Cómo usar paneles de adquisición para mejorar la visibilidad y el control

Los líderes de adquisición toman cientos de decisiones al mes: qué comprar, cuándo comprarlo y a quién. Sin embargo, estas decisiones dependen de la visibilidad que las respalda. Cuando los datos se encuentran en sistemas desconectados, el resultado es más bien una conjetura que una orientación. 

Los paneles de adquisición cierran esa brecha al traducir los datos de compra sin procesar en información clara y en tiempo real que ayuda a los equipos a controlar los costos, fortalecer el cumplimiento y planificar con confianza.

Ya sea que estés a cargo de un equipo pequeño o de una operación de varios sitios, los paneles conectados te dan la claridad que necesitas para moverte más rápidamente, gastar de manera más inteligente y liderar el área de adquisiciones como una función estratégica.

¿Qué es un panel de adquisición?

Los paneles de adquisición llevan claridad a una de las áreas más complejas de las operaciones: el gasto organizacional. En lugar de depender de informes manuales y hojas de cálculo dispersas, los equipos pueden usar estos paneles para transformar los datos de adquisición en visibilidad procesable en tiempo real sobre la actividad de compra, los proveedores y el cumplimiento.

Si bien es tentador buscar un panel central que muestre la historia completa, la mayoría de los equipos de adquisición usan varios paneles para obtener una visión completa. Por ejemplo, Finanzas puede monitorear el gasto por categoría, mientras que Adquisición hace un seguimiento del desempeño de los proveedores y la adherencia a las políticas. Cada visión tiene un propósito diferente, pero juntas, crean una imagen unificada de hacia dónde va el dinero y cómo administrarlo mejor.

El uso de varios paneles también revela ineficiencias, destaca riesgos y descubre oportunidades para ahorrar o volver a invertir. Y cuando los equipos se alinean en torno a los datos compartidos, pueden moverse más rápidamente, comunicarse de modo más efectivo y hacer de la adquisición un impulsor para el impacto estratégico.

Métricas clave que siguen los líderes de adquisición

La eficacia de cualquier panel de control de adquisición depende de la solidez de las métricas que utiliza. Los siguientes indicadores clave de rendimiento (KPI) les dan a los líderes de adquisición información para mejorar el rendimiento, la eficiencia y el control de la estrategia de adquisición:

• Gastos bajo administración: Esta métrica muestra la parte del gasto total que la adquisición controla de manera activa. Un mayor porcentaje implica mayor visibilidad, mejor poder de negociación y una gobernanza de costos más fuerte.
• Porcentaje de gasto no convencional: Este KPI muestra cuántas de las compras que hace tu equipo están fuera de los procesos o contratos autorizados. Hacer un seguimiento de esto te ayuda a reducir el gasto no convencional y a garantizar el cumplimiento.
• Tiempo del ciclo de las órdenes de compra (PO): Es el tiempo que lleva un pedido desde la solicitud hasta el despacho. Los ciclos más cortos indican autorizaciones más simples y buena respuesta de los proveedores.
• Tasa de entrega puntual del proveedor: Este KPI mide la confiabilidad y la constancia operativa del proveedor. Las demoras suelen revelar cuellos de botella que se propagan de un departamento a otro.
• Índice de cumplimiento del contrato: Es el porcentaje que compras que se alinea con los términos y los precios acordados. Deberás hacer un seguimiento de esto para asegurarte de poder ver y contabilizar los ahorros negociados, en lugar de perderlos entre los detalles de la actividad diaria.
• Porcentaje de ahorro de costos: Esta métrica muestra el valor que has captado mediante las mejoras en el abastecimiento, la renegociación y el proceso de adquisición.
• Retorno de inversión (ROI) del área de adquisiciones Al comparar los costos de adquisición con el valor financiero que tus proveedores han proporcionado, podrás demostrar la contribución estratégica, en tus operaciones, del liderazgo en el área de adquisiciones.

Hacer un seguimiento de estos KPI en múltiples paneles les da a los equipos una visión en tiempo real del estado de la adquisición de organización. De ese modo, en lugar de esperar revisiones trimestrales, los líderes pueden ver los desvíos en el momento en que ocurren y tomar medidas de inmediato.

