Cómo usar la tecnología moderna para aprovechar las mejores prácticas de adquisición

Los líderes de adquisición enfrentan una mezcla abrumadora de desafíos diarios, desde controlar los costos hasta generar relaciones sólidas con los proveedores para mantenerse al día con el cumplimiento normativo. Es un ejercicio de equilibrio que demanda precisión, estrategia y flexibilidad. 

A medida que las cadenas de suministro globales se hacen más complejas, el rol de la adquisición como función comercial clave se hace incluso más importante. Cuando se hace bien, la adquisición puede reducir el riesgo, mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento a largo plazo. Pero, para aprovechar realmente su potencial, es necesario adoptar las últimas mejores prácticas y herramientas para estar al día en el vertiginoso mundo empresarial actual.

Estas 10 mejores prácticas de adquisición, junto con herramientas de adquisición digitales, pueden ayudarle a tu equipo a modernizarse, reducir el riesgo y aprovechar al máximo tu presupuesto.

Las 10 mejores prácticas de adquisición para mejorar la eficiencia y el control de costos

La mayoría de los profesionales de adquisición reconocen su necesidad de operaciones de adquisición optimizadas. Según el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, el 64 % de las personas que toman decisiones y el 73 % de los líderes sénior enfatizan la importancia de los datos, la información y el análisis impulsado por IA para fomentar el crecimiento y la resiliencia.

Sin embargo, cuando evalúas tus operaciones actuales, ¿cómo puedes identificar las áreas clave de mejora? Estas 10 mejores prácticas son un buen lugar para comenzar:

1. Alinea tus objetivos de adquisiciones con la estrategia de tu negocio

Las estrategias de adquisición exitosas no funcionan de manera aislada. Cuando alineas tus objetivos de adquisición con los objetivos más grandes de tu organización, tus compras respaldan de manera activa el crecimiento, la eficiencia y la sustentabilidad. Al incluir a la adquisición como parte de tu planificación estratégica, puedes recortar costos, reducir riesgos y fortalecer tu cadena de suministros a la vez.

Por ejemplo, si una organización prioriza la sustentabilidad, su equipo de adquisición debería buscar proveedores con políticas ambientales sólidas y optar por productos más sustentables. Alinear la adquisición con los objetivos comerciales también ayuda al equipo a simplificar la presupuestación y a prever, de manera que el gasto apoye las iniciativas importantes en lugar de crear costos innecesarios.

2. Estandariza y automatiza los procesos de adquisición

Si cada departamento maneja la adquisición de manera diferente, puede volverse un caos rápidamente. Es por eso que estandarizar y centralizar tu proceso hace la diferencia. Asegura que las prácticas de compras se alineen con las políticas de la organización, reduce los errores y ayuda a los equipos a moverse más rápidamente con menos pasos manuales.

Usar herramientas de automatización en todas las actividades de compra, no solo en categorías estratégicas o de alto valor, fortalece aún más el proceso. Automatizar tareas de rutina como autorizaciones de compra, seguimiento de pedidos y comunicación con proveedores permite que los equipos de adquisición pasen menos tiempo con el trabajo administrativo y más tiempo impulsando valor. Esto incluye automatizar el gasto marginal, que suele pasar por debajo del radar, pero se acumula rápidamente. Nuestras soluciones de compra inteligente para negocios respaldan esto mediante controles y análisis integrados tanto para los gastos marginales y administrados, junto con las integraciones que se conectan sin problemas con los principales sistemas de ERP y finanzas.

De hecho, Supply & Demand Chain Executive informó en 2024 que el 59 % de los equipos de adquisición hicieron presupuestos para incorporar la automatización y la IA. Para casi la mitad (42 %) de los líderes de adquisición, automatizar el gasto no estratégico era su principal prioridad, y como resultado proyectaron ahorros del 10-15 %.

Los sistemas de adquisición electrónica son una forma comprobada de automatizar el proceso de adquisición integral. Estas plataformas digitalizan todo, desde la selección de proveedores hasta la administración de facturas y garantizan el cumplimiento constante de las políticas a gran escala. Cuando se combinan con las integraciones que llevan a la adquisición a un sistema centralizado de registro, las organizaciones pueden impulsar la eficiencia, fomentar el cumplimiento y crear procesos más inteligentes y resilientes.

