Software de automatización de cuentas por pagar: Guía para el comprador 2025

Imagina que tu equipo acaba de cerrar un pedido importante con un proveedor. La mercancía llegó a tiempo, registraste la orden de compra y todo salió bien. Luego, las cuentas por pagar (AP) obtienen tres facturas separadas, cada una con un formato diferente, y el tiempo avanza para descuentos por pago anticipado. Ahora, buscas autorizaciones, alternas entre sistemas y verificas partidas individuales manualmente. 

¿Te suena familiar?

El software de automatización de cuentas por pagar está diseñado para resolver exactamente este problema. Al agilizar los procesos de captura, conciliación, autorización y pago de facturas, la automatización de cuentas por pagar puede reducir la fricción entre adquisiciones y finanzas. Esto ahorra tiempo, ayuda a reducir errores y proporciona información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

¿Qué es el software de automatización de cuentas por pagar?

El software de automatización de cuentas por pagar digitaliza y agiliza el proceso de recepción, autorización y pago de facturas de proveedores. También ayuda a las empresas a reducir errores manuales, acelerar la conciliación, garantizar el cumplimiento de las políticas y obtener una visibilidad más clara de sus compromisos financieros.

Estas herramientas generalmente incluyen características como captura de facturas, enrutamiento automatizado de autorizaciones, integración con soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y adquisiciones, y programación de pagos.

Cómo la automatización de cuentas por pagar encaja en el ciclo de vida de las adquisiciones

La automatización de cuentas por pagar sirve como una pieza esencial del rompecabezas de adquisiciones. Después de que alguien en tu organización realiza una compra, debes hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y revisarlas, autorizarlas y pagarlas, idealmente sin autorizaciones de un lado para otro que consumen mucho tiempo o crean silos de datos.

Las herramientas de cuentas por pagar cierran el ciclo al sincronizarse con el software de adquisiciones para rastrear cada transacción, desde la solicitud hasta el pago. Soluciones como Amazon Business también complementan este flujo al proporcionar soporte integrado para facturación consolidada, facturación electrónica, pago por factura y API de conciliación. Con más de 300 socios de integración, Amazon Business facilita la centralización de las compras al tiempo que alinea el gasto con tus sistemas financieros y necesidades de cumplimiento.

Juntas, estas herramientas ayudan a los equipos a enviar datos precisos directamente a sus sistemas de cuentas por pagar. 

Beneficios de adoptar la automatización de cuentas por pagar

Los procesos manuales de cuentas por pagar pueden ralentizar a los equipos, generar errores y limitar la visibilidad. Sin embargo, la automatización puede mitigar esto al ayudar a que las adquisiciones y las finanzas trabajen mejor juntas, y así aceleren los procesos, refuercen los controles y hagan que las auditorías sean menos pesadas. A continuación, se presentan algunas formas en las que el software de automatización puede beneficiar a tu equipo y mejorar la resiliencia a largo plazo de tu organización:

• Autorizaciones de facturas más rápidas y menos errores: La verificación de tres pasos automatizada entre órdenes de compra, facturas y recibos permite a los equipos autorizar pagos rápidamente sin tener que buscar detalles. Por ejemplo, una organización de mercado medio podría reducir significativamente el tiempo de autorización al adoptar procesos de captura y enrutamiento de facturas.

• Reducción de la conciliación y la entrada manual: La facturación digital elimina la necesidad de seguimiento de hojas de cálculo o cargas manuales. Con Amazon Business, funciones como la facturación consolidada y las API de conciliación envían datos de compra a tu sistema de cuentas por pagar, lo que te ahorra horas de trabajo administrativo cada semana.

• Mayor visibilidad y control financiero: Los paneles de control en tiempo real y los análisis de cuentas por pagar brindan a los tomadores de decisiones una imagen más clara del flujo de caja, los pasivos futuros y las ventanas de descuento. La información actualizada que brindan estos paneles facilita la realización de pronósticos más inteligentes y da como resultado menos sorpresas en los pagos.

• Cumplimiento más sencillo de los requisitos presupuestarios y de auditoría: Los registros de auditoría, el acceso basado en roles y los proceso de autorización (todos ellos normalmente proporcionados por el software de automatización de cuentas por pagar) te ayudan a mantenerte alineado con los controles internos y los requisitos externos. Sistemas como Amazon Business también respaldan las políticas de SRP para mantener las compras dentro de las pautas establecidas.

• Integraciones perfectas entre herramientas de adquisiciones y finanzas: El software de cuentas por pagar moderno se integra con soluciones de ERP y adquisiciones como SAP, Oracle, Coupa y QuickBooks. Amazon Business promueve esta conexión al sincronizar los datos de facturas y pagos en más de 300 sistemas financieros para respaldar la visibilidad de gastos de un extremo a otro.

