Presentamos Amazon Business Solutions para organizaciones sin fines de lucro

Se ha hablado mucho sobre el impacto de la pandemia en las empresas y los consumidores. Sin embargo, el impacto de la pandemia en el sector sin fines de lucro no ha tenido suficiente cobertura. Debido a la cancelación de eventos presenciales y a la falta de acceso de los donantes, la recaudación de fondos es la principal preocupación. En una encuesta realizada por Nonprofit Finance Fund, el 60 % de las organizaciones sin fines de lucro entrevistadas indicaron experimentar condiciones que ponen en riesgo su sostenibilidad a largo plazo y el 64 % espera que esta tendencia continúe en los próximos meses.[1]

Antes de que llegara la pandemia, las organizaciones sin fines de lucro seguían un proceso de adquisición principalmente manual. A nivel mundial, solo el 23 % informó que tiene una visión a largo plazo para la modernización tecnológica.[2] En una encuesta de cuatrocientas organizaciones sin fines de lucro realizada por la consultora Levvel, el 26 % de los encuestados utilizó la automatización de adquisiciones en comparación con el 34 % para todas las demás industrias.[3] La pandemia ha brindado una oportunidad para que las organizaciones sin fines de lucro reconsideren la adopción digital, incluido el uso de herramientas de adquisición en línea. Reconocen que esta oportunidad de hacer cambios pagará dividendos a largo plazo en términos de ahorro de costos y tiempo.

Para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a realizar esta transición a la adquisición digital, anunciamos el lanzamiento de Amazon Business Solutions para organizaciones sin fines de lucro, una tienda para sus necesidades de compra con herramientas que simplifican las compras en su organización.

De nuestras conversaciones con clientes sin fines de lucro, descubrimos que buscan herramientas para ahorrar tiempo, medidas para ahorrar costos, el cumplimiento normativo y la transparencia. A continuación, describiremos de qué manera nuestras soluciones abordan estas necesidades.

Ahorro de tiempo

Amazon Business facilita el proceso de compras a cientos de miles de socios de venta en un solo lugar y elimina la necesidad de dedicar tiempo a buscar y negociar con diversos proveedores. Su personal puede pedir los artículos que necesita en línea de la misma manera en que comprarían en su cuenta personal de Amazon. Si su organización utiliza un sistema de compras, Amazon Business se integra con ese sistema para que su personal y voluntarios puedan obtener un acceso fácil y seguro a Amazon Business. Incluso puede crear una lista de artículos que su personal compra con frecuencia, para que no necesiten dedicar tiempo a descubrir y comprar los mismos artículos repetidamente. Su personal puede volver a pedir fácilmente artículos de esta lista en cualquier cantidad y compartir estas listas con otros miembros del personal y voluntarios, lo que les ahorra tiempo también. Además, su organización puede mantener el control de los gastos al establecer flujos de trabajo de compras en línea que se implementen si un pedido no cumple con las políticas correspondientes. Esta capacidad para definir pautas que reflejen los principios de su organización y establecer flujos de trabajo de aprobación sin problemas ahorra tiempo al personal y a los voluntarios, ya que no necesitan lidiar con aprobaciones en papel. Ya no tendrá que esperar semanas para recibir las aprobaciones y conseguir los artículos necesarios para su personal.   

Su organización también puede elegir convertirse en un miembro Business Prime, lo que permitirá al personal obtener envíos gratuitos e ilimitados en dos días para cientos de millones de artículos, así como envíos en un día para muchos otros más. Además, algunas organizaciones sin fines de lucro también son elegibles para la exención de impuestos en sus compras. Al inscribirse en el Programa de exención de impuestos de Amazon (ATEP), su organización puede realizar compras libres de impuestos en pedidos elegibles. Esta inscripción también elimina la necesidad de que su personal llame a los centros de servicio al cliente para obtener la exención después de la compra.

En general, cuanto menos tiempo dedique su personal a las compras, más tiempo podrá dedicar a su misión, lo que reducirá sus gastos administrativos.

“Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos solían llevar de cinco a siete días y ahora solo llevan dos. Lo que solía ser un proceso manual que ocupaba gran parte de nuestro tiempo ahora está automatizado casi por completo. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores de los centros para obtener lo que necesitan de manera más rápida y eficiente”. —Rick Quaintance, director principal de Administración de Contratos y Adquisiciones, USO

Ahorro de costos

La consolidación de compras en Amazon Business puede ayudarlo a ahorrar dinero a largo plazo. Su organización puede ahorrar más con los descuentos por cantidad: estos descuentos se aplican cuando, durante una sola compra, su personal compra al menos dos unidades de los mismos productos de una selección de más de 60 millones de artículos. Además, las organizaciones sin fines de lucro elegibles pueden obtener membresías Business Prime con hasta un 65 % de descuento. El flujo de efectivo también es una consideración importante para las organizaciones sin fines de lucro. Amazon Business ofrece pagar por factura, lo que le permite a su organización comprar ahora y pagar más tarde sin interés con plazos de pago de 30 días. Si es un miembro Business Prime, su organización puede ser elegible para obtener plazos de pago extendidos de 45 o 60 días.  Menos dinero gastado en compras y una mayor capacidad para administrar su flujo de efectivo le permite hacer un mejor uso del dinero de sus donantes al invertir en sus iniciativas cruciales.

Cumplimiento de las políticas

Reconocemos que cada dólar representa una elección entre financiar personal, operaciones y programas fundamentales en comparación con los gastos administrativos. Dado que el personal y los voluntarios realizan varias tareas (incluidas las compras), es importante que las organizaciones sin fines de lucro como la suya tengan mecanismos implementados para rastrear y monitorear los gastos. Con las políticas de compra y las aprobaciones de Amazon Business, los administradores de cuentas de Amazon Business de su organización pueden definir diferentes tipos de políticas de compra. Por ejemplo, los administradores pueden identificar productos o vendedores preferidos (por ejemplo, vendedores que participan en el ATEP o vendedores locales, pequeños o diversos acreditados para beneficiar a la comunidad). Los administradores también pueden bloquear vendedores o categorías restringidos y definir límites de gastos. Además, pueden identificar a los aprobadores de cualquiera de las políticas, de modo que los voluntarios y el personal puedan comprender fácilmente a quién solicitar las aprobaciones correspondientes cuando sea necesario. Este proceso se realiza completamente en línea y tiene una pista de auditoría clara, lo que le ofrece la visibilidad y el control que necesita para asegurarse de que el dinero de los donantes se gaste con prudencia. Esta característica también le ofrece la flexibilidad de descentralizar por completo las decisiones de compra y saber que el proceso está implementado para mitigar los gastos no deseados. Con ese espíritu, la herramienta de gestión de presupuestos de Amazon Business ayuda a descentralizar las decisiones de compra y ofrece al personal la libertad de comprar lo que necesita al asignar un presupuesto previamente aprobado con un límite de tiempo que no puede exceder.    

“Lo que hicimos es permitir que cada director de centro administre sus propios presupuestos regionales y todas las compras se dirijan a él para su revisión y aprobación. Por ejemplo, tenemos diez centros en el suroeste de Asia e identificamos diez aprobadores, con la creación de un modelo de autoservicio para nuestros centros”. —Tina Stockov, gerente de adquisiciones, USO

Transparencia

Vinculado estrechamente al cumplimiento normativo está el hecho de que los donantes buscan transparencia y responsabilidad por el dinero que se gasta en la organización. Cualquier pedido en Amazon Business se puede rastrear fácilmente, como lo harían sus empleados en las cuentas personales de Amazon. Además, ofrecemos Amazon Business Analytics, que compara el historial de pedidos y pagos con sus registros mediante el uso de informes de conciliación. Su organización puede identificar tendencias mediante el seguimiento de las compras realizadas por personas y grupos dentro de su organización, por lo que puede utilizar esta información para optimizar aún más los gastos. Si su organización cuenta con Business Prime, usted tiene acceso a los paneles de Spend Visibility, que ayudan a identificar patrones de compra de una manera visualmente atractiva a fin de ayudar a la gerencia a utilizar la información para tomar decisiones rápidas.

