Cómo diseñar una estrategia de categorías que realmente genere ahorros

La gestión y la estrategia de categorías se utilizan indistintamente. Pero no son lo mismo.

La gestión de categorías es la función operativa que se encarga de organizar el gasto, gestionar a los proveedores y hacer seguimiento del cumplimiento a lo largo del tiempo. La estrategia de categorías es el ejercicio periódico dentro de esa función que pregunta si se está abasteciendo una categoría de la manera correcta para la organización.

Muchos equipos de adquisiciones son fuertes para la gestión, pero débiles en estrategias. En este artículo, veremos cómo puede ser una buena estrategia de categorías, por qué la brecha entre ambas cuesta dinero a las organizaciones y cómo diseñar una que produzca resultados medibles.

¿Qué es una estrategia de categorías?

Una estrategia de categorías es un plan deliberado sobre cómo el área de adquisiciones gestiona una categoría de gasto definida. Abarca selección de proveedores, estructura de contratos, gestión de la demanda y mitigación de riesgos a lo largo de un horizonte temporal definido, que suele durar de uno a tres años.

Se encuentra dentro de la gestión de categorías, la disciplina continua más amplia de gestionar una categoría a lo largo del tiempo. La estrategia es el plan; la gestión de categorías es la práctica de ejecutarla y mantenerla. Un plan de abastecimiento se sitúa un nivel por debajo de la estrategia: es táctico y específico para cada evento y va en la dirección que establece la estrategia. Así, la estrategia ocupa su lugar dentro de la gestión de categorías y, a su vez, guía cómo se ven tus eventos de abastecimiento individuales.

Las mejores estrategias de categorías documentan lo que estás haciendo actualmente e identifican los factores de valor específicos que el área de adquisiciones puede aprovechar para cambiar los resultados en una categoría.

Estrategia de categorías vs. gestión de categorías

La gestión de categorías es el sistema operativo. Es la forma en que se organiza el gasto en grupos lógicos, se gestiona el desempeño de los proveedores, se apoya el cumplimiento y se realiza un seguimiento continuo de los KPI de la categoría.

La estrategia de categorías es la actualización periódica. Se trata del ejercicio en el que se da un paso atrás de la gestión diaria y se plantean preguntas más difíciles: ¿Está optimizada la base de proveedores? ¿Se está aplicando la estructura de contratación correcta? ¿Se está consolidando el gasto para obtener mayor poder de negociación?

No se puede gestionar bien una función de gestión de categorías sin un trabajo estratégico periódico. Y un documento de estrategias que nunca se conecta con la gestión continua es simplemente un entregable que se queda guardado en un cajón.

Por qué es importante la estrategia de categorías

La estrategia de categorías ya no es una simple práctica recomendada, sino una expectativa básica para los equipos de adquisiciones de alto rendimiento. Las organizaciones que tratan el gasto como un conjunto de categorías estratégicas, en lugar de una serie de transacciones, superan de manera consistente a sus pares en cuanto a costos, gestión de riesgos e innovación con proveedores.

Según Supply Chain Management Review, en un estudio de McKinsey, se muestra que las organizaciones de adquisiciones maduras pueden generar un EBITDA un 5 % mayor en comparación con sus pares menos maduras. La estrategia de categorías representa un factor clave de esta ventaja.

En otro informe de McKinsey, también se revela que, cuando se implementan agentes de categorías impulsados por IA para desarrollar estrategias de categorías usando datos internos en tiempo real más información de mercado específica de cada categoría, una empresa manufacturera obtuvo un ahorro de costos del 4 % al 6 % junto con mejoras en la eficiencia de los procesos.

La evidencia sobre lo que aporta la estrategia de categorías es constante en los sectores público y privado. Según el estudio Key Issues 2024 realizado por The Hackett Group, las organizaciones de adquisiciones que ahorran más al reducir costos de gastos también suelen gastar un 21 % menos en adquisiciones en general, lo que se traduce en un retorno de la inversión 2,5 veces superior.

Al alinear las decisiones de abastecimiento con las prioridades del negocio, la estrategia de categorías permite al área de adquisiciones pasar de una compra reactiva a crear valor proactivamente. Se genera visibilidad y control al estandarizar la demanda, reducir el gasto no autorizado y ganar más poder de negociación.

En un entorno definido por la volatilidad, la presión inflacionaria y las crecientes expectativas de las partes interesadas, la estrategia de categorías consiste en crear una unidad de adquisición escalable y basada en datos que pueda responder con rapidez y precisión.