   

¿Te convencimos? Continúa leyendo para descubrir algunas características que debes buscar al comprar soluciones de automatización de cuentas por pagar.

Seis funciones esenciales de automatización de cuentas por pagar que simplifican los procesos de adquisición y pago

Las características adecuadas pueden determinar el éxito o el fracaso de tu estrategia de automatización. 

Estas son seis capacidades principales que tu equipo debe priorizar:

1. Captura de facturas

¿Estás cansado de tener que buscar archivos PDF enviados por correo electrónico o escanear recibos en papel? Las herramientas de captura de facturas (también conocidas como facturación electrónica) extraen automáticamente datos de las facturas, lo que reduce los errores humanos y el riesgo de pérdida de documentos. 

Amazon Business admite la facturación electrónica y la facturación consolidada, lo que facilita la ingesta y la organización de datos de facturas a gran escala.

2. Procesamiento automatizado de facturas

El enrutamiento manual de facturas desperdicia tiempo y aumenta las posibilidades de demoras. El procesamiento automatizado, por otro lado, utiliza lógica basada en reglas para dirigir las facturas a los autorizadores adecuados. 

Al integrar sistemas automatizados con herramientas como Coupa o Procurify, esta característica ayuda a los equipos medianos a reducir los tiempos de ciclo y al mismo tiempo cumplir con las políticas.

3. Integraciones de ERP

Tu software de automatización de cuentas por pagar debe conectarse directamente a tu ERP o pila de finanzas existente. 

Para facilitar su logro, Amazon Business se integra con más de 300 sistemas, incluso SAP Ariba, NetSuite y Oracle, para enviar datos de transacciones y facturas directamente a tus procesos. Estas integraciones garantizan que los sistemas se comuniquen entre sí, lo que te ayuda a evitar entradas duplicadas y discordancias de datos.

4. Procesos personalizados

Cada organización tiene diferentes jerarquías de autorización y necesidades de cumplimiento, por lo que debes buscar soluciones que respalden tus necesidades. En particular, el enrutamiento condicional, las rutas de escalamiento y las autorizaciones de múltiples capas pueden brindar flexibilidad, reducir cuellos de botella y reforzar controles internos, especialmente durante los períodos críticos de fin de mes.

5. Transparencia del gasto

Sin una imagen clara de a dónde va tu dinero, es difícil optimizar tus finanzas. 

Para combatir esto, las analíticas de gastos modernos (como los paneles de control en tiempo real y los informes automatizados) ayudan a los líderes de adquisiciones a analizar el gasto en todas las categorías y proveedores. Amazon Business también mejora la visibilidad con análisis integrados y funciones Business Prime como Visibilidad de gasto y Guided Buying.

6. Verificación de tres pasos

Verificar las facturas con las órdenes de compra y los recibos garantiza que solo estás pagando lo que realmente ordenaste y recibiste. La verificación de tres pasos automatiza este proceso, y así reduce los pagos en exceso y el riesgo de fraude. 

La combinación de la verificación de tres pasos con herramientas de administración de cuentas como Pago por factura y el seguimiento del historial de pedidos de Amazon Business también refuerza la precisión de los gastos y la preparación para la auditoría sin necesidad de excavar manualmente.

Cómo elegir el software de automatización de cuentas por pagar adecuado

Elegir la solución de automatización de cuentas por pagar adecuada no se trata solo de acelerar los pagos, también implica optimizar tu proceso de adquisición alineándolo con el proceso de adquisición, mejorando la administración de proveedores y reduciendo la fricción en las finanzas. 

A continuación, podrás ver cómo evaluar las opciones con claridad y confianza:

Define tus necesidades comerciales y de adquisiciones

Comienza por trazar un mapa de tus procesos de cuentas por pagar y compras. Para ello, plantéate las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas facturas proceso mensualmente?

• ¿Utilizo órdenes de compra de manera consistente?

• ¿Qué nivel de comunicación con proveedores y seguimiento del cumplimiento necesito?

Las respuestas claras aquí te ayudarán a limitar tu enfoque a herramientas que puedan manejar tu volumen, complejidad y panorama de proveedores.

Prioriza las características imprescindibles

Busca un software que admita la siguiente funcionalidad:

• Automatización para la captura y verificación de facturas

• Integración con tu ERP o plataforma de adquisición

• Autorizaciones basadas en roles y controles de cumplimiento

• Visibilidad de gastos en tiempo real

Amazon Business, por ejemplo, ofrece datos de conciliación a nivel de factura que fluyen hacia muchas de las herramientas que quizás ya utilices, como Coupa, SAP Ariba y Procurify.

