Para los directores de información (CIO), las integraciones de adquisición electrónica pueden impulsar la eficiencia y la colaboración.

Los CIO suelen desempeñar un rol integral en la transformación digital de los negocios. Su rol va más allá de las implementaciones técnicas. Los CIO suelen ser de suma importancia para el desarrollo de procesos de las organizaciones y ayudan a garantizar que las prioridades estratégicas, como la compra inteligente para negocios, orienten hacia el éxito con procesos automatizados.

Las integraciones de sistemas pueden conectar múltiples sistemas y flujos de datos, y unir equipos multifuncionales que efectúan compras. Amazon Business se integra con más de 300 sistemas externos, incluida la adquisición electrónica, la gestión de gastos, sistemas inteligentes de procesamiento de documentos (iDP) y sistemas de abastecimiento electrónico. Con integraciones como Punchout, Punch-in, Búsqueda integrada, inicio de sesión único, entre otras, los líderes de informática pueden crear procesos de compra inteligente para negocios que ayuden a sus organizaciones a ahorrar tiempo y dinero, fomentar el cumplimiento y aumentar la visibilidad de gastos. 

Experiencia de compra familiar y enfoque unificado

Punchout suele ser la integración de adquisición electrónica que primero se usa o la más usada por los negocios. Permite a los clientes empezar su recorrido de compra inteligente para negocios en sus sistemas de adquisición electrónica, como Coupa, SAP Ariba y Jaggaer. A continuación, se conectan a la tienda de Amazon Business para tener una experiencia de compra familiar en Amazon. 

En Emory University, los empleados ya compraban suministros por Amazon, pero no tenían una cuenta Amazon Business ni una integración con su sistema de adquisición electrónica. Como consecuencia, se crearon baches en la visibilidad de gastos y se hizo difícil aplicar políticas de compras.

Para optimizar las compras y mejorar el cumplimiento, Emory recurrió a Punchout de Amazon Business. 

“Con Punchout, nuestros usuarios finales pueden acceder a nuestro sistema de compras y crear un carrito sin problemas en el sitio web de Amazon Business. El carrito se devuelve a nuestro sistema de compras”, explicó Christopher Stokes, analista empresarial del sistema de adquisiciones en Emory University. “Luego, el carrito puede pasar por los procesos que ya creamos y se determina si cumple con nuestras políticas”.

Después de Punchout, Emory prosiguió con Búsqueda integrada, que permite a los compradores explorar Amazon Business junto con otros proveedores de catálogos sin salirse de su sistema de adquisición electrónica. 

“El equipo aumentó la visibilidad de gastos y el cumplimiento gracias a los protocolos de gastos”, comentó Stokes.

Jabil, un proveedor mundial de soluciones de fabricación, adoptó un enfoque parecido con la implementación de Punchout y Búsqueda integrada. Amazon Business fue el primer proveedor de Jabil que se integró con la funcionalidad Open Buy de Coupa, lo que permitió a los usuarios buscar en varios catálogos desde una sola interfaz.

“Se simplifica la experiencia de usuario y se genera transparencia competitiva de precios”, expresó Heidi Banks, directora sénior y responsable de cuentas en Jabil. 

“Fue un logro de eficiencia realmente importante”, añadió Banks. “A los usuarios finales les encanta, ya que se requieren menos clics para obtener lo que necesitan, algo que siempre es útil. El equipo de adquisiciones lo adora porque la transparencia abierta mantiene a los socios competitivos. “Desde entonces, hemos logrado una mejora de más del 40 % en nuestro gasto en catálogos y socios estratégicos”.

Si bien muchas organizaciones empiezan con Punchout, otras optan por Punch-in, que comienza el recorrido de compras en Amazon Business y dirige los carritos llenos a los sistemas de adquisición electrónica para su autorización. Algunos negocios eligen una; otros, ambas, según sus procesos.

“Amazon Business presta servicios a clientes desde hace 10 años”, comentó Satya Mishra, director de desarrollo de software y administración del producto en Amazon Business. “Seguimos desarrollando nuestro paquete de integraciones según las necesidades cambiantes de nuestros clientes para adaptarnos de la mejor manera a los procesos de compra que desean y necesitan”.

Ventajas con más alcance mediante API

Esta flexibilidad se amplía con el paquete de API de Amazon Business, que puede ayudar a conectar las compras con una gran variedad de sistemas corporativos. Las organizaciones pueden descubrir e integrarse con distintas herramientas mediante el Centro de aplicaciones de Amazon Business para tener un flujo de datos constante.

Por ejemplo, la API de conciliación automatiza la importación de recibos de Amazon Business en los sistemas de administración de gastos como Concur Expense y Emburse. Para Walsh Group, esta API ayudó a sortear desafíos recurrentes. Al integrar Amazon Business con Concur Expense, los recibos de compras de Amazon Business se incorporan automáticamente a informes de gastos, lo que ahorra tiempo y mejora la visibilidad.

“Amazon Business es una tienda integral para nuestras compras de negocio. Ya lo utilizábamos antes. Ahora podemos acceder a ella con una cuenta de empresa”, comentó Jessica Richardson, contadora y gerente de viajes y gastos en Walsh Group. “Con una forma de pago, podemos cargar nuestras compras de empresa mediante SAP Concur”.

Otros clientes corporativos de API pueden incluir la API de informes, que proporciona datos históricos de pedidos de Amazon Business, rastreo y detalles de pago directamente a las herramientas de informes. También está la API de administración de usuarios, que permite crear programas de cuentas de usuarios dentro de una cuenta Amazon Business existente. 

Integración que puede servir para todo el negocio

Cuando la compra de negocio se integra con sistemas, las ventajas llegan a los equipos. Los líderes de adquisición, informática y finanzas perciben un impacto mensurable que incluye mayor eficiencia y mejores decisiones tomadas.

Las organizaciones que integran procesos de compras obtienen claras ventajas:

• Mayor visibilidad de gastos: cuando los equipos usan sistemas separados, puede resultar complicado tener un panorama claro del gasto total. Con la integración, los datos de compras se muestran en un solo lugar, lo que permite tomar decisiones más inteligentes para el departamento.
• Ahorro de tiempo y costos: al reducir los pasos manuales y automatizar la conciliación, los equipos dedican menos tiempo a buscar autorizaciones y se enfocan más en el trabajo que aporta más valor.
• Mejor cumplimiento y control: los pedidos de los compradores acatan políticas de gastos y objetivos de proveedores mientras se minimiza el gasto no autorizado. En Jabil, por ejemplo, la visibilidad se tradujo en procesos mejorados:

“Si observamos algo en los datos de gastos de Amazon Business o si hay gastos fuera de Amazon Business que no deberían estar ocurriendo, podemos corregir esos procesos ya sea a través de una administración de cambios o de Guided Buying, un beneficio de Business Prime”, explicó Banks. “Los análisis que recibimos de Amazon Business nos ayudan a determinar dónde debemos realizar esas acciones”.

La compra inteligente para negocios comienza aquí

A medida que las organizaciones enfrentan complejidades, los CIO tienen la oportunidad de transformar las compras diarias para que sean una experiencia conectada y estratégica que cumpla con requisitos. La integración de adquisiciones electrónicas allana el camino para una mayor visibilidad, procesos optimizados y mejor cumplimiento en todos los equipos. 

Publicado originalmente en CIO Dive.