Cómo la IA en la adquisición transforma la compra inteligente

La IA en la adquisición está yendo hacia la próxima ola de innovación, incluidas actividades de mayor valor que impactan directamente en el costo y el riesgo. Está transformando lo que históricamente ha sido un proceso manual administrativo en una capacidad más estratégica e impulsada por información.

Para los responsables de tomar decisiones sobre adquisición que contemplan su próximo movimiento, la pregunta ya no es “¿Deberíamos adoptar inteligencia artificial?” sino más bien, “¿Cómo la adoptamos e implementamos a escala para convertirnos en un verdadero facilitador estratégico?”

Para hacer esta transición de manera efectiva, los líderes deberán considerar no solo la tecnología sino también su gente, procesos y conjuntos de datos. Es importante entender:

• Por qué es importante la IA

• Qué ofrece

• Cómo usarla

• Qué debemos tener en cuenta

• Cómo avanzamos hacia la escala

   

Por qué la IA en la adquisición es una ventaja estratégica

La primera ola de IA en la adquisición tenía más que ver con la velocidad y la reducción de costos. Esto trajo beneficios como: 

• Órdenes de compra más rápidas

• Menos autorizaciones manuales

• Tareas repetitivas automatizadas

• Procesamiento de facturas más eficiente

• Monitoreo de la cadena de suministro más fácil

Si bien estas mejoras son importantes, no son el objetivo final. El verdadero poder de la IA es su capacidad para ayudarte a que tu equipo de adquisición pase de una función de evitar costos a ser un impulsor estratégico del negocio. 

Por ejemplo, la IA puede proporcionar valor adicional en la gestión de contratos al utilizar procesamiento del lenguaje natural (NLP) para extraer rápidamente cláusulas y términos clave de cientos de contratos de proveedores. Esto le ahorra tiempo a tu equipo a la vez que le ayuda a descifrar fácilmente lenguaje legal altamente técnico. Con una revisión de contrato más rápida y una comprensión más precisa de términos complejos, tu equipo estará preparado para cerrar mejores acuerdos aún con los proveedores.

Además, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) combinado con tecnologías de IA y aprendizaje automático puede procesar facturas y documentación de proveedores con supervisión humana mínima ya que convierten facturas escaneadas o digitales en texto que las máquinas pueden leer. Esto ayuda a liberar tiempo de tareas administrativas para que tu equipo pueda enfocarse en trabajos de mayor valor.

Las fuerzas del mercado impulsan el cambio

La necesidad de hacer que las operaciones de adquisición pasen de ser transaccionales a estratégicas se está volviendo más crítica a medida que las organizaciones enfrentan cada vez más:

• Volatilidad de la cadena de suministro

• Riesgo geopolítico

• Presión inflacionaria

• Demandas regulatorias

• Exigencias de compras socialmente responsables (SRP)

• Mayores expectativas de las partes interesadas sobre transparencia y generación de valor

Las disrupciones, ya sean por eventos geopolíticos, desastres naturales o escasez logística, ahora son ocurrencias regulares. Los equipos de adquisición deben anticipar, monitorear y responder a riesgos de proveedores, choques de suministro y aumentos de costos de materiales con el uso de herramientas de IA y análisis de datos que proporcionen información oportuna y alertas accionables.

Al mismo tiempo, el abastecimiento responsable ahora es parte de la agenda de creación de valor y una expectativa de las partes interesadas. Los equipos de adquisición deben no solo comprar de manera efectiva sino también responsable y así asegurar el cumplimiento de compras y la alineación con los objetivos organizacionales.

El impacto empresarial medible de la IA

Una cosa es hablar sobre valor estratégico; pero otra es mostrar resultados medibles. Según Boston Consulting Group (BCG), las organizaciones que utilizan IA en la adquisición pueden reducir sus costos generales hasta en un 45 %. También pueden disminuir la carga de trabajo de los equipos de adquisición en un 30 % y así liberar tiempo de los empleados para dedicarlo a tareas más orientadas al valor.

Además, un estudio de APQC de 2025 cubierto por Supply & Demand Chain Executive observó que el 80 % de las organizaciones que han implementado IA en la adquisición experimentaron una mejora en la calidad de los datos, mientras que el 64 % reportó una mejor toma de decisiones. 

