Guía de contratos de adquisición para 2026 Administración de estrategia y riesgos

La administración de contratos de adquisición es un trabajo complejo. Entre las relaciones dinámicas con los proveedores, un panorama de cumplimiento normativo cambiante y los riesgos que presentan los marcos de contrato poco claros, hay suficiente presión que podría quitarle el sueño a los líderes de adquisición.

Afortunadamente, las soluciones tecnológicas, como el software de compras y las herramientas de administración de contratos, hacen que sea fácil mantenerse al tanto de los contratos de adquisición, con menos costos administrativos. Pero antes de pasar a la tecnología más reciente, puede ser útil comprender los aspectos básicos, que incluyen los tipos de contratos de adquisición, la información que contienen y las estrategias de gobernanza para asegurar el éxito.

¿Qué es un contrato de adquisición?

Un contrato de adquisición es un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador (tu organización) y un vendedor (tu proveedor) que define los términos y condiciones para comprar bienes y servicios. 

El documento, también llamado contrato de compra, asegura que ambas partes comprendan sus obligaciones y proporciona un marco para una relación comercial exitosa. La administración efectiva de contratos también afecta las estrategias de abastecimiento al garantizar iniciativas de abastecimiento que optimicen el ahorro de costos y reduzcan los riesgos de la cadena de suministros.

Componentes de un contrato de adquisición

Los términos de contrato de adquisición suelen incluir los siguientes componentes:

• Costos reales: el costo total de los bienes y servicios que se adquieren después de todas las tasas y los gastos

• Términos de entrega: horarios de entrega, ubicaciones y cualquier información de envío pertinente

• Cantidades de pedidos: la cantidad de productos que se piden y se entregan al comprador

• Parámetros de calidad: detalles en relación con las expectativas del comprador y cómo medirán la calidad de los bienes y servicios

• Términos de pago: los métodos de pago previstos y la información del plan de pago, si corresponde

• Requisitos legales y de cumplimiento normativo: los estándares de la industria o los requisitos de reglamentación específicos que ambas partes deben aceptar durante su sociedad

• Terminación del contrato y cláusulas de resolución de disputas: procesos acordados para resolver desacuerdos o terminar el contrato

   

Los detalles de la ejecución del contrato suelen formar parte de un documento de alcance de trabajo, que se encuentra dentro del contrato de adquisición.

Por qué los contratos de adquisición importan

Un contrato de adquisición efectivo protege los intereses de ambas partes mientras dure el acuerdo. Puede proteger a los compradores de bienes y servicios de baja calidad, costos imprevistos y demoras en las entregas. Protege a los proveedores de la falta de pago e infracciones en el contrato. 

Estos contratos también ayudan a las empresas a minimizar el riesgo. Aseguran que todas las prácticas de adquisición sigan las leyes necesarias y detallan las sanciones claras para la falta de cumplimiento normativo. Esto es importante, ya que estos acuerdos generalmente cubren compras estratégicas de altos valores que incluyen negociaciones de contratos y relaciones a largo plazo con el proveedor. 

Un aspecto que los contratos de compras generalmente no cubren es el gasto marginal, las compras fragmentadas de bajo valor que las organizaciones hacen fuera de los procesos de adquisición formales. Las soluciones de compra digitales con costos con descuento y controles de compras suelen funcionar mejor para las compras de gasto marginal, ya que estas herramientas permiten autorizaciones más rápidas para compras ad hoc a la vez que preparan protecciones para el control de gastos.

Tres tipos de contratos de adquisición

Hay tres tipos principales de contratos de adquisición: contratos de precio fijo, contratos reembolsables por costos y contratos por tiempo y materiales (TyM).

Contratos de precio fijo

Los contratos de precio fijo usan un precio establecido para el costo de los bienes y servicios, independientemente de los costos reales incurridos. Estos acuerdos contienen tres subtipos:

• Precio fijo firme (FFP): un precio fijo sin oportunidad de ajuste, incluso si el costo fluctúa

• Precio fijo con tasa de incentivo (FPIF): un precio fijo que ofrece un incentivo por cumplir o exceder las expectativas de desempeño

• Precio fijo con ajuste de precio económico (FPEPA): un precio fijo que se puede ajustar por condiciones económicas imprevistas

• Contrato de suma global: un precio fijo y predeterminado sin ajustes ni tasas adicionales

   

Caso de uso de muestra: una firma de contabilidad podría usar un contrato de precio fijo para pedir productos de oficina. Esto les permite bloquear una cierta tasa para un producto estándar de manera que puedan presupuestar mejores pedidos en el futuro.

Ventajas de los contratos de precio fijo:

• Costo predecible

• Administración de contratos más fácil

• Mayor transparencia

   

Desventajas de los contratos de precio fijo:

• Falta de flexibilidad si cambia el alcance del proyecto

• Menor visibilidad de los costos reales del proveedor para evaluar si se obtiene una buena relación calidad-precio

• Riesgo de menor calidad si el proveedor hace recortes para mantenerse dentro del precio fijo

   

Contratos reembolsables por costos

En un contrato reembolsable por costos, el comprador acuerda reembolsarle al proveedor los costos reales generados al tiempo que completa el proyecto. El contrato especifica qué costos se consideran “permitidos” o elegibles para un reembolso. Esto suele incluir tanto los costos directos (como el trabajo y los materiales), como los indirectos (como los gastos generales)

Los subtipos de los contratos reembolsables por costo incluyen:

• Costo más tasa fija (CPFF): a los proveedores se les reembolsa los costos directos e indirectos y una tarifa fija que permanece igual sin importar el costo real del proyecto.

