Automatización de facturas: Simplifica los pagos y refuerza el control de las adquisiciones

Después de que un proveedor envía una factura, es responsabilidad de tu equipo garantizar su exactitud. Para ello, hay que cotejar la factura con los documentos internos correspondientes y verificar el importe de la factura antes de pasarla al área de cuentas por pagar (AP), que le dará luz verde para procesar el pago. 

Este proceso parece bastante sencillo. Sin embargo, una sola factura puede incluir un montón de pequeños detalles que tu equipo debe supervisar. Con todos estos elementos en juego, existe un mayor riesgo de errores que pueden provocar un gasto excesivo o cuellos de botella, y los procesos manuales tradicionales agravan estos riesgos. De hecho, el 60% de los encuestados en el informe del Institute of Financial Operations and Leadership afirma que la reducción del riesgo es uno de los principales motivos para automatizar la gestión de cuentas por pagar.

En la facturación manual, tu equipo se encarga de cada uno de los pasos tediosos y rutinarios del proceso de validación. Pero la administración de facturas no tiene por qué ser un dolor de cabeza. La automatización, por el contrario, aprovecha la captura exhaustiva de datos para gestionar las facturas a lo largo de su ciclo de vida sin intervención humana en cada paso. Tú estableces las condiciones para cada una de estas automatizaciones, por lo que el procesamiento de las facturas permanece totalmente bajo tu control y cumple tus políticas de compras.

Continúa leyendo para descubrir cómo tu equipo puede utilizar tecnología avanzada de adquisiciones para optimizar el procesamiento automatizado de facturas y recuperar el control, la visibilidad y la confianza de los proveedores.

¿Qué es la automatización de facturas?

La automatización de facturas utiliza sistemas digitales como el aprendizaje automático, el reconocimiento óptico de caracteres y la inteligencia artificial para capturar, cotejar y autorizar las facturas de los proveedores. En una pila tecnológica de adquisiciones totalmente integrada, la automatización refuerza todo el proceso de adquisición al pago (P2P) mediante la conexión optimizada de las facturas con las solicitudes de compra, las órdenes de compra (PO) y los libros mayores correspondientes, de modo que toda la información necesaria para un proceso fluido de cuentas por pagar queda reunida en un solo lugar.

Cómo la facturación automatizada reduce los errores humanos

La entrada manual de datos y el proceso de autorización de facturas requieren mucho tiempo, en el mejor de los casos. Además, tener que administrar manualmente cada paso del proceso de gestión de facturas aumenta el riesgo de que se produzcan errores y se generen problemas en etapas posteriores. Esto se debe a que es fácil que una parte interesada presione la tecla equivocada e ingrese datos incorrectos por accidente. 

Con un proceso totalmente manual, es probable que no se detecten las discrepancias en los datos hasta la conciliación de las facturas. En ese momento, se tendrá que retroceder, revisar los datos para encontrar el error, corregirlo y luego continuar con el proceso, lo que en última instancia retrasa todo el flujo de trabajo de cuentas por pagar.

Sin embargo, la automatización hace que este problema sea cosa del pasado. Esto se debe a que el software de automatización integral extrae al instante los datos de las facturas y los documentos complementarios. A partir de esta información, envía automáticamente las facturas a las PO, solicitudes y demás documentos correspondientes. Este proceso automatizado también tiene menos de los pasos que son propensos a errores humanos.

La relación entre la automatización y el cumplimiento normativo

Tu organización tiene políticas de compras que rigen la forma en que se procesan las facturas. Si bien es importante trabajar respetando estas políticas, hacerlo resulta mucho más difícil cuando los equipos tienen que supervisar el cumplimiento de forma manual. 

Ahí es donde la automatización puede simplificar el cumplimiento normativo en las compras y crear un proceso coherente y alineado con las políticas. Al establecer las condiciones para el evento automatizado dentro de la solución de automatización de facturas, puedes asegurarte de que se cumplan las políticas de tu organización. 

Una solución como Amazon Business también puede ayudarte a supervisar las infracciones de las políticas, ya que ofrece visibilidad en tiempo real del cumplimiento normativo de la organización, en lugar de auditorías puntuales y ocasionales. Esto te ayuda a estar un paso adelante en la administración de riesgos, ya que puedes detectar posibles áreas problemáticas o infracciones antes de que retrasen las operaciones.

Cuatro beneficios de la automatización de las facturas

Al acortar el proceso de autorización, reducir el riesgo y mejorar la precisión, la automatización puede convertirse en un componente crucial para la estabilidad financiera de tu organización. Sin embargo, sus beneficios van más allá de los resultados financieros y tienen un impacto positivo en la visibilidad operativa, el control y la satisfacción de los proveedores. 