Por qué la visibilidad importa para el abastecimiento estratégico

La visibilidad es la base de cada una de las decisiones de abastecimiento estratégico, no solo un modo de ver cómo has gastado el dinero. Cuando los equipos de adquisición pueden ver con claridad los patrones de gastos, obtienen la información que necesitan para anticipar las necesidades de tu organización, negociar contratos de manera más efectiva y adaptarse rápidamente a los cambios.

Esta información es esencial ya que el aumento de costos se ha convertido en una preocupación cada vez mayor en la adquisición. De hecho, una encuesta de la industria de 2024 descubrió que cuatro de cada diez organizaciones observaron un aumento en los gastos de abastecimiento el año anterior, lo que es una clara señal de que la visibilidad limitada suele llevar a la pérdida de oportunidades de ahorro. Cuando los equipos no pueden ver dónde van sus gastos o cómo cambian los precios del proveedor con el tiempo, es casi imposible que puedan controlar los costos de manera efectiva.

El estudio Total Economic Impact™ de Forrester y Amazon Business también notó que las organizaciones que usan Visibilidad de gastos (un beneficio de Business Prime) ahorran hasta un 20 % en costos de adquisición. Esos ahorros surgieron de un abastecimiento más inteligente, una reducción en el gasto no convencional y decisiones mejor informadas sobre los proveedores, no solo precios más bajos.

Cuando se unen los datos de varios paneles en una única vista unificada, los líderes de adquisición pueden crear escenarios, alinear el abastecimiento con los objetivos del negocio y fortalecer la resiliencia de la base de proveedores. Esta visibilidad transforma la adquisición reactiva en predictiva y ayuda a los equipos a anticiparse, reasignar presupuestos y convertir cada decisión en una ventaja estratégica.

Tres beneficios de usar los paneles de adquisición

Los paneles crean un impacto organizacional medible en cuanto a la eficiencia, el cumplimiento y la colaboración. Estos son los tres beneficios más tangibles que los líderes de adquisición suelen ver al usar los paneles:

1. Visibilidad de gastos en tiempo real

Los paneles de adquisición centralizan datos de varias fuentes para proporcionar una fuente centralizada de verdad de la administración de gastos. A simple vista, los gerentes pueden ver en qué estado están los presupuestos, cómo evolucionan las categorías a lo largo del tiempo y qué proveedores concentran las mayores porciones del gasto.

Para las organizaciones que compran a través de Amazon Business, Analítica de Amazon Business ofrece un modo simple de traer a la vista esta información al instante brindando informes listos para usar y visualizaciones de gastos por categoría, proveedor y período sin necesidad de una configuración compleja. Los equipos pueden exportar datos, monitorear tendencias y crear paneles personalizados que complementan sus informes de adquisición más amplios.

Esta visibilidad en tiempo real reduce el gasto marginal y alinea los departamentos más rápidamente durante los ciclos de planificación. Y para las organizaciones que están en crecimiento, esta claridad puede ser transformadora. En lugar de reaccionar a los informes mensuales de exceso de gastos, los equipos pueden obtener una comprensión continua y precisa de los patrones de gastos, lo que les permite tomar mejores decisiones a todo nivel.

2. Seguimiento del rendimiento de los proveedores

Los paneles aportan estructura a la administración de proveedores comparando las métricas clave de referencia, como la entrega a tiempo, la tasa de productos con defectos y la respuesta a problemas.

Cuando estos datos de rendimiento pueden verse en tiempo real, los equipos de adquisición pueden identificar qué proveedores ofrecen valor de manera constante y cuáles requieren medidas correctivas o sustitución. Estos paneles también respaldan la comunicación más efectiva al basar las conversaciones en datos —no en anécdotas— y promover la colaboración en lugar del conflicto.

Con el tiempo, los paneles de proveedores ayudan a las organizaciones a crear redes más confiables reduciendo el riesgo, mejorando la calidad y garantizando la continuidad en el suministro cuando hay interrupciones.

3. Cumplimiento y adherencia a las políticas

Las políticas de adquisición solo funcionan cuando los equipos las siguen, lo que implica que las organizaciones deben monitorear el cumplimiento para hacer un seguimiento de la adherencia. Los paneles simplifican el proceso de monitoreo detectando compras por fuera de las políticas, excesos en el presupuesto o anomalías en los flujos de autorización.

