Un enfoque que considera las adquisiciones para obtener resiliencia operativa

Con interrupciones cada vez más frecuentes y difíciles de predecir, la resiliencia operativa deja de ser un riesgo teórico para convertirse en un imperativo empresarial cotidiano. Los impactos de la cadena de suministro se propagan por regiones, la escasez de mano de obra afecta los despachos, la inflación moldea las estructuras de costos y las amenazas cibernéticas interrumpen las operaciones. Al mismo tiempo, los eventos climáticos afectan cada vez más la logística.

Para muchas organizaciones, estos desafíos no llegan de a uno. Se superponen, se exacerban y evolucionan más rápido que los ciclos de planificación anual.

Si bien la resiliencia se suele discutir en términos de gestión de riesgos empresariales o infraestructura informática, las adquisiciones desempeñan un rol más discreto pero igualmente importante. Influye en la rapidez con que la organización puede evaluar alternativas y si se tiene visibilidad de lo que los equipos compran, a quién y por qué. Las decisiones que tomas utilizando estos conocimientos pueden fortalecer la capacidad de responder bajo presión o poner de manifiesto vulnerabilidades ocultas.

Ver la resiliencia operativa desde una perspectiva de las adquisiciones puede ayudar a adaptarse durante la disrupción. Al mejorar la forma de gestionar las decisiones de compra cotidianas, las dependencias de proveedores y la transparencia de los gastos, se pueden efectuar compras más informadas, tener procesos más flexibles y tomar decisiones con más rapidez.

¿Qué es la resiliencia operativa?

La resiliencia operativa es la capacidad de la organización para seguir realizando operaciones críticas durante una interrupción y adaptarse cuando cambian las condiciones. Es la capacidad de prevenir, responder, recuperarse y aprender de las interrupciones operativas, independientemente de su origen.

A diferencia de la gestión de riesgos convencional, la resiliencia operativa no asume que se pueden predecir o evitar todos los posibles riesgos. En cambio, se enfoca en mantener buenos resultados, como servicio al cliente, seguridad u obligaciones regulatorias, incluso cuando los sistemas, proveedores o procesos sufren estrés.

Resiliencia operativa frente a continuidad empresarial y recuperación ante desastres

La resiliencia operativa se suele confundir con el plan de continuidad empresarial y la recuperación ante desastres, pero cada una se refiere a capacidades diferentes:

• La continuidad empresarial se enfoca en planes predefinidos para mantener las operaciones en funcionamiento durante escenarios específicos.

• La recuperación ante desastres suele ser más acotada, pues se centra en restaurar sistemas de seguridad de la información después de incidentes considerables, como los ciberataques.

• La resiliencia operativa es más abarcativa y dinámica. Incluye planes de continuidad y recuperación, pero también enfatiza la adaptabilidad continua, la toma de decisiones en situaciones inciertas y el aprendizaje a lo largo del tiempo.
  
  

Para los líderes de adquisiciones, esta distinción es importante. La resiliencia no se trata solo de tener un proveedor de respaldo por contrato. Se trata más bien de si los procesos de compra, las políticas y los datos brindan la capacidad de reaccionar con efectividad cuando las circunstancias cambian.

El rol de las adquisiciones en la resiliencia operativa

Según el último informe sobre la resiliencia de la cadena de suministro de BCI, casi el 80 % de las organizaciones tuvieron interrupciones en la cadena de suministro en el transcurso de un año y algunas sufrieron hasta 10 interrupciones. De esas interrupciones, más del 43 % fueron causadas por errores de terceros y la segunda causa principal fueron los incidentes cibernéticos.

Debido a que las adquisiciones se encuentran en una intersección entre proveedores, gastos y demandas internas, ofrecen un punto de vista único sobre dónde la organización depende de terceros, qué tan flexibles son esas dependencias y qué tan rápido puede adaptarse el comportamiento de las compras en situaciones de presión. Esta perspectiva permite que las adquisiciones desempeñen un rol crítico en la gestión del riesgo de terceros y la respuesta ante incidentes.

Continuidad de proveedores y visibilidad de gastos críticos

La disponibilidad de los proveedores afecta directamente la capacidad de la organización para operar. Cuando las categorías críticas dependen de un pequeño número de proveedores, las interrupciones pueden convertirse rápidamente en tiempo de inactividad operativa.

Aunque las adquisiciones no pueden eliminar los riesgos, sí pueden ayudar a tomar mejores decisiones de compras. Según la encuesta global sobre líderes de la cadena de suministro de McKinsey, las empresas que implementaron proyectos de resiliencia estratégica en respuesta a la pandemia de COVID-19 ahora ven los resultados: el 73 % afirma haber progresado en estrategias de doble abastecimiento, mientras el 60 % está trabajando para regionalizar sus cadenas de suministro.

Comprender dónde hay una sola fuente de abastecimiento, dónde es alta la concentración de proveedores y dónde hay pocas alternativas puede ayudar a evaluar la exposición y priorizar la atención, pero esa evaluación se dificulta cuando las compras se efectúan fuera de los canales establecidos. Las compras descentralizadas y el gasto marginal no administrado reducen la visibilidad y generan más brechas de resiliencia, lo que dificulta detectar riesgos emergentes, identificar dependencias de proveedores o coordinar respuestas durante una interrupción.

