Automatización de facturas para equipos de cuentas por pagar y finanzas

Después de que un proveedor envía una factura, es responsabilidad de tu equipo confirmar su exactitud. Para ello, hay que cotejar la factura con los documentos internos correspondientes y verificar el importe de la factura antes de pasarla al área de cuentas por pagar, que le dará luz verde para procesar el pago.

Este proceso parece sencillo. Sin embargo, una sola factura puede incluir un montón de pequeños detalles que tu equipo debe supervisar. Con todas estas partes en movimiento, existe un mayor riesgo de cometer errores que pueden provocar gastos excesivos o cuellos de botella, y los procesos manuales empeoran esos riesgos. De hecho, el 60 % de los encuestados mencionó que reforzar los controles y minimizar los riesgos son una de sus dos principales razones para automatizar el proceso de cuentas por pagar, según la encuesta del Instituto de Operaciones Financieras y Liderazgo.

En la facturación manual, tu equipo se encarga de cada uno de los pasos tediosos y rutinarios del proceso de validación. Pero la gestión de facturas no tiene que ser así. La automatización, por el contrario, aprovecha la captura exhaustiva de datos para gestionar las facturas a lo largo de su ciclo de vida sin intervención humana en cada paso. Tú estableces las condiciones para cada una de estas automatizaciones, por lo que el procesamiento de las facturas permanece totalmente bajo tu control y cumple tus políticas de compras.

Continúa leyendo para descubrir cómo tu equipo puede utilizar tecnología avanzada de adquisiciones para optimizar el procesamiento automatizado de facturas y recuperar el control, la visibilidad y la confianza de los proveedores.

¿Qué es la automatización de facturas?

La automatización de facturas utiliza sistemas digitales como el aprendizaje automático, el reconocimiento óptico de caracteres y la IA para capturar, cotejar y autorizar las facturas de los proveedores. En una pila tecnológica de adquisiciones totalmente integrada, la automatización refuerza todo el proceso de adquisición al pago (P2P) mediante la conexión optimizada de facturas con las solicitudes de compra, las órdenes de compra y los libros mayores correspondientes, de modo que toda la información necesaria para un proceso fluido de cuentas por pagar queda reunida en un solo lugar.

Cómo la facturación automatizada reduce los errores humanos

La entrada manual de datos y el proceso de autorización de facturas requieren mucho tiempo, en el mejor de los casos. Tener que administrar manualmente cada paso del proceso de gestión de facturas aumenta el riesgo de que se produzcan errores y se generen problemas en etapas posteriores. Esto se debe a que es fácil que una parte interesada presione la tecla equivocada e ingrese datos incorrectos por accidente.

Con un proceso totalmente manual, es probable que no se detecten las discrepancias en los datos hasta llegar a la conciliación de las facturas. En ese momento, se tendrá que retroceder, revisar los datos para encontrar el error, corregirlo y luego continuar con el proceso, lo que retrasa todo el proceso de cuentas por pagar.

La automatización puede eliminar la mayor parte de este retroceso. Esto se debe a que el software de automatización integral extrae los datos de las facturas y los documentos complementarios. A partir de esta información, el software envía automáticamente las facturas a las órdenes de compra, solicitudes y demás documentos correspondientes. Este proceso automatizado también tiene menos de los pasos que son propensos a errores humanos.

La relación entre la automatización y el cumplimiento normativo

Tu organización tiene políticas de compras que rigen la forma en que se procesan las facturas. Si bien es importante trabajar en el marco de estas políticas, hacerlo resulta mucho más difícil cuando los equipos tienen que supervisar el cumplimiento de políticas internas de forma manual.

Ahí es donde la automatización puede simplificar el cumplimiento de las compras con tus políticas internas y crear un proceso coherente y alineado con las políticas. Debido a que eres tú quien establece las condiciones en la solución de automatización de facturas, esas reglas siguen las políticas de tu organización.

Una solución como Amazon Business también puede ayudarte a supervisar las infracciones de las políticas, ya que ofrece visibilidad en tiempo real del cumplimiento normativo de la organización con tus políticas, en lugar de auditorías puntuales y ocasionales. Esto te ayuda a estar un paso adelante en la administración de riesgos, ya que puedes detectar posibles áreas problemáticas o infracciones antes de que retrasen las operaciones.

