Gestión de proveedores: seis mejores prácticas para mejorar los resultados de las adquisiciones

Las sociedades con proveedores desempeñan un rol central en tus operaciones de adquisiciones ya que dependes de ellas para obtener bienes y servicios de buena calidad sin demoras ni gastos injustificados. Sin embargo, los cambios en la demanda de suministros y la alta velocidad de las industrias significan que la organización tiene que ser eficiente, ágil y estratégica en la forma en que trabaja con los proveedores. Para seguirle el ritmo al cambio, sostener un crecimiento organizativo a largo plazo y garantizar la madurez en las adquisiciones, resulta fundamental contar con una gestión de proveedores efectiva.

Sin embargo, gestionar los proveedores implica más que saber con quién trabajar y cuándo. También incluye mantener una visibilidad cabal de tus gastos, el cumplimiento de contratos y la estructura de la red, lo cual puede ser difícil de lograr si los procesos están descentralizados o son manuales. Sin embargo, una solución de compras unificada permite reunir todas estas dimensiones. Con este tipo de solución, puedes mejorar la gestión de información de proveedores, obtener control financiero y operativo y preparar a tu organización para el crecimiento a largo plazo.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es la estrategia para comprar, integrar y coordinar proveedores. Puede incluir factores tales como monitorear gastos no contractuales, consolidar proveedores y centralizar los gastos marginales. A continuación, los componentes clave de la gestión de proveedores.

• Abastecimiento: identifica y selecciona los mejores proveedores para las necesidades de compras. 

• Incorporación: incluye nuevos proveedores en la red usando un proceso estandarizado 

• Monitoreo: haz un seguimiento del desempeño de los proveedores para garantizar que respondan a las expectativas contractuales.

• Cumplimiento: utiliza métricas de desempeño para evaluar el riesgo y la confiabilidad de los proveedores.

   

El desempeño de los proveedores impacta en la calidad de los bienes y servicios, los ahorros de costos y las entregas a tiempo. Por ello, los proveedores tienen un rol central en tu estrategia para lograr la madurez en las adquisiciones a largo plazo.

Gestión de proveedores frente a adquisiciones

Las adquisiciones se refieren al proceso general de adquirir bienes y servicios, lo cual abarca todo lo que va desde el abastecimiento estratégico hasta la conciliación de facturas. El lugar de la gestión de proveedores en esta estrategia es el de coordinar todo lo relacionado con proveedores. Cuando las operaciones son eficientes, la gestión de proveedores, el proceso de adquisiciones y el proceso de compras funcionan en conjunto para impulsar la gestión de contratos, el control de calidad y la reducción de costos. Pero antes de que puedas cosechar los beneficios de una operación de adquisiciones optimizada, debes tener un buen manejo de la gestión de proveedores. 

Por qué es importante la gestión de proveedores

Las adquisiciones hoy en día enfrentan desafíos que hacen que la gestión y dependencia de proveedores resulte crítica. Las siguientes áreas demuestran por qué la colaboración con proveedores puede ser una prioridad para que puedas lograr tus objetivos comerciales y de la cadena de suministro:

Mitigar el riesgo de la cadena de suministro

Los conflictos geopolíticos, los eventos climáticos extremos, la cada vez mayor cantidad de barreras al comercio y la falta de trabajadores, todos estos factores contribuyen a la inestabilidad en la cadena de suministro, lo cual puede llegar a impactar tu red. Estos riesgos de amplia escala a menudo afectan primero a los proveedores. Cualquier alteración que enfrenten ellos, eventualmente generará interrupciones en tus operaciones, a menos que tu organización pueda prever y mitigar los cambios en la cadena de suministro.

Sin embargo, la gestión de riesgos de la cadena de suministro puede ser una tarea que incluye supervisar cómo eventos globales importantes podrían impactar el Índice de presión de la cadena de suministro global, planificar situaciones para combatir el riesgo futuro y controlar los límites de tu cadena de suministro. La visibilidad de estas áreas te ayuda a tomar decisiones informadas, por ejemplo cuándo acudir a un proveedor diferente o de qué bienes abastecerte, y Amazon Business puede ayudarte a ganar perspectiva.

