Seis técnicas de gestión de inventario para equilibrar costos y controles

Las organizaciones suelen considerar la gestión de inventario un problema de almacén u operaciones, pero la realidad es que las decisiones de adquisiciones determinan el rendimiento del inventario mucho antes de que el stock llegue al estante. Los términos del contrato, los plazos de entrega de los proveedores y las decisiones de abastecimiento determinan cuánto hay en el inventario, con qué frecuencia se repone y su exposición al riesgo.

Cuando se habla de adquisiciones, el inventario se convierte en un impulsor estratégico para la eficiencia de costos, la resiliencia y el cumplimiento, en lugar de un resultado pasivo. Dada la volatilidad de la demanda y la incertidumbre sobre la oferta, las condiciones actuales del mercado hacen que sea esencial para los equipos de adquisiciones integrar el control de inventarios en la estrategia de abastecimiento. 

El objetivo no es solo ahorrar dinero, es equilibrar costos con controles, lo que asegura que la organización pueda responder ante interrupciones sin invertir en stock de forma desmedida. Para lograr este equilibrio, primero debes comprender el rol de las adquisiciones en la gestión del inventario, cómo influyen en la salud del inventario y algunas técnicas efectivas de gestión del inventario para tomar decisiones más confiadas.

Integración del inventario en la estrategia de adquisiciones para obtener mejores resultados

Las decisiones de adquisiciones tienen un impacto directo y mesurable en el rendimiento del inventario. Influyen en la gestión eficiente del stock, la resiliencia de la cadena de suministro y la cantidad de capital que se invirtió en el inventario. En otras palabras, los resultados del inventario son un reflejo de la estrategia de adquisiciones. 

Por ejemplo, elegir proveedores consistentes con períodos de entrega predecibles permite que los equipos de adquisiciones mantengan menos stock de seguridad. Además, las cláusulas de reabastecimiento flexibles en los acuerdos con proveedores pueden reducir aún más el exceso de stock cuando se hace un nuevo pedido.

Al replantear el inventario como una disciplina de adquisiciones, obtendrás un mejor control de costos, reducirás aún más los riesgos y tendrás más fiabilidad de suministros.

El costo real de la falta y el exceso de stock

La falta y el exceso de stock son dos caras de la misma moneda. Ambos generan costos ocultos e interrupciones operativas y hacen perder oportunidades.

El costo de la falta de stock:

• Pérdida de ventas y servicios: Si se termina un artículo crítico, las operaciones o clientes en las siguientes etapas pueden enfrentar retrasos o costos logísticos adicionales.

• Daño a la reputación o al nivel de servicio: Incluso un evento de falta de stock puede dañar la confianza de las partes interesadas internas o las relaciones con los clientes externos.

• Costo de envío rápido: Para recuperarse de un desabastecimiento, es posible que debas pagar un flete prémium o tarifas por urgencia, lo que daña el margen.

• Costo de oportunidad: Evitar la escasez a veces implica hacer pedidos excesivos por las dudas, lo que retiene el capital.

   

El costo del exceso de stock:

• Costo de mantenimiento: Según las estimaciones del sector, los costos de mantenimiento suelen equivaler aproximadamente entre el 20 % y el 30 % del valor total del inventario (incluido el costo de capital, almacenamiento, pérdidas, deterioro de bienes perecederos, depreciación, etc.).

• Obsolescencia y desperdicio: El inventario en exceso se hace viejo, se vuelve obsoleto y se descarta.

• Balance general ajustado: El capital inmovilizado en inventario se traduce en menos efectivo para otras iniciativas, como adquisición de artículos estratégicos, innovación y desarrollo de proveedores.

Debido a todos estos efectos secundarios, los equipos de adquisiciones deben ver la rotación de inventario como el centro de costos que es para crear mejores estrategias de compras.

La influencia de las adquisiciones en la salud del inventario

Como líder de adquisiciones, te encargas de controlar muchos factores que afectan la salud del inventario, como los siguientes:

• Selección de proveedores

• Diseño de contratos

• Gestión de tiempos de entrega

• Rendimiento de proveedores

• Mitigación de riesgos

• Análisis y visibilidad de datos

   

Decisiones de abastecimiento y fiabilidad de proveedores

Las decisiones de abastecimiento y la fiabilidad de los proveedores pueden impactar en gran medida los niveles del inventario y el producto del stock.

