Seis prácticas recomendadas de administración de pedidos para grandes organizaciones

Las organizaciones, en ocasiones, tratan la administración de pedidos como una tarea administrativa, pero en grandes empresas, puede definir el desempeño en las compras e incluso afectar la experiencia del cliente. Cuando la gestionas de forma estratégica, la administración de pedidos se vuelve un factor poderoso para mejorar la rentabilidad, eliminar ineficacias y cumplir con las necesidades de negocio.

A menudo, los equipos luchan con visibilidad limitada, procesos desconectados e infracciones de políticas que no se detienen. Sin embargo, hay soluciones prácticas que puedes usar para combatir las realidades de las compras empresariales y ayudar a optimizar los procesos del negocio, reforzar las medidas de seguridad y escalar con confianza. Sigue leyendo para conocer más.

¿Qué es la administración de pedidos empresariales?

En grandes organizaciones, la administración de pedidos empresariales organiza todo el ciclo de vida de compras interno, desde una solicitud de un empleado hasta autorizaciones, despacho, pago, cumplimiento de compras y análisis posterior a la compra. A diferencia del software de administración de pedidos en la venta minorista para las empresas de comercio electrónico, las soluciones empresariales deben respaldar las cadenas de autorización complejas, las integraciones de adquisición y el cumplimiento de políticas.

¿Por qué es importante esta distinción? Aunque los sistemas tradicionales se centran en los pedidos de clientes y el despacho de pedidos desde almacenes, los equipos de adquisición empresarial deben atender todo, desde gestionar procesos manuales en la administración de inventario hasta cumplir expectativas del cliente entre estrategias de compras multicanal y omnicanal.

La administración de pedidos efectiva ahorra tiempo al automatizar el enrutamiento de compras de rutina, reducir la entrada manual de datos, asegurar que todos los pedidos sigan las políticas y extraer datos de gastos para respaldar la planificación. También ayuda a las grandes empresas a hacer lo siguiente:

• Coordinar solicitudes y autorizaciones entre departamentos para eliminar el gasto no planificado.

• Optimizar los procesos de compras internos entre equipos.

• Reducir las tareas manuales y cuellos de botellas mediante la automatización y los procesos digitales para liberar al personal de adquisición y que se centren en el abastecimiento estratégico.

• Hacer cumplir el presupuesto y las políticas con controles de compras integrados para identificar el gasto no autorizado de forma temprana.

• Respaldar el crecimiento escalable y las metas de presupuesto al ofrecer visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto entre categorías y equipos.

Un programa de administración de pedidos cohesivo es un requisito previo para una cadena de suministro previsora, que puedes lograrlo al comprender qué obstáculos hay en el futuro.

Cuatro desafíos en la administración de pedidos empresariales

Las empresas enfrentan muchos desafíos de adquisición empresarial. Por ejemplo, en una encuesta de adquisición global de KPMG del 2023 (resumida por NetSuite), se descubrió que el 84 por ciento de encuestados mencionaron la “presión inflacionaria” y los aumentos de precios de los productos como uno de los principales desafíos, mientras que más de la mitad de los encuestados (54 por ciento) mencionó “los datos e información limitados” como uno de los principales desafíos internos.

En muchas organizaciones, la administración de pedidos se enfrenta a los siguientes factores:

1. Compras aisladas: Cuando los equipos funcionan de forma independiente, sin sistemas o políticas compartidos, esto lleva a procesos incoherentes y “compras aisladas”.

2. Falta de visibilidad: Los equipos de adquisición y finanzas no pueden ver qué empleados han hecho los pedidos, los han autorizado o recibido, lo que dificulta la previsión de flujo de efectivo y la negociación de mejores términos.

3. Procesos manuales desconectados: La entrada manual de datos y las autorizaciones fuera de línea retrasan las compras, crean errores y no dejan registro para auditorías.

4. Compras por fuera de las políticas: Sin estructuras de autorización claras y controles de compras automatizados, los empleados pueden pedir de proveedores no preferidos o exceder el presupuesto, pasando por alto los contratos y el poder de negociación.

La volatibilidad económica incluye estos desafíos. El aumento de costos, el riesgo geopolítico y las políticas comerciales cambiantes a menudo fuerzan a las empresas a analizar los gastos. De hecho, en la encuesta sobre Tendencias digitales en las operaciones de 2025 de PwC se descubrió que cerca del 90 por ciento de los líderes de operaciones y cadena de suministro espera ver un incremento mayor en los costos de proveedor y materiales este año; sin embargo, el 82 por ciento tiene dificultades para equilibrar problemas a corto plazo con cambios a largo plazo.

