Guía de contratos de adquisición para 2025: Administración de estrategia y riesgos

La administración de contratos de adquisición es un trabajo complejo. Entre las relaciones dinámicas con los proveedores, un panorama de cumplimiento cambiante, y los riesgos que presentan los marcos de contrato poco claros, hay suficiente presión que podría quitarle el sueño a los líderes de adquisición.

Afortunadamente, las soluciones tecnológicas, como el software de compras y las herramientas de administración de contratos, hacen que sea fácil mantenerse al tanto de los contratos de adquisición, con menos costos administrativos. Pero antes de pasar a la tecnología más reciente, puede ser útil comprender los aspectos básicos, que incluyen los tipos de contratos de adquisición, la información que contienen y las estrategias de gobernanza para asegurar el éxito.

¿Qué es un contrato de adquisición?

Un contrato de adquisición es un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador (tu organización) y un vendedor (tu proveedor) que define los términos y condiciones para comprar bienes y servicios. 

El documento, también llamado contrato de compra, asegura que ambas partes comprendan sus obligaciones y proporciona un marco para una relación comercial exitosa. La administración efectiva de contratos también afecta las estrategias de abastecimiento garantizando iniciativas de abastecimiento que optimicen el ahorro de costos y reduzcan los riesgos de la cadena de suministros.

Componentes de un contrato de adquisición

Los términos de contrato de adquisición suelen incluir los siguientes componentes:

• Costos reales: El costo total de los bienes y servicios que se adquieren después de todas las tasas y los gastos

• Términos de entrega: Horarios de entrega, ubicaciones y cualquier información de envío pertinente

• Cantidades de pedidos: La cantidad de artículos que se piden y se entregan al comprador

• Parámetros de calidad: Detalles en relación con las expectativas del comprador y cómo medirán la calidad de los bienes y servicios

• Términos de pago: Los métodos de pago previstos y la información del plan de pagos, si corresponde

• Requisitos legales y de cumplimiento: Los estándares de la industria o los requisitos de reglamentación específicos que ambas partes deben aceptar durante su sociedad

• Terminación del contrato y cláusulas de resolución de disputas: Procesos acordados para resolver desacuerdos o terminar el contrato

Los detalles de la ejecución del contrato suelen formar parte de un documento de alcance de trabajo, que se encuentra dentro del contrato de compras.

Por qué los contratos de adquisición importan

Un contrato de adquisición efectivo protege los intereses de ambas partes mientras dure el acuerdo. Puede proteger a los compradores de bienes y servicios de baja calidad, costos imprevistos y demoras en las entregas. Protege a los proveedores de la falta de pago e infracciones en el contrato. 

Estos contratos también ayudan a las empresas a minimizar el riesgo. Aseguran que todas las prácticas de adquisición sigan las leyes necesarias y detallan las sanciones claras para la falta de cumplimiento. Esto es importante ya que estos acuerdos generalmente cubren compras estratégicas de altos valores que incluyen negociaciones de contratos y relaciones a largo plazo con el proveedor. 

Un aspecto que los contratos de compra generalmente no cubren es el gasto marginal, las compras fragmentadas de bajo valor que las organizaciones hacen fuera de los procesos de adquisición formales. Las soluciones de compra digitales con costos con descuento y controles de compra suelen funcionar mejor para las compras de gastos marginales, ya que estas herramientas permiten autorizaciones más rápidas para compras ad hoc a la vez que también preparan protecciones para el control de gastos.

Tres tipos de contratos de adquisición

Hay tres tipos principales de contratos de adquisición: contratos a precio fijo, contratos reembolsables por costos y contratos por tiempo y materiales (TyM).

Contratos por precio fijo

Los contratos por precio fijo usan un precio establecido para el costo de los bienes y servicios, independientemente de los costos reales incurridos. Estos acuerdos contienen tres subtipos:

• Precio fijo firme (FFP): Un precio fijo sin oportunidad de ajuste, incluso si el costo fluctúa

• Precio fijo con tasa de incentivo (FPIF): Un precio fijo que ofrece un incentivo por cumplir o exceder las expectativas de desempeño

• Precio fijo con ajuste de precio económico (FPEPA): Un precio fijo que se puede ajustar por condiciones económicas imprevistas

• Contrato por suma global: Un precio fijo y predeterminado sin ajustes ni tasas adicionales

Caso de uso de muestra: Una firma de contabilidad podría usar un contrato de precio fijo para pedir artículos de oficina. Esto les permite bloquear una cierta tarifa para un artículo estándar de manera que puedan presupuestar mejores órdenes en el futuro.

Ventajas de los contratos con precio fijo:

• Costo predecible

• Administración de contratos más fácil

• Mayor transparencia

Desventajas de los contratos con precio fijo:

• Falta de flexibilidad si cambia el alcance del proyecto

• Menor visibilidad de los costos reales del proveedor para evaluar si se obtiene una buena relación calidad-precio.