“Con Amazon Business, fue muy fácil. Todo se envía desde Amazon y mis agencias pueden ver toda la información del pedido en un solo lugar”. — Heather Jones, directora ejecutiva, Toys for Kids

En el espíritu continuo de mejorar la transparencia, ahora hemos introducido una función llamada Impulsor de donaciones. Esta función permite a las organizaciones sin fines de lucro crear listas de deseos con artículos que buscan los clientes a los que prestan servicios. En lugar de que los donantes tengan que comprar artículos en estas listas de deseos y enviarlos a ellos mismos y luego a los destinatarios, esta función permite a los donantes comprar artículos, integrarlos con la cuenta de Amazon Business de la organización sin fines de lucro y enviar los artículos directamente a los destinatarios. Esto reduce la carga para los donantes y también ayuda a realizar un seguimiento claro del trayecto de los artículos desde los donantes hasta los destinatarios a través de Amazon Business.

“Antes de crear nuestra plataforma de lista de deseos a través de Amazon Business, el proceso de donación tanto para los donantes como para los programas de violencia doméstica consumía tanto tiempo que desalentaba una gran cantidad de donaciones. Ahora hemos facilitado el proceso de donación. Los donantes simplemente visitan DomesticShelters.org y, con unos pocos clics, pueden seleccionar un refugio local, comprar los elementos necesarios y enviarlos directamente al refugio. Como resultado, se han donado generosamente 5789 elementos por un valor superior a 165 000 USD a programas de violencia doméstica en los Estados Unidos. Nuestra asociación con la tecnología innovadora de Amazon Business realmente marca la diferencia en las vidas de las víctimas y sobrevivientes de violencia doméstica”. —Ashley Rumschlag, vicepresidente de Servicios Digitales, DomesticShelters.org

Al hablar con organizaciones sin fines de lucro, reconocemos que buscan ser diligentes en su inversión del tiempo y dinero en actividades como adquisiciones que son importantes, pero periféricas a su misión. Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro enfrentan el doble desafío de la consolidación del abastecimiento y el cambio a un sistema de adquisición digital. Estamos comprometidos a ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a abordar estos desafíos con nuestro nuevo Amazon Business Solutions para organizaciones sin fines de lucro. En los EE. UU., actualmente prestamos servicios a 75 000 organizaciones sin fines de lucro y a 30 de las organizaciones benéficas más grandes del país. Nos gustaría extender nuestros servicios a más organizaciones para ayudarlas a avanzar en sus misiones.

“Amazon Business garantiza que los miembros de la Asociación Nacional de Organizaciones y Ejecutivos Sin Fines de Lucro (NANOE) ahorren dinero, trabajen más fácilmente y tengan los suministros que necesitan para cumplir con sus importantes misiones. En pocas palabras, Amazon Business para organizaciones sin fines de lucro es una cuestión de administración financiera, ya que permite a las organizaciones benéficas conservar más del dinero que sus donantes comparten de manera tan generosa. No podemos recomendarlo lo suficiente”. —Jimmy LaRose, cofundador, Asociación Nacional de Organizaciones & Ejecutivos Sin Fines de Lucro

_{[1] Encuesta de Nonprofit Finance Fund realizada a 465 organizaciones sin fines de lucro en EE. UU. entre el 18 y el 23 de marzo de 2020.}

_{[2] Informe de tendencias de las organizaciones sin fines de lucro publicado por Salesforce en 2020.}

_{[3] Encuesta realizada por Levvel Research en 2017 a 400 organizaciones en una variedad de industrias (incluidas las organizaciones sin fines de lucro) y segmentos de mercado en EE. UU.}