Por ejemplo, considera dos proveedores para el mismo pedido: 

• El proveedor A hace la entrega en 10 días (± 2 días) pero cuesta más

• El proveedor B hace la entrega en 15 días (± 5 días) pero cuesta menos 

   

Aunque el proveedor B puede parecer la mejor oferta, el mayor tiempo de entrega y la mayor variabilidad requieren más inventario de seguridad y aumentan el riesgo de desabastecimiento. Para ayudar a mitigar el riesgo, se podrían negociar mejores términos con el proveedor B, trasladar más gastos al proveedor A o desarrollar una estrategia de abastecimiento híbrido.

KPI de proveedores y análisis del tiempo de entrega

Debes considerar monitorear indicadores de rendimiento, como los siguientes: 

• Tasa de entrega puntual

• Variación del tiempo de entrega (desviación estándar)

• Índice de defectos

• Capacidad de respuesta a solicitudes urgentes

• Cumplimiento del contrato

Estos datos permiten recompensar a quienes tienen un alto rendimiento, reducir la dependencia de aquellos que tienen un bajo rendimiento o escalar planes de mejora para aumentar la salud del inventario.

Elementos del contrato que mejoran los resultados del inventario

También puedes utilizar los siguientes elementos del contrato para diseñar la estrategia de gestión del inventario en lugar de delegárselo a los equipos de operaciones o logística:

• Garantías del tiempo de entrega y acuerdos de nivel de servicio (SLA)

• Penalizaciones o incentivos por entregas puntuales

• Revisión periódica del rendimiento de los tiempos de entrega y fichas de puntuación de proveedores

• Cláusulas de flexibilidad (por ejemplo, lotes más pequeños y tiempos de ejecución más cortos) que permiten tener un inventario más ágil

• Acuerdos de riesgo compartido o inventario gestionado por el proveedor (VMI)

   

Seis técnicas de gestión del inventario en base a las adquisiciones

La gestión del inventario en base a las adquisiciones es un enfoque estratégico en el que la función de adquisiciones se ocupa principalmente del rendimiento del inventario, lo que asegura la gestión de niveles de existencias, costos y riesgos a través de una estrategia de proveedores, la visibilidad de datos y controles contractuales.

En este método de gestión del inventario, las adquisiciones tratan el inventario como una extensión de su estrategia de abastecimiento, en vez de considerarlo una consecuencia de las decisiones de compras. 

Si la organización se dirige en esta dirección, a continuación presentamos seis métodos tácticos que el equipo de adquisiciones puede utilizar para manejar el control de inventario mediante tareas que ya gestiona. 

1. Optimizar el inventario de seguridad y los puntos de reabastecimiento según datos de proveedores

Los departamentos de adquisición pueden utilizar datos de proveedores para refinar tanto los niveles del inventario de seguridad como las cantidades de pedidos, lo que garantiza que el inventario cumpla con la demanda sin inmovilizar capital innecesario.

Un método probado para determinar el tamaño óptimo de un pedido es el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ). La EOQ ayuda a los equipos de adquisiciones a decidir cuánto pedir en cada pedido para minimizar los costos totales del inventario, lo que equilibra el costo de pedidos contra el costo de mantenimiento.

Sea:

• D = demanda anual (unidades)

• P = costo de pedido o preparación por pedido

• M = costo anual de mantenimiento por unidad

En general, la EOQ se considera un modelo de optimización puramente matemático. Pero cuando las adquisiciones lideran el proceso, la EOQ se convierte en un catalizador de abastecimiento estratégico, es decir, una forma de utilizar datos de proveedores, términos contractuales y métricas de rendimiento para ajustar variables en la fórmula e influir en los resultados del costo total.