Cómo funciona la automatización de facturas

La automatización de facturas hace pasar una factura por la captura, la conciliación, la autorización y el pago al combinar algunas tecnologías que gestionan individualmente una parte del trabajo.

• El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) lee los números y el texto del documento de un proveedor, ya sea que llegue como PDF, una imagen escaneada o una foto.

• La automatización robótica de procesos (RPA) luego mueve los datos capturados entre sistemas y activa los pasos rutinarios que una persona de otro modo manejaría manualmente, como abrir un registro o enviar una factura para su revisión.

• El intercambio electrónico de datos (EDI) toma una ruta diferente, pues intercambia datos de facturas directamente entre los sistemas de un comprador y un proveedor en un formato estándar compartido, de modo que no es necesario volver a agregar nada.

• El procesamiento inteligente de documentos (IDP) aplica aprendizaje automático a las facturas más complejas que no siguen una plantilla fija, cuya lectura mejora con el tiempo.

En conjunto, estas piezas pueden llevar una factura desde que llega hasta el pago. El OCR o IDP captura los datos, el sistema los verifica con la orden de compra y el recibo durante la conciliación de facturas, y el RPA dirige todo lo que pasa hacia la autorización y el pago.

Ese flujo es fundamental para el proceso de cuentas por pagar, y automatizarlo tiende a dejar menos puntos de contacto manuales donde pueda cometerse un error.

Cuatro beneficios de la automatización de las facturas

Al acortar el proceso de autorización, reducir el riesgo y mejorar la precisión, la automatización puede convertirse en un componente crucial para la estabilidad financiera de tu organización. Sin embargo, sus beneficios van más allá de los resultados financieros y tienen un efecto positivo en la visibilidad operativa, el control y la satisfacción de los proveedores.

Te presentamos algunos beneficios adicionales que tu organización podría experimentar en las operaciones:

1. Autorizaciones y pagos más rápidos

La automatización gestiona los flujos de trabajo de autorización de facturas. Si un autorizador tiene que revisar una factura antes de que pueda continuar, por ejemplo, la solución avisa automáticamente a la parte interesada para que verifique el documento. Además de eso, en lugar de buscar documentos para confirmar el precio de cada concepto de la factura, un proceso automatizado solo señala aquellos que no coinciden.

Al acelerar este proceso, puedes asegurarte de que las facturas lleguen a los equipos de finanzas a tiempo o antes de lo previsto.

2. Mejora de las relaciones con los proveedores

Los datos sobre los procesos internos son un registro de tu historial de pagos, que puedes utilizar para demostrar a los posibles proveedores que efectúas pagos oportunos y precisos. También puedes aprovechar los datos de desempeño para negociar términos de contrato más favorables.

Cuando se mantienen procesos de facturación precisos de esta manera, los proveedores pueden saber que se harán pagos correctos y a tiempo. Este tipo de confianza genera relaciones más amenas con los proveedores.

3. Auditorías y presentación de informes optimizadas

Además de la conciliación y autorización de facturas, las herramientas de automatización pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de las compras con políticas internas y la visibilidad de gastos mediante la extracción de datos de las facturas y los documentos complementarios. Luego los agregan para crear un registro de auditoría confiable.

Al utilizar la automatización de esta manera, obtendrás información en tiempo real sobre el cumplimiento de los gastos y las compras con políticas internas, en lugar de depender de auditorías esporádicas que solo capturan instantáneas de las operaciones de adquisición y cadena de suministro en constante evolución. Una mayor visibilidad en estas áreas permite a tu equipo administrar las operaciones de manera más eficaz para ahorrar tiempo en el procesamiento de facturas, minimizar repetitivas tareas de auditorías y mejorar el flujo de caja.

4. Mayor visibilidad de gastos y cumplimiento de las políticas

Cuando la automatización mejora la visibilidad de gastos, tu equipo puede realizar un seguimiento del movimiento del dinero para comprender en qué aspectos los gastos de adquisición ya son eficientes y en cuáles se pueden mejorar.

Por ejemplo, la Visibilidad de gastos (una característica de Prime Business) te ayuda a descubrir áreas de gasto marginal o no convencional. Al identificar estas áreas de gasto no conformes en las operaciones, puedes crear oportunidades para consolidar pedidos y planificar estratégicamente el momento de realizar nuevos pedidos.