Si los líderes de adquisición pueden ver los desvíos cuando ocurren, pueden corregir rápidamente la conducta de compra antes que se torne costosa. Pero más allá de evitar el riesgo, los paneles de cumplimiento, como el que publicó la Ciudad de Jacksonville, FL, también refuerzan la rendición de cuentas y la transparencia, y muestran a la dirección dónde las políticas generan mejoras medibles.

Para las organizaciones que quieren equilibrar el crecimiento con la gobernanza, la visibilidad automática es clave para escalar responsablemente.

Cómo diseñar un panel de adquisición

No necesitas un título universitario en datos para crear un panel de adquisición útil. Los siguientes pasos te ayudarán a crear paneles que inspiran la acción y que impulsan un ROI mayor:

Identifica tus objetivos y tu audiencia

Cada panel debería comenzar con una intención. Para descubrirla, pregúntate quién lo usará y qué decisiones respaldará.

Por ejemplo, es posible que un gerente de Adquisiciones quiera monitorear la evolución de los gastos no convencionales, mientras que el departamento de Finanzas necesite tener visibilidad de la consolidación del proveedor o de los cambios de costos por categoría. Ajustar tus paneles a cada audiencia garantiza que las personas adecuadas vean la información adecuada sin ruido innecesario.

Cuando los paneles reflejan las preguntas que realmente hacen las partes interesadas, aumenta la adopción y el impacto en tus equipos.

Define los KPI de adquisición adecuados

No todas las métricas merecen igual atención. En lugar de hacerles un seguimiento a todas, deberías elegir solo los KPI que se alinean con los objetivos estratégicos y el nivel de madurez de tu organización. 

Estas son algunas métricas a tener en cuenta que podrías incluir en tus informes de adquisición:

• Gastos bajo administración
• Porcentaje de gasto no convencional
• Tiempo del ciclo de orden de compra
• Tasa de entrega puntual
• Índice de rendimiento del proveedor
• Índice de cumplimiento del contrato
• Porcentaje de ahorro de costos
• Retorno de inversión (ROI) del área de adquisiciones

Hacer un seguimiento de un conjunto centrado de KPI puede ayudar a tu equipo a evitar la sobrecarga del panel. Después de todo, la claridad le gana a la complejidad en todo momento.

Consolida y limpia tus fuentes de datos

Los paneles son tan precisos como los datos que los respaldan. 

En las organizaciones pequeñas y medianas, los datos suelen encontrarse en múltiples sistemas, como en herramientas de ERP, tarjetas de compra y portales de proveedores. Al consolidar y limpiar los datos antes de la visualización, los equipos pueden eliminar los informes duplicados, descubrir patrones de gastos ocultos y asegurarse de que los números cuenten una historia consistente.

Esta centralización no solo mejora la precisión de los informes sino que también les ahorra a los equipos horas de conciliación manual cada mes, lo que los libera para que puedan centrarse en el análisis en lugar de en la recolección de datos.

Visualiza tu panel para tener mayor claridad

Un panel efectivo simplifica el trabajo de todas las partes interesadas. Para que tus paneles sean más fáciles de navegar, elige vistas que hagan que las tendencias sean obvias de inmediato. Por ejemplo, los gráficos de líneas funcionan bien para hacer un seguimiento del gasto en el tiempo, los gráficos de barras destacan las comparaciones entre proveedores y los gráficos de torta muestran la distribución de categorías de un vistazo. Además, los códigos y la filtración por colores añaden profundidad sin saturar, lo que ayuda a los usuarios a interpretar rápidamente datos complejos.

Por encima de todo, los paneles deberían invitar a la acción, no solo a la observación. Cuando los usuarios pueden ver de inmediato qué funciona, qué está fuera del camino marcado y qué requiere atención, es mucho más probable que tomen medidas sobre esa información en lugar de tan solo observarla.

Automatiza las actualizaciones y monitorea el progreso

Las actualizaciones manuales ineficientes dinamitan la confianza y la puntualidad debido a los errores humanos, pero la automatización garantiza que los paneles sigan siendo precisos a medida que los datos cambian.

