Administración de gastos: qué es y cómo mejorarla

En muchas organizaciones, la adquisición es un acto de equilibrio sin fin. Mientras que los equipos negocian cuidadosamente los contratos de proveedores principales y los gastos de capital, entre el 20 y el 30 por ciento de los gastos a menudo se considera gasto marginal, o gastos no administrados, lo que genera ineficiencias. 

Esta falta de visibilidad conduce a sobrecostos presupuestarios e incrementa el riesgo de infracciones de conformidad, compras duplicadas y oportunidades de ahorro perdidas. Sin una estrategia clara, muchas organizaciones reaccionan a los costos en lugar de controlarlos. 

Lo que se necesita es administración de gastos, un enfoque proactivo e integral para dirigir, optimizar y simplificar el gasto en toda tu organización. No se trata solo de reducir costos o mejorar el flujo de efectivo; se trata de obtener claridad y tomar decisiones más inteligentes en cada paso del proceso de compra. 

Según el informe 2025 The Procurement Imperative de Economist Impact, los equipos de adquisición priorizan cada vez más la colaboración interna y externa para apoyar mejor la visión de su organización y mejorar las compras responsables e innovación de proveedores. La gran mayoría de los líderes ejecutivos creen que estos esfuerzos fortalecen tanto el control de costos como el desempeño de sostenibilidad.

Tu organización necesita más que solo un seguimiento presupuestario básico. Necesita un enfoque de todo el sistema para administrar el gasto antes de que ocurra.

¿Qué es la administración de gastos?

La administración de gastos se refiere a las estrategias, procesos y tecnologías que una organización utiliza para administrar las actividades de compra, desde la solicitud hasta el pago, con el objetivo de aumentar la visibilidad, las eficiencias operativas y el control del gasto. A diferencia de las estrategias tradicionales de reducción de costos, la administración de gastos es integral e incluye:

• Control de procesos: simplifica los procesos y autorizaciones de adquisición

• Análisis: aprovecha datos para informar decisiones de compra

• Administración de proveedores: consolida proveedores y optimiza contratos

Cuando se implementa de manera efectiva, la administración de gastos ayuda a las organizaciones a:

• Eliminar compras irregulares o no conformes

• Mejorar la precisión presupuestaria

• Aplicar políticas de adquisición en todos los departamentos

• Desbloquear ahorros de costos sin comprometer la agilidad operativa

   

Administración de gastos versus administración de gastos de empleados

Puede ser fácil confundir la administración de gastos con la administración de gastos de empleados, pero tienen propósitos diferentes:

• la administración de gastos incluye la administración de todos los tipos de adquisición, desde compras indirectas como suministros de oficina hasta el abastecimiento estratégico de materias primas. Cuenta el gasto de la empresa iniciado tanto por empleados como por departamentos.

• La administración de gastos de empleados, por otro lado, se enfoca principalmente en rastrear y reembolsar los gastos de los empleados, como costos de viaje y comidas durante viajes de trabajo. Las empresas a menudo rastrean estos costos a través de informes de gastos. 

La administración de gastos ofrece visibilidad antes de que se gaste dinero y así permitir un control proactivo en lugar de conciliar compras después de que ocurran.

Administración de gastos versus análisis de gastos

Administrar el gasto también difiere de analizarlo. El análisis de gastos implica recopilar y evaluar datos históricos de compras para detectar ineficiencias y oportunidades. 

Mientras que el análisis de gastos te dice qué sucedió, la administración de gastos te ayuda a decidir qué hacer a continuación. Es el marco operativo que convierte los conocimientos analíticos en políticas, procesos y acciones tangibles que mejoran los resultados de la adquisición.

Por qué la administración de gastos es importante ahora

La economía posterior a la pandemia ha cambiado la forma en que las organizaciones compran:

• Las presiones de costos aumentan debido a la inflación, la escasez de mano de obra y la incertidumbre económica.

• La volatilidad de la cadena de suministro continúa interrumpiendo los pronósticos y la confiabilidad de los proveedores.

