Guía del líder de adquisiciones sobre software de abastecimiento electrónico en 2025

La presión de hacer más con la misma cantidad de recursos a la vez que se ofrece un mayor valor es más alta que nunca. 

Los líderes de adquisición actuales enfrentan retos cada vez mayores: procesos manuales que consumen tiempo valioso, visibilidad limitada de los gastos operativos y la constante lucha por mantener el cumplimiento en redes de proveedores en expansión. Si tu equipo de adquisición sigue lidiando con hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas desconectados, no eres el único. 

¿Las buenas noticias? Las soluciones de abastecimiento electrónico han evolucionado drásticamente e integrar las herramientas adecuadas puede transformar la forma en que opera tu equipo. Exploremos cómo puedes crear una infraestructura tecnológica de adquisición que verdaderamente cumpla con los prometido, sin requerir una revisión del sistema completo o la interrupción de tus procesos existentes.

¿Qué es el software de abastecimiento electrónico? (y por qué es esencial ahora)

En el entorno comercial de hoy, aumentar la eficiencia y la rentabilidad es siempre la prioridad. Pasar de tener procesos de adquisición tradicionales a modernos es un primer paso ideal hacia esto. Según el Hackett Group, las organizaciones con capacidades de adquisición digital maduras alcanzan un retorno de la inversión 2.5 veces mayor que las que usan métodos tradicionales. 

El software de abastecimiento electrónico es el impulsor clave de esta transformación. Estas herramientas cambian tu proceso de adquisición, que pasa de tener correos electrónicos y hojas de cálculo dispersos a una solución digital simplificada en la que puedes encontrar, evaluar y trabajar con los proveedores de manera más efectiva. Pero además de ahorrar tiempo, estas herramientas también ayudan a tu equipo a generar resiliencia en la cadena de suministros, avanzar hacia objetivos de sustentabilidad y ganar visibilidad de los gastos que antes eran imposibles de rastrear.

Las soluciones de abastecimiento electrónico actuales ofrecen ganancias de eficiencias inmediatas a la vez que posicionan tu organización para enfrentar interrupciones en el suministro que dejan a los competidores en aprietos. Después de todo, la brecha entre los líderes de adquisición digital y quienes aún están lidiando con los procesos manuales se está ensanchando; por lo que es tu responsabilidad asegurarte de no quedar atrás.

Por qué los equipos de adquisición invierten en herramientas de abastecimiento electrónico

Los líderes de adquisición modernos necesitan velocidad, información y control sin sacrificar el cumplimiento o la confianza de los proveedores. 

Según Brenda Spoonemore, vicepresidente de los sectores comerciales y públicos en Amazon Business, en el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, “la tecnología desempeña un rol crítico para administrar las cadenas de suministros actuales, desde adoptar las tecnologías emergentes como la IA y el aprendizaje automático hasta invertir en el análisis y la información sobre la adquisición. Esta transformación digital está revolucionando la adquisición, proporcionándoles a los clientes mayor eficiencia, transparencia y ahorro de costos".  Estas son algunas formas en que las herramientas de abastecimiento electrónico pueden ayudar:

Reduce el tiempo de abastecimiento y el trabajo manual

Desafío: Tu equipo pasa horas administrando procesos de compra segmentados en lugar de concentrarse en iniciativas estratégicas. El abastecimiento lleva tiempo, entre las solicitudes de propuestas manuales, las cadenas de correos y las tareas de bajo valor.

Solución: Las soluciones de abastecimiento electrónico automatizan las comparaciones del proveedor y los procesos de solicitudes de propuesta, lo que le ahorra tiempo a tu equipo. Además, con los catálogos Punchout, los compradores pueden comprar directamente dentro de plataformas como SAP Ariba o Coupa, mientras que Guided Buying se asegura de que cumplan con la política, sin necesidad de capacitaciones que llevan mucho tiempo.