Características de la solución de administración de pedidos empresariales

¿Estás listo para aceptar el desafío de implementar la solución de administración de pedidos de tu organización o mejorarla? Debes estar atento a estos criterios clave:

Integraciones con sistemas de adquisición y finanzas

La administración de pedidos no es independiente. Una solución para empresas debería integrarse con conjuntos de adquisición y sistemas financieros, como Coupa, SAP Ariba, Oracle, Workday y otras plataformas de planificación de recursos empresariales basadas en la nube. 

Una integración sencilla garantiza que las solicitudes de compra fluyan hacia los procesos de autorización y de vuelta a las cuentas por pagar, elimina la entrada de datos duplicados y ayuda a que los equipos hagan cumplir las políticas entre sistemas.

Roles, permisos y controles personalizables

Las grandes organizaciones son complejas. Por ejemplo, un comprador regional podría iniciar una solicitud de compra única, que luego pasa al jefe del departamento para la autorización, al equipo de finanzas para una auditoría y al comité ejecutivo para un registro transparente.

Debido a esto, las soluciones de administración de pedidos empresariales deben ofrecer controles de acceso flexibles que se adapten a esta estructura involucrada. Los permisos escalonados permiten a los administradores definir quién puede iniciar los pedidos, quién debe autorizarlos en diferentes umbrales y quién puede ver los informes. Además, los paneles basados en roles garantizan que los empleados vean solo lo que es pertinente para ellos. 

Para las empresas globales que compran de distintas ubicaciones, los procesos de autorización configurables ofrecen controles coherentes, a la vez que permiten las variaciones regionales que solicitan las normativas locales y los presupuestos.

Informes en tiempo real y analítica de gastos

La visibilidad en tiempo real de la actividad de compras permite a los equipos de adquisición hacer decisiones más rápidas y estratégicas. 

Con herramientas como Información de gastos de Amazon Business, las organizaciones pueden desglosar los patrones de gastos por categoría, grupo o comprador. Cuando unes esto a Información del pedido empresarial, una función paga de Business Prime que centraliza los datos de pedido, tus administradores pueden rastrear la actividad entre equipos y ubicaciones, detectar irregularidades y mantenerse listos para auditorías sin depender del informe manual.

Seis prácticas recomendadas para la administración de pedidos empresariales

El software correcto te ofrece diferentes ventajas, pero tus herramientas también deben funcionar a la par con los procesos de tu organización y las expectativas de los empleados también. Aquí es donde puedes comenzar:

1. Define roles y políticas de adquisición claras

La estrategia de adquisición está en el centro de la administración de pedidos efectiva. Tus políticas registradas deberían describir quién puede hacer qué tipos de compras, en qué condiciones y con qué proveedores. Sin esta claridad, las autorizaciones se detendrán y el gasto no autorizado va a crecer. 

Los líderes pueden asignar umbrales de autorización claros y rutas de escalado al designar roles como encargados de solicitud, de autorización, de auditoría y de categoría. 

Muchas organizaciones usan la función de administración de equipos de Amazon Business para configurar políticas de compra personalizadas y procesos de autorización. De esta manera, sus departamentos seguirán automáticamente las directrices que diseñan.

2. Automatiza las compras y autorizaciones de rutina

Las compras de rutina como productos de oficina, materiales de mantenimiento y productos de bajo valor no requieren negociación cada vez que los compras. Al automatizar estos pedidos y autorizaciones, puedes ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. 

Las funciones de automatización a menudo incluyen lo siguiente:

• Entregas recurrentes de productos de consumo

• Reglas de autorización preestablecidas para compras inferiores a cierto valor

• Experiencias de Guided Buying que guían a los empleados hacia proveedores preferidos

   

Con Amazon Business Prime, herramientas como Entrega recurrente y Guided Buying permiten a los administradores implementar estas automatizaciones. 

