Procesamiento de pedidos automático: Aumenta la precisión y la eficiencia

Un procesamiento de pedidos eficiente es fundamental para que todo funcione correctamente. Los equipos que todavía usan procesos de gestión de pedidos manuales suelen tener más desventajas, errores y dificultades para adquirir bienes y servicios. Además de estos desafíos, los equipos deben hallar un equilibrio entre cumplimiento, velocidad y precisión.

Las tecnologías de adquisición como el procesamiento de pedidos automático pueden ayudar a tu equipo mientras buscan la eficiencia operativa en todas las partes típicas del ciclo de vida de la orden de compra (PO). Implementar un procesamiento de pedidos automático te ayuda a minimizar riesgos en general, aumenta la eficiencia y prepararte para escalar la organización.

Principales desafíos y cómo se superan con la automatización

El equipo de adquisición típico supervisa distintas tareas, como garantizar la precisión de pedidos, corregir problemas con facturas, ingresar datos de pedidos y mantener el cumplimiento con políticas internas de compras. Mientras tu equipo se enfoca en gestionar estas prioridades, también trabaja para garantizar que las partes interesadas de toda la empresa pueda acceder a los bienes y servicios que necesitan para llevar a cabo sus funciones laborales.

Coordinar todos estos factores es complicado y los procesos manuales pueden arrastrar la dificultad a todo el proceso de despacho de pedidos. Pero los equipos de adquisición modernos pueden apoyarse en tecnologías de automatización para encarar estos problemas y alcanzar sus objetivos.

Por qué no se escala el manejo manual de pedidos

Los procesos manuales limitan la velocidad con la que tu equipo crea, autoriza y procesa pedidos. Si tienen que manejar grandes volúmenes de pedidos, hay mayor riesgo de cometer errores que pueden afectar las operaciones subsiguientes y, en última instancia, perjudicar los resultados. 

Los equipos que usan procesos manuales probablemente hayan tenido uno o más de las siguientes dificultades:

• Errores de precisión y cumplimiento: Ingresar datos y gestionar pedidos de forma manual suelen dar lugar a errores humanos, lo que puede provocar faltas de cumplimiento o inconsistencias internas.
• Demoras al procesar pedidos: Las operaciones manuales suelen tener tiempos de procesamiento de pedidos más lentos, pues se deben revisar en cada etapa del proceso.
• Visibilidad limitada de pedidos y del gasto: Los procesos que no incorporan tecnologías automatizadas pueden generar datos aislados, lo que restringe la visibilidad a lo largo de la red.
• Falta de eficiencia que baja la escalabilidad: Debido a que los procesos manuales causan errores, demoras resultados poco eficientes, la mayoría de estas organizaciones no pueden escalar las operaciones de adquisición.
   

Cuando los equipos tienen estas dificultades, resolverlas demanda tiempo y recursos que no se destinan a escalar operaciones de adquisición de principio a fin. Sin embargo, automatizar el procesamiento de pedidos permite a los equipos desligarse de estas tareas repetitivas y concentrarse en el crecimiento de la organización.

Cómo se superan los típicos desafíos con el procesamiento de pedidos automático

Con la automatización, se agilizan las tareas diarias de órdenes de compras, pues se realizan de forma instantánea y pareja, de acuerdo con los parámetros establecidos. Al automatizar estas etapas, tu equipo puede tener las siguientes ventajas:
 

