Procesamiento de pedidos, simplificado: Guía para los equipos de adquisiciones

El procesamiento de pedidos puede ser una parte frustrante del proceso de adquisición, ya que tiene potenciales cuellos de botella e ineficiencias. Estos problemas pueden surgir por usar procesos manuales, pasar días (o semanas) procurando autorizaciones o por no tener visibilidad de los niveles del inventario y los estados de los pedidos. 

A pesar de estos desafíos, el procesamiento de pedidos es un componente vital de la adquisición y el éxito general para muchas organizaciones. A medida que la tecnología sigue evolucionando, la introducción de la automatización y los sistemas de seguimiento puede eliminar problemas comunes y acelerar el proceso.

¿Qué es el procesamiento de pedidos?

El procesamiento de pedidos en adquisición es la serie de pasos que tú y tu proveedor dan para aceptar, administrar y despachar los pedidos. El proceso comienza cuando tu proveedor recibe y confirma un pedido de bienes y servicios, y finaliza con la entrega final y el pago.

También incluye todos los pasos internos y externos que hay en medio, como:

• Actualizar los niveles del inventario

• Recolectar, embalar y enviar pedidos en un centro de despacho

• Hacer seguimiento del estado del pedido y plazos de entrega estimados

• Procesar facturas y pagos

• Facilitar las devoluciones cuando sea necesario

   

Desafíos comunes en el procesamiento de pedidos

Si bien el procesamiento de pedidos puede sonar simple, hay muchas partes que pueden ocasionar demoras. Los desafíos comunes de las compras cotidianas incluyen lo siguiente.

Errores por ingreso manual de datos

Cuando los compradores ingresan manualmente detalles del pedido, entre ellos, precio por volumen de productos o direcciones de envío, en los sistemas de procesamiento de pedidos, introducen el riesgo de error humano. El ingreso incorrecto de datos no solo puede alterar todo el pedido, sino que también puede interferir con la administración del inventario en tiempo real, la previsión de presupuesto y la toma de decisiones financieras.

Autorizaciones demoradas

Muchas organizaciones requieren que se autoricen los pedidos antes de su procesamiento a fin de verificar que las compras estén alineadas con las políticas de la empresa y los objetivos estratégicos. Esto puede llevar a demoras internas prolongadas antes de poder avanzar con los pedidos.

Falta de integración entre los sistemas

Algunas organizaciones usan software especializado para administrar diferentes partes del proceso de administración de pedidos. Por ejemplo, tu organización puede tener un software de orden de compra, un sistema de administración de depósito y un sistema de procesamiento de pagos, todo funcionando de manera independiente. La falta de integración en el sistema puede llevar a datos aislados y dificultar aún más el seguimiento de los pedidos.

Visibilidad limitada del estado del pedido

Si no tienes un sistema de seguimiento de órdenes de compra automatizado, es posible que monitorees los pedidos en forma manual a través de los portales de los proveedores o de la comunicación directa con el proveedor. Este enfoque limita la visibilidad en tiempo real y hace que sea más difícil saber si el pedido se encuentra dentro del tiempo estipulado.

Los beneficios del procesamiento eficiente de pedidos

El procesamiento eficiente de pedidos te ayuda a eliminar puntos débiles comunes, como demoras y errores manuales, a la vez que ofrece los siguientes beneficios.

Mayor satisfacción del comprador

Un procesamiento de pedidos sin inconvenientes implica procesos de autorización eficientes, comunicación oportuna y entregas a tiempo de los proveedores. Te ayuda a asegurarte de que recibas los bienes y servicios que necesitas, cuando los necesitas y sin demoras innecesarias.

Puedes acelerar el proceso de autorización con la automatización. Por ejemplo, Amazon Business ofrece la herramienta Autorizaciones, que dirige automáticamente las órdenes de compra hasta los autorizadores correctos. Los autorizadores reciben notificaciones para revisar cada solicitud y recordatorios de seguimiento cuando no responden en un plazo de algunos días. Si no están en la oficina, pueden designar a alguien para que autorice las órdenes de compra a fin de asegurarse de que los pedidos siguen en marcha.

Mejor eficiencia operacional

La adquisición está directamente vinculada con la eficiencia operativa. El software de procesamiento de pedidos que digitaliza los procesos manuales es uno de los modos más efectivos para mejorarla.

