Transformación de adquisiciones: una guía práctica para los equipos modernos

Entre sistemas dispersos, equipos aislados y prioridades internas cambiantes, mantener la adquisición organizada puede sentirse como hacer malabares a tiempo completo. Una encuesta Deloitte encontró que el 65 por ciento de los líderes de la adquisición informaron una falta de visibilidad en toda la actividad de compras de la organización, un desafío que crece a medida que los equipos se expanden entre departamentos y geografías.

No es sorprendente que muchos equipos de adquisición se sientan atascados entre las expectativas en aumento y los procesos anticuados. Sin embargo, la transformación no tiene por qué significar desmontarlo todo y comenzar desde cero. Con la combinación adecuada de agilidad, perspicacia y alineación, es posible crear procesos más inteligentes y consistentes que funcionen para todos, sin importar cuán compleja sea la estructura.

Es hora de crear un camino claro y práctico hacia el futuro, uno que ayude a los líderes de la adquisición a agilizar operaciones, aumentar la colaboración interfuncional y cumplir los objetivos de cumplimiento normativo sin ralentizar a nadie.

¿Qué es la transformación de adquisiciones?

La transformación de adquisiciones es el proceso de evolución desde compras reactivas y tácticas hacia una función proactiva y estratégica que impulsa el valor empresarial. Va más allá del ahorro de dinero para alinear la adquisición con los objetivos generales de la organización a través de mejores datos, procesos más inteligentes y relaciones más sólidas con los proveedores.

Cuando transformas la adquisición tradicional, construyes sistemas escalables y centralizados que unifican los procesos entre departamentos o regiones. Esta transformación también refleja las crecientes expectativas en materia de digitalización, agilidad y cumplimiento normativo, lo cual ayuda a los equipos a moverse más rápido, tomar decisiones más inteligentes y mantener la supervisión en un entorno complejo y en rápida evolución.

Beneficios clave de la transformación de adquisiciones en escala

La modernización de la adquisición no consiste solo en implementar nuevas herramientas llamativas. Cuando te embarcas en este viaje, también puedes resolver ineficiencias de larga data y desbloquear formas de trabajo más inteligentes. 

Esto es lo que permite la transformación de adquisición a escala:

• Procesos de compras más rápidos y automatizados: las autorizaciones agilizadas, las reglas de compras previamente establecidas y las plataformas integradas reducen los cuellos de botella y las tareas manuales.

• Visibilidad en tiempo real sobre el gasto en los diferentes equipos, departamentos o regiones: los análisis y los paneles centralizados ayudan a los líderes a rastrear el comportamiento de las compras, la alineación presupuestaria y el rendimiento de los proveedores a simple vista.

• Estandarización de proveedores y mayor influencia: la consolidación de proveedores brinda a los equipos de adquisición mayor poder de compras y control, lo que se traduce en términos más favorables y menos compras no autorizadas.

• Cumplimiento normativo y reducción del gasto marginal: los límites de las compras integradas y Guided Buying reducen los gastos no autorizados y garantizan que los equipos se mantengan alineados con las políticas de la empresa.

• Integración con ERP y sistemas de finanzas para visibilidad integral: Amazon Business se integra con sistemas como Coupa, SAP Ariba y Oracle NetSuite para garantizar que los datos de compras fluyan directamente hacia los sistemas financieros para obtener una predicción y una conciliación más precisas.

   

Al adoptar nuevas iniciativas para modernizar los procesos de adquisición, puedes preparar a tus equipos para obtener una ventaja competitiva sobre las organizaciones menos avanzadas.

Transformación de la adquisición más allá del ahorro de costos

¿Quién no quiere una empresa ágil y resiliente, que crezca en los próximos años? Cuando lo haces bien, la transformación de adquisiciones posiciona a los equipos como habilitadores críticos en la organización.

Aquí hay algunas formas clave en las que la transformación de la función de adquisición añade valor a todo el negocio:

Mejor administración de riesgos y continuidad de la cadena de suministro

De acuerdo con la encuesta CPO de Deloitte de 2023, el 69 por ciento de los líderes de adquisición mencionaron la administración de riesgos como una prioridad clave, desde administrar el riesgo en la cadena de suministro hasta garantizar que se cumplen los requisitos de cumplimiento normativo.

Las herramientas de adquisición modernas brindan información en tiempo real sobre el rendimiento de los proveedores, las obligaciones contractuales y las posibles interrupciones, lo cual te ayuda a estar al tanto de todos los aspectos de las responsabilidades de tu equipo. Además, los sistemas centralizados que brindan toda la información necesaria al alcance de la mano reducen la dependencia de proveedores puntuales y ayudan a identificar los riesgos antes de que se agraven.

Agilidad para responder al cambio

Ya sea que se enfrenten a turbulencias económicas, interrupciones en la cadena de suministro global o reestructuraciones internas, los equipos de adquisición ágiles pueden adaptarse con rapidez, especialmente cuando cuentan con las herramientas adecuadas.