A continuación, se explica cómo el equipo de adquisiciones puede hacer que el modelo de EOQ sea más efectivo:

• Reducir costos de pedido (P): Optimizar los procesos de pedidos, implementar integraciones de adquisiciones electrónicas o negociar envíos consolidados con proveedores clave.

• Reducir costos de mantenimiento (M): Asociarse con proveedores para obtener entregas más pequeñas y frecuentes, VMI o inventario en consignación.

• Refinar la demanda (D): Utilizar datos del rendimiento de proveedores y gastos para mejorar la precisión de la previsión de la demanda.

• Manejar la variabilidad del tiempo de entrega: Integrar análisis de tiempo de entrega de proveedores en la planificación de la EOQ, que modifica la frecuencia de pedidos según métricas de fiabilidad.
  
  

Para los líderes de adquisiciones, el objetivo no es solo calcular el tamaño de pedido “óptimo”, sino negociar y estructurar las relaciones con proveedores para que los costos subyacentes (P y M) sigan siendo flexibles y se basen en datos.

Cómo ponerlo en práctica:

1. Utiliza fichas de puntuación de proveedores para identificar qué proveedores cumplen consistentemente con los objetivos de tiempos de entrega.

2. Ajusta los supuestos de EOQ basándote en datos de rendimiento y fiabilidad de proveedores.

3. Colabora con proveedores para probar tamaños de lote más pequeños o el reabastecimiento automatizado.

4. Combina análisis de gastos con métricas de proveedores para priorizar contratos que permitan reducir costos de mantenimiento sin aumentar el riesgo.
   
   

Consejo de Amazon Business: Utiliza Visibilidad de gastos (una función de Business Prime) y paneles de Analítica de Amazon Business para rastrear tiempos de entrega de proveedores, frecuencias de entregas y tendencias de costos de pedidos. Esta información de adquisiciones proporciona datos procesables para ayudar a los equipos de adquisiciones a diseñar y ajustar los modelos de EOQ.

2. Priorizar artículos de alto impacto y proveedores con análisis ABC

El análisis ABC tradicional segmenta unidades de mantenimiento de stock (SKU) por valor o volumen (A = valor o volumen alto, B = moderado, C = bajo). Las adquisiciones pueden dar un paso más vinculando ABC a la estrategia de proveedores.

Por ejemplo:

• Artículos “A”: Obtener artículos esenciales de los proveedores contratados más fiables que tengan SLA y métricas de rendimiento destacables.

• Artículos “B”: Utilizar proveedores contratados para obtener artículos que puedan tolerar un poco más de flexibilidad.

• Artículos “C”: Aprovechar la flexibilidad de la tienda en línea o las compras puntuales para artículos de bajo riesgo o valor.

Al vincular la segmentación de proveedores a la categorización de artículos, asignas el esfuerzo de las adquisiciones y la gobernanza a los artículos que tienen el mayor impacto en los costos y riesgos del inventario.

Al segmentar artículos mediante análisis ABC, la valoración del inventario también desempeña un rol en la determinación de la rentabilidad y el cálculo del costo de bienes vendidos para artículos de valor alto, medio y bajo. A continuación, se presentan dos enfoques típicos:

• FIFO (en inglés, primero en entrar, primero en salir): El método FIFO asume que los primeros artículos que agregas a tu inventario son los primeros que vendes. Este método es más simple de gestionar y es mejor para crear márgenes de ganancia más altos.

• LIFO (en inglés, último en entrar, primero en salir): El método LIFO asume que los últimos artículos que agregas a tu inventario son los primeros que vendes. Este método es mejor para mejorar el flujo de caja y reducir los ingresos imponibles.

Consejo de Amazon Business: Visibilidad de gastos te permite filtrar el gasto por proveedor, categoría y cumplimiento. Luego, puedes usar estos datos para clasificar proveedores y guiar la estrategia de segmentación de artículos.

3. Agilizar las adquisiciones a través de JIT, Kanban y VMI

Una forma de reducir el costo del inventario es a través de adquisiciones ágiles. Pero tener un inventario ágil no es solo un asunto operativo. Las adquisiciones deben establecer los contratos, automatizaciones y colaboraciones con proveedores adecuados para que sea viable.