Matriz de Kraljic: La base de la segmentación de categorías

Antes de diseñar una estrategia de categorías, es necesario saber dónde se ubica la categoría dentro de tu cartera. La matriz de Kraljic es la herramienta más utilizada para ese propósito.

Segmenta el gasto en dos dimensiones: impacto financiero (volumen de gasto e importancia para el negocio) y riesgo para el suministro (concentración del mercado, exposición a fuente única, sustituibilidad).

Los cuatro cuadrantes de la matriz de Kraljic son los siguientes:

• Categorías estratégicas (alto impacto, alto riesgo): Estas exigen la mayor inversión en relaciones con proveedores. Los contratos a largo plazo, los acuerdos de desarrollo conjunto y la participación de miembros ejecutivos pertenecen a este ámbito.

• Categorías de apalancamiento (alto impacto, bajo riesgo): Tienes poder de negociación. Úsalo mediante licitaciones competitivas, consolidación de proveedores y concentración de volumen.

• Categorías de cuello de botella (bajo impacto, alto riesgo): La seguridad del suministro tiene prioridad. El abastecimiento doble y las existencias de seguridad valen el costo incluso si el volumen de gasto no justifica la prima del precio.

• Categorías rutinarias (bajo impacto, bajo riesgo): Estandariza, automatiza y minimiza la participación del área de adquisiciones. Estas categorías son ideales para compras por catálogo y compras de autoservicio.

Para las categorías rutinarias y de apalancamiento, Amazon Business permite a los equipos de adquisiciones configurar compras habilitadas por catálogo con tus vendedores preferidos, precios exclusivos para negocios y controles de gastos. Eso desliga a tu equipo de adquisiciones estratégicas para que se enfoquen en las categorías que realmente lo necesitan.

Cómo crear una estrategia de categorías

Crear una estrategia de categorías efectiva requiere un proceso repetible y basado en datos que alinee las decisiones de abastecimiento con las prioridades del negocio. Para los líderes de adquisición, el desafío es equilibrar la velocidad con el rigor, especialmente al gestionar múltiples categorías, mercados volátiles y expectativas cambiantes de las partes interesadas.

Las estrategias de categorías más efectivas siguen un manual estructurado: comienzan con un alcance claro y la alineación de las partes interesadas, aprovechan tanto los datos internos de gasto como la inteligencia de mercado externa y vuelcan la información en tácticas de abastecimiento procesables.

Paso 1: Realizar un análisis de gasto y mercado

Extrae de dos a tres años de datos de gasto de la categoría: gasto total, número de proveedores activos, tendencias de precios y concentración o qué porcentaje del gasto fluye hacia tus principales proveedores. Debes saber qué es lo que realmente estás comprando antes de poder decidir cómo comprarlo mejor.

Luego, investiga el mercado de suministro. Esta es una disciplina reconocida llamada análisis del mercado de suministro, que los equipos de adquisiciones suelen evaluar según algunas preguntas comunes:

• ¿Qué tan concentrado está el mercado, es decir, cuánto de él se encuentra en manos de unos cuantos proveedores dominantes?

• ¿Quiénes son esos jugadores dominantes?

• ¿Hacia dónde se dirigen los precios, según los índices de productos básicos y los informes de mercado publicados?

Un análisis de gastos que solo mira hacia adentro pierde el contexto externo que determina lo que realmente se puede alcanzar. Esta combinación de datos internos de gastos e inteligencia de mercado externa define el punto de partida de la categoría e indica si tu enfoque actual coincide con la realidad del mercado.

Paso 2: Segmentar la categoría usando la matriz de Kraljic

Usa tu análisis de gastos y de mercado para posicionar la categoría en la matriz de Kraljic.

Una categoría que parece una oportunidad de apalancamiento basada en el volumen de gastos podría ser en realidad una categoría estratégica o un cuello de botella si se tiene en cuenta la concentración del mercado. Equivocarse de cuadrante significa crear una estrategia en torno a objetivos incorrectos.

Las categorías pueden cambiar de cuadrante con el tiempo. Una categoría de apalancamiento que se convierte en fuente única debido a la consolidación de proveedores se desplaza hacia lo estratégico. Incorpora un motivo de reevaluación para que la estrategia se mantenga actualizada con las condiciones del mercado.