Te presentamos algunos beneficios adicionales que tu organización podría experimentar en las operaciones:

1. Autorizaciones y pagos más rápidos

La automatización gestiona los procesos de autorización de facturas en un instante. Si un autorizador tiene que revisar una factura antes de que pueda continuar, por ejemplo, la solución avisa automáticamente a la parte interesada para que verifique el documento. Además, en lugar de buscar documentos para confirmar el precio de cada concepto de la factura, un proceso automatizado solo señala aquellos que no coinciden. 

Acelerando este proceso, puedes asegurarte de que las facturas lleguen a los equipos de finanzas a tiempo o antes de lo previsto.

2. Mejora de las relaciones con los proveedores

Los datos sobre los procesos internos son una prueba de confiabilidad que puedes utilizar para demostrar a los posibles proveedores que garantizas pagos oportunos y precisos. También puedes aprovechar los datos de rendimiento para negociar términos de contrato más favorables. 

Cuando se mantienen procesos de facturación precisos de esta manera, los proveedores pueden confiar en que recibirán pagos correctos y a tiempo. Este tipo de confianza facilita las buenas colaboraciones. 

3. Auditorías y presentación de informes optimizadas

Además de la conciliación y autorización de facturas, las herramientas de automatización pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de las compras y la visibilidad de gastos mediante la extracción de datos de las facturas y los documentos complementarios. Luego los agregan para crear un registro de auditoría confiable. 

Al utilizar la automatización de esta manera, obtendrás información en tiempo real sobre el cumplimiento de los gastos y las compras, en lugar de depender de auditorías esporádicas que solo capturan instantáneas de las operaciones de adquisición y cadena de suministro en constante evolución. Una mayor visibilidad en estas áreas permite a tu equipo administrar las operaciones de manera más eficaz para ahorrar tiempo en el procesamiento de facturas, aliviar la fatiga por realizar auditorías y mejorar el flujo de caja.

4. Mayor visibilidad de gastos y cumplimiento de las políticas

Cuando la automatización mejora la visibilidad de gastos, tu equipo puede realizar un seguimiento minucioso del movimiento del dinero para comprender en qué aspectos los gastos de adquisición ya son eficientes y en cuáles se pueden mejorar. 

Por ejemplo, la información de los gastos ayuda a descubrir áreas de gasto marginal o irregular. Al identificar estas áreas de gasto no conformes en las operaciones, puedes crear oportunidades para consolidar pedidos y planificar estratégicamente el momento de realizar nuevos pedidos. 

Con esta visión completa de quién compra qué y a quién, de los plazos para volver a hacer pedidos y de los gastos, puedes optimizar tus gastos y garantizar un mayor cumplimiento en todas las operaciones.

Cómo implementar la automatización de facturas

La implementación y la administración del cambio deben formar parte del proceso de toma de decisiones a la hora de elegir cualquier nueva tecnología de adquisición. Después de todo, es menos probable que tu equipo adopte un nuevo proceso confuso y frustrante si conoce bien el existente.

Los siguientes cuatro pasos describen un proceso sencillo y escalable para implementar un nuevo software y procesos de automatización de la adquisición y facturación que puedes utilizar para aumentar las probabilidades de que la adopción sea un éxito:

Paso 1: Analizar el proceso de adquisición al pago

La implementación de la automatización comienza con el uso de la alineación interfuncional y la visibilidad operativa para garantizar que todos comiencen el proceso en sintonía. 

La forma más sencilla de lograr esta alineación es analizar el proceso de P2P actual y pedir a las partes interesadas clave que evalúen cada paso. Esto implica preguntarles cuáles son los puntos débiles y cómo creen que la automatización podría solucionarlos. 

Crear esta vista panorámica del proceso actual simplifica la identificación de las partes que se deben automatizar y permite conocer cómo ello mejorará el procesamiento de facturas a largo plazo.

Paso 2: Integrar en sistemas de ERP o de contabilidad

Para que el nuevo sistema de automatización pueda gestionar con precisión la extracción de datos, cotejar documentos, almacenar datos de gastos en tiempo real y ofrecer visibilidad sobre el cumplimiento normativo en materia de adquisición, debe integrarse con las herramientas de adquisiciones electrónicas existentes. Entre estas herramientas se incluyen los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad, así como cualquier otra solución que desempeñe un rol clave para que el proceso de adquisición se desarrolle sin problemas. 

Al conectar todos estos sistemas, la nueva solución de automatización puede capturar, organizar y utilizar correctamente los datos de toda la organización para garantizar un procesamiento rápido y preciso de las facturas.

Paso 3: Capacitar a los equipos en sistemas digitales de pago y autorización

Si ya comenzaste el proceso de implementación alineando los departamentos de adquisiciones, operaciones y finanzas, debes hacerlo hasta el final. Una estrategia sencilla para lograrlo es la capacitación en conjunto. 

Al ayudar a tus equipos a aprender juntos a utilizar la nueva solución y el nuevo proceso, fomentarás el trabajo en equipo y el compañerismo, ya que descubrirán cómo ello mejorará su día a día una vez que la nueva solución esté implementada.

