Estrategias de adquisición en el sector minorista: cómo mantenerse competitivo

El comercio minorista nunca deja de evolucionar, al igual que las expectativas que las organizaciones imponen a los líderes de adquisición. Ya sea que estés buscando un inventario estacional, gestionando negociaciones con proveedores o tratando de mantener la continuidad entre las tiendas físicas y los estantes digitales, la presión por cumplir es real.

Sin embargo, la inflación y las fluctuaciones de la cadena de suministro han hecho que el control de costos y la disponibilidad sean todo menos predecibles. A esto se suma la creciente demanda de un despacho omnicanal rápido y fluido y la necesidad cada vez mayor de cumplir con los mandatos de sostenibilidad, lo que deja en claro que la adquisición minorista ya no se trata solo de comprar. Ahora requiere construir una estrategia que se adapte a la demanda, que escale con el crecimiento y que respalde los objetivos comerciales más amplios.

Las estrategias de compra comercial inteligente pueden ayudarte a crear una ventaja competitiva a través de la rapidez, la transparencia y relaciones más sólidas con los proveedores. 

¿Qué es la adquisición minorista?

La adquisición minorista es el proceso de abastecimiento, compra y administración de los bienes y servicios que mantienen surtidos y en funcionamiento tanto a las tiendas físicas como a los estantes digitales. En esencia, desempeña un rol fundamental en la administración del presupuesto, la continuidad de la cadena de suministro y, en última instancia, la satisfacción del cliente. La adquisición minorista también exige equilibrar el ahorro de costos con la confiabilidad, al mismo tiempo que se gestionan las relaciones con proveedores, las limitaciones de inventario y el cumplimiento interno. 

Para las organizaciones que administran compras en varias ubicaciones, especialmente en redes de tiendas, controlar el gasto marginal a nivel minorista puede aumentar la complejidad. Cuando no se administran, las compras únicas o de bajo valor rápidamente se convierten en costos ocultos y en un uso inconsistente de proveedores.

Para contrarrestar estos desafíos, el enfoque de la adquisición minorista moderna ha cambiado: de asegurar el precio más bajo a construir un proceso de adquisición que priorice el valor, la resiliencia y la mitigación de riesgos. Los equipos líderes de adquisición ahora miran más allá del costo unitario para evaluar la confiabilidad de los proveedores, la rapidez del despacho y la alineación con los objetivos de sostenibilidad y cumplimiento normativo. Al adoptar herramientas que simplifican los procesos de autorización, estandarizan los comportamientos de compra y hacen visibles los datos de gasto, estos equipos pueden operar con mayor agilidad e impacto en todo el negocio.

Adquisición minorista moderna: cinco estrategias clave

Para mantenerse al día con las preferencias cambiantes de los consumidores y los desafíos globales, los equipos de adquisición minorista necesitan una mentalidad orientada al futuro y las herramientas adecuadas para seguir siendo competitivos. Sugerimos comenzar con las siguientes cinco estrategias para alcanzar estos objetivos:

1. Enfocarse en asociaciones de proveedores basadas en el valor

La adquisición en el sector minorista ha evolucionado. En lugar de limitarse a obtener el precio más bajo, ahora se trata de construir relaciones con proveedores que ayuden a la organización a adaptarse, escalar e innovar en tiempo real. Cuando esas relaciones se fundamentan en metas compartidas y confianza, se convierten en una ventaja estratégica.

¿Cómo se ve esto en la práctica? 

Los equipos líderes de adquisición minorista suelen codiseñar objetivos con los proveedores, como mejorar la calidad y apoyar iniciativas de diversidad, lo que crea incentivos mutuos y reduce riesgos. Ampliar la red hacia categorías emergentes de proveedores, como marcas directas al consumidor, también reduce la dependencia excesiva de los canales tradicionales.

Los profesionales de adquisición utilizan datos de desempeño para guiar sus decisiones de abastecimiento, en lugar de basarse únicamente en listas estáticas de proveedores. Pero no están solos en este proceso: Amazon Business respalda este cambio con funciones como certificaciones de proveedores, herramientas de administración de relaciones con proveedores y un amplio catálogo que permite a los equipos filtrar y comparar opciones. Esto facilita la búsqueda de socios que se alineen con los objetivos de negocio y puedan adaptarse junto con ellos.

2. Crear previsiones de demanda ágiles

Dirigir una organización minorista implica mantener la operación estable, incluso cuando la demanda fluctúa. Los equipos necesitan un método confiable para abastecer insumos básicos como productos para salas de descanso, artículos de limpieza y suministros de oficina, de modo que los empleados puedan concentrarse en atender a los clientes.