• Mayor velocidad de procesamiento: Al automatizar tareas frecuentes, tu equipo puede minimizar las demoras y procesar mayores volúmenes de pedidos. De ese modo, tu equipo se prepara para escalar operaciones con rapidez al ritmo de crecimiento de la empresa.
• Menos errores en los procesos: Tu equipo puede minimizar los errores humanos porque las tareas automatizadas de procesamiento de pedidos arrojarán menos errores. Sumado a este beneficio, te convertirás en un socio estratégico para los proveedores.
• Costos operativos más bajos: El procesamiento de pedidos automático reduce los requisitos de trabajo manual, agiliza el cierre de pedidos y ayuda a tu equipo a evitar errores costoso procesos demorados. Esto a contribuye a un ciclo de adquisición más rentable.
• Más transparencia operativa: Como la automatización incorpora funciones de seguimiento e informes integrados, tu equipo obtiene visibilidad en tiempo real de las actividades que se realizan en toda la red de adquisición. De ese modo, las partes interesadas pueden monitorear el gasto, el estado de pedidos y la eficiencia de procesos.
• Mayor cumplimiento normativo: En un proceso de adquisición automático, cada etapa del proceso funciona según los parámetros que establezcas, por lo que puedes despreocuparte, ya que se desarrollarán conforme a las políticas de compras.
• Administración de inventario mejorada: El procesamiento de pedidos automático te ayuda a saber el volumen exacto de existencias, gestionar cambios de inventario y analizar necesidades de inventario, lo que minimiza el riesgo de falta o exceso de existencias.
   

Pero para maximizar las ventajas del procesamiento de pedidos automático, te hará falta un sistema de automatización que se amolde a tu empresa, tu equipo y objetivos.

Cómo elegir un sistema de automatización de adquisiciones

Tú conoces las mayores dificultades de compras que tiene tu equipo en la organización. Las siguientes recomendaciones pueden ayudarte a priorizar las características y funcionalidades necesarias para que tu equipo te ayude a elegir el sistema de automatización de adquisiciones más adecuado para la organización.

Alinearse con los objetivos y los KPI del negocio

Empieza por trazar los objetivos de crecimiento a largo plazo de tu organización y los indicadores clave de rendimiento (KPI) en las características y funcionalidades del sistema de automatización de adquisiciones. Asimismo, debes auditar tu proceso actual de compras para identificar cuellos de botella operativos o áreas con poca visibilidad. Una vez que sepas cuáles son tus necesidades, será más fácil evaluar el programa de adquisición automática y elegir el más conveniente para tu equipo.

Por ejemplo: Supongamos que tu equipo de cuentas por pagar dedica muchas horas semanales a monitorear facturas de proveedores, PO internas y recibos. El programa de automatización de adquisiciones puede curar esos dolores de cabeza al optimizar el demandante y engorroso proceso de unificar facturas.

Garantiza la integración y la escalabilidad

Puedes reforzar todo el proceso de compra y adquisición creando una pila tecnológica de sistemas integrados. Sin tareas de adquisición unificadas, es posible que obtengas datos aislados, imprecisos y poco fiables. Además, tus operaciones tienden a tener más demoras y errores, por lo que cuesta más escalar operaciones. 

Repasemos el ejemplo de unificar facturas. La automatización de adquisiciones integradas permite emparejar facturas con su documentación correspondiente, ya que se conecta a tus sistemas de planificación de recursos del negocio (ERP), de contabilidad, de cuentas por pagar y otros sistemas. En vez de saltarte de un sistema a otro de forma manual para encontrar los documentos necesarios para cada factura, el sistema de automatización de adquisiciones lo hace por ti. Así se ahorra tiempo para el equipo y se contribuye a los objetivos de escalabilidad operativa. 

Planifica la implementación y mide los resultados

Las partes interesades del proceso de adquisición deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un sistema de automatización. Trata de ponerte en sus zapatos y pregúntate si el sistema será fácil de implementar, aprender y usar. Al redactar una estrategia de implementación del sistema de automatización de adquisiciones, puedes identificar cuellos de botella y buscar soluciones de forma proactiva en vez de actuar después de que sucedan.