Esta visibilidad es fundamental para dar un paso más allá de las respuestas reactivas. Antes de poder usar análisis predictivos o el modelado avanzado de riesgos, hace falta tener una visión clara de lo que compran los equipos, de quién compran y cómo esas compras cooperan con las operaciones comerciales críticas.

El rol de las adquisiciones durante una interrupción, no solo en los ciclos de planificación

La resiliencia suele surgir en los ciclos de planificación, pero se pone a prueba con las interrupciones del mundo real. Cuando las condiciones cambian, ya sea debido a restricciones de la cadena de suministro, la volatilidad de precios o los cambios repentinos en la demanda, las adquisiciones ayudan a determinar la rapidez con la que responde la organización.

Los canales de compra claros, los proveedores preautorizados y los datos accesibles permiten tomar decisiones con más rapidez. Sin estos elementos, los equipos pueden recurrir a compras ad hoc que resuelven problemas inmediatos, pero crean una exposición a riesgos a largo plazo.

La contribución de las adquisiciones se centra en las facultades. Al proporcionar opciones, un contexto y límites de seguridad, se puede ayudar a la organización a actuar con rapidez y confianza cuando más importa.

Cambios en base a datos y estrechamiento de las relaciones con proveedores

Los líderes de adquisiciones se están enfocando cada vez más en dos prioridades interconectadas: 

1. Uso de datos para tomar decisiones más inteligentes

    

2. Estrechamiento de las relaciones con proveedores más allá de las interacciones transaccionales

    

Los datos ayudan a identificar patrones, anomalías y cambios en el comportamiento de las compras que pueden señalar riesgos emergentes o ineficiencias. Las relaciones sólidas con proveedores, a su vez, pueden ofrecer flexibilidad en condiciones limitadas, ya sea a través del acceso a productos alternativos, plazos de entrega ajustados o la resolución colaborativa de problemas.

Cuando estas dos prioridades trabajan juntas, refuerzan la resiliencia operativa. Amazon Business apoya este enfoque unificado con características basadas en datos como Analítica de Amazon Business, así como características de Business Prime como Visibilidad de gastos y Monitoreo de anomalías de gastos, lo que ayuda a fundamentar las conversaciones internas y con proveedores en datos, sin afirmar que se predicen o evitan interrupciones de manera directa.

Los cuatro pilares de la resiliencia operativa

La resiliencia operativa puede parecer abstracta, pero la mayoría de las estructuras convergen en un pequeño conjunto de componentes fundamentales. Comprender estos cuatro pilares pone de manifiesto lo que hace que la resiliencia funcione en la práctica.

1. Identificar operaciones críticas y dependencias

Los esfuerzos de resiliencia suelen comenzar identificando qué operaciones son realmente críticas y de qué dependen. Esto incluye proveedores, categorías de gastos, socios logísticos, procesos internos y sistemas habilitadores.

En las adquisiciones, esto significa comprender qué categorías permiten obtener resultados esenciales y cómo los incidentes operativos en esas áreas podrían afectar a la organización.

2. Gestionar el riesgo de terceros y proveedores

Los terceros son una fuente importante de dependencia operativa. La gestión del riesgo de proveedores en un alto nivel implica ser conscientes de la concentración, la exposición geográfica y la dependencia, no una puntuación minuciosa o ejercicios de cumplimiento. El objetivo no es eliminar el riesgo, sino hacerlo visible y manejable.

3. Tener adaptabilidad en procesos y políticas

Los procesos rígidos pueden ralentizar las respuestas durante una interrupción. Las políticas adaptables, como rutas de compras alternativas o autorizaciones condicionales, permiten ajustarse sin dejar de lado la gobernanza.

La adaptabilidad no es solo cambios constantes, sino más bien tener flexibilidad cuando importa.

4. Establecer funciones claras y responsabilidades en la toma de decisiones

La resiliencia operativa depende de determinar funciones claras en las adquisiciones, las operaciones, las finanzas y la informática. Ninguna función única se encarga de la resiliencia por sí misma.

Las adquisiciones aportan resiliencia al permitir tomar decisiones informadas a través de información, opciones y estructuras, mientras que la responsabilidad se sigue compartiendo en toda la organización.

Cómo mejorar la resiliencia operativa

Mejorar la resiliencia operativa no requiere un nuevo modelo operativo. Para los líderes de compras, el progreso suele llegar luego de aclarar qué es lo más importante, reducir la fricción en las compras cotidianas y fortalecer la visibilidad donde ya se toman decisiones. Los siguientes pasos pueden ayudarte a tomar medidas de forma gradual.

Paso 1: Delimitar categorías de gastos y proveedores críticos

Identifica qué categorías de gastos y proveedores permiten realizar operaciones críticas. El objetivo es comprender la exposición, no eliminar proveedores. Esta delimitación crea un punto de referencia para establecer prioridades y abrir el debate.

