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El proceso desde la adquisición hasta el pago: Una guía de 2025

El proceso desde la adquisición hasta el pago es esencial para mantener las operaciones en buen funcionamiento. Descubre cómo las soluciones y estrategias sólidas pueden optimizar el proceso.

Niveda Ganesh

Sin importar la industria o el tamaño de tu organización, tener un proceso bien estructurado desde la adquisición hasta el pago (P2P) es esencial para adquirir los bienes y servicios que hacen que tus operaciones internas funcionen correctamente. Pero también es un sistema con varios pasos complejos. Sin una visibilidad adecuada, es posible que te enfrentes a un mayor riesgo de pagos en exceso, errores operativos e ineficiencias costosas.

¿Las buenas noticias? Las tecnologías modernas y las soluciones innovadoras están revolucionando el modo en que muchas organizaciones administran sus ciclos de P2P. Con las herramientas y las estrategias adecuadas, los equipos de adquisición pueden aumentar la eficiencia, obtener información en tiempo real y fortalecer la administración del flujo de caja. Esta guía explora el proceso de P2P en profundidad, examina los puntos débiles comunes y destaca cómo las soluciones avanzadas pueden transformar la adquisición en una función estratégica simplificada.

¿Qué es el proceso desde la adquisición hasta el pago?

El proceso P2P, también conocido como desde la adquisición hasta el pago, es el proceso integral que tu organización usa para abastecerse, comprar y pagar bienes y servicios. Este sistema unifica el proceso de compras y pagos en un proceso sin inconvenientes diseñado para mejorar la eficiencia, reducir errores y ofrecer información respaldada por datos.

Objetivos clave de P2P:

Reducir costos y ahorrar dinero: Con más información y control de tu adquisición, puedes descubrir oportunidades de ahorro dentro de las actividades de adquisición existentes y reforzar la administración del presupuesto.
Tomar decisiones de compras de empresa más inteligentes: Los datos que recopilas de cada pedido te ayudan a tomar decisiones estratégicas para el crecimiento a largo plazo.
Impulsar la precisión operativa: Con P2P, puedes generar datos útiles, impulsar ganancias y crear procesos y políticas de adquisición que se alineen con tus necesidades.
Fortalecer las relaciones con los proveedores: Tener más control de tus operaciones te convierte en un socio más confiable para los proveedores, lo que impulsa las relaciones con los proveedores.

También es posible que escuches términos como desde el abastecimiento hasta el pago (S2P) y desde el pedido hasta el cobro (O2C) cuando analice el flujo de proceso de adquisición. P2P es un subconjunto del proceso de S2P, que abarca todas las actividades de adquisición, no solo la adquisición de bienes o servicios. O2C, por otro lado, involucra el mismo proceso que P2P, pero desde el punto de vista de un proveedor.

Por qué el proceso desde la adquisición hasta el pago es tan importante

Un proceso de P2P moderno ofrece más que solo eficiencia operativa; también sirve como herramienta esencial para la resiliencia y el crecimiento. Específicamente, puede proporcionar visibilidad en tiempo real y control de tus operaciones de adquisición con información impulsada por datos sobre dónde y por qué tus equipos pueden encontrar cuellos de botella, interrupciones e ineficiencias.

Según esta información, puedes crear planes de acción precisos para reducir el ida y vuelta de los procesos de autorización, impulsar la eficiencia de la adquisición e impulsar el flujo de caja.

Para las organizaciones de todos los tamaños y secciones, esta visibilidad en profundidad y los datos confiables pueden facultar a los equipos de adquisición para crear estratégicamente un ciclo de P2P que impulse el crecimiento de la organización a largo plazo.

Cómo se ve el proceso desde la adquisición hasta el pago en la práctica

Incluso con P2P ya funcionando, deberías anticipar el cambio en tu proceso que mejor se adapte a tu organización. Estos son los seis pasos que te ayudarán a hacerlo:

1. Identificar tus necesidades y requisitos

Para comenzar, determina las necesidades de bienes y servicios de tu equipo. Los factores a tener en cuenta incluyen frecuencia del pedido, especificaciones del producto y plazos de entrega. Estos detalles te ayudan a hacer una estrategia de cuándo y cómo harás los pedidos. Por ejemplo, si tienes una necesidad continua de un artículo, sabes que deberás volver a pedirlo con cierta frecuencia. Como resultado, podrías volver a pedirlo del mismo proveedor al por mayor cada tres meses y ver un descuento en tus facturas a cambio.

Toda esta información se encuentra en una requisición de compra.

2. Autorizar requisiciones

Una requisición de compra es una solicitud formal por escrito de bienes y servicios. Generalmente, el equipo que necesita bienes y servicios crea el documento y detalla sus requisitos para el pedido. Cuando lo completan, envían el documento al departamento de compras o adquisiciones.