Luego de empezar a trabajar con la nueva automatización de adquisiciones, una de las formas más sencillas de ver si esta es adecuada para el equipo y la organización es determinar si los resultados se alinean con tus objetivos. Esto significa que puedes ver la tendencia de tus KPI hacia los resultados buscados. Hacer lo anterior y corroborar que el trabajo diario de tus compradores y partes interesadas sea más fácil puede ser indicador de que un sistema en particular es la opción correcta.

Cómo escalar la automatización de adquisiciones

Si bien implementar una herramienta de automatización puede ayudar a los equipo a optimizar procesos desde el día uno, la escalabilidad operativa a largo plazo también requiere una estrategia creada con datos. Tu equipo puede adherir a las siguientes prácticas recomendadas cuando armen el plan:

Práctica recomendada 1: Automatizar autorizaciones y solicitudes de compra

Cuando implementas un sistema de adquisición automático por primera vez, debes empezar digitalizando las solicitudes de compras y los procesos de autorización. Un buen punto de partida es automatizar procesos de compras diarios, como obtener autorización de partes interesadas o registrar información de solicitudes para futuras auditorías. Y una vez que automatices los procesos, piensa en hacer lo mismo con las compras recurrentes, el seguimiento del presupuesto y el cumplimiento de proveedores. 

Pero para usar una herramienta de automatización de ese modo, esta se debe integrar bien con tus sistemas de ERP, de contabilidad y otros programas de adquisición. Así, podrás mantener datos precisos del gasto y llevar las ventajas de la automatización a todas las áreas.

Práctica recomendada 2: Alinear la automatización con políticas de compras y objetivos de cumplimiento

La automatización de adquisiciones te ayuda a controlar el cumplimiento con políticas internas al permitirte incorporar controles de cumplimiento directamente en procesos diarios. Esto de brinda más visibilidad sobre el cumplimiento en toda la organización con políticas de compras. Asimismo, puedes usar procesos de autorización automáticos y Guided Buying (con características mejoradas disponibles en Business Prime) para fomentar que los empleados compren de proveedores preferidos y en categorías autorizadas. Al encargarse de esas áreas, la automatización mejora la visibilidad del cumplimiento, garantiza que las compras de alineen con objetivos de la organización y mitiga los riesgos de cumplimiento.

Práctica recomendada 3: Escala por partes, no de una vez

Escalar la automatización de adquisiciones también debe ser sostenible. Es decir, se debe evitar el crecimiento de distintas áreas de operaciones en simultáneo. Por el contrario, adopta un enfoque lento y paulatino. 

Cuando implementes la automatización, empieza por las áreas de alto impacto. Según la organización, estas áreas pueden abarcar el flujo de autorizaciones, umbrales de compras o la integración de políticas de proveedores. Luego de automatizar las partes más influyentes de las operaciones, el equipo puede centrarse en las áreas que tienen menor impacto, pero que siguen siendo importantes para la eficiencia de las adquisiciones y el cumplimiento.

Práctica recomendada 4: Medir el retorno de inversión (ROI) además del ahorro

Generar ahorro de costos es un objetivo central, pero es importante llevar un control del ROI además de las finanzas. Las métricas como la reducción del tiempo de ciclo de autorizaciones, el porcentaje del gasto bajo administración y el nivel de cumplimiento de políticas pueden aportar información sobre el impacto de tus iniciativas de automatización. Estas métricas son imprescindibles para tener operaciones de adquisición eficientes y transparentes que, a su vez, ayudan a tomar decisiones de compras escalables.

Práctica recomendada 5: Mejorar la experiencia del usuario final

Si no implementas nuevas soluciones de automatización de adquisiciones de forma sistemática, estas pueden entorpecer los procesos y generar obstáculos innecesarios para los equipos. Como resultado, el equipo puede tener problemas para escalar operaciones o directamente evite usar el programa. Para que un sistema de automatización aporte valor a tus operaciones actuales y a futuro, debe incentivar al equipo a adoptar nuevos procesos de compra.