Para lograr agilidad, los equipos de adquisición combinan datos históricos con niveles de inventario en tiempo real y señales actuales del mercado. Una administración de equipo sólida es fundamental. Implica alinear los gerentes de tienda, los centros de despacho y las oficinas centrales en torno a previsiones compartidas para ajustar pedidos rápidamente y mantener la ventaja competitiva.

En este ámbito, Amazon Business ofrece análisis que se integran con tus sistemas de adquisición existentes y sugieren puntos de reposición. Esto permite optimizar las compras e implementar una administración proactiva del inventario antes de que los estantes se queden sin productos. 

3. Controlar el gasto marginal

Las organizaciones minoristas suelen manejar miles de compras pequeñas y descentralizadas entre tiendas, almacenes y oficinas. Sin control, estas compras, conocidas como gasto marginal, pueden acumularse rápidamente y generar problemas como proveedores duplicados, gastos no autorizados y poca visibilidad de adónde va el dinero.

La estandarización de pedidos de insumos básicos permite agilizar las autorizaciones, reducir las demoras y facilitar que los equipos obtengan lo que necesitan sin incumplir políticas. Además, las entregas rápidas y las listas compartidas ayudan a que todas las ubicaciones operen de manera consistente, lo que libera tiempo para que los empleados se enfoquen en los clientes.

Las soluciones inteligentes de compra como Amazon Business ofrecen herramientas para administrar el gasto marginal a gran escala. Características como Guided Buying en Business Prime, los procesos de autorización y la Analítica de gastos brindan a los líderes de adquisición la visibilidad y los controles necesarios para reducir el desperdicio, consolidar proveedores y mantener las operaciones distribuidas funcionando sin contratiempos.

4. Diversificar las redes de la cadena de suministro

Depender de una única fuente de suministro deja a los minoristas vulnerables a interrupciones geopolíticas, desastres naturales o retrasos en el transporte. En cambio, buscar distintas opciones de abastecimiento en distintas regiones, métodos de producción y tipos de adquisición permite administrar esos riesgos. Esta descentralización ayuda a ajustar la capacidad según las fluctuaciones de la demanda.

El gasto marginal, en particular, puede ser difícil de administrar porque, a menudo, ocurre fuera de los procesos formales. Sin embargo, los clientes de Amazon Business pueden abordar este problema mediante la Visibilidad de gastos, una característica exclusiva de Business Prime que ofrece paneles de control potentes para analizar el gasto descentralizado e identificar oportunidades de ahorro. Esta solución inteligente de compra facilita rastrear las compras en distintas ubicaciones, detectar gastos no planificados y reforzar las políticas de cumplimiento. 

Además, Guided Buying y los catálogos personalizados apoyan la diversidad de proveedores al dirigir a los empleados hacia opciones preferidas de proveedores y rangos de precios, mientras que las opciones de entrega según la ubicación garantizan que las tiendas reciban inventario más rápido sin duplicar envíos.

5. Alinear la adquisición con objetivos de compra responsable

Los minoristas enfrentan cada vez más presión para comprar de manera responsable. Sin embargo, traducir los objetivos de sostenibilidad en acciones de adquisición es más fácil de decir que de hacer. 

Cuando se trata de trabajar con proveedores para mejorar la sostenibilidad, 57 por ciento de los ejecutivos de adquisición considera que la medición del desempeño es su mayor desafío, según una encuesta de Gartner de 2023. Esto significa que, incluso cuando las organizaciones priorizan el impacto ambiental o social, a menudo tienen dificultades para rastrear de manera significativa el progreso de los proveedores.

Para cerrar esa brecha, los equipos de adquisición buscan cada vez más proveedores que ofrezcan credenciales claras y verificables de sostenibilidad. Ya sea que el enfoque esté en el contenido reciclado, las compensaciones de carbono, la reutilización o las certificaciones de terceros, la visibilidad es clave. Estos atributos también pueden influir en los costos, el cumplimiento y la resiliencia a largo plazo.

Amazon Business respalda la adquisición responsable con herramientas que facilitan la administración. Las certificaciones de proveedores y los paneles de informes ayudan, por ejemplo, a comparar las compras frente a los objetivos de adquisición, lo que brinda a los equipos la confianza de actuar con base en datos medibles.

Cinco pasos para preparar la adquisición minorista para el futuro

Implementar una adquisición moderna requiere una hoja de ruta práctica que equilibre la agilidad y el control. Aquí es donde puedes comenzar:

1. Identifica tus necesidades específicas

Empieza por comprender qué necesitan tus tiendas, oficinas centrales y centros de despacho de comercio electrónico. Segmentar tus necesidades de esta manera permite adaptar las estrategias de abastecimiento, como usar empaques al por mayor para los centros de distribución o exhibidores especializados para las tiendas físicas. 

