Guía de adquisición P2P: Hoja de ruta para la compra inteligente para negocios

La adquisición P2P, que es la abreviatura en inglés de “adquisición a pago”, puede ayudar a tu negocio a simplificar el proceso de adquisición para alcanzar un mayor control de costos, mayor eficiencia operativa y mejor cumplimiento. Cuando combinas el proceso con un software exclusivo de adquisición a pago, sus beneficios solo se expanden. 

Algunas funciones como la automatización y la visibilidad en tiempo real de los KPI de mayor prioridad pueden darte las herramientas y los datos que necesitas para respaldar la toma de decisiones estratégicas y mejorar el flujo de caja. 

Sin embargo, para cosechar verdaderamente estos beneficios, primero debes comprender qué incluye el proceso de adquisición a pago, sus ventajas e implementación, y hacia dónde apunta el software de adquisición.

¿Qué es proceso de adquisición a pago (P2P)?

La adquisición P2P es un sistema estructurado que las organizaciones usan para apoyar la adquisición de bienes y servicios. Incluye la integración de procesos de compras con tus sistemas de cuentas por pagar y adquisición para que el proceso de compra sea lo más eficiente posible.

Como parte del proceso de adquisición más grande, el ciclo de adquisición a pago ocurre más adelante en el ciclo de abastecimiento a pago. Lidia con los aspectos transaccionales de la adquisición, por lo que en ocasiones se denomina adquisición de “compra a pago”. En contraste, el proceso de abastecimiento a pago comprende todas las actividades de adquisición, comenzando por el abastecimiento estratégico y continuando con el pago y más.

El proceso P2P

Dado que el ciclo P2P se centra en las actividades de compra, sus componentes están todos relacionados con las transacciones. Los pasos clave en el ciclo de vida P2P incluyen lo siguiente:

1. Identifica tus necesidades: el ciclo P2P comienza cuando identificas la necesidad de un producto o servicio y detallas los requisitos de compra.

2. Crea una solicitud de compra: a continuación, crea una solicitud de compra formal que dé inicio al proceso de autorización interno.

3. Emite una orden de compra: una vez autorizada, genera una orden de compra que detalle los términos de compra, que incluya los productos exactos, las cantidades y los parámetros de entrega.

4. Recibe los bienes y servicios solicitados: una vez que llegan los bienes o se completan los servicios, crea un recibo de bienes para confirmar que la compra es la esperada.

5. Procesa la factura del proveedor: una vez que el proveedor envía una factura, debes verificar su precisión con la orden de compra original y el recibo de la orden. 

6. Envía el pago: para completar el proceso de compras para un pedido individual, debes ejecutar el pago utilizando el método de pago acordado.

    

Supervisa el rendimiento de los proveedores: Para garantizar la eficiencia en el proceso de P2P más grande, sigue creando relaciones con los proveedores que envíen bienes y servicios de calidad de manera consistente.

¿Por qué P2P es importante para las empresas?

De acuerdo con el Instituto Colegiado de Adquisiciones y Suministros, el 69 % de los líderes de adquisición encuestados informaron que gastan más de $50 millones en bienes y servicios al año. Abordar incluso las ineficiencias más pequeñas puede marcar una diferencia de millones de dólares en este nivel de gasto.

La solución adecuada de adquisición a pago puede llevar a ahorros de costos significativos mediante operaciones simplificadas y una mejor administración de la cadena de suministros. También puede aumentar el acceso a precios con descuento en bienes y servicios, y a mejores términos del contrato a través de una mejor administración de las relaciones con los proveedores.

Cuatro beneficios del proceso de P2P para grandes empresas

La implementación de una solución de software P2P aporta una serie de beneficios que pueden impactar positivamente en los resultados finales de la empresa. Estos son cuatro de sus principales ventajas.

1. Visibilidad de gastos y reducción de costos
   El software P2P puede proporcionar visibilidad en tiempo real de las actividades de gastos de tu organización, lo que te permite hacer un seguimiento de los patrones de compra y optimizar los ahorros. Algunas herramientas como la función Visibilidad de gastos de Amazon Business (incluida con Business Prime) usan visualizaciones de datos que te ayudan a tomar decisiones de presupuesto inteligentes y encontrar oportunidades de ahorro de costo.
   