Gana visibilidad y control de los gastos

Desafío: La falta de visibilidad lleva a excesos en el presupuesto y previsión deficiente. Después de todo, no puedes administrar lo que no puedes ver. 

Solución: Combinar las herramientas de abastecimiento electrónico con Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos (exclusivo de Business Prime) ayuda a los líderes a rastrear las compras en tiempo real, identificar tendencias y recortar los gastos. No es de extrañar que entre las personas que toman decisiones, un 64 % está de acuerdo con que generar información de mayor calidad a partir de sus datos es la principal prioridad, según nuestro Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025.

Fortalece las relaciones con los proveedores

Desafío: Una administración desconectada con los proveedores dificulta la alineación de precios, entrega y objetivos de compras responsables.

Solución: Proporcionamos herramientas de abastecimiento electrónico para centralizar las comunicaciones con los proveedores y te ofrecemos información sobre proveedores locales certificados. Nuestras políticas de proveedores y productos personalizables también simplifican el abastecimiento de socios de confianza.

Mejora el cumplimiento y la generación de informes

Desafío: Los líderes de adquisición están bajo presión para garantizar el cumplimiento con las políticas y la preparación de auditorías.

Solución: Las herramientas de abastecimiento electrónico te ayudan a hacer cumplir las reglas de abastecimiento a gran escala. Con filtros de proveedores, conciliación de facturas automatizada y Guided Buying, nuestra herramienta respalda todo, desde el cumplimiento del precio minorista sugerido hasta la generación de informes ordenados y rastreables.

Cinco funciones obligatorias del software de abastecimiento electrónico moderno

Las herramientas de abastecimiento electrónico moderno deberían hacer más que solo digitalizar el papeleo; también deberían reducir los desechos, acelerar las decisiones y darles control a los equipos sin añadir complejidad. 

Estas son cinco cosas que debes priorizar cuando buscas un software de abastecimiento electrónico:

1. Puntuación ponderada de proveedores y subastas inversas

Qué debes buscar: Busca herramientas que te permitan personalizar los marcos de calificación de proveedores, comparar ofertas lado a lado y ejecutar audiciones inversas automatizadas.

Por qué es importante: Estas funciones hacen que la selección de proveedores esté impulsada por datos, lo que evita la subjetividad. También ayudan a los equipos a equilibrar los costos, el cumplimiento y las prioridades de compras responsables con velocidad y precisión.

2. Automatización del proceso de RFP y solicitud de cotización

Qué debes buscar: Establece tus procesos con las plataformas que ofrecen plantillas integradas, generación inteligente de rutinas, recordatorios de fechas límite y colaboración en tiempo real.

Por qué es importante: La automatización de procesos reduce la coordinación manual, acorta los ciclos de abastecimiento y permite que los profesionales de adquisición se concentren en la estrategia en lugar de en tareas administrativas.

3. Paneles de gastos en tiempo real

Qué debes buscar: Prioriza los sistemas que ofrecen paneles centralizados para hacer seguimiento del desempeño de los proveedores, el gasto por categoría y la actividad de pedidos en tiempo real, incluyendo devoluciones y estado de las facturas.

Por qué es importante: Decisiones impulsadas por los datos. Cuando los negocios implementan análisis en tiempo real para evaluar sus operaciones, disminuyen las ineficiencias y los gastos alrededor de un 63 %. 

Además de los datos en tiempo real, añadimos otra capa de información a tu negocio con la Visibilidad de gastos (una función de Business Prime), que te ayuda a hacer un seguimiento de las compras entre los equipos, las categorías y los sistemas en un solo lugar.

4. Capacidades de integración

Qué debes buscar: Encuentra soluciones de abastecimiento electrónico que funcionen sin inconvenientes con tu software existente, de manera que tus equipos cumplan con las políticas de adquisición de los sistemas.

