Soluciones de software de adquisición para los ahorros y la eficiencia

Las soluciones de software de adquisición ofrecen múltiples beneficios para las empresas Agilizan la administración de la adquisición, automatizan tareas manuales y brindan datos en tiempo real que permiten tomar decisiones de compra más informadas para aumentar el ahorro de costos.

De acuerdo con el Instituto Colegiado de Adquisiciones y Suministros. el 69 por ciento de los líderes de la adquisición informan que gastan más de $50 millones en bienes y servicios al año. A esta escala, el uso de la tecnología para ahorrar incluso la mitad del porcentaje podría suponer más de $250,000 por año.

Para hacer realidad este tipo de resultados es esencial comprender qué es un software de adquisición, los tipos disponibles y cuáles características clave hay que tener en cuenta durante la búsqueda.

¿Qué son las soluciones de software de adquisición?

Las soluciones de software de adquisición son herramientas basadas en la nube diseñadas para agilizar y automatizar el proceso de adquisición de una organización. También llamadas software de adquisición electrónica, estas soluciones ayudan a reducir el tiempo para comprar, minimizan errores en la cadena de suministro y brindan más control sobre los gastos. 

Algunas soluciones de adquisición mejoran la eficiencia durante todo el ciclo de vida de la adquisición, comenzando por el abastecimiento estratégico y continuando con la entrega y la administración de las relaciones con los proveedores. Otros pueden centrarse solamente en una parte específica del proceso de adquisición, como la administración de contratos o los análisis de gastos.

Tipos de software de adquisición

Hay diferentes tipos de software de adquisición, que van desde herramientas integrales que administran todo el proceso de adquisición a aquellas que se centran en una parte específica. Los tipos de soluciones de software más comunes incluyen:

• Software de administración de adquisición: este es un término amplio para el software que administra actividades de adquisición. Según la herramienta, puede admitir todo, desde el abastecimiento y las compras hasta los pagos y la administración de proveedores. Los tipos específicos de software de adquisición son subconjuntos de esta categoría.

• Software de adquisición a pago: estas herramientas mejoran la eficiencia en el proceso de adquisición a pago, gestionando todo, desde la creación de la orden de compra hasta el pago final. Se enfocan en los aspectos transaccionales de las compras, pero no apoyan el abastecimiento de productos ni la selección de proveedores. 

• Software compra a pago: las soluciones de compra a pago ofrecen un enfoque más integral, ya que gestionan gran parte del proceso de adquisiciones, desde el abastecimiento estratégico hasta el pago. Estos sistemas ayudan en la gestión e incorporación de proveedores, así como en las funcionalidades transaccionales del software de adquisición a pago.

• Software de administración de contratos: las herramientas de administración de contratos te ayudan a crear, negociar y rastrear contratos con proveedores. Pueden estandarizar y automatizar el proceso para reducir riesgos, aumentar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa.

• Software de cuentas por pagar (AP): las soluciones de cuentas por pagar administran y automatizan los aspectos financieros del proceso de adquisición, incluidos el rastreo y la verificación de facturas, así como también el procesamiento de pagos. Ayudan a las organizaciones a cumplir con los plazos y a reducir los errores derivados de los procesos manuales, lo que permite llevar un registro más preciso.

• Software de análisis de gastos: estas herramientas recopilan y analizan los datos sobre gastos para revelar a dónde se destina el dinero de la empresa. El software de análisis de gastos también puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro de costos y facilitar la toma de decisiones más estratégica.

   

Beneficios clave del software de adquisición

Las soluciones del software de adquisición ayudan a los negocios a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que aumentan la productividad y se protegen de errores humanos. A continuación, se indican algunas formas concretas en las que esta tecnología impulsa estos resultados.

Visibilidad de gastos y controles de presupuesto

Muchas herramientas de adquisición contienen algún tipo de solución de administración de gastos que brindan visibilidad en tiempo real de los hábitos de gasto de tu empresa. Con estas herramientas, puedes rastrear los patrones de gastos fácilmente y negociar contratos con proveedores de una mejor manera para obtener precios más favorables, lo que reduce costos. 

Además, algunas soluciones de adquisición brindan características para ayudar a garantizar el cumplimiento normativo con tus políticas de adquisición. Con Amazon Business, por ejemplo, puedes establecer controles de presupuesto y orientar a los empleados hacia los proveedores preferidos para reducir el riesgo.

Análisis detallado e información de compra

Además de analizar gastos, algunas soluciones de adquisiciones también utilizan paneles de análisis para rastrear información útil de factores como el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado. Tu organización puede evaluar a los proveedores en función del precio, los tiempos de entrega, la calidad y la fiabilidad para ayudar a identificar a los que ofrecen un mejor rendimiento. 

Al analizar las tendencias del mercado, también puedes prever posibles interrupciones en la cadena de suministro y adaptarte a las condiciones cambiantes del mercado.