Paso 3: Identificar factor de valor

Un factor de valor es una acción específica que el área de adquisiciones puede tomar para reducir costos o mejorar el valor en una categoría. La mayoría de las categorías ofrecen varias. Las más comunes son las siguientes:

• Estandarización de especificaciones: Reducir el número de variaciones que se compran para consolidar el volumen en menos productos. Por ejemplo, estandarizar tres modelos de computadora portátil en lugar de doce.

• Agregado de la demanda: Combinar compras que se realizaban por separado entre equipos o sitios en una sola compra grande para obtener mejores precios.

• Consolidación de proveedores: Consolidar el gasto de muchos proveedores en un conjunto más reducido, lo que aumenta el volumen con cada uno de ellos y simplifica la gestión.

• Reestructuración de contratos: Renegociar términos, como niveles de precios, calendarios de pago o niveles de servicio, para obtener más valor de un acuerdo existente.

• Análisis sobre fabricar o comprar: Decidir si es más rentable producir algo internamente o comprárselo a un proveedor.

La disponibilidad de estas opciones depende de la categoría, las relaciones con los proveedores y cómo está estructurado el mercado de suministro.

No intentes actuar teniendo en cuenta todas ellas a la vez. La mayoría de las estrategias de categorías se centran en las dos o tres factores de valor con mayor rendimiento durante los próximos 12 a 18 meses. Identifícalas, decide en qué orden trabajarlas y especifica lo que cada una requerirá para ejecutarse.

Paso 4: Involucrar a las partes interesadas

Una estrategia de categorías desarrollada de forma aislada rara vez se implementa. Los líderes de unidades de negocio, finanzas y operaciones tienen aportes que afectan lo que es factible.

El involucramiento de las partes interesadas revela requisitos que el área de adquisiciones podría pasar por alto, como la relación con un proveedor que existe por razones no comerciales, una especificación técnica que requiere autorización de ingeniería para modificarse o una restricción regulatoria que limita las opciones de abastecimiento.

El tablero de Analítica de Amazon Business muestra qué proveedores se utilizan en todos los departamentos. Esos datos pueden ayudar a orientar las conversaciones con las partes interesadas sobre la consolidación en función de lo que realmente está ocurriendo, en lugar de partir desde suposiciones de adquisición.

Paso 5: Definir el enfoque de comercialización

Según tu posición en la matriz de Kraljic y los factores de valor que identificaste, decide tu enfoque de comercialización: solicitud de propuesta competitiva, renovación negociada, fuente única o subasta inversa. Cada enfoque se adapta a situaciones específicas:

• Las solicitudes de propuesta competitivas tienen sentido para las categorías de apalancamiento.

• Las renovaciones negociadas pueden ser más apropiadas para proveedores estratégicos donde la continuidad de la relación es importante.

• El abastecimiento de fuente única se adapta a situaciones en las que solo un proveedor puede satisfacer el requisito, como tecnología patentada o personal especializado, por lo que se negocia directamente en lugar de realizar una licitación.

• Las subastas inversas funcionan cuando los proveedores compiten entre sí en tiempo real para ganarse tu negocio, lo que se adapta a compras estandarizadas con especificaciones claras y un amplio grupo de proveedores calificados.

Establece un cronograma, asigna responsabilidades y define qué es el éxito: un objetivo de ahorro, una reducción en el número de proveedores, un término contractual específico o un porcentaje de mejora en el cumplimiento. Una estrategia sin criterios de éxito definidos no puede medirse y no se le exigirá rendición de cuentas.

Paso 6: Ejecutar, medir y actualizar

La estrategia de categorías debe evolucionar y adaptarse a tus objetivos de adquisición. La ejecución genera datos que deben retroalimentar el siguiente ciclo de planificación.

Realiza un seguimiento de los KPI que reflejen el estado real de la categoría: ahorros materializados frente al objetivo, porcentaje de gasto bajo contrato, puntuaciones de rendimiento de proveedores y costo total de propiedad. Herramientas como Visibilidad de gastos de Amazon Business permiten monitorear estas métricas en tiempo casi real en lugar de a través de ciclos de informes trimestrales.

Actualiza las categorías estratégicas anualmente. Para las categorías de apalancamiento y de rutina, una periodicidad de 18 a 24 meses suele ser suficiente, a menos que se produzca un cambio significativo en el mercado en ese intervalo.

Errores comunes en la estrategia de categorías

La mayoría de los fracasos en la estrategia de categorías remiten a uno de estos cuatro patrones:

• Parálisis por análisis: Un análisis de mercado de 50 páginas sin un plan de ejecución es un proyecto de investigación, no una estrategia. El tiempo dedicado al análisis debe ser proporcional a la complejidad de la categoría.