Las tres técnicas que puedes usar son las siguientes:

• Adquisiciones JIT (en inglés, justo a tiempo): Reduce el stock alineando los pedidos con la demanda real de los clientes. Compra solo las cantidades mínimas necesarias para cumplir los pedidos de los clientes y recurre a proveedores con tiempos de entrega predecibles.

• Kanban: Automatiza tu proceso de compras en función del agotamiento del inventario en vez de basarte en previsiones. Esto vincula el reabastecimiento a los niveles de uso reales (por ejemplo, cuando un contenedor virtual alcanza su umbral, el proveedor lo reabastece).

• VMI o consignación: Reduce los costos de almacenamiento y mantenimiento con esta estrategia de gestión de la cadena de suministro, con la que se permite que los proveedores se ocupen de tu inventario hasta su uso. Los proveedores utilizan los datos de tu inventario para decidir cuándo y cuánto reabastecer. 

Consejo de Amazon Business: Con los servicios de inventario administrado y dispensación de Amazon Business Restock, Amazon Business reabastece automáticamente los artículos de uso frecuente dentro de las instalaciones del cliente, lo que mejora las compras de negocio inteligentes. Al hacer seguimiento de los niveles de inventario en las ubicaciones de los clientes, Amazon Business ayuda a garantizar que los nuevos pedidos sean adecuados para la demanda. Los productos se entregan y reponen en un solo turno. 

4. Mejorar la precisión y la resiliencia con visibilidad del rendimiento de los proveedores

La gestión del inventario depende en gran medida del rendimiento de los proveedores. Las adquisiciones están en la mejor posición para exigir visibilidad y mejorar la fiabilidad de los proveedores, lo que asegura un inventario preciso y resiliencia.

Así es como puedes mantenerte al tanto del rendimiento de los proveedores:

• Rastrear KPI de proveedores: Observa ciertas métricas como la tasa de entrega a tiempo, la variación del tiempo de entrega, la tasa de cumplimiento (proveedor entregado frente a proveedor con pedido), tasa de defectos y rechazos, y el número de entregas aceleradas.

• Tomar medidas correctivas: Utiliza estos datos para tomar medidas creando planes de mejora de proveedores, utilizando abastecimiento condicional o activando proveedores alternativos.

• Vincular el rendimiento de los proveedores a los niveles de stock de seguridad: Aumenta el stock de seguridad si la variación del tiempo de entrega de un proveedor es mayor, o bien, redúcelo si el rendimiento mejora para liberar efectivo. 

• Generar resiliencia en la cadena de suministro: Aumenta la resiliencia segmentando proveedores según el perfil de riesgo (por ejemplo, fuente única frente a fuente doble, regional o externa) y verifica que las adquisiciones tengan sus propios planes de contingencia.

Consejo de Amazon Business: Muchas de estas métricas están disponibles desde los paneles de Visibilidad de gastos, lo que significa que puedes monitorear estos datos con frecuencia para marcar proveedores cuyo rendimiento esté afeactando la salud del inventario.

5. Integrar previsiones de la demanda y análisis predictivos

Las decisiones de inventario son tan buenas como tus previsiones. Aunque las previsiones suelen considerarse una tarea de operaciones o planificación, las adquisiciones desempeñan un rol clave. Al gestionar el lado de los suministros, las adquisiciones pueden moldear tu estrategia de abastecimiento basada en predicciones de la demanda.

Considera seguir los siguientes pasos:

• Utiliza datos históricos de uso y consumo, y ventas para prever la demanda de diferentes SKU.

• Incorpora el tiempo de entrega, el rendimiento de los proveedores, las tendencias por temporada y las fluctuaciones del mercado en los modelos de previsión.

• Aporta información a los resultados de las previsiones en tu estrategia de abastecimiento: mayor demanda → contratación anticipada de proveedores; menor demanda → pedidos pospuestos y menor cantidad de orden mínima (MOQ).

• Utiliza un marco de análisis predictivo. Por ejemplo, los SKU con tendencia al alza pueden requerir renegociación de contratos con proveedores clave o cambiar el abastecimiento a proveedores más rápidos.

