AC Transit

AC Transit es el sistema de transporte público más grande de California y el tercero más grande en EE. UU. Con sede en Oakland, la agencia presta servicios para casi 1500 millones de personas que viven en los condados de Alameda y Contra Costa. Con una flota de más de 600 colectivos, la misión de AC Transit es brindar un servicio de transporte seguro, fiable y sostenible que satisfaga las necesidades de los clientes y las comunidades. La misión tiene origen en su apoyo a pequeños negocios y su firme compromiso con la sostenibilidad medioambiental, la equidad y la innovación.

Alinear la adquisición con la misión y el cumplimiento normativo
Si bien la misión de AC Transit es el foco principal, lo que alimenta su estrategia de negocio general, esta también se alinea directamente con sus tareas de adquisición, lo que fomenta el cumplimiento relativo a las compras, las eficiencias en los procesos y las compras de negocio basadas en datos.

Como muchas otras agencias de transporte y gubernamentales, AC Transit se somete a normas federales y estatales relativas a las compras. Por ejemplo, para garantizar que los pequeños negocios y aquellos desfavorecidos tengan la oportunidad de celebrar contratos gubernamentales, las agencias de gobierno están obligadas a apoyar a los pequeños negocios (SBE) y empresas desfavorecidas (DBE). Para ayudar a AC Transit a priorizar el gasto con SBE y DBE y, al mismo tiempo, implementar procesos de autorización de compra que satisfaga sus necesidades, la agencia buscó una solución de adquisición que ofreciera flexibilidad y simplicidad administrativa y se alineara con sus objetivos estratégicos de adquisición.

“Debido a la gran variedad de proveedores en Amazon Business y los límites de seguridad que establecimos con Guided Buying para controlar lo que se puede comprar, podemos cumplir nuestros requerimientos normativos con facilidad”, comentó Chellate Young, analista de gestión sénior en AC Transit.

Gracias a Amazon Business, la agencia implementó filtros socioeconómicos que priorizaron las SBE y DBE, así como aquellos proveedores que cuentan con certificaciones de sostenibilidad y proveedores locales. Con estos filtros, se garantiza que cada compra efectuada favorezca prácticas de compras socialmente responsables.

“Con otros proveedores, nuestros compradores tenían que filtrar productos manualmente, por lo que se generaban ineficiencias y surgían riesgos de cumplimiento”, expresó Young. “Con Amazon Business, pusimos filtros para que los resultados de búsqueda priorizaran las SBE, DBE y productos más sostenibles. Nos desligó de la ardua tarea de auditar para garantizar el cumplimiento. Nuestro porcentaje de utilización de DBE con Amazon es de un 41 %, muy por encima del objetivo en el distrito”.

Optimización de procesos de autorización
Ante la necesidad de autorizaciones multinivel y capacidades de delegación, AC Transit requería procesos flexibles que ayudaran a evitar cuellos de botella, aumentar la transparencia del gasto y garantizar el cumplimiento de las políticas. Como muchas agencias de gobierno, antes solían juntar autorizaciones en papel, lo que requería la firma de autorizadores. Pero al implementar Autorizaciones con Amazon Business, AC Transit no solo se automatizaron las autorizaciones manuales y se prescindió de las autorizaciones en papel, sino que los autorizadores ahora pueden delegar la autoridad cuando están de vacaciones o en días feriados, lo que garantiza el procesamiento de compras sin interrupciones. Además, los administradores de AC Transit pudieron especificar niveles de grupo y cuenta y crear procesos de autorización inteligentes que facilitaron el trabajo para sus compradores y sus autorizadores. Con la automatización de estos procesos, las tareas de compras del equipo ya no requieren que haya un autorizador en persona para firmar un papel, ya que solo basta con hacer clic en un enlace en un correo electrónico, que se puede hacer a distancia y desde un dispositivo móvil. Por lo tanto, los plazos se acortaron de semanas a horas.

Mayor cumplimiento e información útil con análisis accesibles
Más allá de las operaciones diarias, la Analítica de Amazon Business jugó un rol central a la hora de proporcionar información procesable. Con solo unos clics, AC Transit puede generar reportes que desglosan el gasto por comprador, departamento, categoría y proveedor. Esta información es imprescindible para reportar datos financieros y responder a las auditorías. El equipo pudo incluso identificar la ubicación de los proveedores con el código postal para confirmar el cumplimiento con mandatos locales de abastecimiento.

“Las herramientas de reporte de Amazon Business facilitan el cumplimiento y la visibilidad sobremanera”, comentó Young.

Conciliación simplificada con Pago por factura
Ante las políticas específicas de adquisición y pagos que rigen a AC Transit, la agencia actualmente usa Pago por factura como método de pago exclusivo con Amazon Business. Pago por factura brinda a los clientes elegibles términos de pago netos y gestión de facturas simplificada para hacer una conciliación efectiva.

Cuando AC Transit tomó la decisión estratégica de adoptar Amazon Business, evaluaron alternativas de pago, como su programa de pago con tarjeta de compra, Pago por factura de Amazon Business o ambos. AC Transit se decidió por Pago por factura, que está disponible para clientes de Amazon Business y ofrece términos de pago netos más una gestión simplificada de facturas para una conciliación ágil. Al consolidar su gasto con Amazon Business en Pago por factura, eliminaron la necesidad de usar una tercera plataforma de conciliación, ya que todo se hace en las herramientas que ofrece Amazon Business. Al usar los flujos de trabajo centralizados de Amazon Business, AC Transit se asegura de que sus compras se ajusten a las pautas y políticas establecidas, lo que ahorra tiempo en conciliar pedidos y asignar costos a los departamentos pertinentes, pues no tienen que pasar de un sistema a otro. Para simplificar aún más la conciliación, la agencia combina Pago por factura con 3-Way Match, lo que ayuda al área de cuentas por pagar a confirmar la entrega de productos antes de la autorización del pago y así garantizar una facturación precisa.

Al combinar las soluciones de Amazon Business, como los procesos de autorización, la Analítica de Amazon Business, el Pago por factura y 3-Way Match, AC Transit pudo ahorrar mucho tiempo en todo el proceso de adquisición, desde la compra y autorización hasta la auditoría y conciliación.

“Amazon Business ayudó a eliminar ineficiencias y asegurar el cumplimiento, no solo por simpleza, sino también por agilidad”, comentó Young.

Un manual de prácticas de adquisición probado para agencias públicas
El éxito de AC Transit con Amazon Business pone de manifiesto cómo las organizaciones del sector público pueden acceder a una experiencia de compras creada para simplificar la adquisición y, al mismo tiempo, satisfacer sus necesidades únicas de cumplimiento normativo y operativo. Con filtros socioeconómicos, análisis profundos, métodos innovadores de pago y decisiones de compras guiadas, las soluciones de Amazon Business que usa AC Transit ayudan a alinear la adquisición con su misión de servicio a la comunidad de forma responsable y eficiente. Como resultado, la agencia estima que el proceso de compra integral es un 90 % más rápido ahora que usan Amazon Business.