Cómo utilizar puntos de referencia de adquisiciones para mejorar el desempeño

Los directores financieros y directores de adquisiciones están bajo presión constante para ofrecer ahorros, mejorar la visibilidad y generar resiliencia, a menudo con equipos planos o en contracción. Las juntas directivas esperan confianza en los presupuestos, los líderes empresariales desean ciclos más rápidos, y los equipos de gestión de riesgos piden a adquisiciones que hagan más para proteger la continuidad sin ralentizar el negocio.

Los puntos de referencia de adquisiciones se citan frecuentemente como una solución, pero muy a menudo viven en presentaciones o informes anuales, desconectados de las decisiones diarias. Esa desconexión crea una brecha entre la información y el impacto.

Cuando conectas los puntos de referencia de adquisiciones con la gobernanza, la política y el comportamiento de compra, se convierten en una herramienta práctica para mejorar el gasto administrado, fortalecer la supervisión y alinear las finanzas y adquisiciones en torno a resultados compartidos. Utilizados de esta manera, los datos de evaluación comparativa apoyan las acciones prácticas y repetibles que impulsan resultados financieros más sólidos.

¿Qué son los puntos de referencia de adquisiciones?

Los puntos de referencia de adquisiciones son puntos de referencia externos que comparan el desempeño de adquisiciones de tu organización con el de tus pares, estándares de la industria o prácticas recomendadas reconocidas. Proporcionan contexto, ya que no solo responden a “¿Cómo nos está yendo?” sino también a “¿Cómo nos comparamos y dónde deberíamos enfocarnos luego?”

Los puntos de referencia difieren de las métricas internas de adquisiciones e indicadores clave de desempeño (KPI):

• Las métricas internas rastrean el desempeño a lo largo del tiempo dentro de tu organización (por ejemplo, ahorros año tras año).

• Los puntos de referencia consideran tu desempeño en comparación con pares externos y se ajustan por escala, mezcla de categorías y madurez.

La evaluación comparativa generalmente incluye:

• Comparación externa: medir el desempeño contra organizaciones de adquisiciones o industrias similares

• Normalización de pares: ajustar los datos de adquisiciones para que las diferencias en tamaño o complejidad no sesguen las conclusiones

• Modelado de madurez: evaluar no solo los resultados, sino también las capacidades y los procesos que se encuentran detrás de ellos
  
  

Juntos, estos elementos pueden ayudarte a entender no solo dónde se sitúa tu organización, sino qué sería lo realísticamente “bueno” para tu empresa. 

Esa claridad es lo que da a los puntos de referencia su valor estratégico. Cuando las finanzas, adquisiciones y operaciones comparten un conjunto común de estándares de desempeño, las conversaciones pasan de ser debates anecdóticos a priorización basada en hechos.

Cómo los puntos de referencia apoyan la supervisión financiera y la responsabilidad

A nivel de la junta directiva, los puntos de referencia proporcionan confianza. Permiten a los líderes financieros validar los supuestos detrás de presupuestos, objetivos de reducción de costos y casos de inversión.

Cuando evalúas el desempeño de adquisiciones de manera externa, puedes más fácilmente:

• Defender objetivos de ahorros

• Fundamentar discusiones de costo de servicio en la realidad del mercado

• Cambiar explicaciones de varianza de reactivas a proactivas
  
  

Para los directores financieros, los puntos de referencia fortalecen la supervisión financiera al vincular el desempeño de adquisiciones a las expectativas de toda la empresa. Esta conexión crea una responsabilidad más clara sin microgestión y puede ayudar a revelar oportunidades de mejora específicas.

Categorías principales de puntos de referencia de adquisiciones

Los puntos de referencia de adquisiciones suelen caer en algunas de estas categorías principales. Entender cada categoría y por qué importa puede ayudarte a priorizar dónde debes actuar primero.

Puntos de referencia de eficiencia de costos y gestión de gastos

Los puntos de referencia de gestión de gastos se enfocan en qué tan efectivamente tu organización controla y optimiza el gasto.

Las medidas comunes incluyen:

• Gasto direccionable bajo gestión

• Ahorros como porcentaje del gasto

• Varianza de precio versus promedios del mercado
  
  

Por qué esto es importante: Los puntos de referencia de eficiencia de costos muestran si tu equipo captura consistentemente ahorros o los deja al azar. También destacan cuánto gasto permanece sin gestionar, que los expertos de la industria estiman que puede representar hasta el 20 % del gasto empresarial total. 