• Riesgo de menor calidad si el proveedor hace recortes para mantenerse dentro del precio fijo

   

Contratos reembolsables por costos

En un contrato reembolsable por costos, el comprador acepta reembolsarle al proveedor los costos reales generados mientras se completa el proyecto. El contrato especifica qué costos se pueden considerar “permisibles” o elegibles para reembolso. Suele incluir tanto costos directos (como mano de obra y materiales) como costos indirectos (como gastos generales).

Algunos subtipos de contratos reembolsables por costos incluyen:

• Costo más tasas fijas (CPFF): Los proveedores reciben un reembolso por los costos directos e indirectos más una tarifa fija que sigue igual independientemente del costo real del proyecto.

• Costo más tasa de incentivo (CPIF): El proveedor recibe una tasa de incentivo fija además del reembolso de costos si cumple con ciertos criterios de desempeño.

• Costo más tasa de recompensa (CPAF): Los proveedores reciben un reembolso por costos permisibles y pueden recibir una tasa de incentivo que depende de su desempeño. La diferencia entre un contrato CPAF y un contrato CPIF es que el monto de la asignación en un contrato CPAF varía y se determina mediante una evaluación de desempeño.

Caso de uso de muestra: Los contratos reembolsables por costos funcionan bien para proyectos de infraestructura a gran escala, como la construcción de nuevos puentes o carreteras, ya que el costo de los materiales puede cambiar significativamente con el tiempo, y es común ver gastos imprevistos.

Ventajas:

• Adaptabilidad para proyectos con un alcance incierto

• Costos finales potencialmente bajos, ya que es menos probable que los proveedores inflen los costos para incluir un margen de seguridad ante sobrecostos

• El enfoque sigue estando en la calidad y no en seguir el presupuesto al pie de la letra

Desventajas:

• Costo total incierto

• Requiere monitoreo y supervisión de cerca para mantener los gastos bajo control

• Los contratistas pueden tener un menor incentivo para funcionar de manera eficiente si se cubren todos los costos

   

Contratos por tiempo y materiales

Con un contrato por tiempo y materiales, el comprador acepta pagarle al contratista por el tiempo real que emplea en un proyecto y el costo de los materiales usados. Este tipo de contrato es útil para proyectos en los que el alcance podría ser incierto o los requisitos podrían cambiar. 

Caso de uso de muestra: Un restaurante podría optar por un contrato por tiempo y materiales al buscar contratistas para rediseñar su área de comedor para clientes. Dado que se seleccionarán elementos como muebles, pisos, empapelado y luminarias durante todo el proceso de construcción que podrían afectar el tiempo de instalación, un contrato por tiempo y materiales podría ser la elección más acertada. 

Ventajas: 

• Permite flexibilidad en el alcance y la duración del proyecto

• Mayor potencial de ahorro de costos si el proyecto termina antes o por debajo del presupuesto

• Generalmente es más fácil de negociar, administrar e implementar

Desventajas:

• Los costos pueden exceder el presupuesto si no se monitorean cuidadosamente

• Los trabajadores pueden estar menos motivados a trabajar de manera eficiente con jornadas de horas indefinidas

• Hacer un seguimiento de los costos de los materiales y las horas requiere una administración detallada del proyecto

   

El proceso de contrato de adquisición moderno

La administración de contratos de adquisición comienza con un enfoque estratégico de su creación. Estos son algunos pasos clave que puedes tomar para comenzar.

1. Determinar objetivos: Define con claridad el alcance de trabajo, que incluye bienes y servicios, cantidades, horarios, expectativas de calidad y métricas específicos que se usarán para evaluar el desempeño.

2. Elaborar cláusulas esenciales: Agrega secciones en relación con temas como terminación, resolución de disputas, fuerza mayor, confidencialidad, requisitos legales y ley y jurisdicción aplicables.

3. Negociar entregables: Negocia los términos del contrato como precios, garantías, derechos de propiedad intelectual, y más.

4. Finalizar autorizaciones: Comunícate con los equipos financieros y legales de tu organización para garantizar su alineación antes de otorgar la autorización final del contrato.

5. Monitorear el desempeño: Haz un seguimiento del desempeño del contratista utilizando las métricas detalladas en el contrato para asegurarnos de mantenernos en el camino.

    

Estrategias de administración de contrato para simplificar la gobernanza

La gobernanza del contrato comienza en el momento en que se firma el acuerdo y se mantiene a lo largo de toda la vigencia del contrato. Los equipos de adquisición que usan estrategias como la siguiente suelen encontrar el éxito simplificando sus procesos de gobernanza de contrato y mejorando los resultados.

Establecer políticas de gobernanza

Las políticas de gobernanza de adquisición existen para asegurar el proceso de adquisición, incluyendo la administración de contratos, se lleva a cabo en forma legal, ética y transparente. Crear políticas de gobernanza internas puede ayudar a las organizaciones a minimizar riesgos y maximizar el valor.

Crear relaciones sólidas con los proveedores

Tener relaciones sólidas con los proveedores puede ayudar a los equipos de adquisición a negociar términos de contrato más favorable, que puede ayudarlos a ahorrar dinero y mejor la resiliencia de su cadena de suministros. Estas sociedades también pueden llevar a una calidad más alta de los productos y menor riesgo.

