Análisis de costos de adquisición: Una guía para reducir el gasto oculto

Los líderes de finanzas están cada vez más centrados en reducir los costos de adquisición y mejorar la visibilidad. Un informe de 2025 halló que el 78 % de los profesionales de adquisición están bajo presión por reducir los costos operativos de adquisición en el próximo año, y el 58 % tiene un objetivo de reducción específico que deben alcanzar.

El primer paso para disminuir el gasto de adquisición es identificar oportunidades de ahorro de costos. Un análisis de costos de adquisición puede ayudarte a comprender cuáles son los impulsores de costos de tu organización y encontrar áreas en las cuales reducir gastos.

Si nunca antes has realizado un análisis de costos de adquisición, el marco práctico a continuación puede ayudarte a comenzar.

¿Qué es un análisis de costos de adquisición (y por qué es importante)?

Un análisis de costos de adquisición es el proceso mediante el cual se revisan todos los gastos relacionados con las actividades de adquisición de tu organización. Va más allá del precio de compra de bienes y servicios, ya que da cuenta de costos directos e indirectos asociados con el ciclo de vida de la adquisición, tales como:

• Transporte

• Almacenamiento

• Manejo

• Mantenimiento futuro

   

Un minucioso proceso de análisis de costos le da a tu equipo una visión más clara del gasto total y de los impulsores de costos. Puede ayudarte a mejorar la previsión y el modelado de costos, identificar áreas para la reducción de costos y reducir los gastos. Comprender el verdadero costo de bienes y servicios también puede llevar a mejores presupuestos, negociaciones más estratégicas y una mejor salud financiera.

A medida que evolucionan las herramientas de análisis del gasto empresarial, el uso de datos de adquisición para tomar decisiones fundamentadas está dejando de ser una innovación para convertirse en una expectativa. Según una encuesta de The Hackett Group, los profesionales de adquisición calificaron el análisis de datos como su principal prioridad para las iniciativas de mejora en 2025. 

Las organizaciones que adoptan la toma de decisiones respaldada por los datos están mejor posicionadas para mejorar la planificación financiera y optimizar el rendimiento de adquisición.

Componentes clave de costos de adquisición

Para tener una vista integral del costo total de la estrategia de adquisición de tu organización, es importante comprender tres tipos de costos y poder responder ante estos:

1. Costos directos

2. Costos indirectos

3. Costos de oportunidad estratégica

    

Costos directos

Los costos directos son gastos directamente vinculados con la producción de un producto o servicio específico. En el caso de los productos, incluye gastos como costos de materia prima, embalaje, herramientas y mano de obra de los trabajadores directamente involucrados en la producción. En el caso de los servicios, cubre tarifas de contratación, materiales usados durante el servicio, alquiler de equipos y salarios del personal de servicio.

Si bien los costos directos pueden parecer sencillos, ciertos gastos variables pueden complicar el análisis de costos, tales como:

• Precios por unidad: Algunos materiales, como el alambrado por pie o el hormigón por yarda cúbica, se venden en unidades. Los proyectos que incluyen estos materiales pueden comenzar con un cálculo que termina cambiando según la cantidad final de unidades utilizadas.

• Costos de envío: Los cargos de envío son propensos a fluctuaciones de precio impulsados el costo del combustible, cambios en el transporte o eventos globales.

• Aranceles: Si tus bienes o servicios dependen de materiales importados, los aranceles pueden aumentar significativamente los precios. Incluso si obtienes los productos de manera local, la mayor demanda y la escasez pueden incrementar los costos de producción.

   

Costos indirectos

Los costos indirectos son gastos que tiene tu organización por bienes y servicios que no están directamente relacionados con el servicio o producto final vendido. En cambio, generalmente apoyan las operaciones generales de la organización. Algunos ejemplos de costos indirectos incluyen artículos de oficina, licencias de software y gastos de servicios públicos.

Cuando haces un análisis de costos de los gastos indirectos, debes tener en cuenta cosas como: 

• Gastos no administrados: Este tipo de gasto hace referencia a compras hechas fuera del proceso de adquisición estándar de tu organización. Suele estar asociado con compras más pequeñas, pero esos costos pequeños pueden acumularse rápidamente. Asegúrate de incluir los gastos no administrados en tus análisis de costos de adquisición. 

• Duplicación de facturas: La duplicación de facturas ocurre cuando la misma factura se envía o se procesa más de una vez, lo que lleva a una duplicación de los pagos.  Puede afectar de manera negativa el flujo de caja, introducir problemas de cumplimiento y complicar los informes financieros.

