Soluciones de software de adquisiciones para el ahorro y la eficiencia.

Las soluciones de software de adquisiciones ofrecen múltiples beneficios a las empresas. Agilizan la gestión de las adquisiciones, automatizan tareas manuales y proporcionan datos en tiempo real que permiten tomar decisiones de compra más informadas y aumentar el ahorro de costos.

De acuerdo con el Instituto Colegiado de Adquisiciones y Suministros, el 69 por ciento de los líderes de la adquisiciones informan que gastan más de $50 millones en bienes y servicios al año. A esta escala, el uso de la tecnología para ahorrar incluso medio punto porcentual podría representar más de 250 000 dólares al año.

Para lograr este tipo de resultados, es esencial comprender qué es un software de adquisiciones, los tipos disponibles y las características clave que deben considerarse durante la búsqueda.

¿Qué son las soluciones de software de adquisiciones?

Las soluciones de software de adquisiciones son herramientas basadas en la nube, diseñadas para agilizar y automatizar los procesos de adquisiciones de una organización. .También conocido como software de adquisiciones electrónicas, este tipo de soluciones ayuda a reducir el tiempo de compra, minimizar errores en la cadena de suministro y ofrecer un mayor control sobre los gastos. 

Algunas soluciones de adquisiciones mejoran la eficiencia a lo largo de todo el ciclo de vida, desde el abastecimiento estratégico hasta la entrega y la gestión de las relaciones con los proveedores. Otras soluciones pueden centrarse únicamente en una parte específica del proceso de adquisiciones, como la gestión de contratos o el análisis de gastos.

Tipos de software de adquisiciones electrónicas

Existen diferentes tipos de software de adquisiciones, que van desde herramientas integrales que gestionan todo el proceso hasta aquellas que se enfocan en una parte específica. Los tipos de soluciones de software más comunes incluyen:

• Software de gestión de adquisiciones: Este es un término amplio para el software que gestiona las actividades de adquisiciones. Según la herramienta, puede abarcar desde el abastecimiento y las compras hasta los pagos y la gestión de proveedores. Los tipos específicos de software de adquisiciones son subconjuntos dentro de esta categoría.

• Software de adquisiciones a pago: Estas herramientas mejoran la eficiencia en el proceso de adquisiciones a pago, ya que gestionan desde la creación de la orden de compra hasta el pago final. Se enfocan en los aspectos transaccionales de las compras, pero no apoyan el abastecimiento de productos ni la selección de proveedores. 

• Software compra a pago: Las soluciones de compra a pago ofrecen un enfoque más integral, ya que gestionan gran parte del proceso de adquisiciones, desde el abastecimiento estratégico hasta el pago. Estos sistemas ayudan en la gestión e incorporación de proveedores, así como en las funcionalidades transaccionales del software de adquisiciones a pago.

• Software de gestión de contratos: Las herramientas de gestión de contratos te ayudan a crear, negociar y rastrear contratos con proveedores. Pueden estandarizar y automatizar el proceso para reducir riesgos, aumentar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa.

• Software de cuentas por pagar (AP): Las soluciones de cuentas por pagar gestionan y automatizan los aspectos financieros del proceso de adquisiciones, incluidos el seguimiento, la verificación de facturas y el procesamiento de pagos. Ayudan a las organizaciones a cumplir los plazos y reducir los errores derivados de los procesos manuales, lo que permite llevar un registro más preciso.

• Software de análisis de gastos: Estas herramientas recopilan y analizan los datos sobre gastos para revelar dónde se destina el dinero de la empresa. El software de análisis de gastos también puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro y facilitar una toma de decisiones más estratégica.

   

Beneficios clave del software de adquisiciones

Las soluciones de software de adquisiciones ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, mientras aumentan la productividad y las protegen de errores humanos. A continuación, se indican algunas formas concretas en las que esta tecnología impulsa estos resultados.

Visibilidad de gastos y controles de presupuesto

Muchas herramientas de adquisiciones incluyen soluciones de gestión de gastos que ofrecen visibilidad en tiempo real de los hábitos de consumo de tu empresa. Con estas herramientas puedes rastrear fácilmente los patrones de gasto y negociar contratos con los proveedores de manera más eficaz, para obtener mejores precios y reducir costos. 

Además, algunas soluciones de adquisiciones ofrecen funciones que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo de las políticas de adquisiciones. Con Amazon Business, por ejemplo, puedes establecer controles de presupuesto y orientar a los empleados hacia los proveedores preferidos para reducir el riesgo.

Análisis detallado e información de compra

Además de analizar gastos, algunas soluciones de adquisiciones también utilizan paneles de análisis para rastrear información útil de factores como el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado. Tu organización puede evaluar a los proveedores según el precio, los plazos de entrega, la calidad y la fiabilidad, para identificar a aquellos que ofrecen un mejor desempeño. 

Al analizar las tendencias del mercado, también puedes prever posibles interrupciones en la cadena de suministro y adaptarte a las condiciones cambiantes del mercado.

