Cinco estrategias para implementar la automatización en las órdenes de compra

Si has navegado por los manuales de proceso de órdenes de compra (PO), conoces la frustración que generan los cuellos de botella y las imprecisiones que ralentizan todo el proceso. Es posible que tengas que localizar a las partes interesadas una por una para que puedan autorizar las órdenes de compra, o podrías enfrentarte a compradores que compran a través de proveedores no aprobados, lo que resulta en gastos excesivos. 

A menudo, es posible que sientas que estás luchando para mantener las operaciones en marcha. Sin embargo, existe una solución sencilla para estos dolores de cabeza que gestiona estas tareas rutinarias con facilidad: la automatización de la orden de compra.

Con esta solución, puedes centrarte en resolver problemas más grandes y encontrar formas innovadoras de ser más eficiente e impulsar el flujo de dinero en lugar de administrar cada paso del proceso. 

¿Estás listo para crear un proceso estratégico de administración de orden de compra que te ayudará a lograr todo esto y más? Sigue leyendo para saber cómo.

¿Qué es la automatización de la orden de compra?

La automatización de la orden de compra ocurre cuando tu equipo utiliza software para la creación, autorización y administración de la orden de compra. Un proceso automatizado puede aliviar a tu equipo de un proceso que requiere mucho tiempo y esfuerzo al manejar las tareas diarias de manera instantánea.

También es parte de un esfuerzo creciente para agilizar los procesos de adquisición mediante el uso de la tecnología. Según un informe de Economist Impact, el 57 por ciento de los encuestados consideran la digitalización de la adquisición como una prioridad absoluta.

El software de administración automatizada de orden de compra te libera tiempo y te permite centrarte en el ahorro de costos y en la eficiencia de la adquisición.

Puntos problemáticos comunes en los procesos de orden de compra manuales

Los procesos de orden de compra manuales pueden generar varios puntos problemáticos, pero la buena noticia es que la automatización de la orden de compra puede resolver algunos de los desafíos más comunes. Aquí hay algunos para tener en cuenta:

Seguimiento descentralizado

Un sistema de administración de la orden de compra disperso implica que controlar el ciclo de vida de la orden de compra es un desafío. Si solo tienes una instantánea del proceso de la orden de compra de tu organización, todo, desde la administración del inventario hasta el desempeño de los proveedores, será confuso. Esto hace que sea mucho más difícil administrar eficazmente las operaciones de adquisición. 

Además, sin un seguimiento centralizado, es menos probable detectar discrepancias en los términos de pago de las facturas, realizar una administración efectiva de la cadena de suministro, encontrar cuellos de botella en la autorización de la orden de compra y coordinar la administración de proveedores.

Autorizaciones manuales

Durante un proceso de autorización manual de una orden de compra, una persona o equipo revisa una orden de compra y la compara con la documentación relacionada. Pero este tipo de sistema de orden de compra consume mucho tiempo y es propenso a errores. Por ejemplo, puedes pasar por alto accidentalmente una discrepancia que resulte en pagos en exceso o una violación de los términos del contrato con tu proveedor. 

Y además del potencial error humano, los procesos manuales obligan a rastrear a cada parte interesada individualmente para obtener la autorización de su factura. En lugar de dedicar tiempo al trabajo estratégico que apoya el crecimiento de toda la organización, tendrás que trabajar en cada paso manualmente. 

Falta de registros de auditoría

Los procesos manuales dificultan el seguimiento de qué sucedió y cuándo. Sin embargo, necesitas que esta información sea precisa para garantizar el cumplimiento normativo del contrato y los gastos, y ayudarte a detectar rápidamente posibles problemas antes de que interrumpan tus procesos. 

Recopilar datos con precisión a medida que la orden de compra avanza en el proceso es la clave para tener un control firme de tu red. Sin visibilidad en tiempo real ni un registro de auditoría rastreable, tu organización es más propensa al fraude, a la falta del cumplimiento normativo y al error humano.

Herramientas aisladas

Un sistema de herramientas desconectadas puede obstaculizar tu capacidad de ejecutar un proceso de administración de orden de compra preciso y eficiente. Por ejemplo, al realizar una verificación de dos o tres pasos de tus facturas, puedes perder tiempo valioso alternando entre herramientas mientras buscas documentación de respaldo. Al mismo tiempo, las herramientas aisladas implican que estos datos solo residen en un lugar, lo que los hace inaccesibles para las partes interesadas que podrían beneficiarse de la información.

