturas o los recordatorios para que las partes interesadas aprueben facturas pueden realizarse de forma instantánea. Una solución que se integre con sus sistemas existentes proporciona visibilidad de todo su proceso, dándole más control para tomar decisiones de compra más rápidas e inteligentes. 

Beneficios del software de adquisición en salud

Para satisfacer las necesidades actuales mientras apoya el crecimiento organizacional, implemente una solución flexible de adquisición en salud que evolucione con su equipo. Aquí hay cinco formas en que el software puede convertirse en un recurso esencial:

• Disminuye los procesos manuales y reduce riesgos:Al automatizar las tareas estándar de adquisiciones, el software ahorra tiempo a su equipo y reduce el riesgo de errores humanos.

• Optimiza el gasto y el control de costos:Con visibilidad completa de la red, usted puede ver en qué se gasta cada dólar y recuperar el control sobre las finanzas.

• Facilita las compras responsables: Gracias a una mayor visibilidad de los proveedores, puede aplicar el abastecimiento estratégico para identificar a aquellos que se alineen con sus valores y respalden sus prácticas de negocio responsables.

• Ayuda a mantener el cumplimiento regulatorio: Al almacenar las directrices regulatorias para un acceso fácil, el software de adquisiciones reduce el riesgo de incumplimientos.

• Garantiza la precisión del inventario: Con datos históricos de inventario disponibles, puede optimizar el momento y la forma de adquirir suministros para ahorrar dinero y minimizar el desperdicio.

   

Con el software operando tras bambalinas para optimizar las operaciones, su personal puede enfocarse en ofrecer atención de primer nivel a los pacientes y aumentar el impacto organizacional.

Impulse su estrategia de adquisiciones en salud 

Usted desea que su personal brinde la mejor atención a los pacientes, y las adquisiciones son una parte fundamental de la capacidad de su organización para lograrlo. Sin embargo, los cambios regulatorios frecuentes y las interrupciones imprevisibles en la cadena de suministro pueden dificultar el mantenimiento de una red consistente y eficiente. Para mantenerse a la vanguardia, resulta esencial modernizar la estrategia de adquisiciones.

Amazon Business puede ayudarle. Con funciones como Amazon Business Analytics Reports, Guided Buying y SSO, Amazon Business puede ayudar a su organización a optimizar sus procesos de compras. Mediante integraciones de sistemas sin interrupciones, consolida todos tus datos de adquisiciones y te brinda la información necesaria para tomar decisiones más informadas.

Si estás listo para revolucionar su estrategia de adquisición en salud, regístrate hoy para obtener una cuenta gratuita en Amazon Business y descubre soluciones personalizadas que simplifican el pedido, mejoran la gestión de proveedores y aumentan la eficiencia operativa.