El gasto no gestionado suele ser una fuente importante de valor perdido. Según un informe de CPO Rising, las organizaciones pueden ahorrar entre el 6 % y el 12 % en cada nuevo dólar de gasto puesto bajo el control de adquisiciones. Estos ahorros a menudo provienen de mejores acuerdos por volumen debido a la consolidación de proveedores, mejor negociación y mejores precios, así como de una reducción de las ineficiencias administrativas.

Eficiencia operativa y puntos de referencia de tiempo del ciclo

Los puntos de referencia operativos evalúan la rapidez y eficiencia con que se ejecutan los procesos de adquisiciones. Algunos ejemplos incluyen:

• Tiempo de ciclo desde la solicitud hasta el pedido

• Tasas de transacción a través de la automatización

• Costo de adquisición por transacción
  
  

Por qué esto es importante: Los cuellos de botella manuales o las ineficiencias aumentan la fricción interna e impulsan a los interesados a eludir los procesos de adquisición. Los puntos de referencia de tiempo de ciclo te ayudan a equilibrar el control con la velocidad, mientras se mantiene el cumplimiento de compras sin afectar la productividad.

Puntos de referencias de cumplimiento y adherencia a las políticas

Los puntos de referencia de cumplimiento miden qué tan consistentemente las compras siguen las políticas establecidas. Los indicadores típicos incluyen:

• Gasto dentro del contrato versus fuera del contrato

• Tasas de adherencia a la autorización

• Frecuencia de excepciones
  
  

Por qué esto es importante: La fuga de políticas erosiona los ahorros negociados y aumenta el riesgo. Los puntos de referencia de cumplimiento cuantifican qué tan bien funcionan tus iniciativas de gobernanza en la práctica, no solo en papel.

Puntos de referencia relacionados con proveedores y riesgos

Los puntos de referencia relacionados con riesgos van más allá de la reducción de costos para considerar la resiliencia y la gestión de proveedores. A menudo incluyen:

• Índices de concentración de proveedores

• Exposición a relaciones de proveedores de una sola fuente o de alto riesgo

• Métricas de desempeño y confiabilidad del proveedor
  
  

Por qué esto es importante: Las disrupciones recientes han demostrado que el costo más bajo no siempre es el riesgo más bajo. Los puntos de referencia de proveedores te ayudan a mantener la eficiencia a la vez que garantiza la continuidad y la previsibilidad.

Puntos de referencia como palanca para el gasto gestionado

Los puntos de referencia de adquisición son más poderosos cuando se ven como una herramienta de transformación, no como una prueba de aprobado o reprobado. El objetivo no es la perfección, sino la progresión.

Los puntos de referencia deben ayudarte a traducir datos en información procesable. Al conectar datos de puntos de referencia con actividad de compras, puedes pasar del diagnóstico a la ejecución. Amazon Business admite esto con herramientas que vinculan la visibilidad de gastos, la política y la acción de compra en un solo lugar.

Identificar gastos no gestionados y fragmentados

Los puntos de referencia a menudo revelan que una parte significativa del gasto se encuentra fuera de los canales, contratos o categorías preferidos. Este gasto no gestionado (también llamado gasto marginal) generalmente está fragmentado entre proveedores, equipos o ubicaciones, lo que hace que verlo y controlarlo sea difícil.

Al comparar índices de gasto gestionado con puntos de referencia de pares, los profesionales de adquisición pueden:

• Cuantificar la escala del gasto no gestionado

• Identificar las categorías con mayor fuga

• Priorizar la intervención donde el impacto es mayor
  
  

En el caso de las compras realizadas con Amazon Business, los datos granulares a nivel de transacción respaldan este análisis de gastos. Características como Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) y Analítica de Amazon Business ayudan a los equipos de adquisición a:

• Segmentar el gasto por categoría, usuario o ubicación

• Identificar patrones de gasto marginal

• Comparar el desempeño interno con estándares externos
  
  

Este nivel de información de gasto convierte el proceso de evaluación comparativa de un ejercicio teórico en una herramienta de diagnóstico práctica.

Establecer objetivos de desempeño realistas basados en datos de pares

Un error común en la evaluación comparativa es establecer objetivos arbitrarios, objetivos que suenan ambiciosos pero carecen de base en la realidad. Los puntos de referencia basados en pares permiten una fijación de objetivos más informada, impulsada por conocimientos como:

• Cómo se ve el desempeño del cuartil superior

• Qué tan lejos está de los pares de mediana o de la mejor clase

• Qué brechas son estructurales versus conductuales
  
  

Cuando tengas esta información, puedes establecer objetivos que amplíen tu organización sin romperla.

