¿Qué es un número de orden de compra (PO)? Guía para los equipos de adquisición

Tu equipo de adquisición tiene mucho trabajo. En primer lugar, hay que supervisar el estado de los pedidos para asegurarse de que estén avanzando según lo previsto y no hayan sufrido ningún contratiempo. También se debe verificar el cumplimiento del contrato del proveedor mientras se buscan posibles interrupciones en la cadena de suministro. Además de todo esto, te debes esforzar para optimizar los pedidos entre proveedores. 

En conjunto, es una tarea difícil, pero es más fácil cuando se aprovechan los números de órdenes de compra (PO) para mantener una organización. 

Los números de orden de compra te ayudan a diferenciar los pedidos. Puedes consultar el estado y el cumplimiento de cada pedido sin tener que perder tiempo valioso buscando en datos de seguimiento históricos. Son cruciales para la eficiencia de las adquisiciones, el cumplimiento y la administración del gasto: la clave está en aprender a gestionarlos de manera eficaz. 

Con un enfoque intencional y estratégico, puedes transformar la administración de números de orden de compra en una receta para el éxito en todas tus operaciones de adquisición.

¿Qué es un número de orden de compra (PO)?

Un número de orden de compra (PO) es un código alfanumérico que los equipos de adquisiciones asignan a una orden de compra individual. Cada número de orden de compra es único para una transacción específica. Los equipos de adquisición utilizan estos códigos para el seguimiento de pedidos y la organización general durante todo el proceso de adquisición. 

Así es como funciona el proceso: 

1. Tu equipo de cuentas por pagar aprueba una solicitud de compra.

2. Un comprador crea una orden de compra y genera un número de orden de compra (PO) al mismo tiempo.

3. Con la orden de compra lista, el comprador envía el documento al vendedor. 

4. El vendedor acepta o rechaza la orden de compra. 

5. Si se acepta la orden de compra, el vendedor comienza el despacho. La orden de compra es ahora un documento legal que vincula a ambas partes del contrato.

6. El comprador y el equipo de adquisiciones ahora pueden usar el número de orden de compra (PO) para rastrear el envío.

Elementos clave de una orden de compra

Puedes encontrar estos componentes en una orden de compra promedio:

• Información de contacto del comprador y del vendedor: Nombres, direcciones de facturación y datos de contacto de ambas partes

• Detalles del pedido: Fecha de entrega prevista, fecha de creación de la orden de compra, método de envío, información fiscal, precios acordados y una descripción detallada de los bienes o servicios

• Términos de pago: Fechas de vencimiento, proceso o método de pago y cualquier descuento de precio contratado que se aplique al pedido

• Instrucciones de entrega: Cómo, cuándo y dónde el vendedor debe entregar los bienes o servicios o si la entrega requiere una firma
   

Ya sea que operes un sistema de adquisiciones sólido o un pequeño negocio con solo unos pocos pedidos, las órdenes de compra son una parte clave de tus operaciones comerciales.

Diferencias clave entre órdenes de compra y facturas de venta

Una orden de compra no es lo mismo que una factura de venta. Si bien ambos documentos describen las condiciones de un envío, cumplen funciones diferentes. 

Una orden de compra establece las expectativas para la compra y captura información importante del pedido, según los términos del contrato. Ambas partes deben cumplir con su parte del trato. Por otro lado, una factura de venta es lo que el vendedor envía al comprador para solicitar el pago luego de entregar el pedido. 

Beneficios de los números de orden de compra para las adquisiciones a gran escala

Si trabajas con operaciones de adquisición a gran escala, también tendrás que administrar múltiples contratos entre distintos proveedores con pedidos únicos para cada uno. Son muchas piezas móviles que hay que controlar. Sin embargo, al contar con los números de orden de compra para mantener tus pedidos organizados, eliminas gran parte del dolor de cabeza que supone administrar manualmente grandes cantidades de datos de compras. 

Estos son algunos de los beneficios más impactantes de usar números de orden de compra:

• Seguimiento financiero: Optimiza tus finanzas, busca oportunidades de ahorro de costos y aumenta el flujo de efectivo haciendo un seguimiento de cada dólar que gastas.
  
• Control presupuestario: Crea un desglose de costos preciso para cada pedido para que puedas crear presupuestos realistas y mantenerte dentro de esos rangos.
  
• Administración de inventario: Realiza un seguimiento del inventario que entra y sale para conocer las necesidades precisas de inventario y realizar pedidos de manera eficiente.
  
• Cumplimiento: Comprende lo que sucede en cada paso del ciclo de vida del pedido para verificar los contratos de los proveedores y el cumplimiento normativo de la industria.
  
