Adquisición frente a compras: Conceptos clave para la compra inteligente para negocios

Muchas personas y negocios confunden la adquisición con las compras o usan los términos de forma indistinta. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes entre los dos procesos, ambos son fundamentales para administrar riesgos, ahorrar dinero y tomar decisiones más inteligentes. 

Aunque la confusión terminológica puede no parecer gran cosa, entender las diferencias entre compras y adquisición puede darte ventaja a la hora de utilizar ambos procesos para mejorar el flujo de dinero de tu empresa. Aprender a alinear tus estrategias de compras a corto y largo plazo también puede significar una mejor previsión empresarial, relaciones con proveedores más sólidas y una administración de gastos más eficiente.

Adquisición frente a compras

La adquisición y las compras son procesos que usan los negocios al comprar bienes y contratar servicios. Si bien cada uno juega un rol importante en la administración de la cadena de suministro, difieren en alcance, foco y duración. Específicamente, el proceso de compras es un subconjunto del proceso de adquisición más amplio que se centra en las actividades transaccionales involucradas en la adquisición de bienes y servicios. 

Algunas de las diferencias clave entre la adquisición y las compras son:
 

• Valor frente a consideraciones de costos: La adquisición evalúa la creación de valor general de la compra en lugar del precio únicamente, mientras que las compras se centran más en lograr el mejor precio para una compra específica e inmediata
• Enfoque estratégico frente a enfoque táctico: La adquisición se centra en la visión de conjunto y en el “por qué” global de las decisiones de compras, mientras que las compras adoptan un enfoque más táctico, centrándose en el “cómo” y el “cuándo” de alcanzar objetivos específicos.
• Administración de relaciones con proveedores: Los equipos de adquisición se esfuerzan por mantener relaciones estratégicas con los proveedores para acceder a los términos contractuales y precios más favorables, mientras que las compras suelen usar diferentes proveedores para bienes y servicios en base a sus necesidades organizacionales inmediatas.
• Alcance del proceso: La adquisición es un ciclo continuo sin un comienzo ni fin específico, mientras que el proceso de compras finaliza una vez que se realiza una compra.
• Administración de riesgos: La adquisición se centra más en la administración de riesgos porque esta se alinea con los objetivos a largo plazo de la empresa, mientras que las compras dan prioridad a satisfacer las necesidades de los objetivos a corto plazo.

¿Qué es la adquisición?

La adquisición es el proceso estratégico de encontrar y comprar bienes y contratar servicios que ayudan con las operaciones de tu organización. Proporciona a los negocios las materias primas que necesitan para fabricar productos y apoyar las operaciones diarias.

La función esencial de la adquisición va más allá de simplemente comprar bienes y contratar servicios. La adquisición estratégica es un proceso ampliado y basado en datos que se centra en la creación de valor a largo plazo mediante la alineación del gasto con la estrategia corporativa de la empresa. Hace esto al minimizar los riesgos de la cadena de suministro, optimizar costos y establecer relaciones beneficiosas con los proveedores.

Tipos de adquisición 

Puedes categorizar la adquisición en diferentes tipos según lo que se esté comprando y cómo se utilice la compra. Los tipos más comunes de adquisición incluyen:
 

• Adquisición directa: La adquisición directa es la adquisición de bienes utilizados directamente en los productos o servicios finales de tu empresa.

  • Ejemplos: Madera utilizada para la construcción, maquinaria utilizada en la producción, aceites utilizados en un masaje

• Adquisición indirecta: Este tipo de adquisición se refiere a los bienes y servicios que apoyan las operaciones de tu empresa, pero que no están directamente involucrados en tus productos o servicios principales.

  • Ejemplos: Material de oficina, servicios de administración de residuos, instalaciones comerciales

• Adquisición de bienes: La adquisición de bienes abarca cualquier compra de productos físicos y algunos productos intangibles, como software.

  • Ejemplos: Sillas de oficina, equipamiento, materiales de embalaje

• Adquisición de servicios: Este tipo de adquisición se refiere a cualquier servicio contratado para apoyar a tu negocio.

  • Ejemplos: Servicios de informática, equipos de mantenimiento, reclutadores de RR. HH.
     