Amazon Business apoya a los líderes en el monitoreo continuo a través de paneles de control y funciones de informes que rastrean el progreso a lo largo del tiempo. En lugar de revisar los puntos de referencia anualmente, puedes normalizar la mejora continua y evaluar regularmente si los cambios en la política o el comportamiento están produciendo resultados significativos.

Utilice puntos de referencia para guiar la política

Los puntos de referencia entregan valor real cuando informan el diseño de políticas y los controles de compra. Por ejemplo:

• Si los puntos de referencia de cumplimiento se quedan atrás de los pares, las políticas pueden ser demasiado complejas o estar mal integradas.

• Si los puntos de referencia del tiempo de ciclo tienen un desempeño inferior, los umbrales de autorización pueden necesitar ajustes.
  
  

Amazon Business ayuda a habilitar la gestión del cumplimiento de adquisiciones y la adherencia a políticas a escala a través de funciones tales como:

• Guided Buying (una función de Business Prime), que dirige a los usuarios hacia los productos y proveedores preferidos

• Procesos de autorización, que alinean el comportamiento de compra con los requisitos de gobernanza
  
  

Al integrar información impulsada por puntos de referencia en la experiencia de compra, los líderes de adquisiciones pueden optimizar el cumplimiento de contratos sin depender únicamente de la aplicación.

Riesgos comunes de puntos de referencia de adquisiciones

La evaluación comparativa puede impulsar mejoras medibles, pero su impacto depende de cómo se aplique. Sin el contexto o la gobernanza adecuados, los puntos de referencia pueden reforzar comportamientos incorrectos o crear una falsa confianza. Comprender los riesgos más comunes puede ayudarte a utilizar los puntos de referencia como una herramienta de toma de decisiones en lugar de un marcador.

Enfatizar excesivamente solo los ahorros de costos

Las organizaciones que se enfocan exclusivamente en ahorros a menudo experimentan una mayor volatilidad e insatisfacción de las partes interesadas. Si bien los puntos de referencia de costos son importantes, son solo una dimensión del valor. 

La resiliencia, la previsibilidad y la velocidad son cada vez más importantes. La evaluación comparativa equilibrada garantiza que las adquisiciones apoyen la estabilidad financiera más amplia, no solo reducciones a corto plazo.

Depender de datos de puntos de referencia estáticos u obsoletos

Los datos de puntos de referencia pueden perder relevancia rápidamente en entornos volátiles. Los puntos de referencia estáticos y anuales pueden no detectar riesgos emergentes o cambios en los patrones de gasto.

La información continua es crítica. Con nuestra función Monitoreo de anomalías de gasto, puedes marcar comportamientos de compra inusuales de Amazon Business en tiempo casi real, lo que permite una evaluación comparativa más dinámica y una acción correctiva más rápida.

No alinear la evaluación comparativa entre finanzas y adquisiciones

La falta de alineación entre las funciones de finanzas y adquisiciones socava los esfuerzos de evaluación comparativa. Cuando cada función rastrea métricas clave distintas o interpreta la evaluación comparativa diferente, las decisiones se estancan.

Las organizaciones exitosas utilizan la evaluación comparativa como un lenguaje compartido que alinea las métricas de ahorros, cumplimiento y riesgo entre funciones. Esta alineación refuerza la responsabilidad y acelera la ejecución.

Convierte la evaluación comparativa en una ventaja estratégica

La evaluación comparativa de adquisiciones es más valiosa cuando está vinculada a cómo el gasto fluye realmente a través de tu organización. Cuando se usan bien, apoyan una supervisión financiera más sólida, una responsabilidad más clara y una toma de decisiones más segura en finanzas y adquisiciones.

Nuestra solución inteligente de compra empresarial puede ayudarte a operacionalizar información de puntos de referencia en las compras diarias. Al combinar visibilidad granular de gastos para compras realizadas con Amazon Business, controles de política integrados y monitoreo en tiempo real, facilita la traducción de puntos de referencia de desempeño en resultados de gasto administrado. En lugar de depender de revisiones periódicas, puedes alinear continuamente el comportamiento de compra con los objetivos financieros y de gobernanza.

Ponte en contacto con nuestro equipo de ventas para ver cómo Amazon Business puede ayudarte a obtener una mejor visibilidad y control sobre el desempeño de tus adquisiciones.