   
2. Cumplimiento y administración de riesgos
   El uso de una solución P2P puede mejorar el cumplimiento interno y externo estandarizando los procesos de compra, creando registros de auditoría claros y haciendo cumplir las políticas de la organización. Las organizaciones pueden configurar el software P2P con reglas específicas, como establecer límites de presupuesto y guiar a empleados hacia proveedores autorizados.
   
   
3. Consolidación de proveedores y administración de contratos
   El software P2P centraliza las actividades de adquisición que te ayudan a crear relaciones más sólidas con un grupo de proveedores más consolidados. Estas herramientas suelen almacenar los contratos con los proveedores para mantener toda la documentación en un solo lugar.
   
   
4. Automatización y eficiencia del proceso
   La automatización ayuda a simplificar los procesos manuales que llevan tiempo, como el procesamiento de facturas y la creación de requisitos de compra, para reducir el gasto general. También puede acelerar las autorizaciones y se puede ocupar de la comunicación simple con los proveedores.
    

Según Statista, solo el 56 % de más de 3,400 personas que toman decisiones sobre adquisición a nivel global informó la automatización de procesos manuales en 2024, lo que deja mucho espacio para el ahorro de costos.

Desafíos comunes en el proceso de P2P (y cómo superarlos)

Una cosa es respaldar la idea de la administración P2P, y otra muy distinta es llevarla a la práctica. Existen algunos desafíos comunes en la adquisición empresarial que los equipos deben enfrentar a la hora de implementar un nuevo proceso P2P.

Obtención de la aceptación de la organización

Si bien los líderes de adquisiciones están ganando cada vez más atención en la mesa directiva, algunas todavía consideran que las iniciativas de adquisiciones son una prioridad baja. Esta percepción puede hacer que sea difícil obtener la aceptación necesaria de la organización para apoyar la transformación digital.

Para abordar este desafío, crea un caso empresarial sólido detallando el efecto realista en la rentabilidad que el software podría tener sobre los gastos. Evidencia las capacidades mediante demostraciones y estudios de caso, aborda la implementación y las preocupaciones de capacitación, y alinea la inversión con objetivos comerciales claros.

Cómo asegurar el cumplimiento del proveedor

La falta de cumplimiento de los proveedores puede poner las finanzas y la reputación de tu organización en riesgo. Para tener mayor control de tu cadena de suministros, siempre:

• Verifica la información del proveedor, como su estabilidad financiera

• Establece criterios claros para la selección de proveedores y lleva a cabo una evaluación minuciosa durante el proceso de abastecimiento.

• Evalúa el historial de desempeño y los registros de cumplimiento de los proveedores

• Monitorea y audita continuamente a los proveedores para mitigar el riesgo

   

Requerir una combinación de adquisiciones centralizadas y descentralizadas

En algunas organizaciones, el poder de compra se reparte entre las distintas sucursales, áreas o equipos especializados, en vez de concentrarse en un departamento central de adquisición. Otras emplean un modelo híbrido que utiliza compras centralizadas y descentralizadas a la vez.

El software P2P admite esta flexibilidad centralizando la experiencia de compra y estandarizando los procesos de autorización, incluso si diferentes miembros del equipo tienen que hacer compras. 

Por ejemplo, puedes usar una solución como Amazon Business para cubrir todas las necesidades de compras otorgando acceso entre equipos. Este enfoque te permite establecer proveedores preferidos y estandarizar procesos a la vez que le da a los departamentos individuales la autonomía para hacer sus propias compras.

Cómo implementar el proceso P2P: Guía paso a paso

Una vez que trabajas con los desafíos, puedes comenzar el proceso de implementación. Estos son cinco pasos que te ayudan a marcar el camino.

Paso 1: evalúa tu proceso de adquisición actual.

Observa tu proceso de adquisición actual para determinar qué funciona bien y qué se podría mejorar. Pregúntate a ti mismo y al equipo sobre posibles áreas de automatización, riesgos de cumplimiento actuales y puntos deficientes con los procesos comerciales o la tecnología existentes.

Comprender dónde estás puede ayudarte a identificar a dónde debes ir, lo que puede informar tu toma de decisiones sobre el tipo de solución P2P a implementar.