Con esta visión completa de quién compra qué y a quién, de los plazos para volver a hacer pedidos y de los gastos, puedes optimizar tus gastos y garantizar un mayor cumplimiento de tus políticas en todas las operaciones.

Implementación de la automatización de facturas

La implementación y la administración del cambio deben formar parte del proceso de toma de decisiones a la hora de elegir cualquier nueva tecnología de adquisición. Después de todo, es menos probable que tu equipo adopte un nuevo proceso confuso y frustrante si conoce bien el existente.

Los siguientes cuatro pasos describen un proceso sencillo y escalable para implementar un nuevo software y procesos de automatización de la adquisición y facturación que puedes utilizar para aumentar las probabilidades de que la adopción sea un éxito:

Paso 1: Analizar el proceso de adquisición al pago

La implementación de la automatización comienza con el uso de la alineación interfuncional y la visibilidad operativa para garantizar que todos comiencen el proceso en sintonía.

La forma más sencilla de lograr esta alineación es analizar el proceso de P2P actual y pedir a las partes interesadas clave que evalúen cada paso. Esto implica preguntarles cuáles son los puntos débiles y cómo creen que la automatización podría solucionarlos.

Crear esta vista panorámica del proceso actual simplifica la identificación de las partes que se deben automatizar y permite conocer cómo ello mejorará el procesamiento de facturas a largo plazo.

Paso 2: Integrar en sistemas de ERP o de contabilidad

Para que el nuevo sistema de automatización pueda gestionar con precisión la extracción de datos, cotejar documentos, almacenar datos de gastos en tiempo real y ofrecer visibilidad sobre el cumplimiento normativo en materia de adquisición, debe integrarse con las herramientas de adquisiciones electrónicas existentes. Entre estas herramientas se incluyen los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad, así como cualquier otra solución que desempeñe un rol clave para que el proceso de adquisición se desarrolle sin problemas.

Al conectar todos estos sistemas, la nueva solución de automatización puede capturar, organizar y utilizar correctamente los datos de toda la organización para garantizar un procesamiento rápido y preciso de las facturas.

Paso 3: Capacitar a los equipos en sistemas digitales de pago y autorización

Si ya comenzaste el proceso de implementación con la alineación de los departamentos de adquisiciones, operaciones y finanzas, debes hacerlo hasta el final. Una estrategia sencilla para lograrlo es la capacitación en conjunto.

Al ayudar a tus equipos a aprender juntos a utilizar la nueva solución y el nuevo proceso, fomentarás el trabajo en equipo y el compañerismo, ya que descubrirán cómo ello mejorará su día a día una vez que la nueva solución esté implementada.

Paso 4: Comenzar de a poco y luego escalar

Una vez que tengas una estrategia de implementación, empieza con una pequeña prueba piloto, repítela y luego amplíala para lograr una implementación fluida y exitosa. Este enfoque te permite probar la automatización de facturas de forma moderada y controlada, y realizar cambios según lo que aprendas. Estos conocimientos ayudan a perfeccionar la estrategia antes de ponerla en práctica en toda la organización.

Al manejar la implementación de esta manera, también se reduce la percepción de la complejidad y el riesgo que tienen las partes interesadas y los compradores.

Lo que muestran los datos de automatización

La señal más clara en estudios actuales sobre cuentas por pagar es simple: cuanto más trabajo de facturación gestiona un equipo sin intervención manual, más productiva tiende a ser su función de cuentas por pagar. En un estudio sobre cuentas por pagar de 2025, The Hackett Group analizó el grado de automatización del trabajo de facturación de los equipos de cuentas por pagar y descubrió que las empresas con un procesamiento sin contacto del 30 % o más se asociaban con una productividad de cuentas por pagar aproximadamente 3.5 veces mayor que las que se encontraban por debajo de ese umbral.

Los números no prometen un retorno fijo sobre la instalación. Las ganancias que obtiene cada organización pueden depender del grado de automatización de cuentas por pagar y de conciliación de facturas que se ejecuta realmente sin intervención manual, de la integridad de los datos de sus proveedores y órdenes de compra, y de la regularidad con que se aplican las políticas de compra y autorización.

Cómo apoya Amazon Business la facturación

Amazon Business puede respaldar la automatización de facturas como parte de un proceso de adquisiciones más amplio al ayudar a los equipos a conectar opciones de pago, la conciliación de facturas, la visibilidad del gasto y los controles de compras. Sus características también pueden contribuir a los controles de adquisiciones, la visibilidad y las compras responsables mientras los equipos gestionan los procesos de facturación.