Amazon Business tiene una amplia red de proveedores que pueden ayudarte a fortalecer tu cadena de suministro. Por ejemplo, si el proveedor habitual sufre una alteración repentina, tus compradores pueden rápidamente buscar productos y servicios de calidad a precios razonables de otras fuentes. Esta agilidad es una parte clave para crear resiliencia en la cadena de suministro de la organización. 

Optimizar la transformación digital

Los procesos digitales impulsan el crecimiento organizativo y las compras de empresa más inteligentes. Según un informe de 2025 de The Organisation of Economic Co-operation and Development, la capacidad de integración entre sistemas es una prioridad alta y ayuda a impulsar una adopción cada vez mayor de herramientas digitales. No solo los procesos digitalizados facilitan las operaciones de adquisiciones para que puedas concentrarte en iniciativas para fomentar el crecimiento empresarial, sino que también reducen el riesgo total. Las soluciones de compras unificadas, tal como Amazon Business, te ayudan a simplificar las iniciativas de digitalización de procesos mediante integraciones robustas. 

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisiciones para ayudarte a crear una pila tecnológica de adquisiciones personalizada que unifique los datos de compras y proveedores. Con información centralizada, puedes identificar y reducir los gastos no contractuales y marginales, como también detectar oportunidades de consolidar pedidos o proveedores para ayudarte a mantenerte dentro del presupuesto. Además, tu equipo puede aprovechar esta información impulsada por datos para mejorar la gestión del desempeño de los proveedores, lo cual es un componente importante de la estrategia de gestión de relaciones con proveedores (SRM) a largo plazo. 

Hacer cumplir los contratos y la calidad de los productos

El cumplimiento de contratos con proveedores externos garantiza que todos los pedidos y envíos sigan las políticas de compras y normativas y se mantenga la calidad de los productos y las entregas a tiempo. Por otro lado, el control interno del cumplimiento de contratos garantiza que los compradores solo compren a proveedores contratados.

Pero antes de que puedas enfocar tus esfuerzos en crear una base de proveedores contratados que se alineen con tus expectativas de compras responsables, necesitas información sobre tus gastos. Este tipo de datos sobre compras te ayuda a disminuir los gastos no planificados, conocer con precisión las necesidades de tu organización y encontrar oportunidades para consolidarte y ahorrar. Una vez que obtengas una comprensión sólida de los gastos, puedes aprovechar soluciones como Amazon Business para identificar proveedores con certificaciones que se alineen con tus necesidades comerciales y valores de sostenibilidad.

Amazon Business resalta los proveedores certificados. Este nivel de transparencia te ayuda a analizar potenciales proveedores y a elegir los adecuados según las exigencias de compras responsables. Los proveedores con prácticas de adquisiciones más sostenibles, que también mantienen abiertos los canales de comunicación y ofrecen bienes y servicios de buena calidad, son fundamentales para el crecimiento organizacional, la eficiencia operativa y la ventaja competitiva.

Seis mejores prácticas para la gestión estratégica de proveedores

Las mejores prácticas de gestión de proveedores pueden ayudarte a ti y a tu equipo a establecer un cimiento sobre el cual construir relaciones a largo plazo con los proveedores y lograr madurez en las adquisiciones. Comienza por incorporar estas seis prácticas en tu estrategia:

1. Optimiza la integración de proveedores

La integración de proveedores a menudo está fragmentada, lo cual aumenta el riesgo de evaluaciones irregulares, información imprecisa o incumplimiento de contratos. La mejor forma de remediar estos riesgos es con una integración estandarizada. Eso significa que cada uno de tus proveedores atraviesa el mismo proceso cuando aprende sobre tus necesidades de adquisiciones y operaciones. Puedes aprovechar los procesos digitales para optimizar y unificar este proceso.