   

Costos de oportunidad estratégicos

Los costos de oportunidad estratégicos representan el valor potencial que pierde tu organización al tomar decisiones de adquisición que son estratégicamente inferiores que otras. Si bien no son gastos tradicionales, aun así afectan el resultado final. 

Estos costos pueden manifestarse como:

• Incentivos de proveedores perdidos: Pasar por alto una posible relación con un proveedor puede significar perder descuentos, reembolsos u otros beneficios negociados. 

• Falta de cumplimiento: Dar prioridad a logros rápidos para cumplir con los objetivos estratégicos de adquisiciones puede llevar a los equipos a omitir las políticas estándar, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento.

• Incapacidad de actuar según las tendencias del mercado: Ignorar los cambios del sector o las tecnologías emergentes puede dejar a tu organización rezagada con respecto a competidores más ágiles. 

Cómo realizar un análisis de costos de adquisición

Para realizar un análisis de costos de adquisición integral y preciso se deben usar las herramientas adecuadas y tomar los pasos correctos. Esta es una guía práctica que puede ayudarte a convertir la información accionable en potenciales ahorros.

1. Recopilación de datos de gastos

Comienza tu análisis de costos de adquisición recopilando tantos datos de costo como sea posible. Incluye información de:

• Órdenes de compra

• Facturas

• Contratos

• Informes de gastos 

• Gastos de transporte

   

Luego, mira los aspectos clave de adquisición como el desempeño de los proveedores, el tiempo del ciclo de adquisición y los niveles de inventario. Esto le da a tu equipo una visión panorámica de los gastos relacionados con el espacio de almacenamiento, los cuellos de botella en el proceso y la precisión de los pedidos.

Si bien es posible registrar muchos de estos gastos dentro del sistema de adquisición electrónica, puede resultar difícil llevar un control adecuado de los gastos ad hoc o marginales. Integrar una solución de compras inteligentes adicional, como Amazon Business, puede ayudarte a mantener todos los tipos de gastos. 

Analítica de Amazon Business recopila y analiza datos sobre gastos marginales, gastos ad hoc y gastos por categoría para ayudarte a descubrir problemas de cumplimiento, encontrar oportunidades de ahorro y hacer un seguimiento de métricas y tendencias clave. Esto lo convierte en un complemento perfecto para el software de adquisición electrónica integral.

2. Categorizar y comparar

Ahora compara los costos de tu organización con las referencias de la industria para determinar si tus gastos son más altos que el promedio. Aprovecha los datos de precios del mercado y analiza tus tendencias históricas de gastos para descubrir qué está impulsando las diferencias. 

También deberías realizar un análisis de costos estimados, que evalúe el precio ideal de un bien o servicio en función de la suma de sus componentes. Comienza a crear un desglose de costos de cada componente individual, luego suma todo para determinar un costo estimado final. 

Para que este tipo de comparaciones sea más fácil, Amazon Business ofrece plantillas de informes personalizadas que te permiten ajustar columnas e incluir o eliminar información según lo que necesitas ver.

Información de compra, una función disponible para los miembros de Business Prime, también te permite desglosar los gastos por proveedor para profundizar en las diferencias de datos. 

3. Analizar por proveedor, equipo y centro de costos

Mira los datos por equipos individuales y por proveedores para comprender mejor los impulsores de costos que influyen sobre los gastos de adquisición en toda tu organización. Conocer qué equipos compran más puede mejorar la asignación de recursos permitiéndote asignar costos generales a los departamentos que los generan.

Amazon Business ofrece paneles integrados que compilan todos los datos relevantes de múltiples sistemas en un lugar centralizado. Esto te asegura que estás tomando decisiones basadas en información completa. 

Además, funciones como Correo electrónico con análisis de gastos mensuales de Amazon Business te mantienen actualizado sobre el gasto de la organización sin tener que hacer verificaciones manuales, lo que te ayuda a estar al tanto de las tendencias de compra. 

4. Identificar oportunidades de reducción de costos

Una vez que analizas todos los datos, puedes identificar áreas en las que podrías recortar costos. Esto podría significar cambiar o consolidar proveedores, optimizar una parte de tu proceso de adquisición para mayor eficiencia o abastecerse de materiales en otro lugar. 

Un modo de controlar costos es proporcionar protecciones para los gastos de empleados. Por ejemplo, podrías usar la función Guided Buying de Amazon Business para direccionar a los empleados hacia los proveedores preferidos que ofrecen precios más bajos para tu organización. También puedes implementar los procesos de autorización de compra que requieren que el director de cada centro de costos, que puede asegurar que los gastos ad hoc se alineen con el presupuesto del equipo, autorice las compras.