Por qué es importante: Las integraciones sin inconvenientes reducen la curva de aprendizaje de los empleados y mejoran la consistencia en el proceso. Sea cual sea la solución que elijas, prioriza el software de abastecimiento electrónico que se integre fácilmente con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y con soluciones de adquisiciones como SAP Ariba, Coupa, Oracle y Workday, y que sea compatible con inicio de sesión único (SSO) y conectividad mediante API. (Para conocer más opciones, consulta la Lista de Gartner de las mejores aplicaciones para abastecimiento electrónico).

Amazon Prime se integra con más de 300 sistemas de adquisición y gastos para que puedas incorporar catálogos de Punchout, análisis y Guided Buying directamente en tus herramientas existentes.

5. Administración del ciclo de vida de los contratos

Qué debes buscar: Selecciona herramientas que incluyan un repositorio centralizado de contratos, alertas de renovación, registros de auditoría y funcionalidad de firma electrónica.

Por qué es importante: La administración efectiva del ciclo de vida de los contratos (CLM) mejora el cumplimiento, reduce el riesgo legal y financiero, y mantiene los equipos de adquisición organizados y listos para la auditoría sin tener archivos dispersos ni recordatorios manuales.

Cómo Amazon Business mejora tu estrategia de abastecimiento electrónico

Amazon Business es una solución de alto valor que puede extender tus inversiones existentes de abastecimiento electrónico y adquisición electrónica. Con una interfaz intuitiva y requisitos de incorporación mínimos, ayuda a los equipos de adquisición a moverse más rápidamente, mantener el cumplimiento de adquisición y mantener los gastos indirectos bajo control.

A continuación, se explica lo siguiente:

• Catálogos Punchout y catálogos alojados: Conecta nuestra plataforma directamente con SAP Ariba, Coupa, Oracle y más para que tus equipos puedan explorar, comparar y comprar dentro de los sistemas existentes; sin necesidad de cambiar herramientas ni desglosar procesos.

• Guided Buying y herramientas de compras socialmente responsables: Dirige a los empleados hacia los proveedores y productos de preferencia con políticas flexibles que respalden los objetivos de abastecimiento estratégicos. Estas herramientas promueven el cumplimiento sin ralentizar a los equipos.

• Análisis de adquisición y visibilidad de gastos: Accede a los paneles de toda la organización que muestran los gastos, las tendencias por categoría y el historial de transacción detallado en tiempo real. Esta información fortalece las decisiones de abastecimiento y las negociaciones con los proveedores.

• Pago por factura: Dales a los equipos de cuentas por pagar más flexibilidad alineando los cronogramas de pago con las necesidades de flujo de caja. Las funciones como la facturación consolidada y la conciliación simplificada, que admiten Pago por factura, también aumentan la agilidad de la adquisición.

• Precios exclusivos para negocios y selección extensa: Aprovecha los precios competitivos, los descuentos por varias unidades y cientos de miles de productos, incluyendo SKU específicos de la industria que no están disponibles para los clientes minoristas.

Amazon Business tiene como objetivo ayudar a los equipos de abastecimiento a generar más valor a partir de su conjunto de herramientas de adquisiciones existente, sin añadir fricción ni carga adicional.

Cómo implementar el software de abastecimiento electrónico de manera exitosa

La implementación del abastecimiento electrónico no tiene por qué ser una carga. Con una presentación estratégica y una priorización inteligente, puedes optimizar las compras, reducir el gasto marginal e impulsar el ROI medible.

Te mostramos cómo las organizaciones de alto rendimiento pueden prepararse para el éxito:

Define las métricas de éxito

Antes de evaluar proveedores o introducir herramientas, establece lo que “éxito” significa para ti. ¿El objetivo es acortar los ciclos de abastecimiento un 30 %? ¿Reducir el gasto no administrado a la mitad? ¿Aumentar la visibilidad en categorías de gasto marginal como limpieza, sala de descanso o periféricos de informática?

Después de esto, define las métricas según se relacionen con las prioridades ejecutivas, como ahorros de costos, velocidad y cumplimiento, y vuelve revisarlas después de la implementación.