3. Fortalece la administración de relaciones con los proveedores

Construir relaciones sólidas con los proveedores se traduce en mejores precios, un servicio más ágil y una cadena de suministro más confiable. Para hacer que eso ocurra, los equipos de adquisición deben centrarse en crear sociedades a largo plazo con proveedores clave, mantener una comunicación clara, negociar de manera transparente y revisar regularmente el desempeño.

Trabajar de cerca con los proveedores para optimizar los cronogramas de entrega o consolidar los envíos puede reducir los costos y reducir tu impacto ambiental. Las empresas que involucran activamente a sus proveedores en su estrategia también obtienen acceso prioritario a materiales a demanda y evitan interrupciones en la cadena de suministros.

También puedes usar herramientas de evaluación de proveedores para evaluar su desempeño según algunas métricas clave, como costo, calidad, cumplimiento y exposición al riesgo. Con la información impulsada por la IA, las organizaciones pueden identificar antes potenciales interrupciones y asegurar la confiabilidad con el proveedor a largo plazo.

4. Mejora el control de costos mediante las compras y el abastecimiento estratégico

Las compras al por mayor y el abastecimiento estratégico son dos maneras inteligentes de disminuir los costos de adquisición y mejorar la eficiencia de la cadena de suministro. Cuando compras en grandes cantidades, es más fácil negociar mejores tarifas y reducir el costo por unidad. A la vez, el abastecimiento estratégico, que incluye buscar factores como costo, calidad y confiabilidad, te ayuda a obtener el mejor valor general de sus proveedores.

5. Implementa la toma de decisiones basada en datos

Usar el análisis de datos en la adquisición te ayuda a encontrar oportunidades de ahorro de costos, detectar ineficiencias y mejorar cómo administras el desempeño del proveedor. Cuando haces un seguimiento de las tendencias de gastos y de la confiabilidad de los proveedores, puedes tomar decisiones de compra más inteligentes.

Por ejemplo, buscar datos de compra anteriores puede revelar tendencias estacionales para conocer cuáles son los mejores momentos para comprar materiales esenciales a menor costo. Las empresas que adoptan la adquisición impulsada por datos también captan el gasto no convencional y pueden tomar acción para mantener la adquisición en camino con objetivos de presupuesto.

También puedes usar herramientas de análisis de gastos, que suman y analizan datos de adquisición para tener visibilidad de los patrones de gastos, oportunidades de ahorro de costos y brechas de cumplimiento.

6. Asegura el cumplimiento con la mitigación de riesgos

Cumplir con la normativa y administrar los riesgos es crucial en las adquisiciones, especialmente para las empresas que manejan datos sensibles o que operan en sectores altamente regulados. Además, alinear tus compras con las políticas de la organización y las reglamentaciones externas ayuda a que evites sanciones financieras y protege tu reputación.

Nuestras herramientas de administración del cumplimiento pueden ayudar a establecer protecciones de compra, limitar el gasto no autorizado y proporcionar registros de auditoría. Las empresas con estrategias de cumplimiento sólidas también reducen los riesgos de la cadena de suministro controlando la confiabilidad de los proveedores y los potenciales problemas geopolíticos.

7. Optimiza la administración del inventario y reduce los desechos

Si no administras tu inventario de manera proactiva, podrías terminar con demasiadas existencias que no se usen e incurrir en mayores costos de mantenimiento. Al optimizar los niveles de tu inventario, puedes tener la cantidad justa a mano sin comprar de más o quedarte sin insumos.

Las herramientas, como el inventario justo a tiempo y la previsión de la demanda, facilitan la reducción de desechos y mantienen el buen estado del flujo de caja. Cuando añades soluciones de adquisición digitales, el rastreo del inventario se vuelve incluso más simple, y también apoyas tus objetivos de sustentabilidad.  Las herramientas para la compra inteligente para negocios también pueden simplificar tus operaciones, reducir costos y mitigar riesgos.

8. Fomenta la colaboración entre departamentos

La adquisición es más efectiva cuando todos los departamentos están en la misma página. Fomentar la colaboración entre las funciones de finanzas, informática, operaciones y adquisición lleva a una mejor presupuestación, selección de proveedores y eficiencia en las compras.

Por ejemplo, trabajar de cerca con el departamento de informática puede ayudarte a alinear las compras de software y hardware con las políticas de seguridad de tu organización. La comunicación abierta entre equipos también evita las compras duplicadas, coordina los gastos con las prioridades de la organización y mejora la eficiencia general.