Compras en bloque y descuentos por cantidad

Las soluciones de comercio electrónico B2B pueden facilitar significativamente el proceso de adquisición al hacerlo tan simple como comprar en línea. Cuando utilizas una solución diseñada específicamente para los negocios, como Amazon Business, no solo obtienes una experiencia familiar, sino también precios exclusivos para negocios, incluyendo opciones de compras al por mayor y descuentos por cantidad.

Si necesitas productos con frecuencia, establecer pedidos de reposición automáticos puede ofrecerte descuentos y aumentar la eficiencia operativa.

Administración de proveedores y cumplimiento normativo

El software de administración de adquisición permite centralizar las actividades de adquisición, incluyendo los contratos con proveedores y el historial de compras. Esto hace que resulte más fácil encontrar información sobre un proveedor o compra específicos en caso de que surja un problema o se realice una auditoría. La información se rastrea y se guarda automáticamente para que no tengas que preocuparte por un error humano.

Características clave para buscar en el software de adquisición

Cuando estés listo para implementar el software de adquisición, el siguiente paso es determinar qué características clave son imprescindibles para garantizar la elección de la solución más adecuada. Para realizar esto, comienza por hacer una lista de desafíos que tu herramienta de adquisición necesita solucionar para reducir qué tipos de software de adquisición considerar.

Una vez que hayas reducido la lista, prioriza las siguientes características a medida que comparas opciones.

Automatización impulsada por IA

Puedes utilizar la automatización en casi todos los pasos del proceso de adquisición para ayudar a aumentar la eficiencia. Los ejemplos de tareas que valen la pena automatizar incluyen:

• Generar órdenes de compra con base en las solicitudes de compra

• Enviar comunicaciones sencillas y solicitudes de propuestas (RFP) a proveedores 

• Crear automáticamente los procesos de autorización para acelerar el proceso

• Monitorear el rendimiento de los proveedores

• Mantener el control sobre las fechas de los contratos, los plazos de entrega y los pedidos de reposición de inventario.

Investiga las características de automatización de cada opción que estés considerando para determinar cuál sería más útil para tus procesos existentes.

Integraciones

Es importante que tu nueva solución de software le “hable” a tus sistemas actuales, y lo hace mediante integraciones. Las integraciones son útiles porque pueden trabajar con tu software de adquisición sin necesidad de renovar por completo tu infraestructura tecnológica. 

Por ejemplo, si necesitas acceso a una amplia variedad de proveedores verificados y funcionalidades de control de gastos, sería ideal el uso de una solución como Amazon Business como punchout, punch-in, búsqueda integrada o catálogo alojado. Todas estas opciones permiten acceder a la solución de Amazon y a las características de administración de presupuesto en combinación con tu software actual. Tienes la opción de integrar en tu sistema una interfaz de compra en línea o simplemente comprobarla mediante tu propio portal.

Asegúrate de que las soluciones que estás evaluando se integren con tu software de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas para garantizar una transición ágil.

Características de cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo es crítico en la adquisición. Investiga características como los procesos de autorización automáticos, los umbrales de presupuesto personalizables y la posibilidad de bloquear o restringir algunas categorías de productos. Algunas soluciones también ofrecen automatizaciones como 3-Way Match de Amazon Business en cuentas por pagar, la cual confirma de forma instantánea la precisión de las facturas con respecto a los recibos y las órdenes de compra para reducir errores y prevenir fraudes.

Experiencia de usuario

Si bien es fácil pasar por alto la experiencia de usuario durante la fase de evaluación, tener una solución de adquisición intuitiva puede ahorrar a los equipos tiempo y gastos de formación significativos.

De acuerdo con un estudio de 2023 en Computers in Human Behaviors Reports, una experiencia de usuario intuitiva también puede reducir la resistencia durante una transformación digital, ya que los empleados que consideran que las nuevas herramientas digitales son fáciles de usar tienden a percibirlas como útiles.

Optimización de la eficiencia de la adquisición con Amazon Business

Las soluciones de software de adquisición son esenciales para las empresas que buscan ahorrar dinero en adquisición. Estas herramientas ayudan a automatizar tareas manuales, aumentar el cumplimiento normativo y habilitar decisiones impulsadas por datos que generan un mejor rendimiento financiero. Sin embargo, de acuerdo con el Informe sobre el estado de las adquisiciones de 2025 de Amazon Business, el 20 por ciento de las personas que toman decisiones sobre adquisiciones afirman que aún no poseen sistemas para monitorear y administrar el riesgo, resaltando una brecha en muchas prácticas de adquisición en las organizaciones.

Amazon Business brinda soluciones de software de adquisición que ayudan a las organizaciones a automatizar las compras, mejorar la visibilidad de gastos y administrar los proveedores de forma más eficiente. Con características como la integración con ERP, los procesos de autorización, las opciones de compras al pro mayor y las facturas conformes a la normativa, la solución ayuda a los equipos de adquisiciones a agilizar las operaciones, mientras mantiene el cumplimiento de las políticas y el control de los costos. 

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