3. Usa datos para rastrear pedidos, cumplimiento del equipo y tendencias

Los datos son un activo clave para los líderes de adquisición. Informa sobre los siguientes indicadores clave de desempeño, que te permiten supervisar el cumplimiento y la eficiencia de las compras:

• Porcentaje de pedidos que haces a proveedores preferidos

• Tiempo promedio desde la solicitud hasta la autorización por departamento

• La parte de pedidos que requieren autorización excepcional frente a los que apruebas automáticamente

• Concentración de los gastos en los 10 proveedores principales

   

También puedes ver estas referencias básicas específicas de los pedidos para comprobar que tus operaciones funcionan correctamente y que tus equipos se mantienen dentro del presupuesto:

• Estado del pedido

• Disponibilidad de productos

• Costos de envío

• Niveles de inventario y pedidos pendientes

   

Rastrear estas métricas en el tiempo resalta las tendencias e identifica los departamentos que necesitan más capacitación o negociación de contratos. Puedes hacer esto con Analítica de Amazon Business, que destaca estas métricas y permite a los encargados de la toma de decisiones desglosar por equipo, región o categoría. 

4. Capacita a las partes interesadas sobre herramientas y políticas

La administración de pedidos es tan fuerte como su adopción. Entonces, para asegurar una adopción sólida, debes ofrecer capacitación continua y personalizada para cada rol.

Por ejemplo, quienes hacen la solicitud deben saber cómo encontrar correctamente los proveedores autorizados y enviar solicitudes. Los autorizadores deben saber cuándo autorizar y cuándo consultar sobre las compras. Y los equipos de finanzas deben interpretar los informes de forma correcta y eficiente. 

De este modo, la capacitación no debería ser igual para todos. Deberías crear tutoriales en videos cortos, guías basadas en los roles y sesiones frecuentes de preguntas y respuestas para hacer cumplir las políticas. A medida que las herramientas evolucionan, también deberías actualizar la capacitación para reflejar las nuevas funciones y cambios de políticas a fin de reducir errores y confusión.

5. Realiza auditorías trimestrales y revisiones de procesos

Los líderes de adquisición pueden revisar el volumen de pedidos, el gasto por categoría, los tiempos del ciclo de autorización y el cumplimiento de las políticas al realizar auditorías trimestrales. Esto mantiene los procesos de administración de pedidos en buen estado. 

También puedes pedir opiniones de los usuarios frecuentes para identificar puntos de fricción en tu proceso, como notificaciones de autorización confusas u opciones de proveedor faltantes. 

Las herramientas digitales que ofrecen informes en tiempo real simplifican estas revisiones. Por ejemplo, el documento técnico de Amazon Business sobre el cambio de la cultura de adquisición con análisis de datos menciona cómo los informes centralizados y la documentación lista para auditorías simplifican las evaluaciones trimestrales y respaldan los esfuerzos de cumplimiento de las compras. 

6. Estandariza la selección de proveedores y la renovación de contratos

La consolidación de compras con un conjunto de proveedores seleccionados puede mejorar los precios, la calidad y el cumplimiento de las compras. Al estandarizar los procesos de selección de proveedores y los ciclos de renovación de contratos, las organizaciones pueden sacar ventaja en las negociaciones y reducir la carga administrativa. 

La administración de proveedores centralizada también evita que haya contratos duplicados y asegura que las compras se alineen con los objetivos de sostenibilidad y diversidad. Herramientas como Amazon Business permiten una administración de gastos y proveedores centralizada, y ofrecen funciones como descuentos en compras por volumen y facturas consolidadas a través de Business Prime. Esto simplifica la administración de las relaciones de proveedores a escala para las organizaciones.

Transforma la estrategia de administración de tus pedidos

Los procesos fragmentados y las autorizaciones manuales hacen que las organizaciones estén continuamente en modo de defensa. Para pasar de ser reactivos a ser estratégicos, los líderes empresariales deberían adoptar sistemas de administración de pedidos que se integren con las plataformas de adquisición y finanzas existentes, brinden procesos de autorización flexibles y analíticas en tiempo real. 

Ya sea que estés administrando compras entre departamentos o escalando operaciones de forma global, Amazon Business te ofrece las herramientas que necesitas para liderar con claridad y control. Sus compras inteligentes, las capacidades de integración, los procesos de autorización personalizables, el rastreo de datos de inventario en tiempo real y las analíticas permiten a los administradores gestionar el gasto complejo a escala. De esta manera, puedes centrarte en cumplir con las expectativas de los clientes en lugar de en tareas menos relevantes.

¿Todo listo para comenzar? Comunícate con Amazon Business hoy mismo para obtener más información.