Según tu organización, varias partes interesadas podrían necesitar autorización para una requisición de compra. Si bien es importante crear sistemas de autorización en capas para hacer transacciones de alto valor a fin de garantizar el cumplimiento, es igualmente importante para evitar demoras innecesarias.

También es útil notar la diferencia entre una requisición de compra y una solicitud de compra. También puedes enviar una solicitud a un proveedor por vez, pero una requisición puede contener múltiples pedidos, para el mismo proveedor o para diferentes. Podrías consolidar requisiciones si hay varias para el mismo proveedor, pero esto no es posible para las solicitudes.

3. Seleccionar proveedores

Una vez que una requisición de compra tiene las autorizaciones adecuadas, los equipos de adquisición pueden usarla para encontrar al proveedor correcto. Si tu organización tiene proveedores preautorizados o políticas de compra específicas, tus equipos de compra pueden trabajar de cerca con estos proveedores para adquirir los bienes y servicios deseados.

Estos equipos deberían considerar estos factores en el momento de evaluar a los proveedores:

Administración financiera y de la cadena de suministro: Prioriza a los proveedores con un registro de rastreo sólido de estabilidad financiera y optimización de la cadena de suministros para disminuir tu riesgo cuando trabajas con ellos.
Relaciones y contratos existentes: Elige entre proveedores contratados para asegurar el cumplimiento y tomar ventaja de las ofertas contratadas.
Capacidad de cumplir las especificaciones de requisición de compra: Trabaja con un proveedor que pueda cumplir los requisitos de la requisición de compras de manera más eficiente.
Política y cumplimiento reglamentario: Asegúrate de que tus proveedores cumplan las reglamentaciones de la industria y tengan políticas internas que informen sus decisiones comerciales.
Lineamientos de compra responsable: Cumple con los objetivos internos de compras o con los mandatos normativos identificando y priorizando a empresas locales certificadas y proveedores diversos, o adquiriendo productos con certificaciones de sostenibilidad.

Una vez que tu equipo de adquisición encuentra al mejor proveedor, el siguiente paso es emitir una orden de compra.

4. Emitir órdenes de compra

Una orden de compra es un documento formal que los equipos de adquisición crean y envían a los proveedores. Contiene los siguientes detalles del pedido:

Número de orden de compra (PO)
Bienes y servicios
Precios
Cantidades
Especificaciones del contrato
Términos de pago
Términos de entrega
Instrucciones especiales

El movimiento de la orden de compra puede ofrecer información sobre cada parte del proceso y revelar la duración de cada paso, como también el cumplimiento con los términos del contrato. Puedes usar esta información para identificar y abordar ineficiencias operativas. Además, la orden de compra actúa como punto de referencia en el momento de verificar que una orden entregada sea correcta.

Debido a esto, puedes extraer muchos puntos de datos valiosos de una única orden de compra utilizando un proceso centralizado y estandarizado.

5. Confirmar la entrega

Cuando los bienes llegan a su destino final, deberás revisar el pedido para verificar su precisión. Cuando lo hagas, asegúrate de comparar los bienes entregados con la orden de compra para confirmar que coincidan.

Un componente clave de este paso es captar datos, dado que los datos adicionales de varias órdenes revelan el desempeño del proveedor. Las entregas a tiempo y la precisión en los pedidos, por ejemplo, son elementos esenciales que impactan en tu capacidad de mantener una rentabilidad saludable y procesos eficientes, por lo que es conveniente monitorear estos datos en cada pedido.

6. Cotejar facturas para autorizar el pago

Una vez que el pedido pasa por tus controles de calidad, es momento de comparar la orden de compra con la factura que tu proveedor le envió a tu equipo de cuentas por pagar o de finanzas usando un cotejo de facturas bidireccional. (Es diferente al cotejo de facturas tridireccional, que incluye comparar la orden de compra, la factura y el recibo de los bienes para verificar su precisión). Este es el último paso del procesamiento de facturas antes de que el equipo de cuentas por pagar libere el pago.

En el pasado, los equipos de adquisición usaban procesos manuales para cotejar facturas, pero esta era una tarea que demandaba tiempo y trabajo y era propensa a errores. Sin embargo, el software de automatización más moderno puede eliminar estos dolores de cabeza. Tras recibir la factura, las soluciones como Amazon Business pueden compararla al instante con la orden de compra y el recibo de los bienes. Si todos los documentos coinciden, la solución procede a autorizar la factura y el pago. Pero si hay alguna discrepancia, marca la factura y te alerta para que la revises mejor.

Esta función de facturación es un modo en que el software P2P respalda el proceso P2P, pero hay muchos más.

¿Cómo funciona el software desde la adquisición hasta el pago?

El software P2P adecuado puede simplificar cada paso del proceso y puede reducir las tareas manuales y permitir que tus equipos se centren en actividades más estratégicas, como la administración por categoría, el abastecimiento estratégico y la administración de relaciones con los proveedores.