Casos de uso clave de IA en la adquisición

Para hacer más tangibles los beneficios estratégicos de la IA, aquí hay algunas aplicaciones estratégicas reales de la IA en la adquisición.

Analítica de gastos y previsión de demanda

Los motores habilitados por IA pueden consumir grandes volúmenes de datos de gastos de múltiples fuentes, incluidas órdenes de compra internas, facturas, contratos de proveedores y datos de mercados externos. Luego pueden analizar estos datos para revelar información como patrones de gastos duplicados o fuera de contrato, oportunidades de consolidación y signos tempranos de comportamientos no convencionales.

Por el lado de la previsión de demanda, la tecnología de IA puede:

• Monitorear cadenas de suministro

• Modelar patrones de demanda

• Detectar estacionalidad

• Correlacionar señales externas como precios de materias primas, riesgos geopolíticos y cambios en los plazos de entrega en la logística

• Prever con mayor precisión

Por ejemplo, una nueva incorporación a nuestra oferta de análisis es Amazon Business Savings Insights, que aprovecha la IA para ofrecer información en tiempo real y recomendaciones para optimizar los ahorros. Savings Insights automatiza el análisis de gastos complejos, lo que acelera la detección de tendencias clave y oportunidades de ahorro para ti y tu equipo. Este nuevo avance en nuestras capacidades de análisis te permite optimizar la toma de decisiones de compra basadas en datos para apoyar las metas presupuestarias y de adquisiciones generales.

IA para la gestión de proveedores e inteligencia de contratos

Otra aplicación convincente de la IA en la adquisición es el monitoreo inteligente de proveedores, señales de mercado y contratos. Con IA y NLP, tu equipo de adquisición puede extraer cláusulas de contrato sobre precios, entrega, penalización y renovación a escala, lo que detectar riesgos con mayor rapidez e identificar oportunidades de renegociación.

La inteligencia de proveedores también puede incorporar señales de riesgo externas, como salud financiera, ubicación geopolítica, calificaciones de Compras Socialmente Responsables (SRP), datos de desempeño de proveedores y restricciones logísticas/posibles cuellos de botella. Los modelos de IA pueden marcar proveedores en riesgo de interrupción y sugerir estrategias alternativas de abastecimiento o negociación, lo cual ayuda en una selección de proveedores más inteligente.

Al automatizar los “ojos y oídos” sobre proveedores y contratos, la adquisición puede pasar de tener que apagar incendios por fallos de proveedores a ser una supervisión proactiva y un compromiso estratégico.

Tu hoja de ruta de implementación para escalar la IA

La IA no es una solución lista para usar. Para generar valor sostenible, las organizaciones necesitan una hoja de ruta de implementación disciplinada que alinee la estrategia, los fundamentos de datos, las personas y la gestión del cambio. 

Si estás buscando comenzar el proceso en tu organización, considera seguir estos pasos clave.

Comienza con objetivos estratégicos claros y pilotos enfocados

Antes de sumergirte en algoritmos y software, alinea tus equipos en torno a los detalles específicos de lo que deseas lograr. Esto podría incluir: 

• Objetivos de reducción de costos

• Objetivos de mitigación de riesgos

• Expectativas de innovación de proveedores

• Objetivos de precisión de previsión

• Métricas de compra responsable 

Sea cual sea el caso, los objetivos estratégicos claros y medibles proporcionan dirección y te ayudan a medir el éxito.

A partir de ahí, selecciona un piloto de alto impacto y contenido: un área comercial con alcance manejable pero valor visible, como una categoría con gasto marginal alto, un grupo de proveedores con riesgo medio o una cartera de contratos lista para la extracción automatizada de cláusulas. El objetivo es entregar valor medible rápidamente, generar impulso y demostrar credibilidad.

Involucra a tu equipo en la implementación y evaluación del piloto. Asegúrate de que la solución esté generando valor y tenga el impacto deseado en tus procesos. Una vez que el piloto demuestre ser un éxito, puedes escalar en consecuencia.