La mayoría de los equipos de contabilidad y adquisición de orden de compra enfrentan estos desafíos, pero con una implementación estratégica, los procesos de la orden de compra automatizados pueden resolverlos fácilmente. 

Cinco estrategias para implementar la automatización de la orden de compra

Sigue estos sencillos pasos para aumentar las probabilidades de éxito de la estrategia de adquisición y recuperar el control sobre las operaciones con un sistema automatizado de orden de compra: 

1. Mapa de los procesos actuales

Comienza por describir los procesos actuales e ideales de administración de la orden de compra. Mientras haces esto, también debes echar un vistazo a la actividad de adquisición “en la sombra” y a las autorizaciones no estructuradas para tener una idea realista de cómo las partes interesadas manejan las órdenes de compra en la actualidad. 

Una vez que hayas determinado el proceso actual, compara los procesos ideales y reales para encontrar áreas problemáticas específicas que una solución de automatización de orden de compra puede ayudarte a solucionar. 

2. Configuración de los procesos de autorización

No existe un proceso que se adapte a todos para la administración de la orden de compra. Por ejemplo, un equipo puede necesitar un paso de verificación adicional para que su proceso no siga la misma ruta que otro equipo de tu organización. 

Dicho esto, en función de los conocimientos de las partes interesadas y las tendencias que identificaste en los procesos no estructurados del paso uno, crea procesos de autorización de compra personalizados. Cuando un proceso de administración de la orden de compra coincide con las necesidades reales de un equipo, puedes reducir los gastos no autorizados y garantizar el cumplimiento normativo. 

3. Integración con sistemas existentes

Las órdenes de compra son una parte clave del seguimiento y la administración de las operaciones de adquisición. Debido a esto, la solución que maneja la automatización de la orden de compra debe integrarse con tus sistemas existentes. 

Las integraciones fluidas garantizan que tengas datos de adquisición consistentes en todos los sistemas para que no tengas que lidiar con posibles duplicados, imprecisiones u órdenes de compra faltantes. Además, cuando los sistemas se comunican entre sí, todos en la organización pueden acceder a la misma información, lo que fomenta la transparencia en toda la organización y, en última instancia, se traduce en precisión y eficiencia. 

4. Entrenamiento e integración de las partes interesadas

El éxito de cualquier proceso o solución nueva depende de la participación de las personas que lo ejecutan. Desde el principio, asegúrate de incluir a los equipos de informática, cuentas por pagar, operaciones de adquisición y finanzas. Estos equipos deben estar en sintonía ya que necesitan trabajar de manera interfuncional. 

Asegúrate de crear también un lugar centralizado para albergar la documentación y las instrucciones del proceso. De esta manera, es más fácil para las partes interesadas responder las preguntas de forma independiente y aumentan las probabilidades de cumplimiento normativo con la política organizacional.

5. Monitoreo y optimización

Durante las primeras semanas y meses, presta mucha atención a los resultados de los cambios en el proceso. Tendrás una idea de qué tan bien está funcionando la automatización midiendo algunos indicadores clave de rendimiento (KPI), como tasas de error y plazos de llegada de la orden de compra, y poniéndote en contacto con las partes interesadas. Basándote en la retroalimentación y estos KPI, puedes modificar partes del proceso a lo largo del tiempo para crear el mejor proceso para tu organización. 

Pero recuerda que implementar automatizaciones de orden de compra no es una tarea única: necesita un mantenimiento continuo. Al iterar tu proceso, puedes impulsar la rentabilidad y mantenerte competitivo.. 

Prácticas recomendadas para maximizar la eficiencia de la automatización de la orden de compra

Una vez que tengas una estrategia, ten en cuenta estas prácticas recomendadas para una administración más efectiva de las órdenes de compra:

Estandariza la incorporación de proveedores

La coherencia es clave a medida que automatizas diferentes partes del proceso de administración de la orden de compra. Para ayudar con esto, crea un proceso de incorporación estándar para todos los proveedores. Un proceso estandarizado no solo agiliza el trabajo, sino que también fomenta una colaboración predecible y confiable, lo que aumenta el potencial de establecer relaciones de calidad con los proveedores.

