Proceso de facturación: Crea un control de adquisiciones que sirva

La mayoría de las organizaciones tienen políticas de adquisiciones sólidas en la teoría. Existen jerarquías de autorización. Los umbrales de gasto están definidos. Luego comienzan a llegar las facturas y el proceso se entorpece.

Cuando el procesamiento de facturas se realiza por aparte de las adquisiciones, no se puede confirmar que lo que se paga coincide con lo que se autorizó. Los datos de gastos se vuelven poco fiables. Los informes de cumplimiento se convierten en una reconstrucción en vez de dar visibilidad en tiempo real. 

Un proceso de facturación bien diseñado garantiza el cumplimiento de las compras, muestra los datos de gastos antes de los plazos de presentación de informes y resuelve las diferencias entre el gasto autorizado y el gasto real. Aquí te explicamos cómo crearlo.
 

Puntos clave

• Los procesos de facturación son controles de adquisiciones que se aplican en la etapa de pago, no solo funciones contables.

• Los sistemas de cuentas por pagar y adquisiciones desconectados crean falta de cumplimiento, gastos no convencionales y datos de gastos poco fiables.

• El proceso de comprobación triple, las jerarquías de autorización y los umbrales de gastos deben aplicarse en la fase de autorización de facturas para que funcionen.

• Estandarizar la recepción, integrar sistemas y definir procesos de excepción convierten las facturas en un verdadero control financiero.
   

¿Qué es un proceso de facturación?

Un proceso de facturación es la secuencia integral que determina cómo se reciben, verifican, autorizan y pagan las facturas. Es la capa de aplicación posterior de todo el proceso de adquisiciones.

Las órdenes de compra autorizan el gasto y el proceso de facturación confirma que el gasto autorizado es lo que realmente se paga. Sin esa confirmación, los controles que los líderes financieros establecen en la etapa inicial no tienen ningún mecanismo para detectar excepciones en la etapa de pago.

Nos centramos específicamente en el proceso más amplio de cuentas por pagar, es decir, las facturas de proveedores que ingresan a la organización, no las cuentas por cobrar. Ese es el lado del proceso donde el cumplimiento de las compras se hace cumplir o se desobedece.

Procesos de facturación manuales vs. automatizados

La diferencia entre los procesos de facturación manuales y automatizados reside en el cumplimiento y la visibilidad que se manifiesta en cada métrica que importa a la dirección financiera.

Los procesos manuales pueden costar aproximadamente $12.88 por factura para procesar, pero los procesos automatizados pueden ayudar a reducir ese costo a $2.78, según Bottomline. 

La cifra de costo por factura subestima el problema real. Los procesos manuales dependen del ingreso de datos por parte de personas, lo que aumenta el riesgo de errores humanos y crea un ciclo de revisión que consume mucho tiempo para los equipos de finanzas. Esto genera errores en la etapa de captura, ralentiza el enrutamiento de autorizaciones y crea registros de auditoría incompletos.

Aquí se muestra cómo se comparan los dos enfoques en las dimensiones que más importan:

En cada etapa de un proceso de automatización de facturas, hay capacidades específicas que realizan el trabajo que los procesos manuales dejan al azar:

• La IA y el OCR capturan datos de las facturas sin un ingreso manual

• La conciliación automatizada de órdenes de compra marca las discrepancias antes de que lleguen a un autorizador

• El enrutamiento por reglas envía las facturas al autorizador correcto según los umbrales de gasto definidos en la política de adquisiciones

• Las excepciones marcadas señalan las facturas que necesitan revisión humana en vez de dejar que avancen sin verificación

• Las firmas electrónicas cierran el ciclo de autorización con un registro auditable, notificaciones automatizadas y un proceso de autorización de facturas más consistente 

Finalmente, la integración con el ERP garantiza que la factura autorizada se registre en el centro de costos y la cuenta del libro mayor general correctos sin reingreso manual. El sistema automatizado también ayuda a los equipos de cuentas por pagar a rastrear el estado de las facturas y mantener sus detalles más claros.
 

Cómo se conectan los procesos de facturación con las adquisiciones

Adquisiciones y cuentas por pagar suelen tratarse como funciones separadas, con sistemas y objetivos distintos. Esa separación es donde se originan la mayoría de los problemas del proceso de facturación. 