• Relaciones con los proveedores: Ambas partes ahorran tiempo y dinero mediante una buena comunicación, responsabilidad y un proceso confiable.
  
• Eficiencia operativa: Mantén todos tus pedidos organizados para evitar cuellos de botella, pagos duplicados y discrepancias.
   

Desde la mitigación de riesgos hasta el control de costos, los números de orden de compra recompensan a quienes los usan al organizar su proceso de adquisición y extraer más valor de sus datos de adquisición..

Cómo crear y administrar números de orden de compra de forma eficaz

Ya sabes cómo los números de orden de compra organizan tu proceso de adquisición, ahora el siguiente paso es aprender a crearlos y administrarlos para tu equipo. 

Elementos clave de los números de orden de compra

Utiliza estos tres elementos para darle a cada pedido un número de orden de compra (PO) único:

• Número secuencial: Cada orden de compra debe tener un número de referencia de orden de compra único para identificarla como un documento distinto.
  
• Prefijo/identificador: Ubicado al principio o al final del número secuencial, el prefijo o identificador ayuda a una organización a categorizar los pedidos.
  
• Fecha: Para mayor claridad, algunos equipos agregarán al número la fecha de creación de la orden de compra.
   

Estos elementos diferencian una orden de compra de otra y ayudan a mantener registros precisos.

Generación manual vs. automática de los números de orden de compra (PO)

Hay dos formas de generar números de orden de compra (PO): manual y automáticamente. Según el alcance y la escala de tus operaciones, una opción puede ser mejor que la otra.

Así es como se ve usar ambas opciones para que puedas decidir cuál es la mejor para ti:

Generación manual de números de orden de compra (PO)

Si administras una pequeña red de adquisiciones con pocas transacciones comerciales, crear números de orden de compra manualmente puede funcionar bien. En lugar de utilizar un software para asignar números, puedes hacerlo tú mismo. 

Sin embargo, si bien con este método obtendrás más tiempo de intervención práctica en cada pedido, los procesos manuales son propensos a errores humanos y tienden a carecer de seguridad. 

Generación automática de números de orden de compra (PO)

Para procesos de adquisición a gran escala, o si deseas expandir tu red actual, es necesaria la generación automática de números de orden de compra (PO). La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos, órdenes de compra faltantes y pagos duplicados.

Para automatizar la creación de órdenes de compra, puedes aprovechar software como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), software de contabilidad o soluciones integrales como Amazon Business para asignar números a cada orden de compra automáticamente. 

Una señal de un sistema de órdenes de compra de primer nivel es su capacidad de integrarse con tus sistemas existentes. Cuando tus soluciones de software de administración de inventario, facturación y órdenes de compra entrecruzan datos, promueven la precisión de los datos y la visibilidad de las compras.

Prácticas recomendadas para estandarizar los números de orden de compra

Los equipos de adquisiciones y los compradores de toda la organización necesitan etiquetar y estructurar las órdenes de compra de la misma manera. Esta es una razón más para implementar estas prácticas recomendadas para estandarizar tu sistema de números de orden de compra (PO):

• Establece plantillas de órdenes de compra: Elige cómo estructurarás cada número de orden de compra (PO), como por ejemplo, identificador secuencial-fecha o prefijo-fecha secuencial, y ajústate a eso.
  
• Agrega identificadores específicos del equipo: Designa un identificador único para cada equipo de adquisiciones e inclúyelo en el número de orden de compra para sus pedidos.
  
• Garantiza la transparencia: Mantén a todas las partes interesadas informadas para eliminar el riesgo pedidos duplicados, crear presupuestos precisos y reducir gastos no autorizados.
  
• Automatiza el proceso: Implementa un proceso automático que reduzca errores, aumente la eficiencia, garantice la coherencia y ahorre tiempo a todos.
   

La numeración de órdenes de compra no es de mucha utilidad para tus operaciones si los lineamientos de etiquetas son diferentes en cada pedido. Mantener los números de orden de compra ordenados, coordinados y consistentes te permitirá aprovecharlos al máximo.

Garantizar la precisión de las órdenes de compra y evitar errores comunes

Estandarizar el proceso de orden de compra es el primer paso para garantizar la precisión. El siguiente paso es implementar estas técnicas de administración de riesgos para evitar errores comunes:

• Establece procesos de autorización claros: Asegúrate de que todas las partes interesadas sigan los mismos pasos para crear y autorizar órdenes de compra con precisión en toda la organización.

• Almacena todas las órdenes de compra en un solo lugar: Centraliza el mantenimiento de registros de órdenes de compra para lograr transparencia y fácil acceso al ejecutar auditorías de presupuesto o de cumplimiento. 

• Audita los registros de órdenes de compra periódicamente: Revisa periódicamente tus registros de órdenes de compra para asegurarte de que estén completos y precisos.