2. Establece KPI claros

Una visibilidad deficiente del desempeño de los proveedores aumenta las posibilidades de demoras, problemas en la calidad de los productos y pagos en exceso. Para mejorar la transparencia, utiliza indicadores clave del rendimiento (key performance indicators, KPI). La información en tiempo real sobre el desempeño, como entregas a tiempo y eficiencia de costos, ofrecen una perspectiva sobre qué proveedores son las mejores opciones para tus operaciones. 

3. Gestiona el riesgo de forma proactiva

La gestión del riesgo es una parte central de la colaboración con proveedores. Si un proveedor es financieramente inestable o no cumple con los estándares del sector, por ejemplo, enfrentarás un riesgo mayor de sufrir interrupciones en tu red. Para mantener la proactividad, realiza evaluaciones de riesgo regulares que impliquen analizar los puntos de datos que arrojan luz sobre el cumplimiento, la estabilidad financiera y la confiabilidad operativa.

4. Consolida las bases de proveedores fragmentadas

Una red fragmentada puede restringir la visibilidad y crear ineficiencias, costos excesivos y complejidad en el cumplimiento. Sin embargo, la consolidación de relaciones con los proveedores puede ayudar a aliviar estos desafíos al simplificar la gestión de proveedores. Los datos de compras pasadas pueden ayudarte a detectar oportunidades de consolidación, tal como redundancias o ineficiencias en los pedidos. Al comprar más bienes y servicios de menos fuentes, es más probable que haya menos partes móviles con las que coordinar y costos más bajos. 

5. Aprovecha la automatización

Los procesos manuales demandan tiempo y pueden ralentizar las adquisiciones, y los procesos ineficientes resultan en mayores costos y riesgo de que se produzcan errores humanos. Pero la tecnología de automatización puede hacer que el equipo ahorre tiempo y dinero al manejar las tareas de rutina tediosas de manera instantánea, incluidas las aprobaciones de compras, la elaboración de informes y la conciliación de facturas. Al automatizar estas tareas estándar, el equipo recuperará tiempo para enfocarse en iniciativas de crecimiento organizativo. 

6. Incorpora las compras responsables y los objetivos de diversidad en la selección de proveedores

Una vez que centralizaste los gastos marginales, consolidaste la relación con los proveedores y disminuiste las compras no contractuales, puedes pasar a la búsqueda de proveedores que cumplan con tus objetivos de compras responsables y diversidad. Para hacerlo, selecciona proveedores que sean transparentes respecto a sus certificaciones de compras sostenibles. De ese modo, puedes tener seguridad de que los proveedores a los que contrates tengan valores que se alineen con los tuyos.

Amazon Business es la solución de adquisiciones que necesitas para simplificar el abastecimiento comprándoles a proveedores más sostenibles. Los filtros como “Climate Pledge Friendly” y certificación en diversidad te pueden ayudar a buscar proveedores que respondan mejor a tus objetivos y requisitos de compras sostenibles. 

Gestión inteligente de proveedores con Amazon Business

Amazon Business ayuda a las organizaciones a buscar a los proveedores adecuados para sus necesidades, compilar datos de compras y automatizar partes rutinarias del proceso de adquisiciones. La solución también puede potenciar las prácticas de compras inteligentes con las siguientes funcionalidades: 

Centralización de datos de proveedores

Los datos descentralizados de los proveedores aumentan el riesgo de información imprecisa, violaciones normativas y retrasos en las operaciones. Limita la visibilidad de tu red y del desempeño de los proveedores. Sin embargo, puedes obtener información precisa implementando una solución de compras unificada que ayude a organizar los datos de tus proveedores mediante la elaboración centralizada de informes.

Las soluciones como Amazon Business organizan los datos de los proveedores y las compras para que puedas saber cuánto dinero gastas con cada proveedor. De ese modo, podrás ver si estás alcanzando los requisitos de diversidad y compras responsables o si puedes ajustar mejor tus prácticas de compras. 

Optimización de gastos a través de analíticas

Tu equipo puede mejorar su eficiencia en las compras con Analítica de Amazon Business. Con un panel de analíticas personalizado, puedes hacer un seguimiento diligente de al presupuesto, prever la demanda y disminuir los gastos no autorizados.