Para mantener el mayor grado de precisión en tus paneles, configura actualizaciones automáticas de métricas esenciales y alertas en tiempo real de infracciones de umbrales, como excesos en el presupuesto o compras que no cumplen con las políticas. Este enfoque convierte los paneles en herramientas de administración proactivas, en lugar de tarjetas de puntuaciones retrospectivas.

La automatización de las adquisiciones también fomenta una cultura de mejora continua. De ese modo, cuando los equipos ven el progreso en vivo, naturalmente alinearán sus acciones a los objetivos compartidos.

Amazon Business y la visibilidad de las adquisiciones

Los equipos de adquisición necesitan sistemas que faciliten la interpretación de los datos en tiempo real y las medidas de acción basadas en estos datos. Al usar soluciones de software de adquisición, como Amazon Business, las organizaciones pueden pasar de informes estáticos a información dinámica.

Para los equipos que ya compran a través de Amazon Business, Visibilidad de gastos ofrece paneles precreados que hacen un seguimiento de las compras que realizan dentro de Amazon Business. Estos paneles muestran los gastos por departamento, centro de costos o usuario individual, lo que proporciona claridad procesable sin la necesidad de una configuración o una codificación compleja.

Dado que la Visibilidad de gastos se centra específicamente en las compras que hacen tus equipos de adquisiciones con Amazon Business, puedes ver cómo tu organización interactúa con la solución. Para muchos, esa transparencia es un punto de inicio para una optimización de gastos más amplia en todas las herramientas y los proveedores.

Haz un seguimiento de los gastos por departamento

El seguimiento por departamento les ofrece a los gerentes la rendición de cuentas que necesitan para respaldar las cifras brutas. Y con Visibilidad de gastos, los líderes de adquisición pueden ver quién compra qué, cuándo y para qué proyecto.

Esta vista ayuda a los equipos a alinear los presupuestos con las prioridades de negocio, reducir los pedidos duplicados, mejorar la precisión de los pedidos e identificar oportunidades para compartir costos entre los departamentos. Para Finanzas, también significa informes más claros y menos sorpresas al final del trimestre.

Al visibilizar la información de los gastos mediante paneles intuitivos, Amazon Business permite a las organizaciones agilizar las conversaciones sobre presupuestos y basarlas más en datos.

Genera análisis para fortalecer el cumplimiento de las políticas

El cumplimiento no tiene que depender de la supervisión manual. En cambio, con el análisis de las adquisiciones integrado, los paneles de Amazon Business ayudan a los equipos a identificar antes desvíos de las políticas y anomalías de gastos para mejorar el nivel de cumplimiento. Los líderes de adquisiciones también pueden utilizar estas conclusiones para fomentar compras responsables y optimizar la combinación de proveedores, todo mientras reducen la carga administrativa.

Para los equipos que quieren una gobernanza más fuerte, Guided Buying (otro beneficio de Business Prime) complementa la Visibilidad de gastos al dirigir automáticamente a los compradores hacia productos y proveedores preferidos. Luego, cuando los empleados hacen compras, tienen una orientación preestablecida y clara que refuerza el cumplimiento de las políticas y la toma de decisiones responsable.

Juntas, estas herramientas crean un enfoque basado en datos y más disciplinado para las adquisiciones, lo que ayuda a los equipos a centrarse menos en el cumplimiento y más en la mejora estratégica.

Convierte los datos en decisiones de adquisición más inteligentes

Los paneles transforman la adquisición de una función reactiva a una estrategia proactiva. Cuando las organizaciones combinan métricas claras con información accesible, pueden anticipar sus necesidades, negociar de manera más efectiva y alinear sus gastos con una estrategia de adquisición a largo plazo.

La ruta de la visibilidad hasta el control para tomar decisiones más inteligentes comienza con una vista clara, que es lo que posibilitan los paneles de adquisición. Y con las herramientas de Amazon Business como Visibilidad de gastos y Guided Buying, las organizaciones pueden generar transparencia, fortalecer las relaciones con sus proveedores y administrar sus procesos de compras con confianza.

¿Todo listo para explorar cómo Amazon Business puede ayudar a tu equipo a desbloquear la visibilidad y el control con Visibilidad de gastos y otras herramientas de compra inteligente? Comunícate con el equipo de Ventas para obtener más información hoy mismo.