• Designa roles para evitar cuellos de botella: Delega responsabilidades a las partes interesadas para que varias personas no realicen la misma tarea.

• Automatiza la verificación de dos y tres pasos: Aprovecha el software para ejecutar instantáneamente verificaciones de dos y tres pasos de órdenes de compra y facturas.

Tus esfuerzos para mantener la organización y evitar riesgos costosos al inicio del proceso de adquisiciones tendrán un impacto posterior que aumentará la eficiencia y la precisión de toda la organización.

El futuro de la administración de números de orden de compra (PO) en las adquisiciones

A medida que evoluciona la tecnología de adquisiciones, también lo hace la capacidad de tu organización para reforzar la administración de órdenes de compra. Por este motivo, las siguientes tendencias de adquisición merecen tu atención:

Adquisición predictiva y con IA

La IA es una tecnología emergente que está revolucionando la forma en que las organizaciones administran las adquisiciones. Lo más destacable es su impacto en la adquisición predictiva.

Las adquisiciones predictivas aprovechan el análisis de datos avanzados y la inteligencia artificial para pronosticar necesidades y detectar posibles desafíos. El equipo que utiliza esta tecnología para predecir la demanda futura de los consumidores o las condiciones del mercado es más ágil y resiliente. Sin embargo, debido a que la IA toma tus datos históricos para la evaluación, necesita datos precisos, es decir, hasta el último detalle de cada artículo de la orden de compra. 

Para aprovechar al máximo la IA y las adquisiciones predictivas, es necesario saber en qué situación se encuentra actualmente la organización. Los números de orden de compra rastrean tus compras actuales para brindarte esta información.

La blockchain y el seguimiento de la orden de compra

Cada vez más organizaciones utilizan la tecnología blockchain para el seguimiento de órdenes de compra. Un método descentralizado para vincular registros de transacciones en orden cronológico, la blockchain proporciona a los líderes de adquisición una visión clara y precisa de cada envío. 

La blockchain funciona para el seguimiento de órdenes de compra porque se actualiza en tiempo real a medida que el pedido se mueve del punto A al punto B. También almacena datos de cada paso del proceso. En otras palabras, obtendrás la mayor precisión posible en los datos de seguimiento de pedidos y compras.

Si surge un problema, tu equipo lo sabrá al instante. No tendrán que revisar cantidades enormes de datos del historial de pedidos para encontrar dónde está un envío y qué salió mal, lo que les ahorra a todos tiempo valioso y dinero.

Integración mejorada con la tecnología de la cadena de suministro

Los resultados de nuestro Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025 revelaron que el 32 % de los responsables de la toma de decisiones en materia de adquisiciones consideran las interrupciones de la cadena de suministro como un factor de riesgo importante para sus organizaciones. Por este motivo, ahora es más importante que nunca que los equipos de adquisiciones mantengan un control estricto de su red y, al mismo tiempo, se mantengan ágiles; pero para ello, necesitarán una potente tecnología de cadena de suministro que ayude a optimizar tu red.

Una cadena de suministro optimizada significa trabajar con la cantidad justa de proveedores para minimizar las paradas y llevar los pedidos a su destino final de la manera más eficiente posible. Los números de orden de compra son los que capturan interrupciones, rutas o retrasos para cada uno de estos pedidos. Si sumas estos datos de número de orden de compra (PO), obtendrás una imagen de tu cadena de suministros actual. 

Integrar tus sistemas con la sólida tecnología de la cadena de suministros para analizar los datos de número de orden de compra (PO) puede ayudarte a descubrir oportunidades para que tu red sea más eficiente. De ese modo, descubrirás rápidamente si una ruta particular suele verse interrumpida o si los proveedores entregan rutinariamente tarde los pedidos. Las herramientas de cadena de suministros cada día son más sofisticadas, así que asegúrate de usarlas para echar luz sobre cómo puedes optimizar tu cadena de suministros y controlar los costos.

Creación automática del número de orden de compra (PO): Optimización de tu proceso en todos los ámbitos

Los números de orden de compra mantienen tus operaciones organizadas de inicio a fin. Cuando los centralizas, tu equipo puede fácilmente encontrar puntos de datos valiosos para cada pedido. De esa manera, puedes rastrear fácilmente cada uno de los movimientos del pedido y descubrir patrones que podrían señalar un problema más grande y costoso. 

La clave es albergar toda esta funcionalidad dentro de una ubicación central intuitiva, y ahí es donde entra Amazon Business. Desde métricas sólidas hasta la generación automatizada de números de orden de compra (PO), nuestra solución ofrece recursos valiosos para apoyar los objetivos de optimización de tu organización y su adquisición. 

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