Paso 2: Reducir la dependencia excesiva de compras manuales o ad hoc

Identifica dónde los equipos dependen de compras manuales o ad hoc e implementa procesos más consistentes. Las compras no gestionadas pueden generar retrasos, inconsistencias y puntos ciegos, que debilitan la resiliencia operativa con el tiempo. Estandarizar las prácticas de compra mejora la visibilidad, fortalece el control y ayuda a tu organización a responder de manera más predecible durante una interrupción.

Paso 3: Establecer políticas de compra más claras para casos de interrupción

Define y comunica las políticas que guían las compras durante interrupciones. Asegúrate de que tus equipos comprendan las vías de autorización, las opciones alternativas y los procesos de escalada para que puedan actuar de manera decisiva cuando cambien las condiciones. Las políticas claras permiten tener velocidad y flexibilidad, y mantener una toma de decisiones alineada con las prioridades organizacionales.

Paso 4: Mejorar la visibilidad de los patrones de compras a lo largo del tiempo

Realiza un seguimiento y revisa las tendencias de gastos y las anomalías para identificar posibles riesgos o ineficiencias. Esta información puede ayudarte a detectar problemas emergentes, ajustar prioridades y tomar decisiones de compra más informadas sin depender de análisis complejos. 

Paso 5: Incluir las adquisiciones en las evaluaciones de riesgos empresariales

Integra información sobre las adquisiciones en las evaluaciones de riesgos para identificar y priorizar posibles interrupciones en personas, servicios empresariales, sistemas financieros u operaciones. Las pruebas de estrés en la resiliencia operativa y las simulaciones realistas pueden ayudar a determinar el apetito de riesgos, las tolerancias ante el impacto y los puntos de falla, mientras que las pruebas de escenarios ayudan a evaluar la ciberseguridad y la resiliencia cibernética dentro de los sistemas relacionados con las adquisiciones. Utiliza esta información para fundamentar un marco de resiliencia más amplio que guíe la adaptación y la recuperación ante interrupciones, incluidas las interrupciones del sistema.

Paso 6: Hacer revisiones y ajustes regularmente a medida que cambian las condiciones

Programa revisiones regulares de políticas, proveedores y herramientas para actualizarlas en función de nuevos riesgos, cambios operativos o el rendimiento de proveedores para mantener la alineación con las realidades actuales. La mejora continua fortalece la adaptabilidad y genera resiliencia operativa con el tiempo.

Resiliencia operativa: Mitos típicos

A medida que la resiliencia operativa recibe más atención, es normal que haya escepticismo. A continuación, se presentan algunos mitos típicos sobre la resiliencia y la verdad detrás de ellos.

Mito: La resiliencia operativa es un ejercicio de cumplimiento normativo

Aunque las entidades reguladoras han impulsado gran parte de la conversación, la resiliencia es fundamentalmente una capacidad empresarial. Las organizaciones que pueden adaptarse rápidamente están mejor posicionadas para atender a los clientes, gestionar costos y proteger su reputación.

Mito: Resiliencia significa crear redundancia

La resiliencia no requiere duplicar cada proveedor o proceso. La flexibilidad y visibilidad cuidadosas suelen traer mayores beneficios a un costo menor que la redundancia generalizada.

Mito: Las adquisiciones pueden suplir la resiliencia por sí misma

Las adquisiciones desempeñan un rol facilitador, pero la resiliencia depende de una colaboración entre funciones. La credibilidad llega tras reconocer funciones compartidas y trabajar estrechamente con operaciones, finanzas e informática.

Herramientas de adquisiciones para la resiliencia

Las herramientas de adquisiciones digitales pueden permitir tener resiliencia operativa al aportar consistencia, visibilidad y control a las compras cotidianas. Cuando se utilizan de manera cuidadosa, se convierten en parte de un ecosistema de resiliencia más amplio.

Amazon Business ofrece resiliencia operativa al permitir prácticas de compras informadas y adaptables. Algunas características que pueden ayudarte a crear vías de compras más claras y optimizar los datos de compras son las siguientes:

• Integraciones estratégicas con más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas, gestión de gastos, proveedor de identidades y abastecimiento electrónico para ayudar a consolidar datos y tener visibilidad 

• Controles con múltiples usuarios y procesos de autorización que apoyan la gobernanza y la flexibilidad

• Visibilidad de gastos (una característica exclusiva de Business Prime) ayuda a identificar patrones de gastos y anomalías a lo largo del tiempo

   

Priorizar la resiliencia operativa

La resiliencia operativa se construye tomando decisiones a diario, no con iniciativas que se realizan una sola vez. Las adquisiciones aportan valor al ofrecer visibilidad de los gastos, adaptabilidad en los procesos de compras y una toma de decisiones informada cuando cambian las condiciones.

Cuanto más frecuentes e interconectadas son las interrupciones, más aumentará el rol de las adquisiciones en la resiliencia. Al enfocarse en prácticas fundamentales en lugar de buscar la perfección, se puede fortalecer la capacidad para adaptarse y continuar operando en situaciones de presión.

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