• Las expectativas de las partes interesadas y la junta directiva son cada vez mayores con respecto a la transparencia y la responsabilidad en la forma en que las organizaciones gastan su dinero. 

Según la Encuesta Global de Directores de Adquisición de Deloitte de 2025, las organizaciones dispuestas a invertir en tecnología para mejorar el desempeño tienen muchas más probabilidades de superar a las organizaciones que no lo hacen en todas las métricas de desempeño de adquisición. Entre esto, se incluye lo siguiente:

• Ahorro de costos

• Omisión de costos

• Satisfacción de las partes interesadas internas

• Rendimiento de los proveedores

• Habilitación de la innovación

   

Estrategia de administración del gasto: Componentes clave

Una estrategia efectiva de administración del gasto no se trata solo de herramientas. También se trata de estructura. Aquí están los pilares clave en los que las organizaciones deben enfocarse al crear sus sistemas de administración de gastos.

Visibilidad y análisis en tiempo real

No puedes administrar lo que no puedes ver. Los datos consolidados en tiempo real permiten a los encargados de la toma de decisiones rastrear tendencias de gasto, detectar anomalías y crear políticas proactivas. Sin esa visibilidad, las decisiones de compra se toman a ciegas, lo que lleva a compras duplicadas, ahorros perdidos y problemas de conformidad interna.

Controles de política y conformidad

Los procesos de autorización y de política sólidos pueden permitir que tu organización guíe el gasto de los empleados sin administrar en detalle. Por ejemplo, establecer límites de gasto por departamento o rol, o dirigir a los usuarios hacia proveedores preferidos puede reducir el riesgo mientras se mantiene la flexibilidad. 

Consolidación de proveedores y eficiencia de abastecimiento

Comprar a demasiados proveedores crea complejidad, no saca provecho del gasto y aumenta la probabilidad de compras fuera de contrato. Simplificar tu lista de proveedores para enfocarte en proveedores de alta calidad y previamente evaluados mejora la eficiencia de compras y fortalece el poder de negociación. 

Pronóstico y optimización del gasto

El software moderno de administración del gasto admite análisis predictivos, lo que te permite pronosticar necesidades de compra basadas en datos históricos y tendencias. Las herramientas automatizadas pueden detectar anomalías, sugerir reasignaciones de presupuesto y rastrear el desempeño del gasto contra los KPI. 

Generación de informes y mejora continua

El éxito sostenible proviene de evaluar y construir sobre información. Al medir métricas como el porcentaje de gasto bajo administración, la tasa de conformidad de políticas y los ahorros por categoría, puedes ajustar continuamente tu estrategia y demostrar el valor de la adquisición para tu negocio. 

Desafíos comunes de la administración de gastos

Si bien la administración de gastos tiene muchos beneficios, también viene con su cuota de desafíos. Incluso con los objetivos correctos, muchas organizaciones luchan por implementar estrategias efectivas debido a puntos débiles persistentes como los siguientes.

Compras fragmentadas y gasto no convencional

Cuando los departamentos o individuos realizan compras fuera de los sistemas autorizados o listas de proveedores, conocido como gasto no convencional, las organizaciones pierden control sobre precios, calidad y conformidad. Esto lleva a precios poco coherentes, problemas de conformidad y sobrecostos presupuestarios. 

Las compras fragmentadas también debilitan tu poder de negociación y hacen que sea casi imposible hacer cumplir las políticas de toda la empresa.

Solución: implementa cuentas centralizadas, procesos de autorización estandarizados y listas de compras compartidas para frenar el gasto no autorizado y mejorar la conformidad.

Visibilidad de datos limitada

Sin datos consolidados, los líderes de adquisición no pueden ver fácilmente dónde y cómo gastan los equipos. Esta falta de información a menudo proviene de múltiples sistemas desconectados (por ejemplo, ERP, plataformas de adquisición, hojas de cálculo) o formatos de datos poco coherentes entre departamentos o centros de costos, lo que dificulta identificar desperdicios o rastrear la conformidad con los objetivos presupuestarios.

Solución: utiliza soluciones de adquisición para unificar datos entre sistemas, proveedores y departamentos.