• Costo más tasa de incentivo (CPIF): el proveedor recibe una tasa de incentivo fija además del reembolso de costos si cumple con ciertos criterios de desempeño.

• Costo más tasa de recompensa (CPAF): los proveedores reciben un reembolso por costos permisibles y pueden recibir una tasa de incentivo que depende de su desempeño. La diferencia entre un contrato CPAF y un contrato CPIF es que el monto de recompensa por un contrato CPAF varía y se determina mediante una evaluación de desempeño.

   

Caso de uso de muestra: los contratos reembolsables por costos funcionan bien para proyectos de infraestructura a gran escala, como la construcción de nuevos puentes o carreteras, ya que el costo de los materiales puede cambiar significativamente con el tiempo y es común ver gastos imprevistos.

Ventajas:

• Adaptabilidad para proyectos con un alcance incierto

• Costos finales potencialmente bajos, ya que es menos probable que los proveedores inflen los costos para incluir un margen de seguridad ante sobrecostos

• El enfoque sigue estando en la calidad y no en seguir el presupuesto al pie de la letra

   

Desventajas:

• Costo total incierto

• Requiere monitoreo y supervisión de cerca para mantener los gastos bajo control

• Los contratistas pueden tener un menor incentivo para funcionar de manera eficiente si se cubren todos los costos

   

Contratos por tiempo y materiales

Con un contrato por tiempo y materiales, el comprador acepta pagarle al contratista por el tiempo real que emplea en un proyecto y el costo de los materiales usados. Este tipo de contrato es útil para proyectos en los que el alcance podría ser incierto o los requisitos podrían cambiar. 

Caso de uso de muestra: un restaurante podría optar por un contrato por tiempo y materiales al emplear contratistas para rediseñar su área de comedor para clientes. Dado que se seleccionarán elementos como muebles, pisos, empapelado y luminarias durante todo el proceso de construcción que podrían afectar el tiempo de instalación, un contrato por tiempo y materiales podría ser la elección más acertada. 

Ventajas: 

• Permite flexibilidad en el alcance y la duración del proyecto

• Mayor potencial de ahorro de costos si el proyecto termina antes o por debajo del presupuesto

• Generalmente es más fácil de negociar, administrar e implementar

   

Desventajas:

• Los costos pueden exceder el presupuesto si no se monitorean cuidadosamente

• Los trabajadores pueden estar menos motivados a trabajar de manera eficiente con jornadas de horas indefinidas

• Hacer un seguimiento de los costos de los materiales y las horas requiere una administración del proyecto detallada

   

El proceso de contrato de adquisición moderno

La administración de contratos de adquisición comienza con un enfoque estratégico de su creación. Estos son algunos pasos clave que puedes tomar para comenzar.

1. Determinar objetivos: define con claridad el alcance de trabajo, que incluye bienes y servicios, cantidades, horarios, expectativas de calidad y métricas específicos que se usarán para evaluar el desempeño.

2. Elaborar cláusulas esenciales: agrega secciones en relación con la terminación, la resolución de disputas, fuerza mayor, confidencialidad, requisitos legales, además de jurisdicción y leyes aplicables.

3. Negociar entregables: negocia los términos del contrato como precios, garantías, derechos de propiedad intelectual y más.

4. Finalizar autorizaciones: comunícate con los equipos financieros y legales de tu organización para garantizar su alineación antes de otorgar la autorización final del contrato.

5. Monitorear el desempeño: haz un seguimiento del desempeño del contratista al utilizar las métricas detalladas en el contrato para asegurarte de que el proveedor se mantenga en el camino.

    

Estrategias de administración de contrato para simplificar la gobernanza

La gobernanza del contrato comienza en el momento en que se firma el acuerdo y se mantiene a lo largo de toda la vigencia del contrato. Los equipos de adquisición que usan estrategias como la siguiente suelen encontrar el éxito al simplificar sus procesos de gobernanza de contrato y mejorar los resultados.

Establecer políticas de gobernanza

Las políticas de gobernanza de adquisición existen para asegurar que el proceso de adquisición, incluyendo la administración de contratos, se lleve a cabo en forma legal, ética y transparente. Crear políticas de gobernanza internas puede ayudar a las organizaciones a minimizar riesgos y maximizar el valor.

Crear relaciones sólidas con los proveedores

Tener relaciones sólidas con los proveedores puede ayudar a los equipos de adquisición a negociar términos de contrato más favorables, lo que puede ayudarles a ahorrar dinero y mejorar la resiliencia de su cadena de suministro. Estas sociedades también pueden llevar a una calidad más alta de los productos y menor riesgo.