• Mismo tratamiento entre categorías: Las categorías de rutina no necesitan el mismo rigor que las estratégicas. Aplicar un trabajo analítico profundo a los insumos de oficina es un desperdicio de recursos que deberían destinarse a categorías de mayor valor.

• Enfoque en el precio unitario: Centrarse únicamente en el precio unitario omite los costos de transporte, la falta de calidad, los costos de mantenimiento de inventario y los costos de transición de proveedores. El costo total de propiedad es una métrica más completa.

• Falta de planificación de implementación: Cada estrategia necesita un responsable designado, un cronograma y una transferencia clara a quien gestione la ejecución.

Estrategia de categorías para diferentes tipos de organizaciones

Los mismos principios se aplican en todos los tipos de organizaciones, pero las limitaciones y prioridades difieren significativamente.

Organizaciones de mercado medio

Para estas organizaciones, concéntrate primero en las 10 a 15 categorías principales que representan la mayor parte del gasto direccionable. Antes de escalar, establece los fundamentos: datos de gasto precisos, una lista única de proveedores y visibilidad de tus contratos.

La amplitud sin base produce estrategias superficiales que no se implementan. Una de las formas más rápidas de construir sobre esa base es consolidar la demanda internamente: cuando departamentos o sitios separados compran la misma categoría por aparte, reunir ese gasto en un único volumen te otorga mayor poder de negociación para obtener mejores precios.

Grandes empresas

Los gestores de categorías dedicados suelen ser la norma en las grandes empresas, lo que resuelve el problema de capacidad pero crea un desafío de coordinación.

Las estrategias de categorías que operan por separado y sin alineación interfuncional generan relaciones con proveedores conflictivas, contratos duplicados y oportunidades de consolidación desaprovechadas. La gobernanza de la gestión de proveedores entre categorías importa tanto como las estrategias individuales. La coordinación es un factor crítico de éxito al gestionar múltiples categorías.

Organizaciones de salud, gobierno y educación

Estos sectores enfrentan restricciones adicionales como las siguientes:

• Requisitos de formulario para organizaciones de salud

• Autorizaciones regulatorias para organizaciones gubernamentales y educativas

• Mandatos de compras cooperativas

• Información médica o clínica en el ámbito de la salud

• Requisitos de cumplimiento legal que limitan el margen de maniobra que tiene la adquisición para cambiar proveedores o especificaciones

En el sector de la salud, los departamentos de abastecimiento estratégico deben equilibrar las necesidades clínicas, operativas y financieras, mientras reciben la influencia de médicos, fabricantes de dispositivos médicos y organizaciones de compras grupales.

La gestión de categorías gubernamentales opera bajo restricciones regulatorias, donde las categorías que involucran datos, seguridad, atención médica, defensa o infraestructura crítica se someten a controles especialmente estrictos.

La adquisición en educación debe cumplir con normas legales, éticas y medioambientales y, al mismo tiempo, gestiona las diversas necesidades de los departamentos.

La estrategia de categorías en estos entornos sigue siendo valiosa, ya que da forma a lo que se hace dentro de las restricciones en lugar de ignorarlas, centrándose en optimizar dentro de las limitaciones en lugar de maximizar las opciones.

Estrategia antes de los eventos de abastecimiento

Las unidades de adquisición que ejecutan eventos de abastecimiento sin estrategias de categorías que las respalden están actuando de manera táctica. Responden a las renovaciones de contratos y solicitudes urgentes sin un objetivo de rendimiento claro.

Este enfoque genera resultados fragmentados: términos contractuales inconsistentes, oportunidades de consolidación desaprovechadas, relaciones con proveedores que varían según el gestor de la categoría y ninguna mejora sistemática en el rendimiento del gasto a lo largo del tiempo. Cada evento de abastecimiento se convierte en una transacción puntual en lugar de ser un paso hacia un objetivo estratégico.

La diferencia entre ambos es la secuenciación. Los eventos de abastecimiento estratégico producen mejores resultados cuando hay una estrategia de categoría que define el objetivo desde el principio. Comienza por desarrollar estrategias para las categorías que representen el mayor gasto y la mayor influencia en las adquisiciones.

Amazon Business apoya la ejecución de la estrategia de categorías al proporcionar compras habilitadas por catálogo, controles de gestión del gasto y herramientas de informes de diversidad de proveedores para las categorías que estás gestionando activamente.