Además de simplificar las autorizaciones, estas soluciones pueden administrar tareas como:

• Crear órdenes de compra

• Procesar facturas

• Hacer un seguimiento de los datos de desempeño del proveedor

• Analizar patrones de gastos

• Optimizar niveles de inventario para ayudar a evitar faltantes

   

Ventaja competitiva mediante un despacho más rápido

El despacho de pedidos simplificado también puede acelerar el tiempo de procesamiento de tus pedidos cuando estás vendiendo, lo que puede ser un gran diferenciador. Las soluciones de adquisición electrónica centralizadas simplifican los procesos albergando las herramientas que necesitas bajo el mismo techo. 

También puedes usar soluciones que se integren con tu sistema de adquisiciones para compartir datos. Por ejemplo, Amazon Business no es una solución de adquisición electrónica independiente, sino que se integra con más de 300 sistemas para ayudar a simplificar y personalizar tu proceso de compras.

Gestión optimizada de la cadena de suministros

El procesamiento eficiente de los pedidos ayuda a optimizar la cadena de suministros, reducir los costos operativos y mejorar la agilidad de la organización. Una mayor visibilidad de todo el proceso puede ayudarte a identificar bloqueos o áreas de mejora.

Seis pasos para un procesamiento exitoso de pedidos

Mejorar el procesamiento de los pedidos puede parecer más fácil en la teoría que en la práctica, pero no tiene por qué ser así; especialmente con las herramientas y la tecnología adecuadas. Estos son seis pasos prácticos que puedes tomar para simplificar el proceso de despacho de tus pedidos.

1. Entrada y validación de pedidos

Puede haber errores en los sistemas manuales. Dado que este es el primer paso del proceso, es esencial asegurarse de ingresar los datos correctamente. 

Si eres fabricante o revendedor, puedes usar la automatización para tareas repetitivas como el ingreso de datos, la creación de etiquetas de envío y el seguimiento del inventario para garantizar la precisión. Según un informe de 2025 de Keelvar, los equipos de adquisición que han adoptado la automatización han informado que pasan un 60 % menos tiempo con tareas repetitivas y experimentan una disminución del 56 % en el riesgo de errores. 

Más allá de la automatización, otro paso crítico es implementar una solución que consolide tus datos en un único sistema de gestión de pedidos centralizado para que todos los equipos tengan acceso a la misma información. 

Para la validación de los pedidos, puedes mejorar aún más la precisión comparando los detalles de los pedidos con los datos maestros, como la información del cliente y la disponibilidad del producto. Herramientas como la función Información del pedido (BOI) de Amazon Business ayudan a simplificar la conciliación financiera mediante la recopilación de información crítica de los pedidos. 

Amazon Business también usa una solución automatizada de 3-Way Match que verifica la información del pedido comparando los datos de las órdenes de compra, las facturas y el embalaje o la hoja de recepción.

2. Procesamiento de pagos

Los errores manuales y las demoras también pueden ser un problema en el procesamiento de pagos. Para acelerar este paso, puedes automatizar tareas como el envío de confirmaciones de pago, la verificación de pagos fraudulentos y la generación de facturas. También puedes automatizar las conciliaciones bancarias y los pagos de suscripción.

Para mejorar la experiencia del cliente, la mejor práctica es ofrecer múltiples métodos de pago. Podrían incluir pago con tarjeta de débito o crédito o mediante billeteras digitales. También puedes intentar métodos alternativos, como la función Pago por factura de Amazon Business, que le da al cliente 30 días para pagar la compra. Los miembros de Amazon Business Prime pueden tener incluso más tiempo para pagar.

3. Administración de inventario

Niveles de inventario incorrectos pueden generar problemas como exceso de existencias, pronósticos de demanda inexactos y volúmenes de pedidos innecesarios que inmovilizan capital. Las herramientas de seguimiento de inventario ayudan a los equipos de adquisición a monitorear los niveles de existencia en tiempo real, lo que garantiza que los productos adecuados estén disponibles para respaldar las operaciones internas y los plazos del proyecto.

La gestión correcta del inventario también puede ayudarte a implementar prácticas estratégicas de pedido y abastecimiento que optimicen los gastos y eviten los faltantes.

4. Recolección y embalaje

Si revendes los artículos que adquieres o los conviertes en nuevos productos, necesitas tener visibilidad de tu inventario y tus depósitos. Sin eso, no podrás establecer estrategias de distribución y embalaje para mejorar la ergonomía del depósito. El uso de la automatización asegura una distribución más eficiente y hace que sea más fácil ajustar las estrategias para realizar cambios en la demanda por temporada. 