Según Digital World Class Matrix™ de Hackett Group, el mejor software P2P viene con importantes beneficios, que incluyen ahorros en gastos de entre 35 y 45 millones de dólares, un 73 % de automatización sin intervención manual desde la requisición hasta las órdenes de compra y un aumento de entre el 40 % y el 60 % en la visibilidad de gastos.

Además, las soluciones digitales pueden ayudar a tu equipo asistiendo con los procesos de autorización y usando la automatización para alertar a las partes autorizadas cuando necesitan revisar una requisición. De ese modo, en lugar de hacer un seguimiento manual de cada persona, puedes usar la solución para reunir las autorizaciones necesarias para ti.

En lo que respecta a la transparencia operativa y a simplificar la conciliación de facturas, las soluciones como Amazon Business también ofrecen Información del pedido. Con esta función, puedes establecer la información importante que los compradores deben proporcionar al momento de pagar, incluyendo códigos del proyecto, ubicaciones o códigos del trabajo. Toda esta información del pedido te ahorra tiempo y recursos en el momento de procesar facturas.

Además, una solución P2P puede crear órdenes de compra, hacer un seguimiento de sus ciclos de vida y recopilar datos en tiempo real de cada fase del proceso para crear un punto de referencia sólido de las métricas que guían tu toma de decisiones comerciales. Por ejemplo, a medida que te acercas a la fecha final del contrato, el software de adquisición puede instarte a iniciar conversaciones de renovación, y proporcionar datos para informar la estrategia de negociación de tu equipo a fin de asegurar un nuevo contrato que se alinee mejor con los objetivos estratégicos de tu organización.

Indicadores comunes de la ineficiencia del proceso P2P y cómo optimizarlos

La ineficiencia en el proceso P2P puede manifestarse de diferentes maneras en cada organización. Sin embargo, al momento de revisar o implementar un proceso P2P integral, resulta útil tener en cuenta estos signos comunes de ineficiencia:

Cambios o demoras frecuentes en la orden de compra: Si sueles encontrar contratiempos o cambios de último minuto en el pedido, podría ser un signo de que debes analizar tus operaciones en busca de ineficiencias.
Alto volumen de gastos no convencionales: Gastos no autorizados frecuentes podrían indicar problemas de visibilidad o cumplimiento del proceso.
Tiempo prolongado de ciclo desde la requisición hasta el pedido: Si el tiempo desde la requisición de compra hasta la entrega del pedido es demasiado largo, tu proceso podría tener cuellos de botella.
Alta tasa de disputas y excepciones en las facturas: Un equipo de compras que regularmente observa contratiempos por discrepancias o errores en la factura debería buscar ineficiencias en el proceso.
Visibilidad limitada del desempeño del proveedor: La visibilidad incompleta del desempeño del proveedor puede provocar imprecisiones en el pedido, facturas incorrectas y malas relaciones con los proveedores.

Sin embargo, la buena noticia es que resolver estos problemas de operaciones es posible cuando tienes la solución adecuada.

Obtén una solución desde la adquisición hasta el pago que fortalezca tu flujo de caja

Los equipos de adquisición en todos los tipos de organizaciones usan P2P para adquirir bienes o servicios, pero la velocidad y la precisión de tus procesos determinan si tu organización obtiene los recursos que necesita cuando los necesita. Para que esto funcione sin contratiempos, escale con tu equipo y aporte valor a tu organización, la automatización es imprescindible.

Algunas soluciones, como Amazon Business, pueden librar a tu equipo de sus tareas P2P más rutinarias (y que consumen mucho tiempo). De ese modo, en lugar de estar luchando para mantenerte organizado y administrar tu red, puedes obtener visibilidad del proceso de adquisición y obtener más control de cómo se gasta cada dólar. Obtén más información sobre nuestras herramientas de automatización y cómo pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la precisión:

Reportes de Analítica de Amazon Business: Aprovecha los formatos fáciles de usar para descargar informes que ayuden a los equipos a conciliar gastos rápidamente, verificar detalles del pago y garantizar la precisión reduciendo la entrada manual.
Mis pedidos: Obtén acceso instantáneo al historial de pedidos, incluyendo detalles del producto y estado de la entrega. Esta vista centralizada permite una verificación cruzada rápida de las transacciones y ayuda a un cotejo preciso.
3-Way Match: Automatiza el proceso de verificación haciendo una referencia cruzada de las órdenes de compra, las facturas y los recibos de entrega, lo que te ayuda a garantizar que todos los datos se alineen para ahorrar tiempo, reducir disputas y mejorar la precisión.
Administración de tus facturas: Obtén acceso centralizado a facturas, notas de crédito y descargas de facturas al por mayor.
Información del pedido: Obtén detalles en profundidad sobre cada transacción para obtener una vista integral que impulse la transparencia.
API de conciliación: Personaliza los datos de la transacción con detalles individuales e intégralos con los sistemas de administración de fastos para aumentar la velocidad y la eficacia de la conciliación.