Amazon Business puede ayudarte con lo siguiente: La solución te permite crear y compartir catálogos de proveedores personalizados. Las partes interesadas luego ven a estos proveedores preferidos cuando buscan bienes, lo que reduce el gasto descontrolado y el riesgo de desviarse de la política de compras de la organización. Además, puedes configurar un proceso de autorización en Amazon Business que garantice que las partes interesadas adecuadas revisan las órdenes de compra y ayudan al equipo a impulsar el cumplimiento normativo de las políticas y regulaciones internas y externas. 

Agregar los números de orden de compra (PO) durante el pago

Para ayudar a agilizar las operaciones, considera la posibilidad de agregar los números de orden de compra (PO) a los pedidos en el momento del pago. Este paso no solo simplifica el seguimiento de pedidos, sino que también ayuda en la conciliación. Conectar manualmente las órdenes de compra a las facturas correspondientes u otra documentación de respaldo consume tiempo y recursos valiosos. Pero, si el número de orden de compra (PO) aparece en la orden de compra desde el momento de la misma, puedes aprovechar la automatización. 

Amazon Business favorece la automatización integrándose con más de 300 sistemas de adquisición. Una conexión de sistemas profunda como esta, te permite automatizar la generación de órdenes de compra, los procesos de autorización y la sincronización de datos entre Amazon Business y los sistemas internos.  

Hacer cumplir los controles presupuestarios

Una de las mejores formas de controlar los costos de adquisiciones es crear y hacer cumplir presupuestos. En base a los datos recopilados en los pasos anteriores, establece presupuestos departamentales, de usuario y de registro general. Estos datos también pueden ayudarte a detectar áreas en las que los equipos podrían gastar de más. Luego, utiliza toda esta información para mejorar la administración del gasto de cada equipo y establece pautas en la solución de automatización para aplicarlas.

En este caso, es beneficioso buscar una solución con características como permisos basados ​​en roles. La solución de Guided Buying de Amazon Business, por ejemplo, te permite establecer pautas para cada parte interesada, incluido un presupuesto, y dirige a las partes interesadas hacia los proveedores contratados. 

Utilizar análisis en tiempo real

El análisis en tiempo real a menudo conduce a una buena toma de decisiones. De esa manera, verás en el momento dónde los cuellos de botella operativos hacen que las órdenes de compra se acumulen o si una falta de transparencia significa que los compradores compran a proveedores no aprobados. Una mayor visibilidad te permite actuar rápidamente y evitar interrupciones costosas en los procesos. 

Para asegurarte de que los análisis sean lo más confiables posible, comienza a realizar un seguimiento de las métricas desde el primer día. Los puntos de datos como la variación presupuestaria y el tiempo del ciclo de la orden de compra tienen mayor efecto cuando abarcan más tiempo. Para lograr esto, prueba la Visibilidad de gastos de Amazon Business (una función de Business Prime). Esta función rastrea automáticamente los patrones de compras para que puedas usar tendencias de compras en tiempo real para simplificar la creación de presupuestos, la resolución de problemas de cumplimiento normativo y la realización de pronósticos.

Mejorar la eficiencia de la empresa con la automatización de las órdenes de compra

Los procesos de las órdenes de compra son una función fundamental de la administración de adquisición. Se aseguran de que conozcas el estado del pedido de cada envío, puedas administrar los costos de manera efectiva y detectes posibles áreas problemáticas antes de que se conviertan en interrupciones masivas. La automatización simplemente permite rastrear y coordinar cada orden de compra de manera efectiva y, al mismo tiempo, permanecer ágil frente a interrupciones en la cadena de suministro. 

Para disfrutar de todos los beneficios de la automatización de las órdenes de compra, tanto ahora como en el futuro, necesitas el software de automatización adecuado para tu equipo. Ahí es cuando Amazon Business entra en acción. Con nuestras integraciones y automatización fáciles de usar, brindamos una forma simplificada de administrar tus órdenes de compra. 

Habla con nuestro equipo hoy mismo para descubrir cómo nuestra solución puede ayudarte a automatizar los procesos de tus órdenes de compra, reducir las ineficiencias manuales y fomentar decisiones de adquisición más inteligentes.