Evalúa las integraciones y la interoperabilidad

Elige un sistema que se conecte tanto con tu software financiero como con tu conjunto de adquisiciones. Obtendrás puntos de bonificación por encontrar uno que ofrezca integraciones prediseñadas con soluciones de proveedores, de modo que los datos de compra se sincronicen directamente con tu proceso de cuentas por pagar.

Evalúa la facilidad de uso y el soporte del proveedor

Las interfaces fáciles de usar, la baja fricción de incorporación y una atención al cliente receptiva pueden determinar el éxito o el fracaso de una implementación. Para tener una idea de la solidez de su soporte y la facilidad de trabajar con ellos, pregunta a los proveedores sobre su tiempo promedio de puesta en marcha, recursos de capacitación y modelo de administración de cuentas.

Prueba, audita y verifica

Antes de la implementación completa, ejecuta una prueba piloto con algunas categorías de proveedores para probar la precisión de la automatización, el enrutamiento de autorización y la conciliación de facturas. Esta fase te ayudará a detectar cualquier desajuste de datos o brechas en el cumplimiento. Luego podrás escalar con confianza.

Cómo medir el ROI de tu software de automatización de cuentas por pagar

Una vez que tu sistema de automatización de cuentas por pagar esté en funcionamiento, el próximo desafío es demostrar que ofrece valor. Esto significa respaldar tu inversión con números concretos y compartir esos resultados con las partes interesadas clave en adquisiciones y finanzas.

La clave es realizar el seguimiento de las métricas correctas desde el primer día y aprovechar las herramientas que te brindan visibilidad completa, desde el comportamiento de compra B2B hasta los detalles de las transacciones de los artículos de línea. Cuando dispones de datos granulares en tiempo real, puedes pasar de la predicción a la precisióne identificar con confianza oportunidades de ahorro de costos y mejoras de rendimiento.

A continuación, se presentan algunas formas de evaluar e informar el ROI de manera eficaz:

Centrarse en resultados medibles

En lugar de mejoras vagas, concéntrate en ganancias tangibles como ahorro de tiempo, reducción de costos y eficiencia del proceso. Al utilizar puntos de referencia previos a la automatización, puedes comparar estos resultados tangibles antes y después de la implementación.

Utiliza informes visuales y fáciles de entender para las partes interesadas

Ya sea que informes al departamento de finanzas o de operaciones, la claridad es importante. Los paneles de control, los resúmenes mensuales y las comparaciones interanuales ayudan a las partes interesadas a conectar los puntos entre la automatización y los resultados. 

Las herramientas basadas en la analítica de Amazon Business respaldan este objetivo con informes detallados a nivel de orden de compra y partida de producto.

Realiza un seguimiento del ROI con las métricas de cuentas por pagar adecuadas

Si bien las métricas “mejores” pueden variar según la organización, aquí hay una lista sugerida de puntos de referencia iniciales para medir y demostrar valor rápidamente:

• Tiempo de procesamiento de facturas (antes y después de la automatización)

• Costo medio por factura

• Tasa de descuentos por pago anticipado 

• Tasa de error en las autorizaciones de facturas

• Número de puntos de contacto manuales eliminados

• Volumen de consultas a proveedores y tiempo de resolución

• Porcentaje del gasto conciliado automáticamente

Los clientes de Amazon Business pueden incorporar Visibilidad de gastos, disponible a través de Business Prime, para obtener vistas aún más precisas de las categorías de gasto, las tendencias de los proveedores y los comportamientos de compra, todo lo cual respalda los informes de ROI y la planificación del presupuesto.

También puedes intentar utilizar una calculadora de ROI de cuentas por pagar en línea para tener una idea de tus posibles ahorros anuales antes de implementar un nuevo software.

Optimiza, simplifica y escala con confianza

A medida que tu organización crece, también crecen los riesgos. Administrar cuentas por pagar entre múltiples departamentos, herramientas y proveedores puede resultar abrumador y costoso. El ingreso manual de datos, las autorizaciones retrasadas, los riesgos de incumplimiento y la falta de visibilidad añaden fricción a un proceso ya complejo.

Es por eso que cada vez más líderes financieros y de adquisiciones recurren a la automatización para tomar el control de sus gastos y reducir las ineficiencias. La combinación del software de automatización de cuentas por pagar adecuado con opciones de compra flexibles y soluciones integradas, como Amazon Business, permite a los equipos optimizar los procesos, mejorar la precisión y estar preparados para las auditorías sin agregar más tareas manuales.

Programa una llamada hoy mismo para ver cómo Amazon Business puede integrarse con tus procesos de cuentas por pagar y simplificar tus compras a escala.