La secuencia de optimización del proceso de adquisición a pago es un único proceso conectado:

1. Se envía una solicitud de compra

2. Se crea y autoriza una orden de compra

3. Se reciben productos o servicios

4. Llega una factura

5. La factura se autoriza

6. Se libera el pago

El proceso de facturación se encuentra al final de esa secuencia. Depende de todo lo que ocurrió antes para funcionar correctamente.

Cuando cuentas por pagar y adquisiciones operan en sistemas separados, las facturas llegan sin referencias de órdenes de compra, por lo que cuentas por pagar no puede verificar la autorización. Los equipos de cuentas por pagar carecen de visibilidad sobre la política de adquisiciones, por lo que no pueden señalar desviaciones de las listas de proveedores autorizados o de los límites presupuestarios. El enrutamiento de autorizaciones omite las reglas de umbrales de gasto porque el sistema no las conoce.

Cada una de estas desconexiones produce el mismo resultado: se paga un gasto en el que no se debería haber incurrido o se retrasa un gasto que debería haberse procesado rápidamente.

La solución requiere dos cosas. Primero, integra tus sistemas para que el proceso de facturación pueda ver los datos de adquisiciones. En segundo lugar, diseña el proceso de facturación como una extensión de la política de adquisiciones. Cada paso debe hacer las siguientes preguntas: “¿Esto fue autorizado?” y “¿Lo que recibimos coincide con lo acordado?”
 

Pasos del proceso de autorización de facturas

Un proceso de autorización bien estructurado aplica los controles de adquisiciones que se definieron cuando se autorizó la compra. Así es como debe funcionar cada paso de la secuencia.

Recepción de facturas

Cada factura ingresa al proceso a través de un único punto de entrada definido. Ya sea una dirección de correo electrónico dedicada de cuentas por pagar, un portal de proveedores o una conexión EDI, el método de entrada determina si la factura llega con los datos que cuentas por pagar necesita para procesarla. Las plantillas estandarizadas y los requisitos de facturación electrónica pueden reducir aún más las excepciones.

Captura de datos

Una vez que una factura ingresa al sistema, las herramientas de IA y OCR extraen los campos relevantes: 

• Nombre del proveedor

• Número de factura

• Fecha de la factura

• Partidas

• Cantidades

• Precios por unidad

• Importe total

La captura automatizada elimina el reingreso manual y los errores que conlleva. También crea un registro de datos estructurado que puede compararse con los datos de adquisiciones en el siguiente paso.

Conciliación de órdenes de compra y proceso de comprobación triple

Este es el control de adquisiciones en el centro del proceso de facturación. El proceso de comprobación triple compara tres documentos: 

1. La orden de compra

2. La recepción de productos (o confirmación de servicio)

3. La factura del proveedor

La automatización de la conciliación de facturas señala las discrepancias antes de que lleguen a un autorizador. Los tres deben coincidir antes de que se pueda liberar el pago. Cuando no coinciden, el proceso señala una excepción para revisión humana.

Validación

Además de la conciliación con órdenes de compra, las verificaciones de validación confirman que la factura cumple con los requisitos de la organización en elementos como los siguientes:

• Información correcta del proveedor

• Número de orden de compra (PO) válido

• Documentación fiscal adecuada

• Cualquier otro campo requerido para fines de auditoría o cumplimiento

Las facturas que no superan la validación se marcan antes de llegar a un autorizador.

Enrutamiento de autorización

El enrutamiento basado en reglas envía cada factura al autorizador correcto según los umbrales de gasto, la titularidad del centro de costos y la jerarquía de autorización definida en la política de adquisiciones. Esto reduce los retrasos asociados con la autorización manual de facturas y mejora la consistencia del procesamiento.

Por ejemplo, una factura de menos de $5,000 podría dirigirse a un gerente de departamento, mientras que una factura de más de $50,000 podría requerir la autorización de un vicepresidente y una revisión financiera. La lógica de enrutamiento aplica la jerarquía automáticamente, sin necesidad de que los autorizadores individuales conozcan las reglas.

Manejo de excepciones

Las excepciones son un punto problemático importante en el proceso de facturación y uno que muchas organizaciones manejan de manera inconsistente. Las excepciones más comunes incluyen las siguientes:

• Cantidades discrepantes entre la orden de compra y la factura

• Referencias faltantes de la orden de compra

• Variaciones de precio fuera de las tolerancias autorizadas

• Números de factura duplicados

Cuando no hay un proceso definido para gestionar las excepciones, estas se estancan. Las facturas permanecen en una cola mientras el departamento de cuentas por pagar busca la documentación, los proveedores revisan facturas impagas y finanzas cierra los libros sin devengamientos precisos. 