Ahora, muchas empresas también usan un tipo de adquisición conocido como adquisición electrónica, que involucra la compra de bienes y servicios empresariales en línea. Además de la practicidad, el software de adquisición electrónica también proporciona análisis en tiempo real que monitorea los patrones de gasto y el rendimiento de proveedores. Según una encuesta de Statistar realizada en 2024, el 65 % de quienes toman decisiones de adquisición utilizan herramientas de informes o análisis de adquisición para avanzar hacia los objetivos de eficiencia.

Objetivos y actividades clave 

Debido a que cada empresa tiene su propia forma de hacer negocios, el proceso de adquisición suele variar entre de un negocio a otro. Sin embargo, casi todas las empresas siguen los siguientes pasos clave como parte de la adquisición:
 

• Análisis de necesidades empresariales: El ciclo de adquisición comienza cuando una persona de la organización identifica la necesidad de negocio y envía una solicitud de autorización.

• Abastecimiento estratégico: Una vez autorizada, el departamento de adquisición identifica los mejores proveedores potenciales basándose en la investigación y los precios.

• Negociación del contrato: Luego, el equipo de adquisición negocia términos favorables con el proveedor seleccionado hasta que todas las partes acuerdan un contrato final.

• Compras: El comprador crea una orden de compra, es decir, una oferta formal que detalla el precio exacto, los artículos y las cantidades, y efectúa la compra.

• Control de calidad: El comprador recibe e inspecciona los artículos pedidos para corroborar que cumplan las especificaciones.

• Administración de proveedores: Luego de una experiencia positiva, el responsable de adquisición suele mantener una relación con el proveedor para obtener términos y precios más favorables en el futuro.

Las compras como una función de la adquisición

Las compras son una parte de la adquisición que abarca las actividades transaccionales involucradas en la compra de bienes y la contratación de servicios durante el ciclo de adquisición. Dentro de tu estrategia general de adquisición, las compras pueden ayudarte a administrar los gastos y la selección de proveedores para compras pequeñas y únicas que se acumulan en el tiempo. 

Actividades clave

El proceso de administración de compras comienza aproximadamente a mitad del proceso de adquisición. Algunos componentes comunes de las compras son:
 

• Envío de una solicitud de compra: Las compras suelen comenzar con una solicitud de compra, que es un pedido de autorización interno y formal para hacer una compra en nombre de la empresa.

• Obtención de la autorización: Es posible que una o varias partes interesadas internas tengan que autorizar la compra antes de que el proceso pueda continuar, lo que garantiza que la compra se ajuste a las normas y al presupuesto.

• Selección de un proveedor: El departamento de compras busca a los mejores proveedores para el trabajo según el costo, los tiempos de entrega, los términos de pago y otros requerimientos mencionados en la solicitud de compra.

• Realización y recepción de la compra: El comprador realiza la compra y la organización la recibe e inspecciona los bienes y servicios.

• Proceso del pago: El departamento de compras procesa el pago mediante las cuentas por pagar y lleva un registro según sea necesario.
  
  

Nueve estrategias tácticas de adquisición y compras

Para optimizar tu proceso de adquisición, comienza por aprovechar las estrategias en común en los ámbitos de adquisición y compras. Aquí hay algunos ejemplos para ayudarte a comenzar.

Estrategias de adquisición principales

Los objetivos de tu empresa, como reducir los costos o mejorar la huella de carbono, estimularán tus principales estrategias de adquisición. Algunas de las estrategias de adquisición más comunes incluyen:
 

• Reducción de costos: Se trata de un término amplio que incluye cualquier estrategia de adquisición cuyo objetivo sea reducir costos para mejorar el margen de rentabilidad. Algunos ejemplos de estrategias de reducción de costos incluyen pedirles descuentos a los proveedores, consolidar proveedores y adoptar tecnologías para automatizar procesos manuales que consumen mucho tiempo.

• Abastecimiento global: El abastecimiento de productos y servicios de proveedores de todo el mundo expande las opciones de compras y el rango de precios. La diversificación de tu base de proveedores mediante el abastecimiento global también puede ayudar a mitigar riesgos.

• Compras ecológicas: Esta estrategia de adquisición contempla consideraciones medioambientales al tomar decisiones de compra para priorizar la sostenibilidad. Al elegir productos y servicios más ecológicos, las empresas pueden mejorar su percepción del mercado y obtener una ventaja competitiva, al tiempo que minimizan su impacto medioambiental.

• Abastecimiento estratégico: Esta estrategia a largo plazo se centra en forjar relaciones estrechas con los proveedores y reevaluar continuamente los mercados para ayudar a tu organización a obtener el mejor valor general.