Procesos manuales y equipos aislados

Los procesos manuales por correo electrónico y la falta de coordinación entre adquisición, finanzas y gerentes de departamento ralentizan las autorizaciones e incrementan el riesgo de errores. Los problemas comunes incluyen:

• Procesos en papel

• Retrasos en las autorizaciones de compras o coincidencia de facturas

• Prioridades conflictivas entre equipos de finanzas (control) y departamentos (velocidad y flexibilidad)

   

Este aislamiento resulta en compras retrasadas, empleados frustrados y capacidad limitada para escalar la adquisición a medida que tu organización crece.

Solución:utiliza colaboración interfuncional y automatización de procesos para permitir compras más rápidas y precisas.

Dificultad para aplicar la conformidad

Las políticas de adquisición solo funcionan si se cumplen, y muchas organizaciones luchan con la aplicación. Esto a menudo se debe a:

• Falta de conocimiento o capacitación entre usuarios finales

• Herramientas poco flexibles que frustran a los empleados y conducen a soluciones alternativas

• Incapacidad para supervisar compras en tiempo real
  
  

Cuando la conformidad disminuye, también lo hace el control. 

Según una investigación de The Hackett Group, las organizaciones de adquisición de alto desempeño generan más del doble de ahorros de costos al mantener su capacidad para renegociar acuerdos de suministro y anticipar oportunidades. Estas organizaciones también reducen las compras no autorizadas y el incumplimiento de contratos, lo que resulta en un 60 por ciento mayor en ahorros.

Solución:utiliza políticas simplificadas, procesos de autorización en tiempo real y herramientas de compra guiada para garantizar que los miembros del equipo sigan las reglas.

Cómo implementar un marco de administración de gastos

Ya sea que estés comenzando desde cero u optimizando un sistema de control de gastos existente, el objetivo es aportar mayor visibilidad, control y alineación a cada decisión de compra. Un marco sólido debe escalarse en todos los equipos, respaldar la conformidad sin sacrificar la agilidad e integrarse sin problemas en tu pila tecnológica existente.

Utiliza los siguientes pasos para ayudarte a implementar una estrategia efectiva de administración de gastos y aprende cómo puedes usar Amazon Business para simplificar la ejecución y acelerar los resultados.

Paso 1: Evaluar tu panorama de gastos actual

Comienza consolidando datos de gastos empresariales en departamentos, proveedores y sistemas. Identifica compras fraudulentas o fuera de política, categorías de alto volumen o alto riesgo, y proveedores redundantes para detectar ineficiencias. 

Utiliza herramientas como Visibilidad de gastos con Business Prime para centralizar tus datos de gastos en un solo lugar. Esto te permite analizar compras entre usuarios, centros de costos y categorías para identificar rápidamente ineficiencias. 

Los paneles automatizados y análisis, como los que registran automáticamente las compras realizadas en Amazon Business, también son esenciales para tener visibilidad de tu panorama de gastos actual.

Paso 2: Definir objetivos claros y los KPI

Alinea tus objetivos con las prioridades ejecutivas. Establece puntos de referencia de desempeño como los siguientes para ayudarte a medir el éxito:

• Porcentaje de gastos bajo administración

• Índice de conformidad de políticas

• Relación de diversidad de proveedores

• Gastos alineados con la sostenibilidad

   

Paso 3: Diseñar políticas y procesos de autorización escalables

Crea políticas estructuradas sin introducir burocracia. Crea políticas de autorización que equilibren el control y la agilidad utilizando umbrales de gasto escalonados, categorías de proveedores preferidos y reglas de compra basadas en presupuesto.

Integrar políticas de autorización en el software que los empleados ya utilizan para compras facilita que los equipos cumplan con esas políticas de compra y que puedas identificar cualquier discrepancia. Por ejemplo, Guided Buying (una función de Business Prime) y los procesos de autorización dentro de Amazon Business permiten reglas personalizadas para categorías de gastos y presupuestos que ayudan a los empleados a tomar las decisiones de compra correctas sin tener que consultar documentación o administradores.