Un proceso de manejo de excepciones definido asigna cada tipo de excepción a un propietario específico, establece un plazo de resolución y escala automáticamente si se supera el plazo.

Pagos

Una vez que una factura es autorizada, el pago se libera de acuerdo con los términos establecidos con el proveedor. Las autorizaciones más rápidas también mejoran el flujo de efectivo y reducen la probabilidad de pagos tardíos.

Registro del libro mayor general

El paso final registra la factura autorizada en la cuenta del libro mayor general y en el centro de costos correspondientes. La integración automatizada del ERP gestiona esto sin necesidad de reingreso manual, lo que reduce errores de codificación y garantiza que el registro contable coincida con el registro de adquisiciones.
 

Dónde fallan los procesos de facturación

Incluso las organizaciones con políticas de adquisiciones formales y procesos de autorización definidos ven cómo sus procesos de facturación se deterioran debido al volumen y la complejidad organizacional. Las fallas tienden a caer en uno de los siguientes grupos:

• Los errores de ingreso manual de datos introducen inexactitudes en la etapa de captura que se propagan por todo el proceso. Según datos del Institute of Financial Operations & Leadership, el 66 % de los profesionales de cuentas por pagar aún ingresan datos manualmente en los sistemas ERP y el 63 % de los equipos de cuentas por pagar dedican diez horas o más a procesar facturas por semana.

• El enrutamiento lento de autorizaciones retrasa los ciclos de pago y genera consecuencias posteriores. Para las organizaciones que gestionan cientos o miles de facturas al mes, tener retrasos en el enrutamiento significa no aprovechar ahorros y descuidar relaciones con proveedores.

• Llegan facturas sin referencias de orden de compra y el equipo de cuentas por pagar no tiene forma de verificar si la compra fue autorizada. La factura se detiene mientras el equipo de cuentas por pagar investiga o avanza sin la validación adecuada; ambos resultados representan un incumplimiento normativo.

• Los sistemas aislados entre cuentas por pagar y adquisiciones significan que las dos funciones operan con conjuntos de datos distintos. Ninguna de las dos funciones tiene una visión completa del ciclo P2P, por lo que es imposible confirmar que el gasto autorizado coincide con el gasto real.

• La documentación faltante crea lagunas en el registro de auditoría que son difíciles de arreglar después. Cuando las autorizaciones se hacen de manera informal, verbal o por correo electrónico, no existe un registro auditable de que la autorización ocurrió o de que el autorizador tenía autoridad para autorizar el monto.

• La falta de visibilidad de gastos en tiempo real implica que los líderes financieros tomen decisiones presupuestarias basadas en registros contables que se retrasan respecto a la actividad de compras real. Para cuando una factura se registra en el libro mayor general, el gasto ya se ha hecho y la oportunidad de intervenir ha pasado.

La conciliación de facturas efectiva se convierte en un ejercicio de reconstrucción en vez de ser un control en tiempo real cuando estas fallas se acumulan.
 

Las implicaciones financieras del proceso de facturación

Las fallas en el proceso de facturación producen resultados financieros que afectan el producto final, el registro de auditoría y la capacidad de la organización para hacer cumplir los controles que la dirección financiera estableció. Esos resultados financieros pueden afectar lo siguiente:

Gasto no convencional y cumplimiento de compras

Cuando los procesos de facturación no aplican la política de adquisiciones, se paga el gasto no autorizado. Una compra realizada fuera de un proveedor autorizado, por encima de un umbral autorizado o sin una orden de compra válida puede pasar por una autorización informal y llegar al pago sin activar ningún control. 

Los líderes financieros que invierten en controles de gastos en etapas previas observan cómo dichos controles fallan en la etapa de pago porque el proceso de facturación no fue diseñado para aplicar dichos controles.

El gasto no convencional arruina los precios negociados en los contratos, complejiza las relaciones con los proveedores y produce datos de gastos que no reflejan el comportamiento real de compras. Cuando los datos no son fiables, la planificación presupuestaria, las negociaciones con proveedores y los informes de cumplimiento se ven afectados.