• Transformación digital: Digitalizar tu proceso de adquisición, incluido el uso de herramientas como la IA y la automatización, puede ayudarte a impulsar una mayor eficiencia, mejorar el cumplimiento, reducir costos y administrar riesgos. Según Gartner, los líderes de abastecimiento y adquisición citaron un 69 % de aumento en la importancia de los datos y la competencia tecnológica en el sector en el último año.

Estrategias de compras

Si bien las estrategias de compras dependen de los objetivos de tu empresa, algunos estándares de estrategias para optimizar el proceso de compras incluyen:
 

• Realizar compras centralizadas: Crea más control en las compras de tu empresa al pedir que todas tus compras pasen por un departamento centralizado de compras.

• O bien, realizar compras descentralizadas: Permite al departamento o a los responsables de las instalaciones hacer compras para sus equipos en casos en donde sea más eficiente y se acelere el proceso.

• Consideración de costos clave: Procura que todas las partes interesadas comprendan los parámetros clave que pueden afectar a su compra, como los costos de mantenimiento de inventario asociados al almacenamiento de suministros adicionales.

• Foco en el desarrollo de proveedores: Asóciate con proveedores que trabajen para mejorar continuamente sus ofertas. Por ejemplo, los proveedores que reducen los costos de producción y los precios relacionados con el producto pueden ahorrarte dinero, mientras que los proveedores que mejoran la calidad sin aumentar los costos pueden mejorar el producto principal.
   

Antes de ahondar en una estrategia concreta, corrobora que tu organización cuente con objetivos de adquisición establecidos para poder centrarte en las áreas con mayor potencial de impacto.

Estrategias para alinear la adquisición con las compras y tener éxito empresarial

Debido a que la adquisición y las compras son parte del mismo proceso, no deberías pensar en ellas por separado. La consideración y alineación de las dos estrategias juntas hacia objetivos empresariales a largo plazo puede repercutir significativamente en los resultados de tu negocio.

Si tu empresa se enfrenta a desafíos de adquisición, te presentamos tres formas de alinear estos procesos empresariales esenciales.

1. Integración de la adquisición y las compras para tomar mejores decisiones

Poder ver todos los gastos de tu empresa en un lugar facilita la obtención de una visión global de los cambios necesarios. Si bien muchas herramientas de adquisición electrónica pueden aumentar la visibilidad de tus compras directas, las compras indirectas suelen estar distribuidas en toda la organización. Integrar ambas puede brindar acceso a la información de gasto en tiempo real durante todo el ciclo de adquisición, lo que brinda los datos granulares que necesitas para tomar mejores decisiones de compra.

2. Administración de la colaboración con proveedores y de contratos

Alinear tus estrategias de adquisición y de compras también puede ayudarte a tomar decisiones más estratégicas en lo que concierne a la selección de proveedores y la administración de contratos.

En lugar de considerar cualquier proveedor para compras inmediatas y de bajo costo, analiza la posibilidad de crear una lista maestra de proveedores preferidos a los que puedas recurrir tanto para pedidos grandes como pequeños. Esto ayuda a que tu organización continúe formando sociedades con proveedores, al tiempo que disminuye el riesgo asociado al uso de proveedores eventuales.

3. Automatización y estandarización del proceso de adquisición

La tecnología y la automatización reducen las horas de trabajo que se necesitan en el ciclo de adquisición, lo que se traduce en ahorro de costos. La IA ya se está utilizando para recomendar proveedores, analizar riesgos contractuales y administrar la comunicación básica con los proveedores, y se espera que este rol en la adquisición crezca.

Revisión de la estrategia de adquisición y de compras

Coordinar tus estrategias de adquisición y de compras conlleva ventajas fundamentales como un ahorro de costos significativo, mejor relación con los proveedores y una mejor alineación con la estrategia operativa general de tu organización. El uso de un sistema de adquisición electrónica te da más control al brindarte los datos que necesitas para ajustar el curso más rápido y de forma más eficiente.

Nuestra solución de compra inteligente para negocios que salva la distancia entre las compras tácticas y la adquisición estratégica. Con nuestras funciones empresariales y administración de cuentas estratégica, puedes alinear la adquisición estratégica con compras eficientes mediante procesos automatizados, información de proveedores y analítica de gastos para optimizar el poder de compra.