9. Aprovecha la IA y la automatización para una adquisición más inteligente

Incorporar la inteligencia artificial en tu proceso de adquisiciones puede liberar gran parte del trabajo manual. Te ayuda a simplificar los procesos de autorización, automatizar el procesamiento de facturas e incluso captar transacciones fraudulentas antes de que se conviertan en un problema. Con las herramientas potenciadas por IA y la administración más inteligente de las cadenas de suministros, obtendrás la información que necesitas para tomar decisiones más informadas.

Y si bien la IA puede acelerar los procesos o hacerlos más eficientes, estos son tan efectivos como los equipos que los operan. Nuestra Guía de liderazgo de IA para la adquisición, desarrollada en sociedad con la investigación de Spend Matters, halló que los “orquestadores de valor se centran en políticas, procesos, sistemas y datos estandarizados más que en sus pares. También tienen dos veces más probabilidades de centrarse en herramientas y métodos de automatización flexibles”. En otras palabras, se centran más en liberar a los equipos de adquisición de tareas repetitivas transaccionales y permitirles, en cambio, centrarse en iniciativas estratégicas.

10. Evalúa y mejora continuamente las estrategias de adquisición

Las adquisiciones requieren revisiones periódicas y ajustes continuos. Es decir, estar atento al desempeño de los proveedores, los hábitos de gastos y el funcionamiento del proceso.

Las herramientas como las tarjetas de puntuación de los proveedores y el rastreo de desempeño pueden darte los datos que necesitas para ajustar tu estrategia a medida que el mercado cambia. Cuando te comprometes a mejorar continuamente, tu proceso de adquisición se mantiene ágil, rentable y en sincronización con los objetivos de tu negocio.

Desafíos comunes de la adquisición y cómo superarlos

Incluso después de implementar estas mejores prácticas, los equipos de adquisición están bajo gran presión enorme para administrar los costos, reducir los riesgos y mantener la eficiencia. Además, se ocupan de múltiples proveedores, partes interesadas y condiciones del mercado en constante cambio. No hace falta decir que es mucho que asumir, y que necesitarás ayuda para hacerlo.

Estos son los principales tres desafíos de adquisición y cómo abordarlos en adelante:

Administrar la adquisición descentralizada en múltiples ubicaciones

Si tu organización tiene varias oficinas u operaciones globales, simplificar los procesos de adquisición y hacer que tus datos de adquisición sigan siendo transparentes y precisos puede ser difícil. Permitir que diferentes equipos desarrollen sistemas, proveedores y procesos de autorización aislados puede provocar ineficiencias, puntos ciegos y gastos sin control. Esto, a su vez, conduce a informes imprecisos y mayores riesgo en el cumplimiento, especialmente cuando se empiezan a acumular errores y oportunidades perdidas.

Cómo superar esto:

• Estandariza tu proceso de adquisición con políticas de adquisición centralizadas que sigan todas las ubicaciones.

• Usa un sistema de adquisiciones basado en la nube como fuente única de verdad para hacer un seguimiento de los gastos y las autorizaciones entre los equipos en tiempo real, y automatiza la entrada y la validación de datos para reducir errores.

• Implementa las estrategias de administración por categoría para consolidar los proveedores y negociar mejores tratos. Usa una solución de adquisición que te asegure que tus equipos pueden tener lo que necesitan cuándo y dónde lo necesitan.

• Aprovecha los informes en tiempo real para tomar decisiones de compras impulsadas por los datos.

   

Reducción del fraude en la adquisición y el gasto no autorizado

El fraude en la adquisición es un problema cada vez mayor. La Encuesta Global de Delitos Económicos de 2024 de PwC lo posiciona “entre los principales tres delitos económicos más disruptivos” del mundo, junto con el ciberdelito y la corrupción. La falta de supervisión, los controles internos deficientes y los gastos marginales no administrados crean oportunidades para el fraude y el gasto no autorizado.

Cómo superar esto:

• Fortalece los procesos de autorización para ejecutar todos los procesos mediante un proceso verificado.

• Usa el análisis impulsado por IA para detectar patrones de gastos inusuales o transacciones sospechosas.

• Haz auditorías con regularidad de las actividades de adquisición para identificar y cerrar potenciales vacíos.

• Administra de manera proactiva los gastos marginales para evitar que pequeñas compras sin control se acumulen y generen oportunidades de fraude.