Establecer hitos de renovación

Comenzar el proceso de renovación del contrato de manera temprana te da más tiempo para explorar el ahorro de costos mediante negociaciones con los proveedores y opciones alternativas. También te asegura que no estés apurado en el momento de revisar los contratos para verificar que se cubran tus necesidades.

Tres prácticas recomendadas para el contrato de adquisición

Al igual que con la mayoría de los procesos empresariales, la adquisición se encuentra en su era de transformación digital y las organizaciones se están sumando. Según un informe de Instituto Colegiado de Compras y Suministros y el Suministro Integrado de RS, el 75 % de las firmas grandes ya usan herramientas de adquisición digital. 

Con beneficios como una mayor eficiencia, ahorros de costos, mayor transparencia y mayor agilidad, la adquisición electrónica puede ser un buen lugar para empezar a mejorar la administración de contratos.

Implementar procesos digitales

Muchas organizaciones ahora usan la automatización para tareas manuales que consumen mucho tiempo, y la administración de contratos no es la excepción. 

Según la Encuesta de adquisición digital de PwC de 2024, una de cada dos empresas encuestadas planea implementar o actualizar una herramienta de administración del ciclo de vida del contrato en los próximos tres años. A cambio, esperan una reducción de los costos, ahorros de tiempo y mayor cumplimiento.

El software de administración de contratos puede:

• Proporcionar plantillas de contrato previamente autorizadas

• Recopilar firmas digitales

• Hacer un seguimiento del cumplimiento normativo

• Dirigir contratos a los revisores adecuados 

• Almacenar de manera segura documentos confidenciales

   

Incorporar criterios de SRP

La compra responsable integra consideraciones éticas, sociales y ambientales en la estrategia de adquisición de la organización. Esto ayuda a garantizar el abastecimiento ético y sustentable, la diversidad de proveedores y un menor impacto ambiental.

La tecnología puede simplificar este proceso. Por ejemplo, Amazon Business te ayuda a dirigir a tus compradores para que  compren de organizaciones que se identifican como empresa pequeña o propiedad de minorías, mujeres, veteranos o personas LGBT, lo que te permite crear tu propia Política de certificaciones diversas. Puedes etiquetar estos negocios como preferidos para que sea más fácil para los compradores verlos y apoyarlos durante la compra. 

Creación de cadenas de suministro resilientes

Las herramientas de adquisición predictivas pueden ayudar a las organizaciones a prever la demanda y anticipar interrupciones en la cadena de suministro por condiciones climáticas u otros eventos. Estas herramientas usan datos históricos para permitir estrategias de compras comerciales más inteligentes y proactivas, y reducir el riesgo en la cadena de suministros.

Dificultades comunes de los contratos de adquisición y cómo evitarlas

La administración de contratos de adquisición es compleja, lo que implica que puede conllevar una buena cuota de riesgos. Estos son algunos desafíos y prácticas comunes que podrían ayudar a mitigar potenciales problemas.

• Desafío: estar preparado a nivel administrativo para monitorear el cumplimiento normativo de los contratos, el desempeño de los proveedores, las infracciones y más
• Posible solución: implementa un software de adquisición electrónica que pueda hacer un seguimiento automático de estas métricas para reducir las cargas administrativas.

• Desafío: comunicación deficiente entre los compradores y los proveedores, y entre los equipos internos
• Posible solución: intenta usar herramientas de colaboración entre proveedores que simplifiquen la comunicación y ten la intención de mantenerte en contacto durante los proyectos para estar siempre en sintonía. Haz actualizaciones regulares con los departamentos internos para manejar sus expectativas.

• Desafío: proveedores poco confiables que causan demoras, problemas de calidad e interrupciones en la cadena de suministros
• Posible solución: usa herramientas de búsqueda de proveedores que ayuden con una evaluación en función de factores como reputación, calidad, tiempo de entrega, estabilidad financiera y registro de cumplimiento normativo. Puedes automatizar esto con un software de administración de proveedores.
   

Cómo Amazon Business ayuda con el cumplimiento normativo del contrato de adquisición

Mantener un control riguroso de los contratos de adquisición es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y el éxito. Las soluciones de adquisición como Amazon Business son esenciales para fomentar el cumplimiento normativo y permitir prácticas de adquisición eficientes y rentables.

Amazon Business ofrece características como Guided Buying, controles de gastos y Catálogos Punchout mediante Business Prime para darle a tu organización un mayor control sobre los compradores individuales. Estas herramientas garantizan que todos tus compradores se mantengan dentro del presupuesto y den preferencia a los proveedores recomendados, incluidos aquellos de tu Programa de certificaciones de diversidad. 

También tendrás acceso a la Visibilidad de gastos, exclusiva de Business Prime, para descubrir problemas de cumplimiento normativo, tomar decisiones de presupuesto más inteligentes e identificar oportunidades para más ahorros. Amazon Business también se integra con tu solución de adquisición existente.

Obtén más información sobre cómo Amazon Business puede ayudar a tu organización a simplificar las compras alineadas con el contrato y fortalecer el cumplimiento normativo de la adquisición a gran escala. Comunícate con nuestro equipo de ventas hoy mismo