Paso 4: Integrar sistemas y automatizar informes

Conecta tu solución de adquisición con tu ERP, herramientas de análisis y software de contabilidad para reducir la entrada manual de datos y errores humanos. La centralización de datos puede mejorar la visibilidad y permitir una mejor toma de decisiones.

Por ejemplo, Amazon Business se integra con más de 300 herramientas, incluidos SAP Ariba, Coupa y Oracle. Esto garantiza que los datos sobre las compras de Amazon Business de tu organización fluyan sin problemas hacia tus sistemas financieros.

Paso 5: Capacitar a los equipos e impulsar la adopción

Comunica las políticas claramente y explica su propósito, para aumentar la probabilidad de adopción por parte de los empleados. Muestra cómo la automatización simplifica las compras, designa líderes de adquisición en cada departamento y asegúrate de que la capacitación e incorporación sean accesibles y eficientes.

Paso 6: Revisar, ajustar y mejorar continuamente

Trata la administración de gastos como una disciplina en evolución. Revisa los patrones de gastos trimestralmente, ajusta umbrales o proveedores, y celebra los logros para mantener el impulso y mejorar continuamente.

El futuro de la administración de gastos

La evolución de la administración de gastos se está acelerando, y las organizaciones con visión de futuro aprovechan la tecnología, los datos y las compras responsables para liderar el camino. El equipo de Amazon Business actúa como tu socio estratégico, al innovar constantemente y crecer contigo.

Aquí hay algunas tendencias actuales relacionadas con el futuro de la administración de gastos.

IA y análisis predictivo en la adquisición

La IA permite pronósticos predictivos, detección de anomalías y decisiones más inteligentes basadas en datos en la adquisición. Los orquestadores de valor están utilizando la IA para transformar la adquisición de una función transaccional a un impulsor estratégico del crecimiento. 

Según Pierre Mitchell, analista de investigación distinguido de Spend Matters: “La necesidad de usar la IA es cada vez mayor para administrar las complejidades de todos los mercados de suministro”. Está viendo que la IA se utiliza para aprovechar el poder de los mercados de suministro para inteligencia de mercado personalizada y para crear herramientas de autoservicio para proveedores que reduzcan las cargas administrativas que consumen tiempo y así liberar a los equipos de adquisición para trabajos más estratégicos.

Compras responsables

Las compras socialmente responsables (SRP) son la práctica de alinear las decisiones de adquisición con los valores sociales y éticos más amplios de una organización. Esto incluye priorizar proveedores y productos que apoyen objetivos como la sostenibilidad ambiental, prácticas laborales éticas e impacto económico local. 

A medida que aumentan las expectativas de las partes interesadas en torno a las compras responsables, más organizaciones prestan atención a la repercusión a largo plazo de las decisiones de gasto en las comunidades, el medio ambiente y el acceso justo a los recursos. 

Cuando utilizas Amazon Business, tienes acceso a proveedores certificados según sus características de sostenibilidad así como proveedores diversos, ambos claramente etiquetados, para ayudarte a avanzar en tus objetivos de compras responsables. 

Integración y automatización a escala

A medida que crece la complejidad de la adquisición, también crece la necesidad de sistemas preparados para el futuro que integren datos, automaticen la conformidad y la toma de decisiones, y ofrezcan visibilidad en tiempo real a escala. Nuestra solución de compra empresarial inteligente permite automatización de nivel empresarial mientras mantiene interfaces fáciles de usar para equipos descentralizados. 

Del control a la confianza en cada compra

La administración de gastos crea visibilidad, control y valor estratégico además de ahorros de costos y mejor estado financiero. Cuando se implementa de manera efectiva, alinea la adquisición con tu estrategia empresarial, garantiza la conformidad normativa y permite a los usuarios realizar compras responsables. Invertir en herramientas de administración de gastos hoy te posiciona para mayor agilidad y resiliencia en el futuro.

Amazon Business ayuda a realizar compras organizacionales más inteligentes, brindándote análisis en tiempo real, controles de compra guiados y acceso a proveedores más diversos y sostenibles.

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