Establecer hitos de renovación

Comenzar el proceso de renovación del contrato de manera temprana te da más tiempo para explorar el ahorro de costos mediante negociaciones con los proveedores y opciones alternativas. También te asegura que no estés apurado en el momento de revisar los contratos para verificar que se cubran tus necesidades.

Tres prácticas recomendadas para el contrato de adquisición

Al igual que con la mayoría de los procesos comerciales, la adquisición se encuentra en su era de transformación digital, y las organizaciones se están sumando. Según un informe de Instituto Colegiado de Adquisiciones y Suministros y el Suministro Integrado de RS, el 75 % de las firmas grandes ya usan herramientas de adquisición digital. 

Con beneficios como una mayor eficiencia, ahorros de costos, mayor transparencia y mayor agilidad, la adquisición electrónica puede ser un buen lugar para empezar a mejorar la administración de contratos.

Implementar procesos digitales

Muchas organizaciones ahora usan la automatización para tareas manuales que consumen mucho tiempo, y la administración de contratos no es la excepción. 

Según la Encuesta de adquisición digital de PwC 2024, una de cada dos empresa encuestadas planea implementar o actualizar una herramienta de administración del ciclo de vida del contrato en los próximos tres años. A cambio, esperan una reducción de los costos, ahorros de tiempo y mayor cumplimiento.

El software de administración de contratos puede:

• Proporcionar plantillas de contrato previamente autorizadas

• Recopilar firmas digitales

• Hacer un seguimiento del cumplimiento

• Dirigir contratos a los revisores adecuados 

• Almacenar de manera segura documentos confidenciales

   

Incorporar criterios de SRP

La compra responsable integra consideraciones éticas, sociales y ambientales en la estrategia de adquisición de la organización. Esto ayuda a garantizar el abastecimiento ético y sustentable, la diversidad de proveedores y un menor impacto ambiental.

La tecnología puede simplificar este proceso. Por ejemplo, Amazon Business te ayuda a dirigir a tus compradores para que  compren de organizaciones que se identifican como empresa pequeña o propiedad de una minoría, de una mujer, de un veterano o de un miembro del colectivo LGBT lo que te permite crear tu propia Política de certificaciones diversas. Puedes etiquetar estos negocios como preferidos para que sea más fácil para los compradores verlos y apoyarlos durante la compra. 

Creación de cadenas de suministro resilientes

Las herramientas de adquisición predictivas pueden ayudar a las organizaciones a prever la demanda y anticipar interrupciones en la cadena de suministro por condiciones climáticas u otros eventos. Estas herramientas usan datos históricos para permitir estrategias de compras comerciales más inteligentes y proactivas y reducir el riesgo en la cadena de suministros.

Dificultades comunes de los contratos de adquisición y cómo evitarlas

La administración de contratos de adquisición es compleja, lo que implica que puede conllevar una buena cuota de riesgos. Estos son algunos desafíos y prácticas comunes que podrían ayudar a mitigar potenciales problemas.

• Desafío: Estar preparado a nivel administrativo para monitorear el cumplimiento normativo de los contratos, el desempeño de los proveedores, las infracciones y más
• Posible solución: Implementa un software de adquisición electrónica que pueda hacer un seguimiento automático de estas métricas para reducir las cargas administrativas.

• Desafío: Comunicación deficiente entre los compradores y los proveedores y entre los equipos internos
• Posible solución: Intenta usar herramientas de colaboración entre proveedores que simplifiquen la comunicación, y ten la intención de mantenerte en contacto durante los proyectos para estar siempre en sintonía. Haz actualizaciones regulares con los departamentos internos para manejar sus expectativas.

• Desafío: Proveedores poco confiables que causan demoras, problemas de calidad e interrupciones en la cadena de suministros
• Posible solución: Usa herramientas de abastecimiento para proveedores para ayudar a evaluar proveedores en función de factores como reputación, calidad, tiempos de entrega, estabilidad financiera e historial de cumplimiento. Puedes automatizar esto con un software de administración de proveedores.
   

Cómo Amazon Business ayuda con el cumplimiento del contrato de adquisición

Mantener un control riguroso de los contratos de compras es esencial para garantizar el cumplimiento y el éxito. Las soluciones de adquisición como Amazon Business son esenciales para fomentar el cumplimiento y permitir prácticas de adquisición eficientes y rentables.

Amazon Business ofrece funciones como Guided Buying, controles de gastos y Catálogos Punchout mediante Business Prime para darle a tu organización un mayor control sobre los compradores individuales. Estas herramientas garantizan que todos tus compradores se mantengan dentro del presupuesto y den preferencia a los proveedores recomendados, incluidos aquellos de tu Programa de certificaciones de diversidad. 

También tendrás acceso a Visibilidad de gastos, una función exclusiva de Business Prime, para descubrir problemas de cumplimiento, tomar decisiones de presupuesto más inteligentes e identificar oportunidades para más ahorros. Amazon Business también se integra con tu solución de adquisición existente.

Obtén más información sobre cómo Amazon Business puede ayudar a tu organización a simplificar las compras alineadas con los contratos y fortalecer el cumplimiento de la adquisición a gran escala. Comunícate con nuestro equipo de ventas hoy mismo