   

Mitigación de riesgos y volatilidad de la cadena de suministros

Las cadenas de suministro globales son ahora más impredecibles que nunca; las ininterrupciones de conflictos geopolíticos, los desastres naturales y la inestabilidad económica suelen afectar las operaciones. De hecho, casi el 80 % de las cadenas de suministro globales experimentaron disrupciones en 2024.

Cómo superar esto:

• Diversifica tu base de proveedores para evitar la dependencia de una sola región.

• Usa análisis predictivo para anticipar los riesgos y haz planes de contingencia.

• Fortalece las relaciones con los proveedores para tener una mejor colaboración durante las disrupciones.

A pesar de estos desafíos, si usas las mejores prácticas para crear tu estrategia de adquisición, estarás camino al éxito.

Sport Clips implementa con éxito las mejores prácticas de adquisiciones.

Los obstáculos y los desafíos son inevitables, pero no son algo imposible, ya que Sport Clips lo demostró al asociarse con Amazon Business.

Como la franquicia más grande de Estados Unidos dedicada a los cortes de cabello para hombres y niños, Sport Clips debió enfrentar importantes desafíos operativos en el panorama pospandémico. La organización tenía que descentralizar las compras y, a la vez, mantener una supervisión sólida de los gastos en casi 1,900 ubicaciones en EE. UU. y Canadá.

Para abordar estos desafíos, Sport Clips trabajó para implementar soluciones de adquisiciones estratégicas que mejoraron la eficiencia, redujeron los costos y simplificaron las operaciones de la tienda.

Desafíos:

• Ineficiencias en las compras descentralizadas: Antes de Amazon Business, los líderes de área de Sport Clips entregaban manualmente los productos a cada tienda, lo que creaba ineficiencias logísticas.

• Conciliación financiera compleja: Su equipo de cuentas por pagar tenía problemas con facturas desorganizadas de varios proveedores.

• Falta de visibilidad del gasto: Sin informes centralizados, controlar los costos y garantizar el cumplimiento de las políticas era difícil.

   

Soluciones:

• Guided Buying y procesos de autorización: Sport Clips introdujo listas de productos previamente autorizados y procesos de autorización automatizados para que las tiendas solo compraran los artículos necesarios y rentables.

• Facturación consolidada y analítica de gastos: Cada tienda recibió facturas individuales, lo que simplificó la conciliación contable. Las herramientas de informes también identificaron oportunidades de ahorro de costos al restringir compras innecesarias.

• Adquisición más rápida: Con Business Prime, las tiendas recibieron suministros más rápido, lo que redujo el tiempo de inactividad.

   

Resultados:

• Ahorro de tiempo y costos: La eliminación de las entregas manuales de productos ahorró a los líderes de Sport Clips tiempo y recursos importantes.

• Eficiencia financiera: Las facturas consolidadas agilizaron la contabilidad y redujeron la carga de trabajo administrativa.

• Continuidad operativa: La menor escasez de existencias permitió que las operaciones diarias se desarrollaran con mayor fluidez.

“Antes de Amazon Business, nuestros líderes de área tenían que entregar productos a cada una de sus tiendas”, afirma Brandy Owens, especialista en operaciones de tiendas de la organización Sport Clips. Al aprovechar los ahorros que ahora obtenemos con Amazon Business, ganamos tiempo y dinero, ya que no tenemos que entregar los productos personalmente en cada una de las tiendas.

La integración de herramientas de adquisición inteligentes ayudó a Sport Clips no solo a mejorar su eficiencia de compras, sino también a sentar las bases para la futura expansión e innovación. Al adoptar el Programa de Cuentas Asociadas, amplificó aún más los ahorros en toda su red de franquicias y reforzó el poder de las adquisiciones digitales en las operaciones comerciales modernas.

Convierte las adquisiciones en una potencia 

Las adquisiciones modernas consisten en mantener las operaciones en funcionamiento y al mismo tiempo generar un impacto real en toda la organización. Cuando alineas las compras con objetivos comerciales más amplios y aprovechas herramientas como los conocimientos impulsados ​​por inteligencia artificial, las adquisiciones se convierten en una ventaja estratégica en lugar de un cuello de botella.

Nuestras herramientas, automatización y conocimientos basados ​​en datos hacen que el proceso de compra sea más simple, más inteligente y más eficiente. Ya sea que compres al por mayor, analices gastos o administres el cumplimiento, creamos soluciones que te ayudan a mantener el control y obtener más valor de cada compra.

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