Consejo de Amazon Business: La analítica de Amazon Business proporciona información sobre recuentos de pedidos, tiempos de entrega de proveedores y tendencias de gastos por categoría. Al combinar los datos de la demanda con las métricas de rendimiento de los proveedores, los equipos de adquisiciones pueden crear un proceso de bucle cerrado (prever, abastecer, medir y ajustar) para mejorar continuamente las estrategias de compras.

6. Progresar hacia prácticas de inventario sostenibles y responsables

Además de cumplir con los costos, el cumplimiento y la eficiencia, las adquisiciones enfrentan cada vez más expectativas de alinear el abastecimiento con prácticas de compras socialmente responsables (SRP). Esto incluye la sostenibilidad e iniciativas de diversidad de proveedores. 

A continuación, se presentan algunos consejos para avanzar hacia compras más responsables:

• Reduce el exceso de inventario y los residuos optimizando los niveles de existencias para gestionar mejor la huella ecológica y financiera.

• Prioriza el abastecimiento de proveedores diversos y locales para SKU seleccionados a fin de reducir el tiempo de entrega y las emisiones producidas por el transporte.

• Implementa prácticas de inventario responsables como revisar existencias antiguas, aplicar la circularidad (devolución y reutilización), promover programas de devolución de proveedores o recurrir a modelos de consignación o reabastecimiento justo a tiempo.

• Gestiona el gasto en diversidad de proveedores para permitir una planificación de inventario que contemple la participación de proveedores diversos, lo que promueve la resiliencia y la sostenibilidad.

Consejo de Amazon Business: Los paneles de Visibilidad de gastos ofrecen información sobre diversidad de proveedores y filtros de productos certificados en sostenibilidad como parte de sus capacidades analíticas. Esto permite que las adquisiciones realicen un seguimiento de los objetivos de sostenibilidad vinculados a políticas (por ejemplo, porcentaje de gastos con productos sostenibles certificados). También puedes utilizar Guided Buying para ayudar a dirigir a los empleados hacia proveedores locales o diversos usando listas de proveedores preferidos.

Tomar decisiones más inteligentes con visibilidad en tiempo real

La visibilidad en tiempo real es la parte central de una integración moderna de inventario-adquisición. Los datos ya no son simplemente una “capa de información” retrospectiva, sino el motor que impulsa la previsión, el abastecimiento, el rendimiento de los proveedores, el tiempo de los pedidos y el diseño de los contratos.

Unificar los datos de inventario y adquisiciones para tener visibilidad en tiempo real

Los equipos de adquisiciones necesitan datos consolidados: Demanda a nivel de SKU, gastos, tiempos de entrega de los proveedores, rendimiento de las entregas, existencias disponibles, uso por departamento y autorizaciones. Cuando los datos están aislados, se pierde la capacidad de responder rápidamente y cambiar decisiones de manera efectiva.

Sin embargo, la mayoría de profesionales de la cadena de suministro aún utilizan hojas de cálculo o herramientas eventuales para hacer seguimiento del inventario. Como resultado, el 70 % de las organizaciones encuestadas sobre sus desafíos de la cadena de suministro clasificaron la falta de visibilidad como su principal problema.

Al elegir un sistema de gestión de inventario, asegúrate de que se integre con el programa de adquisición, ERP y las herramientas de análisis de gastos. Crea paneles que muestren métricas clave como las siguientes: 

• Gastos por SKU

• Plazo de entrega y variabilidad de los proveedores

• Previsión frente al gasto real

• Tasa de cumplimiento de los proveedores

• Número de pedidos por proveedor

• Exceso de presupuesto

Procura buscar un sistema con capacidades de profundización. Por ejemplo, si un SKU muestra un uso intensivo, podrás ver qué departamento lo está pidiendo, de qué proveedor provino y si existen proveedores alternativos.

Consejo de Amazon Business: Visibilidad de gastos agrega datos de órdenes de compra y gastos de proveedores. En los paneles de control, se puede ver el gasto total, el número de pedidos, el tamaño promedio de los pedidos y el gasto por producto y categoría.