Compras en bloque y descuentos por cantidad

Las soluciones de comercio electrónico B2B pueden simplificar considerablemente el proceso de adquisiciones, haciéndolo tan sencillo como una compra en línea. Cuando utilizas una solución diseñada específicamente para empresas, como Amazon Business, no solo obtienes una experiencia familiar, sino también precios exclusivos para el sector empresarial, incluidas opciones de compras en bloque y descuentos por cantidad.

Si necesitas productos con frecuencia, establecer pedidos de reposición automáticos puede ofrecerte descuentos y aumentar la eficiencia operativa.

Gestión de proveedores y cumplimiento normativo

El software de gestión de adquisiciones permite centralizar las actividades de compras, incluidos los contratos con proveedores y el historial de adquisiciones. Esto hace que resulte más fácil encontrar información sobre un proveedor o compra específicos en caso de que surja un problema o se realice una auditoría. La información se rastrea y se guarda automáticamente para que no tengas que preocuparte por un error humano.

Características clave que debes buscar en el software de adquisiciones

Cuando estés listo para implementar un software de adquisiciones, el siguiente paso es determinar qué características clave son imprescindibles para garantizar la elección de la solución más adecuada. Para ello, comienza por elaborar una lista de desafíos que tu software de adquisiciones debe resolver, con el fin de reducir las opciones a considerar.

Una vez que hayas reducido la lista, prioriza las siguientes características a medida que comparas opciones.

Automatización impulsada por IA

Puedes aplicar la automatización en casi todas las etapas del proceso de adquisiciones para mejorar la eficiencia. Los ejemplos de tareas que valen la pena automatizar incluyen:

• Generar órdenes de compra en base a las solicitudes de compra

• Enviar comunicaciones sencillas y solicitudes de propuestas (RFP) a proveedores 

• Crear automáticamente los procesos de autorización para acelerar el proceso

• Supervisar el rendimiento de los proveedores

• Mantener el control sobre las fechas de los contratos, los plazos de entrega y los pedidos de reposición de inventario

Investiga las funciones de automatización de cada opción que consideres, para determinar cuál resulta más útil para tus procesos actuales.

Integraciones

Es importante que tu nueva solución de software le “hable” a tus sistemas actuales y lo hace mediante integraciones. Las integraciones son útiles porque pueden trabajar con tu software de adquisiciones sin necesidad de renovar por completo la infraestructura tecnológica. 

Por ejemplo, si necesitas acceso a una amplia variedad de proveedores verificados y funciones de control de gastos, lo ideal sería utilizar una solución como Amazon Business con opciones de punchout, punch-in, búsqueda integrada o catálogo alojado. Todas estas opciones permiten acceder a la solución de Amazon y a las características de gestión de presupuesto en combinación con tu software actual. Tienes la opción de integrar en tu sistema una interfaz de compra en línea o simplemente comprobarla mediante tu propio portal.

Asegúrate de que las soluciones que evalúas se integren con tu software de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas, para garantizar una transición ágil.

Características de cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo es crítico en la adquisición. Investiga características como los procesos de autorización automáticos, los umbrales de presupuesto personalizables y la posibilidad de bloquear o restringir algunas categorías de productos. Algunas soluciones también ofrecen automatizaciones como 3-Way Match de Amazon Business en cuentas por pagar, que confirma de forma instantánea la precisión de las facturas frente a los recibos y las órdenes de compra, para reducir errores y prevenir fraudes.

Experiencia del usuario

Aunque la experiencia del usuario suele pasarse por alto durante la fase de evaluación, contar con una solución de adquisiciones intuitiva puede ahorrar tiempo a los equipos y reducir de forma significativa los costos de capacitación. 

Según un estudio de 2023 en Computers in Human Behaviors Reports, una experiencia de usuario intuitiva también puede reducir la resistencia durante una transformación digital, ya que los empleados que perciben las nuevas herramientas digitales como fáciles de usar tienden a considerarlas útiles.

Optimización de la eficiencia en las adquisiciones con Amazon Business

Las soluciones de software de adquisiciones son esenciales para las empresas que buscan ahorrar dinero en sus procesos de compras. Estas herramientas ayudan a automatizar tareas manuales, reforzar el cumplimiento normativo y habilitar decisiones basadas en datos que mejoran el rendimiento financiero. Sin embargo, según el Informe sobre el estado de las adquisiciones 2025 de Amazon Business, el 20 % de los responsables de decisiones en adquisiciones afirma que aún no cuenta con sistemas para monitorear y gestionar el riesgo, lo que evidencia una brecha en muchas prácticas de adquisiciones dentro de las organizaciones.

Amazon Business brinda soluciones de software de adquisición que ayuda a las organizaciones a automatizar las compras, mejorar la visibilidad de gastos y administrar los proveedores de forma más eficiente. Con características como la integración con ERP, los procesos de autorización, las opciones de compras en bloque y las facturas conformes a la normativa, la solución ayuda a los equipos de adquisiciones a agilizar las operaciones, mientras mantiene el cumplimiento de las políticas y el control de los costos. 

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