Descuentos por pago anticipado

La duración del ciclo de autorización determina directamente si una organización captura o pierde los descuentos por pago anticipado. La mayoría de los períodos de descuento de proveedores, comúnmente estructuradas como 2/10 a 30 días netos, requieren el pago dentro de 10 días para obtener el descuento. Cuando los ciclos de autorización de facturas se prolongan más que eso, el período de descuento se cierra antes de que la factura llegue al pago.

A escala, los períodos de descuento perdidos representan una oportunidad de ahorro significativa que las organizaciones pierden porque su proceso de autorización es demasiado lento. Los procesos automatizados con reglas de enrutamiento definidas y plazos de escalado pueden capturar sistemáticamente descuentos que los procesos manuales omiten de manera rutinaria.

Riesgo de fraude y auditoría

Los procesos manuales crean vacíos en el registro de auditoría que representan un riesgo financiero significativo. En muchas organizaciones, el director financiero desea una mayor visibilidad de las iniciativas de automatización de cuentas por pagar.

Los pagos duplicados son un vector de fraude común en entornos manuales. Sin detección automática de duplicados, la misma factura puede ingresar al proceso dos veces a través de diferentes canales y ambas pueden llegar al pago. 

La falta de documentación y las autorizaciones informales agravan el riesgo al dificultar la distinción entre transacciones legítimas y fraudulentas más adelante.
 

Cómo mejorar tu proceso de facturación

Mejorar un proceso de facturación comienza con la estandarización de cómo las facturas ingresan al sistema y termina con la integración de los datos de cuentas por pagar con los registros de adquisiciones, de modo que el gasto autorizado y el gasto real se mantengan alineados.

Estandariza la recepción de facturas

Cada factura debe ingresar al proceso a través de un único canal definido, con una referencia obligatoria de orden de compra. 

Este único cambio elimina una parte significativa de las excepciones antes de que comience el proceso. Las facturas que llegan sin una referencia de orden de compra se devuelven al proveedor o se dirigen a un proceso de excepción definido, en lugar de avanzar sin validación.

Define jerarquías de autorización y umbrales en dólares

El enrutamiento de autorizaciones debe reflejar las mismas reglas de autoridad de gastos que rigen las solicitudes de compra. 

Por ejemplo, un autorizador que puede aceptar una compra de $10,000 debe tener el mismo nivel de autoridad en el proceso de facturación. Cuando los dos sistemas usan reglas diferentes, se producen inconsistencias de cumplimiento entre ellos.

Establece reglas de escalado para excepciones

Cada tipo de excepción necesita un propietario definido, un plazo de resolución y una ruta de escalado automática si se supera el plazo. Sin reglas de escalado, las excepciones se estancan indefinidamente y las facturas superan los términos de pago.

Integra cuentas por pagar con los sistemas de ERP y adquisiciones

Cuando las cuentas por pagar y las adquisiciones funcionan en sistemas separados, ninguna de las dos funciones tiene una visión completa del ciclo P2P. La integración garantiza que los datos de las órdenes de compra, los registros de recepción de productos y los datos de facturas se encuentren en el mismo proceso, lo que posibilita la comprobación triple y proporciona a los responsables financieros una única fuente de verdad para los informes de gastos.

Establece KPI

El tiempo de ciclo, la tasa de excepciones, la tasa de gasto no convencional y la tasa de pago oportuno son las cuatro métricas que indican a los líderes financieros si el proceso de facturación funciona como un control de adquisiciones. Sin KPI definidos, es imposible saber si una iniciativa de mejora está funcionando.

Reducir las excepciones de facturas también requiere tratar el problema desde el origen. Herramientas como nuestra función Guided Buying funcionan como un control de adquisiciones que moldea el comportamiento de compras antes de que se cree una factura. 

Cuando los compradores compran a través de canales autorizados con proveedores preferidos, las facturas llegan con las referencias de la orden de compra, los datos de partidas y la información del proveedor que cuentas por pagar necesita para procesarlas correctamente. Menos excepciones ingresan al proceso porque la decisión de compra se tomó correctamente en el punto de compra.

Planifica la administración del cambio

La gestión del cambio merece su propia mención aquí. La razón más común por la que fracasan las iniciativas de mejora del proceso de facturación se debe a la adopción inconsistente por parte de los autorizadores y jefes de departamento, que continúan gestionando las autorizaciones de manera informal o evitan el proceso definido cuando les resulta inconveniente. 