Además, un sistema de administración de inventario que rastree los SKU por ubicación evita el sobreabastecimiento y garantiza que cada tienda tenga las existencias adecuadas para atender a los clientes.

2. Realiza evaluaciones exhaustivas de proveedores

Para los minoristas con múltiples ubicaciones, la adquisición consiste en asegurarse de que cada tienda o departamento pueda comprar de forma alineada con los estándares de la organización. Los equipos distribuidos a menudo necesitan flexibilidad para adquirir localmente lo que requieren, mientras que los líderes de adquisición necesitan visibilidad y control a nivel empresarial.

Las funciones de Cuentas asociadas y las entidades legales múltiples de Amazon Business respaldan este equilibrio. Permiten a las organizaciones administrar las compras en tiendas, regiones o marcas bajo una sola cuenta global, sin dejar de otorgar autonomía a cada ubicación para operar con eficiencia. Con una visibilidad compartida del gasto y una supervisión simplificada, los minoristas pueden agilizar aprobaciones, consolidar proveedores y mantener las operaciones alineadas con los objetivos generales de adquisición.

3. Negocia contratos y términos

No te comprometas con acuerdos a largo plazo en categorías volátiles, como la electrónica de consumo o las materias primas. Negociar contratos con cantidades flexibles y ciclos de renovación más cortos permite adaptarse rápidamente cuando la demanda aumenta o los precios bajan. 

Para lograrlo, incluye acuerdos de nivel de servicio claros, incentivos para los proveedores y términos de pago mutuamente beneficiosos. De esta manera, puedes garantizar que tus proveedores se mantengan comprometidos incluso en períodos de inestabilidad y asegurar la rentabilidad para ambas partes.

4. Administra las órdenes de compra y las aprobaciones

Optimizar el proceso de órdenes de compra (PO) reduce la fricción, baja los costos administrativos y previene gastos no autorizados. Para lograrlo, automatiza los procesos de autorización para simplificar las PO a nivel de tienda y dirigirlas a los responsables adecuados sin intervención manual. 

Con Amazon Business, los gerentes pueden mejorar sus procesos de PO estableciendo umbrales de gasto y autorizaciones automáticas para compras rutinarias, mientras marcan las excepciones para revisión. Esta automatización reduce los cuellos de botella, brinda visibilidad sobre los presupuestos y libera al equipo para enfocarse en iniciativas estratégicas en lugar de tareas administrativas.

5. Supervisa el despacho y el desempeño

La adquisición no termina al realizar un pedido. También es necesario verificar si los proveedores entregan la mercadería a tiempo, completan los pedidos con precisión y responden con rapidez a los problemas. También debes evaluar periódicamente métricas específicas del sector minorista, como la tasa de cumplimiento (el porcentaje de pedidos entregados que los proveedores han completado), la puntualidad y la capacidad de respuesta de los proveedores, para identificar brechas y detectar oportunidades de mejora. 

Sin embargo, rastrear estos KPI es solo la mitad del trabajo. Lo que impulsa resultados reales es actuar según los conocimientos obtenidos.

Ahí es donde entran las herramientas de análisis en tiempo real. Facilitan la investigación de tendencias, la generación de informes personalizados y la conversión de datos en decisiones estratégicas. Un ejemplo es The Paper Store: su equipo utiliza la Analítica de Amazon Business para reportar la actividad de las compras. Al comprender los patrones y actuar sobre los hallazgos, la empresa ahorra más de $10,000 al mes y reduce las horas que sus tiendas dedican a pedidos y autorizaciones, lo que libera a los recursos de la nómina para tareas de mayor valor.

Impulsa el crecimiento con la adquisición en el sector minorista

La adquisición moderna es una palanca estratégica para impulsar el crecimiento de la marca. Cuando los minoristas invierten en asociaciones con proveedores basadas en el valor, pronósticos de demanda ágiles y fuentes de abastecimiento diversificadas, crean la flexibilidad necesaria para prosperar en el entorno omnicanal y acelerado de hoy.

Sin embargo, a medida que las organizaciones minoristas crecen, también aumentan las complejidades de las compras entre ubicaciones, equipos y categorías. Sin sistemas estandarizados y una visibilidad clara, incluso la mejor estrategia de adquisición puede fallar y generar restricciones de flujo de efectivo, incumplimientos de políticas y oportunidades de ahorro desaprovechadas.

Allí es donde Amazon Business puede ayudar. Como solución inteligente de compra, ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones de adquisición, mejorar el cumplimiento y descubrir oportunidades reales de eficiencia e impacto. 

Conéctate hoy con el equipo de Amazon Business para aprender cómo reducir fricciones, obtener resultados medibles y contribuir para lograr prácticas de compra más sostenibles en tu organización.