Puedes cerciorarte de que un sistema nuevo ayuda a tus equipos analizando cuidadosamente los procesos de implementación, inducción y uso diario antes de adoptarlo. Procura comprender las dificultades que la solución nueva debería resolver. 

Al final de cuentas, la solución debería ofrecer autorizaciones más rápidas, una selección y guía de proveedores y visibilidad de gastos, que en conjunto optimizan las funciones diarias de las partes interesadas de tu proceso de adquisición.

Automatización de adquisiciones más inteligentes con Amazon Business

Amazon Business puede ser tu socio para hacer compras de empresa más inteligentes y automatizar las adquisiciones. Mediante integraciones efectivas y perspectivas a partir de datos, Amazon Business ayuda con actividades como las tuyas. A continuación, se describe cómo Amazon Business puede simplificar, automatizar y escalar el cumplimiento con políticas de compras y la visibilidad de gastos.

Automatiza compras repetidas con listas de negocios y entregas recurrentes

Para aumentar la eficiencia, es mejor establecer entregas recurrentes para productos que se compran seguido o listas seleccionadas de proveedores autorizados. De ese modo, no hace falta el trabajo engorroso de efectuar compras manuales y se fomenta el cumplimiento dirigiendo compradores hacia artículos y proveedores que se autorizaron anteriormente.

En Listas para negocios, puedes crear listas de productos para los proveedores contratados según la información de compras. Estas listas te permiten automatizar compras frecuentes, lo que reduce la carga manual del equipo y facilita la compra de productos y servicios necesarios por parte de los compradores.

Optimiza autorizaciones con procesos de adquisición integrados

Ayudamos a mejorar los procesos de autorización buscando un equilibrio entre funcionalidades flexibles e intuitivas. Nuestras políticas de compra configurables te ayudan a controlar el gasto y asegurar el cumplimiento.

Cuando estas etapas se ejecutan de forma automática, los procesos se desarrollan con normalidad y se minimiza el riesgo de demoras. Además, si tu proceso de autorización cambia, es fácil crear nuevas políticas de compra desde la intuitiva sección Políticas de compra y Autorizaciones. 

Aumenta la visibilidad con análisis e informes de gastos

Tener visibilidad hace referencia a comprender en profundidad tus operaciones de adquisición, incluidos los procesos de autorización. La visibilidad también brinda datos relevantes sobre qué partes del proceso se mejorarían con la automatización. 

Amazon Business puede ayudarte a lograrlo con su panel en tiempo real, que muestra Analítica de Amazon Business reveladores (una característica de Business Prime) para pedidos, categorías y patrones de gastos. Además, el informe de gastos te permite medir los resultados de tus iniciativas de automatización e identificar oportunidades de seguir optimizando la red.

Integración con tu sistema de adquisiciones

Las integraciones te ayudan a crear una red de adquisición unificada que usa las tecnologías adecuadas para brindar mejores perspectivas y control operativos. Para dar asistencia, Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisición y permite automatizar pedidos en tus sistemas de ERP o en tus procesos de adquisición hasta el pago.

Con estas integraciones completas, se logra mantener uniformidad en toda la pila tecnológica de adquisición. De ese modo, todo tus sistemas trabajan en conjunto, lo que te ayuda a maximizar el impacto de la automatización y las estrategias de crecimiento y garantiza la precisión de los datos.

Prueba el procesamiento de pedidos automático

El procesamiento de pedidos automático tiene el potencial de optimizar distintas partes de tus operaciones de adquisición. Dicho esto, el enfoque más sostenible es empezar de a poco y escalar con un socio de confianza.

Amazon Business es un socio de adquisición estratégico que crece junto a tu organización, lo que te permite automatizar y simplificar tus procesos de compras. Nuestros ejecutivos de cuentas están disponibles para trabajar contigo para mejorar todo el proceso de adquisición, lo que te ayudará a ganar el control y la visibilidad que necesitas para fomentar el crecimiento a largo plazo.

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