5. Monitorear resultados y hacer ajustes

Cada vez que hagas cambios después de un análisis de costos de adquisición, deberías monitorearlos continuamente para ver si llevan al resultado previsto. De no ser así, es posible que quieras hacer ajustes lo antes posible. 

Por ejemplo, si el cambio de un proceso que debía optimizar tu proceso de adquisición llevó a una curva de aprendizaje más pronunciada de lo esperado, podrías tener que cambiar el curso. Lo que creíste que aceleraría el proceso en realidad podría ralentizarlo. Es por eso que los informes en tiempo real son esenciales. 

Una vez que has implementado el flujo adecuado, puedes comenzar a aprovechar los descuentos con servicio como entregas recurrentes de Amazon Business. La función Suscríbete y ahorra te permite establecer las entregas recurrentes con descuentos automáticos. Mientras más pedidos programes para que lleguen el mismo día, mayor será tu ahorro.

Desafíos comunes y cómo solucionarlos

Realizar un análisis de costos no siempre es fácil. Es habitual que las organizaciones enfrenten desafíos, especialmente en el momento de realizar su primer análisis de gastos. Estas son algunas dificultades a las que debes estar atento y modos de afrontarlas.

Datos de adquisición aislados

Problema: Los datos de adquisición suelen estar distribuidos en varios sistemas. Tu organización puede tener datos relevantes alojados en bases de datos financieras, sistemas contables, software de adquisición o incluso en correos electrónicos y hojas de cálculo. Esta información debe consolidarse en un solo lugar para lograr análisis más precisos.

Solución: Considera implementar un software de adquisición que se integre con sistemas externos, como software de contabilidad, sistemas de administración de contratos y otras herramientas de adquisición para crear una fuente de verdad. Si bien esto requiere cierto trabajo anticipado, hará que los análisis posteriores sean más rápidos y precisos. 

Falta de estandarización

Problema: La falta de estandarización sobre cómo almacenar o ingresar datos también puede ser un desafío. Cuando la información no está en un formato consistente y uniforme en todos los sistemas y las bases de datos, es difícil de comparar, analizar e integrar.

Solución: Crea una política interna de dónde y cómo los equipos almacenan datos de adquisición en cada etapa del ciclo de vida de adquisición. Asegúrate de que todos usen el mismo sistema para registrar datos a fin de permitir una generación de informes confiable. Es posible que debas introducir datos históricos mediante un proceso de estandarización de única vez para que coincidan con los nuevos estándares. 

Baja visibilidad entre los equipos

Problema: Los equipos dentro de algunas organizaciones pueden funcionar como mini entidades, lo que significa que pueden manejar sus propias compras y presupuestos. Esto hace que sea más difícil que un equipo de adquisición central tenga acceso a sus datos y se asegure de que están registrándolos correctamente. Este problema suele verse agravado por la falta de un software de seguimiento del gasto organizacional.

Solución: Centralizar todas las actividades de adquisición en un único departamento de adquisición que pueda hacer un seguimiento efectivo de los gastos de toda la organización. Los equipos aún pueden manejar sus propias compras con herramientas como los procesos de autorización de Amazon Business, pero los datos estarán visibles para que tu equipo de adquisición les ayude a mejorar la estrategia de adquisición de tu organización. Este enfoque crea un buen equilibrio de autonomía y supervisión.

Uso de herramientas de adquisición para mejorar la visibilidad y el control de costos

Realizar un análisis regular de costos de adquisición reemplaza las suposiciones por información impulsada por datos que puede ahorrarle dinero, mitigar los riesgos relacionados con los costos y mejorar el estado financiero general de tu organización. Las herramientas de adquisición que te ayudan a hacer un seguimiento de los datos, identificar tendencias y mejorar la visibilidad son clave para realizar estos análisis de manera precisa y significativa.

Amazon Business completa la brecha de visibilidad que suele evitar que los equipos de adquisición vean el panorama completo. Las funciones que respaldan el cumplimiento, automatizan los procesos y centralizan los datos de todos los departamentos, permiten que los equipos reduzcan los gastos ocultos, mejoren la previsión y tomen decisiones comerciales más informadas.

Comunícate con ventas para ver cómo Amazon Business puede ayudarte a modernizar el análisis de costos de adquisición y desbloquear nuevas oportunidades de ahorro con información detallada y automatización inteligente.