Paso 2: reúne la aceptación de las partes interesadas

El cambio en la organización requiere aceptación, especialmente de aquellos que se verán directamente afectados. Identifica a algunos actores internos que ayuden a impulsar la idea del software P2P y la eficiencia que puede aportar a los procesos actuales. Define con claridad sus beneficios y abre un diálogo bilateral con las partes interesadas con el proceso. 

Paso 3: elige una herramienta de adquisición P2P

Para elegir el mejor software de adquisición a pago para tu organización, es importante centrarse no solo en los flujos de procesos existentes, sino también en las necesidades futuras. Considera una solución que pueda escalar junto con tu negocio. 

Paso 4: capacita a los equipos de adquisición

Antes de implementar un nuevo software, asegúrate de capacitar a los empleados de manera que estén preparados para usarlo desde el primer día. Asegúrate de que los miembros del equipo tengan los recursos que necesitan para tener éxito, incluyendo información sobre qué hacer si necesitan ayuda. También puedes considerar introducir un programa piloto antes de comenzar.

Paso 5: evalúa el desempeño y escálalo en tu organización

Una vez que tu software está listo y funcionando como es debido, escala el proceso al resto de tu organización hasta que la transformación esté completa. Sigue monitoreando los KPI y haz ajustes para optimizar los ahorros de costos y el rendimiento.

Funciones obligatorias para el software P2P

Existen muchas soluciones de software P2P en el mercado, por lo que elegir las indicadas depende de las capacidades que necesitas. En el momento de comprar, ten en cuenta estas principales funciones para tomar tu decisión:

• Controles de compra: haz cumplir las políticas de gastos internas con herramientas digitales, como límites de presupuesto, procesos de autorización, Guided Buying y etiquetado de proveedores preferidos.

• Análisis de datos: obtén información práctica que te ayude a impulsar decisiones estratégicas de compra y a medir el progreso hacia los objetivos.

• Integraciones: asegúrate de que el sistema P2P que seleccionaste se integre con tu solución de adquisición electrónica existente o con el sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP).

• Automatización: elige una herramienta que automatice las tareas manuales como la facturación y el seguimiento del gasto para mejorar el control financiero.

• Selección opta por una solución que proporcione acceso a productos que sean pertinentes para tu negocio de diversos proveedores. 

   

El futuro del proceso P2P

Ciertas tecnologías, como la inteligencia artificial (IA), cadena de bloques y otras innovaciones están formando el futuro de P2P. Estas son algunas tendencias a tener en cuenta a medida que avanzas.

El rol de la IA y la automatización

La IA está ayudando a los equipos de adquisición a evaluar las credenciales de los proveedores, prever interrupciones en la cadena de suministros y evitar el fraude mediante la detección de actividad inusual. Las empresas también la usan para lograr una adquisición predictiva automatizada para que puedan tomar decisiones impulsadas por los datos en relación con la demanda de los clientes y la posible falta de material a fin de mitigar riesgos.

Integraciones con soluciones ERP y de adquisición electrónica

Las soluciones de software P2P se están volviendo más fáciles de integrar a los sistemas existentes de adquisición electrónica o ERP, lo que significa que las organizaciones pueden adoptar procesos P2P sin tener que cambiar toda su infraestructura tecnológica. 

Con Amazon Business, las integraciones incluyen Punch-In, Punchout, Búsqueda integrada, Catálogo alojado y más.

Mayor seguridad en la cadena de bloques

Las organizaciones están utilizando la cadena de bloques para aumentar la seguridad de las transacciones y proporcionar un registro transparente e inalterable de la actividad de compras. Una vez almacenados, los usuarios no pueden alterar los datos, convirtiéndola en una herramienta potente para empresas que buscan protección adicional.

Simplifica tus compras con una adquisición P2P inteligente

Las soluciones P2P tienen el poder de cambiar por completo la eficiencia del proceso de la cadena de suministros de tu organización. Te ayuda a ahorrar dinero, reducir el riesgo, cumplir con las normas y comprar de manera más inteligente.

Como solución de adquisición a pago, Amazon Business simplifica las compras, los pagos y la visibilidad de gastos a la vez que se integran con tus procesos P2P existentes. Es más apto para organizaciones que buscan mejorar el desempeño en adquisición sin tener que revisar todo el sistema.

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