La automatización también puede ayudar con el proceso de embalaje asegurando materiales de embalaje que ya están disponibles y usar escáneres de códigos de barra para hacer un seguimiento más preciso del inventario.

5. Envío y entrega

Elegir patrones confiables de envío y logística es una parte clave de la selección de proveedores. Según IBISWorld, el año pasado había casi 73,000 negocios de logística de terceros en EE. UU., y ese número va en aumento. 

Una vez que has elegido un proveedor, es esencial hacer un seguimiento de su desempeño en métricas, como tasas de entrega a tiempo, despacho preciso de pedidos, cumplimiento y más. Muchas soluciones de adquisición captan y comparan estos datos en forma automática para ayudarte a que siempre tengas los mejores socios.

6. Seguimiento de pedidos

Tener que iniciar sesión constantemente en el portal de un proveedor o enviar un mensaje a tus proveedores para pedir actualizaciones de los estados de los pedidos puede ser algo tedioso e ineficiente. Las soluciones de procesamiento automático de pedidos pueden integrarse a los transportistas para ayudar a hacer un seguimiento directamente de los paquetes sin tener que pasar por el proveedor.

Estrategias para mejorar el procesamiento de pedidos

El procesamiento de pedidos es siempre un trabajo en curso, es decir que siempre habrá nuevas formas de mejorar las operaciones y ahorrar dinero. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer para tener una gran repercusión.

Implementar herramientas de automatización

Automatiza el proceso de procesamiento de pedidos lo más posible, desde la creación y autorización de órdenes de compra hasta la conciliación y el pago final. Mientras más automatices, menor será el riesgo de error humano. Tener menores intervenciones humanas también libera al personal para hacer trabajo de mayor valor, como negociar con los proveedores o gestionar las relaciones.

Si tienes órdenes recurrentes, también puedes configurar la repetición automatizada de pedidos. O puedes llevarlo un poco más allá y aliviar la carga de la gestión de inventario por completo con herramientas como Amazon Business Restock, que ofrece servicios de reabastecimiento haciendo un seguimiento de tu inventario en los diferentes sitios de trabajo. 

Integración de sistemas

Incluso si implementas un software centralizado de adquisición electrónica, es posible que aún tengas brechas en las funciones que deseas. Aquí es donde las soluciones integradas resultan útiles. 

Por ejemplo, si tu software no te permite establecer controles de compra para el gasto de la empresa, como limitar de qué categorías o proveedores pueden comprar los empleados, puedes integrarlo con Amazon Business para aprovechar la función Guided Buying. Esta integración cerraría esa brecha deseada.

Amazon Business también te permite crear órdenes de compra abiertas para establecer presupuestos específicos para diferentes grupos de compra dentro de la organización.

Mayor visibilidad

La visibilidad es la clave. Necesitas información confiable y constante de los gastos, el estado de los pedidos, los niveles del inventario y más. Por suerte, muchas de las herramientas que ayudan a automatizar los procesos comerciales también vienen con herramientas de análisis integradas.

Amazon Business, por ejemplo, ofrece visibilidad de gastos (una función de Business Prime), que permite visualizar tendencias de compra, datos del proveedor y áreas para ahorrar costos mediante inteligencia artificial (IA). Estos datos pueden ayudarte a tomar decisiones de compra más inteligentes para un mejor uso del presupuesto.

Procesos de autorización simplificados

Dejar que las órdenes de compra queden atascadas en las bandejas de entrada debido a las autorizaciones resulta ineficiente. Los procesos de autorización automatizados eliminan la necesidad de hacer un seguimiento manual y hacen que sea más fácil para los autorizadores brindar comentarios o correcciones; sin tener que hacer tantas llamadas.

El procesamiento de pedidos inteligente comienza aquí

El procesamiento de pedidos puede ser frustrante, pero los problemas comunes se pueden solucionar y los pequeños cambios pueden conducir a grandes ganancias. Con la tecnología en el centro de tu estrategia, puedes ahorrar tiempo, presupuesto y recursos humanos asignándolos a otro lugar. 

Piensa en Amazon Business como en el facilitador detrás de escena de más procesamientos de pedidos sin inconvenientes. La solución de compra inteligente para negocios faculta a los administradores como tú ya que simplifica el proceso de compras para que puedas operar de manera más eficiente y efectiva.