Establece fundamentos de datos sólidos e integración escalable

Los datos limpios y accesibles son la sangre vital de la adquisición en la era de la IA. Sin una base de datos sólida, los esfuerzos pueden estancarse. Las consideraciones clave incluyen:

• Consolidación de datos: vincule datos de gastos, datos de proveedores, metadatos de contratos y datos de mercado externos.

• Fuente única de verdad: aplica la gestión de datos maestros para minimizar duplicados, inconsistencias y brechas.

• Integraciones del sistema de adquisiciones: integra la IA en los procesos de adquisición, sistemas (por ejemplo, ERP, P2P, portales de pedidos) y redes (por ejemplo, portales de proveedores y fuentes de mercado externas).

• Arquitectura escalable: asegúrate de que la solución de IA pueda crecer en categorías, geografías y proveedores.

   

Prepara y capacita a tu equipo

Las personas importan, y dado que la IA puede cambiar la forma en que trabajan los profesionales de adquisición, el elemento humano de la gestión del cambio es fundamental. 

Para comenzar a preparar a tu equipo para implementar IA en la adquisición, considera estos consejos:

• Comunica el cambio: aclara que la IA está automatizando tareas repetitivas para que los miembros del equipo puedan pasar a roles de mayor valor, no como un medio para reemplazarlos.

• Cambia los roles y las formas de trabajo: transforma los roles de entrada de datos/transaccionales en funciones analíticas, estratégicas y orientadas a las relaciones.

• Proporciona capacitación: equipa a los equipos con las habilidades necesarias para interpretar resultados de IA, actuar sobre información, interactuar estratégicamente con proveedores y gestionar el cambio.

• Crea referentes internos: identifica a profesionales de adquisición que puedan impulsar la adopción de IA, demostrar casos de uso y orientar a sus colegas.

• Escucha comentarios: la transición a herramientas de IA no es una estrategia de una sola vez. Continúa iterando basándote en la retroalimentación de tus equipos y partes interesadas.

   

Desafíos, riesgos y cómo mitigarlos

No hay transformación que no tenga obstáculos. A continuación, se presenta un resumen de los riesgos más comunes asociados con la implementación de IA en adquisiciones y cómo mitigarlos.

Riesgo 1: silos de datos/baja calidad de datos

• Estrategia de mitigación: establecer una gobernanza sólida y una clara titularidad de los datos. Gestión de datos maestros. Comienza con una auditoría de datos y una limpieza antes de escalar a la IA.

Riesgo 2: resistencia al cambio

• Estrategias de mitigación: Utiliza victorias piloto, involucra a las partes interesadas clave desde el principio y comunica la evolución de los roles. Enfatiza cómo la IA libera al equipo para trabajos estratégicos en lugar de reemplazarlos

Riesgo 3: riesgos éticos y de sesgo (por ejemplo, puntuación de proveedores, equidad algorítmica)

• Estrategias de mitigación: Desarrolla políticas de IA transparentes, audita algoritmos para detectar sesgos e incluye revisión humana en bucles de decisión. Monitorea los resultados y la equidad de las decisiones de los proveedores.

Riesgo 4: complejidad de integración

• Estrategia de mitigación: adopta un enfoque por fases. Comienza con los mejores módulos/pilotos y asegúrate de que el ecosistema de proveedores se ajuste a tus sistemas ERP/P2P existentes.

Riesgo 5: riesgos de proveedores (por ejemplo, promesas excesivas, entrega insuficiente)

• Estrategia de mitigación: realiza debida diligencia de proveedores y verifica referencias. Comienza con KPI medibles, especifica entregables y resultados claros, y contrata teniendo en cuenta la escalabilidad y el soporte continuo.

Al abordar estos riesgos potenciales de manera explícita e incorporar la mitigación en tu hoja de ruta, aumentas tus posibilidades de éxito y minimizas los obstáculos inesperados.

¿Qué sigue para la IA en adquisiciones?

A medida que las organizaciones de adquisiciones adoptan IA, la función y el conjunto de herramientas seguirán evolucionando. Estos son dos frentes emergentes que vale la pena señalar.