En el siguiente desglose de características, se muestra cómo puedes aprovechar Amazon Business para poner en marcha de forma fluida la automatización de las facturas:

Pago por factura y facturación consolidada

El Pago por factura, una solución de facturación para clientes autorizados de Amazon Business, ofrece a tus equipos más opciones de pago, control sobre los gastos de adquisición y términos de pago de facturas. Esta característica envía una factura digital detallada con términos de pago de 30 días (con extensiones más largas para los miembros Prime Business elegibles).

También permite realizar pagos mensuales, en lugar de hacerlos por cada factura. Esto significa que puedes enviar una sola suma global a tus proveedores habituales cada mes, lo que te permite mantener un mayor control y conocimiento de tus gastos.

Proceso de comprobación triple

El proceso de comprobación triple de Amazon Business optimiza la conciliación al vincular instantáneamente tu pedido con la factura del proveedor. De esta manera, en un solo lugar, puedes reunir tu pedido, el recibo de los productos y la factura para verificar rápidamente los importes de las facturas, supervisar las autorizaciones y enviarlas para su pago. Y si algo no coincide, la solución te avisa que hay que revisar la factura más detenidamente. De esta forma, Amazon Business te ayuda a mantener el cumplimiento normativo de políticas internas en materia de compras en todas las operaciones.

Para configurar el proceso de comprobación triple, Amazon Business se integra en más de 300 sistemas de adquisición electrónica y ERP, lo que facilita la centralización de datos y la visibilidad de gastos. Estas integraciones brindan a tu equipo una visibilidad y un control completos sobre el procesamiento de facturas.

Visibilidad de gastos

La Visibilidad de gastos (una característica de Prime Business) aprovecha la automatización al crear una visión completa de tus hábitos de gasto mediante datos de facturas y documentos complementarios. Con ella, puedes ver el gasto actual, los posibles problemas de cumplimiento normativo de tus políticas internas y las oportunidades para elaborar presupuestos más inteligentes en el futuro.

Como todos estos datos están almacenados en un solo lugar, puedes filtrarlos por número de orden de compra, factura, proveedor, grupo de cuentas o categoría de gasto, y realizar un seguimiento de las compras por departamento, centro de costos o comprador. Esta información detallada te ayuda a tomar decisiones más informadas a la hora de actualizar presupuestos, encontrar formas de ahorrar y medir los KPI.

Guided Buying

La forma más eficaz de garantizar que los compradores adquieran productos de los proveedores preferidos es simplificar el proceso de pedido.

Con Guided Buying, puedes establecer pautas que incentiven a los compradores a realizar pedidos a proveedores específicos o de productos que tengan una marca verde de “preferido”. Para los compradores, esta característica simplifica la búsqueda de los productos que necesitan sin preocuparse por si están comprando el artículo preferido.

Y para las partes interesadas administrativas, Guided Buying puede facilitar las compras que cumplen con la normativa sin tener que revisar cada pedido. Esto puede minimizar el tiempo empleado en responder las preguntas de los compradores sobre lo que pueden y no pueden comprar.

Hacer que los pagos sean más inteligentes, no más difíciles

Sin automatización, el procesamiento de facturas es un proceso complejo y demandante que puede dar lugar a errores costosos. Sin embargo, los equipos pueden hacer que sus procesos dejen de ser un proceso manual propenso a riesgos para convertirlo en un control del gasto más estable y visible.

Como una de esas soluciones, Amazon Business ayuda a tu equipo a recopilar datos valiosos sobre los gastos, recuperar el control sobre el cumplimiento de las compras con tus políticas internas y descubrir oportunidades clave para ahorrar costos. Todo esto es posible porque la solución admite un proceso de compra unificado con características que proporcionan una visibilidad operativa fundamental y, por lo tanto, permiten a tu equipo reducir su dependencia de la facturas en papel.

¿Quieres descubrir cómo la automatización puede optimizar tus pagos y mejorar la visibilidad? Contacta con Amazon Business hoy mismo para saber cómo puedes alcanzar tus objetivos de automatización actuales y ver la escalabilidad a largo plazo.

Preguntas frecuentes sobre la automatización de facturas