Alinea las partes interesadas internas de manera temprana

Tu herramienta de abastecimiento electrónico debe prestar servicios a múltiples departamentos, incluyendo los departamentos de adquisición, finanzas, jurídico, informática y usuarios finales. Por ejemplo, incluye al departamento de Finanzas para la presupuestación y la conciliación, al Jurídico para el cumplimiento de los contratos, a Informática para las integraciones y el acceso, y a los usuarios finales para la eventual adopción temprana en proceso.

También puedes crear un mapa de partes interesadas para aclarar qué le importa a cada equipo. Por ejemplo:

• Finanzas quiere una conciliación de facturas automatizada. Nuestro Pago por factura y las integraciones de ERP son un lugar ideal para comenzar.

• El departamento Jurídico quiere tener control de la versión de los contratos. Las funciones de CLM como firma, historial de versiones y flujos de autorización pueden cubrir esta necesidad.

• Los usuarios finales quieren experiencias de compra intuitivas. Nuestros catálogos de Punchout pueden reducir las necesidades de capacitación del equipo interno para ayudarles.

   

Ejecuta un piloto en una categoría de bajo riesgo

Comienza de a poco, elige una categoría con una complejidad relativamente baja, como artículos de oficina, productos de limpieza o reabastecimiento de la sala de descanso, y prueba los procesos de abastecimiento de forma integral. Llevar a cabo un proyecto piloto como este te permite identificar cuellos de botella en la autorización, la captura de datos o los permisos de usuario antes de escalar.

Las empresas que usan soluciones de software de abastecimiento electrónico suelen comenzar con la integración de soluciones de ERP o adquisición existentes (como SAP Ariba o Coupa) y usan análisis en tiempo real para monitorear la adopción y el cumplimiento. De esta manera, el piloto proporciona información y datos tangibles para informar una presentación más amplia.

Escala la presentación

Una vez que el piloto demuestra ser útil, expándelo a categorías de mayor impacto y a más usuarios y usa las lecciones que has aprendido para simplificar tus procesos. Eso podría implicar refinar las tarjetas de puntuación de proveedores, ajustar las plantillas de abastecimiento o incorporar nuevos procesos de revisión de contratos.

Solo asegúrate de continuar con el seguimiento de desempeño con paneles y herramientas de informe todo el tiempo. Por ejemplo, los clientes de Amazon Business suelen escalar con éxito al añadir herramientas como Visibilidad de gastos (una función de Business Prime) y soporte SRP a medida que aumenta la complejidad.

Cuando llegue el momento de escalar tus nuevos procesos de abastecimiento electrónico, no lo pienses como cambiar un interruptor. Sino de a un paso a la vez. Estás creando un motor de adquisición duradero e impulsado por la información que seguirá mejorando con el tiempo.

Crea una estrategia de abastecimiento más inteligente y rápida

El abastecimiento electrónico moderno va más allá de actualizar tu infraestructura tecnológica. Al utilizar el software de adquisición para reemplazar las prolongadas tareas manuales con procesos automatizados, puedes empoderar a tu equipo para que tome decisiones respaldadas por datos de manera más rápida. Las herramientas adecuadas, especialmente las que son fáciles de usar e implementar, mejoran todo, desde la administración de proveedores hasta el seguimiento del cumplimiento.

Ya sea que estés intentando obtener visibilidad de los gastos, reducir el riesgo de la cadena de suministros o alinearte más de cerca con los objetivos de compras responsables, el abastecimiento electrónico te ayuda a convertir el abastecimiento complejo en un proceso simplificado. Y cuando lo combinas con nuestras soluciones, obtienes una solución que se integra con los principales software de administración de proveedores y soluciones de adquisición. Pero ¿cuál es la mejor parte? No hay una curva de aprendizaje empinada.

¿Estás listo para simplificar tu abastecimiento y las compras a gran escala? Habla con nuestro equipo hoy para conocer cómo podemos respaldar tus objetivos de adquisición.