En los planes de implementación que no tienen en cuenta el riesgo de adopción, incluida la capacitación, las estructuras de rendición de cuentas y el patrocinio ejecutivo, suele haber un cumplimiento inicial seguido de una reversión gradual a los hábitos anteriores.
 

Soluciones para el proceso de facturación: Características esenciales

Evaluar soluciones para el proceso de facturación requiere un conjunto claro de criterios ordenados según lo que más importa a la dirección financiera. El cumplimiento de compras y la visibilidad de gastos son lo primero; la adopción por parte del usuario, lo segundo; y la migración informática, lo tercero.

Cumplimiento de compras y visibilidad de gastos

La solución debe aplicar jerarquías de autorización con reglas de umbral de gastos, no solo enrutar las facturas a un autorizador predeterminado. Esta debe proporcionar informes de gastos en tiempo real y paneles de control que conecten los datos de facturas con los registros de adquisiciones, no solo con los asientos contables. 

La integridad del registro de auditoría no es negociable: cada autorización, excepción y acción de pago necesita un registro atribuible con marca de tiempo. Las reglas de manejo de excepciones y escalado deben ser configurables para ajustarse a la política de adquisiciones de la organización, no a un valor predeterminado genérico.

Adopción del usuario

Las capacidades de autorización móvil reducen la fricción que lleva a los autorizadores a omitir el proceso. Una interfaz limpia e intuitiva tanto para el personal de cuentas por pagar como para los autorizadores a nivel departamental reduce la carga de capacitación y aumenta el uso consistente. 

Las capacidades del portal de proveedores que permiten a los proveedores enviar facturas en un formato estructurado reducen el volumen de facturas sin formato que requieren manejo manual.

Además, el soporte para la aplicación de políticas de compras es un criterio diferenciador que la mayoría de los marcos de evaluación de software de automatización de cuentas por pagar pasan por alto. Una solución que aplica la política de compras en el punto de compra, antes de que se cree una factura, reduce el volumen de excepciones en el origen. 

Cuando los compradores dirigen las compras por los canales autorizados, las facturas llegan con los datos que el departamento de cuentas por pagar necesita para procesarlas sin excepciones.

Migración e integración informáticas

La solución debe integrarse directamente con los sistemas ERP y de adquisiciones existentes sin requerir un desarrollo personalizado extenso. 

El escalado completa la evaluación. Una solución que funciona para 500 facturas por mes debe funcionar igual de bien con 5,000. El crecimiento del volumen no debería requerir una inversión paralela en personal ni supervisión manual.
 

Toma el control de tu proceso de facturación

La mayoría de los problemas en el proceso de facturación son problemas de control de adquisiciones que surgen en la etapa de pago porque el proceso no fue diseñado para hacer cumplir las políticas establecidas en etapas anteriores.

Tres factores producen la mejora más significativa:

1. Estandariza la recepción para que cada factura ingrese al proceso con la referencia de la orden de compra y los datos de las líneas de artículo que cuentas por pagar necesita para procesarla sin excepciones.

2. Define jerarquías de autorización vinculadas a umbrales de gasto para que el cumplimiento de las compras se aplique de manera consistente en la etapa de factura, no solo en la etapa de solicitud. 

3. Integra cuentas por pagar con los sistemas de adquisiciones para que el gasto autorizado y el gasto real permanezcan alineados y los líderes financieros tengan una visión en tiempo real de lo que se ha comprado, recibido y pagado.

Amazon Business admite los tres:

• Guided Buying dirige las compras a través de canales autorizados antes de que se cree una factura, lo que reduce las excepciones que ralentizan a los equipos de cuentas por pagar.

• Visibilidad de gastos, una función de Prime Business, conecta los datos de facturas con los registros de adquisiciones para que los líderes financieros puedan ver el gasto actual, identificar problemas de cumplimiento y tomar decisiones presupuestarias basadas en datos precisos.

• El proceso de comprobación triple automatiza la conciliación de órdenes de compra, recibos y facturas, lo que confirma que lo que se autorizó, entregó y facturó está alineado antes de que se libere el pago.

El resultado es un proceso de facturación que funciona como un control de adquisiciones, no solo como una función de pago. Explora cómo Amazon Business puede ayudarte a crear un proceso de facturación más controlado y visible. Cree una cuenta gratuita hoy.