Agentes de IA generativa y descentralizada

Más allá del análisis básico, ahora hay una tendencia hacia la IA generativa e IA agéntica. La IA generativa se está utilizando para crear borradores iniciales de solicitudes de propuestas (RFP), comunicaciones con proveedores y lenguaje contractual. La IA agéntica se están integrando en procesos de adquisiciones para identificar proveedores potenciales, detectar inventario bajo y desarrollar scripts de negociación basados en diferentes escenarios.

Para líderes de adquisiciones como oficiales de adquisiciones principales (CPO), esto significa un régimen futuro donde la IA no solo informa decisiones, sino que también puede ejecutar decisiones y acciones rutinarias bajo marcos de gobernanza definidos y supervisión humana.

Funciones de adquisiciones redefinidas

Dado que la IA se hace cargo de más tareas transaccionales y analíticas, la función de adquisiciones en sí está comenzando a cambiar. El futuro de una fuerza laboral habilitada por la IA podría comenzar a ver:

• Fuerza laboral híbrida humana/IA: el personal de adquisiciones trabajará junto a agentes de IA, con enfoque en el juicio, la estrategia, las relaciones con proveedores y la gestión del cambio.

• Nuevos roles emergentes: S\surgirán nuevos tipos de empleos, como analistas de IA en adquisiciones, curadores de datos, estrategas del ecosistema de proveedores y líderes de innovación de categorías.

• Adquisiciones que impulsan la transformación empresarial: el dominio de las adquisiciones gestionará cada vez más la estrategia de categoría, los compromisos de sostenibilidad, la resiliencia de la cadena de suministros y la innovación de proveedores.

   

Las organizaciones que adopten esta mentalidad temprano pueden obtener una ventaja. Nuestro equipo apoya la transición a la innovación y las asociaciones estratégicas de IA, ya sea que representes una pequeña y mediana empresa (PYME) o una gran empresa.

Lista de verificación de IA procesable en adquisiciones

Esta es hay una lista de verificación práctica que puedes usar en tu próxima sesión de planificación:

• Alinea iniciativas con la estrategia empresarial: enfócate en objetivos como la reducción de costos, la mitigación de riesgos, la sostenibilidad y la innovación de proveedores.

• Selecciona un piloto de alto valor y baja complejidad: los ejemplos incluyen analítica de gastos secundarios, monitoreo de riesgos de proveedores o extracción de cláusulas contractuales.

• Prepara tu equipo: identifica oportunidades de capacitación y posibles miembros del equipo como primeros adoptantes y referentes.

• Asegura datos limpios y centralizados, así como sistemas listos para la integración: incluye ERP, P2P y portales de proveedores.

• Define y realiza un seguimiento de los KPI: mide ahorros de costos, reducciones en el tiempo de ciclo, precisión de pronósticos y mitigación de riesgos.

• Ejecuta el piloto: asegura la aceptación de las partes interesadas y mide los resultados.

• Escala estratégicamente: extiende la IA en categorías, geografías y proveedores una vez que el piloto entregue resultados.

• Integra procesos de IA: utiliza la IA para automatizar ciertos tipos de tareas, como el trabajo repetitivo.

• Monitorea tendencias emergentes: realiza un seguimiento de desarrollos como agentes de IA, asistentes virtuales, gemelos digitales de cadena de suministro y automatización de puntuación ESG, y ajusta según sea necesario.

   

Potencia tu estrategia de adquisición con IA

Con la volatilidad de la cadena de suministro, la presión inflacionaria y las expectativas cambiantes de las partes interesadas a la cabeza de cada agenda, la adquisición debe actuar como un facilitador estratégico. La IA es una herramienta que puede hacer esto posible.

Cuando mueves la adquisición del procesamiento de transacciones a la influencia estratégica, desbloqueas valor en ahorros de costos, gastos más inteligentes, relaciones de proveedores más sólidas y riesgos mitigados. También puedes elevar el rol de la adquisición dentro de la organización.

Para los responsables de decisiones de compras listos para actuar, asociarse con Amazon Business puede proporcionar una base sólida: procesos de adquisición simplificados, visibilidad profunda de gastos y características impulsadas por IA responsable que te mantienen en el control son clave para ayudar a tus equipos a comprar de manera más inteligente y operar con mayor eficiencia.

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