Paso 4: Comenzar de a poco y luego escalar

Una vez que tengas una estrategia de implementación, empieza con una pequeña prueba piloto, repítela y luego amplíala para lograr una implementación fluida y exitosa. Este enfoque te permite probar la automatización de facturas de forma moderada y controlada, y realizar cambios según lo que aprendas. Estos conocimientos ayudan a perfeccionar la estrategia antes de ponerla en práctica en toda la organización. 

Al manejar la implementación de esta manera, también se reduce la percepción de complejidad y riesgo que tienen las partes interesadas y los compradores.

¿Cómo apoya Amazon Business la automatización de las facturas?

Si bien Amazon Business cubre la automatización de las facturas, puedes aventurarte más y reforzar las operaciones de principio a fin como proveedor integral de servicios de adquisición. Esto se debe a que su automatización ofrece un mayor control de las adquisiciones, visibilidad y una funcionalidad de compra responsable para ayudar a tu equipo a transformar la adquisición en un motor de ingresos para la organización. 

En el siguiente desglose de características, se muestra cómo puedes aprovechar Amazon Business para poner en marcha de forma fluida la automatización de las facturas:

Pago por factura y facturación consolidada

Pago por factura, una solución de facturación para clientes autorizados de Amazon Business, ofrece a tus equipos más opciones de pago, control sobre los gastos de adquisición y plazos de pago de facturas. Esta característica envía una factura digital detallada con términos de pago de 30 días (con extensiones más largas para los miembros de Business Prime elegibles). 

También permite realizar pagos mensuales, en lugar de por factura. Esto significa que puedes enviar una sola suma global a tus proveedores habituales cada mes, lo que te permite mantener un mayor control y conocimiento de tus gastos.

Coincidencia de facturas de tres vías

3-Way Match de Amazon Business optimiza la conciliación al vincular instantáneamente tu pedido con la factura del proveedor. De esta manera, en un solo lugar, puedes reunir tu pedido, el recibo de los productos y la factura para verificar rápidamente los importes de las facturas, supervisar las autorizaciones y enviarlas para su pago. Y si algo no coincide, la solución te avisa que hay que revisar la factura más detenidamente. De esta forma, Amazon Business te ayuda a mantener el cumplimiento normativo en materia de compras en todas las operaciones.

Para configurar 3-Way Match, Amazon Business se integra sin problemas en más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas y ERP, lo que facilita la centralización de datos y la visibilidad de gastos. Estas integraciones brindan a tu equipo una visibilidad y un control completos sobre el procesamiento de facturas.

Visibilidad de gastos

Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) aprovecha la automatización y crea una visión completa de tus hábitos de gasto utilizando datos de facturas y documentos complementarios. Con ella, puedes ver el gasto actual, los posibles problemas de cumplimiento normativo y las oportunidades para elaborar presupuestos más inteligentes en el futuro. 

Además, como todos estos datos están almacenados en un solo lugar, puedes filtrarlos por número de orden de compra (PO), factura, proveedor, grupo de cuentas o categoría de gasto, y realizar un seguimiento de las compras por departamento, centro de costos o comprador. Esta información detallada te ayuda a tomar decisiones más informadas a la hora de actualizar presupuestos, encontrar formas de ahorrar y medir los KPI.

Guided Buying

La forma más eficaz de garantizar que los compradores adquieran productos de los proveedores preferidos es simplificar el proceso de pedido. 

Con Guided Buying, puedes establecer pautas que incentiven a los compradores a realizar pedidos a proveedores específicos o de productos que tengan una marca verde de “preferido”. Para los compradores, esta característica simplifica la búsqueda de los productos que necesitan sin preocuparse por si están comprando el elemento preferido. Y para las partes interesadas administrativas, Guided Buying facilita las compras que cumplen con la normativa sin tener que revisar cada pedido. Esto significa que puedes dedicar menos tiempo a responder las preguntas de los compradores sobre lo que pueden y no pueden comprar.

Hacer que los pagos sean más inteligentes, no más difíciles

Sin automatización, el procesamiento de facturas es un proceso complejo y lento que puede dar lugar a errores costosos. Sin embargo, los equipos que implementan una solución de automatización de facturas transforman su proceso de ser una tarea operativa propensa a riesgos y que supone un dolor de cabeza a ser un motor de crecimiento financiero y organizativo.

Como una de esas soluciones, Amazon Business ayuda a tu equipo a recopilar datos valiosos sobre los gastos, recuperar el control sobre el cumplimiento de las compras y descubrir oportunidades clave para ahorrar costos. Todo esto es posible porque la solución admite un proceso de compra unificado con características que proporcionan una visibilidad operativa fundamental y, por lo tanto, permiten a tu equipo reducir su dependencia de la facturas en papel.

¿Quieres descubrir cómo la automatización puede optimizar tus pagos y mejorar la visibilidad? Contacta con Amazon Business hoy mismo para saber cómo puedes alcanzar tus objetivos de automatización actuales y ver la escalabilidad a largo plazo.