Monitorear y reaccionar ante el rendimiento de los proveedores

Los datos solo importan si tomas acción, lo que significa que las adquisiciones deben ir más allá de los informes hacia la ejecución. Por ejemplo, si las métricas de rendimiento de los proveedores disminuyen, el riesgo de inventario aumenta, lo que indica que hace falta intervenir.

Para identificar y ocuparse de los retrasos en el rendimiento de los proveedores, considera los siguientes pasos:

• Agrega análisis de tiempos de entrega a tu procedimiento operativo estándar. Considera hacer revisiones mensuales o trimestrales de tasas de entregas a tiempo, variabilidad de los tiempos de entrega y tasas de cumplimiento.

• Vincula a los proveedores de bajo rendimiento a planes de acción para mejora o de abastecimiento alternativo.

• Utiliza tendencias de rendimiento para ajustar el stock de seguridad. Aumenta la reserva si un proveedor muestra una variabilidad creciente y, si la estabilidad regresa, redúcela.

• Diseña mapas de calor para visualizar riesgos de proveedores. Por ejemplo, identifica “artículos de alto riesgo” que provengan de proveedores de bajo rendimiento y tengan una tasa de consumo alta.

Consejo de Amazon Business: A través de Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos, puedes filtrar gastos por proveedor, crear paneles para rastrear tendencias de proveedores e identificar patrones de gastos inusuales o compras incumplidas en relación con las políticas establecidas.

Implementar y escalar la optimización del inventario con datos

El programa de gestión de inventario y otras herramientas de adquisiciones pueden ayudarte a tomar decisiones más informadas, efectivas y eficientes para el control del inventario. A continuación, se detalla una guía práctica de cuatro pasos para los equipos de adquisiciones:

1. Evalúa: Determina el rendimiento del inventario actual, incluidos datos sobre desabastecimientos, costos de mantenimiento, niveles de stock de seguridad, variabilidad de tiempos de entrega de los proveedores y segmentación de SKU.

2. Haz un piloto: Selecciona un subconjunto de artículos A o SKU de alto impacto y aplica una o dos técnicas de gestión del inventario (por ejemplo, renegociar tiempos de entrega, implementar fichas de puntuación de proveedores o usar Analítica de Amazon Business).

3. Automatiza: Verifica que los datos del sistema de adquisiciones brinden información para los paneles integrados (por ejemplo, Visibilidad de gastos de Amazon Business, el sistema de ERP y la base de datos de proveedores). Establece activadores de pedidos o reabastecimientos, de alertas de rendimiento de proveedores y de gestión de excepciones.

4. Escala: Desde el piloto, amplía la aplicación a un conjunto de códigos de barras completo, incorpora la gobernanza en contratos de adquisiciones, modifica continuamente la base de proveedores y la lógica del stock de seguridad y alinéate con los objetivos de previsión y SRP.

    

Al seguir esta guía, la gestión del inventario ya no serán conjeturas, sino una disciplina repetible y basada en datos.

El rol de las adquisiciones en el equilibrio del inventario

Cuando las adquisiciones se ocupan del rendimiento del inventario, los líderes de adquisiciones dejan la estrategia reactiva de recuperación ante desabastecimientos y liquidación del exceso del stock para adoptar un enfoque proactivo que prioriza el abastecimiento basado en previsiones y la segmentación de proveedores según el rendimiento. Con el proceso y las herramientas de gestión de inventario adecuados, los equipos de adquisiciones pueden lograr un rendimiento de inventario que aporte eficiencia de costos, contribuya a la mitigación de riesgos y brinde resiliencia en la cadena de suministro.

Amazon Business ayuda a los equipos de adquisiciones a convertir la información en acciones respaldadas por políticas. Con integraciones en los principales sistemas de adquisiciones y acceso a una red de proveedores certificados, las organizaciones pueden gestionar riesgos, fortalecer el cumplimiento y tomar decisiones de abastecimiento más inteligentes a escala.

Habla con nuestro equipo de ventas para descubrir cómo tu organización puede hacer un cambio efectivo a la gestión de inventario según las adquisiciones.