Al consolidar esta información, puedes tanto ver un panorama general de tu red de proveedores como examinar a fondo los detalles, como áreas de gastos no contractuales o marginales. Y con funciones como Análisis de gastos, puedes ver cuánto dinero gastas en cada proveedor. Esta información te ayuda a buscar formas de consolidar la relación con proveedores y los pedidos.

Procesos de autorización automatizados

Con más de 300 integraciones, Amazon Business puede optimizar el proceso de autorización mediante la automatización. Características como Guided Buying (una característica de Business Prime) te permite crear políticas de compra que se alineen con las políticas de compra y objetivos de tu organización.

Esta solución también marca a los proveedores como “Preferidos por tu negocio” para que los compradores sepan a qué proveedores priorizar. Además, la característica de aprobaciones de Amazon Business ayuda a los equipos a optimizar procesos al enviar automáticamente las compras a partes interesadas específicas según los parámetros del pedido. 

De gestión de proveedores a gestión de relaciones con proveedores

La gestión de relaciones con proveedores implica crear relaciones sólidas y a largo plazo con los proveedores. A menudo es lo siguiente que se hace una vez que cuentas con una estrategia de gestión de proveedores confiable. Considera los siguientes factores a la hora de determinar si tu equipo está listo para enfocarse en la gestión de relaciones con proveedores y cómo comenzar.

Enfoque táctico frente a estratégico con proveedores

La gestión de proveedores se centra en cómo trabajas con los proveedores en el corto plazo, lo cual incluye coordinación de contratos, control de costos, gestión de inventarios y seguimiento del desempeño. Por otro lado, la gestión de relaciones con proveedores apunta a crear conexiones a largo plazo con los proveedores y prioriza entablar sociedades sólidas y colaborativas. 

Marcadores de madurez para la disponibilidad de las adquisiciones

Necesitas una base operativa sólida antes de poder enfocarte en las relaciones con los proveedores. Eso significa tener prácticas de gestión de proveedores confiables. Si tienes deficiencias en la comunicación, problemas de calidad de los productos, demoras o falta de transparencia, podría ser momento de usar la gestión de proveedores como estrategia para crear relaciones duraderas con ellos.

Próximos pasos para los tomadores de decisiones de adquisiciones

Con un buen manejo de la gestión de proveedores, tu equipo puede priorizar las relaciones a largo plazo con ellos. Para lograrlo, comenzarás por construir una base de proveedores que cumplan con tus estándares de compras responsables y poner en práctica una comunicación clara. Estas dos cuestiones apoyan las relaciones sólidas con los proveedores, lo cual a su vez te ayuda a disminuir el riesgo general. Significa que tú y tus proveedores pueden contar uno con el otro y colaborar para evitar alteraciones en la cadena de suministro, mantener prácticas comerciales transparentes y crear confianza. 

Sienta las bases para la excelencia con los proveedores

Las relaciones sólidas y confiables con los proveedores son clave para la resiliencia de la cadena de suministro y el crecimiento a largo plazo de la organización. Sin embargo, no puedes crear estas sociedades sin una gestión efectiva de proveedores.

Amazon Business es una solución de confianza que te ayuda a recuperar visibilidad de los gastos y control para que los uses para gestionar a los proveedores. La solución puede lograr esto mediante un análisis de gastos comerciales profundo que detecte las ineficiencias en los gastos, lo cual te permite aprovechar los datos para gestionar los gastos marginales y no aprobados, consolidar la relación con los proveedores y mejorar la visibilidad del desempeño de los proveedores.

Una vez que obtienes perspectiva de estas áreas, los escaparates de proveedores de Amazon Business te pueden ayudar a buscar proveedores de orígenes diversos, locales o con certificación de sostenibilidad que mejor respondan a las necesidades de tu organización actuales y a medida que esta crece. 

Con la ayuda de Amazon Business, puedes obtener visibilidad, promover el cumplimiento y prepararte para la siguiente etapa en madurez de las adquisiciones. Comunícate con Amazon Business hoy mismo para aprender cómo la solución puede ayudar a fortalecer tu estrategia de gestión de proveedores.