Los catálogos dinámicos, los proveedores previamente autorizados y los procesos de autorización en tiempo real (como los que permite Amazon Business) hacen que los equipos sean más ágiles. Estas características potencian a las organizaciones para tomar decisiones de compras más rápidas y controladas sin sacrificar el cumplimiento normativo.

Predicciones y planificación financiera más precisas

Nadie quiere lidiar con predicciones imprecisas, especialmente cuando se trata de decisiones empresariales que tienen grandes repercusiones. Sin embargo, la optimización de adquisiciones te proporcionará la precisión que necesitas, incluyendo detalles de cada partida y la categorización del gasto, lo que alimenta los modelos predictivos para crear resultados finales más beneficiosos.

Cuando los datos granulares fluyen hacia las herramientas de ERP y de planificación financiera, los líderes de la adquisición pueden apoyar a sus equipos en el desarrollo de estrategias de flujo de dinero y de presupuesto más precisas.

Alineación estratégica entre departamentos

La adquisición no debería funcionar más de forma aislada. Al integrarse con las finanzas, las operaciones y la informática, se convierte en un socio clave para aumentar la eficiencia, impulsar la innovación y garantizar que los equipos obtengan lo que necesitan, cuando lo necesitan y sin complicaciones innecesarias.

Estrategias de transformación de adquisición exitosas

Impulsar el cambio significativo comienza con una estrategia de adquisición clara. Pero no esperes crear una ruta de transformación de adquisiciones exitosa de la noche a la mañana; es necesario construirla mediante evaluaciones, alineaciones y ejecuciones intencionales. 

Aquí hay cinco pasos para pasar de táctico a estratégico, con apoyo de plataformas como Amazon Business en cada paso:

1. Evalúa la madurez de la adquisición de tu organización

Comienza por comprender en dónde estás hoy. Para hacer esto, evalúa la estructura de tu equipo, las estrategias de abastecimiento, los procesos actuales y el uso de la tecnología, incluyendo si has adoptado plataformas de adquisición electrónica o si aún confías en sistemas manuales. Este paso fundamental revela dónde se encuentran las ineficiencias y cuál es el grado de madurez real de tu función de adquisición.

Para respaldar esta evaluación Amazon Business brinda acceso inmediato a los datos de compras y a los procesos personalizables, lo que facilita la detección de deficiencias e identifica en dónde pueden tener un mejor efecto las mejoras del proceso.

2. Define tus objetivos

Establece objetivos claros y únelos a resultados medibles. Por ejemplo, ¿tu objetivo es acelerar los tiempos de ciclo, reforzar el cumplimiento de las políticas, obtener visibilidad en tiempo real o reducir los costos? Luego de esto, considera cómo la automatización, la adquisición digital, la IA y las herramientas predictivas pueden mejorar estas métricas al tiempo que respaldan la resiliencia a largo plazo.

A medida que defines estos objetivos, Amazon Business facilita el rastreo del progreso y la aplicación de nuevos estándares gracias a los procesos de autorización flexibles, los informes integrados y el apoyo fluido para las iniciativas de ahorro de costos en los equipos.

3. Selecciona herramientas escalables e integradas

Elige herramientas que crezcan con tu organización y trabajo de forma fluida con tu pila existente. Esto significa priorizar plataformas con integraciones robustas para las finanzas, el ERP y la adquisición, junto con características para la administración de la relación con los proveedores, los catálogos dinámicos y los controles de precios flexibles.

Amazon Business se conecta con las soluciones de adquisición líderes como Coupa, SAP Ariba y Oracle NetSuite para ayudar a centralizar las compras, preservar los procesos familiares y garantizar escalabilidad.

4. Estandariza procesos y gobernanza en equipos, departamentos y geografías descentralizados

A medida que tu organización escala, la consistencia se convierte en algo esencial. Para ayudar con esto, establece políticas de gobernanza que unifiquen el comportamiento de compras en las unidades de negocio y alineen a las partes interesadas mediante herramientas como Guided Buying, proveedores preferidos y umbrales de gasto.

Amazon Business refuerza esta gobernanza con catálogos personalizados, aplicación de políticas integradas y configuraciones específicas de la región que mantienen la flexibilidad sin sacrificar el control.

5. Entrena a los equipos y rastrea los KPI mediante análisis en tiempo real

Incluso la mejor estrategia de transformación depende de una aceptación y ejecución coherente. Debido a esto, asegúrate de entrenar a los equipos sobre las nuevas herramientas y procesos, comparte el motivo detrás del cambio y asegúrate de que los recursos sean accesibles. Luego, rastrea los KPI como el tiempo del ciclo, el índice de cumplimiento normativo, el rendimiento de los proveedores y el costo por transacción para mantenerte en curso.

Con la Analítica de Amazon Business, obtienes visibilidad en tiempo real de cada partida del gasto, lo que permite a los líderes de la adquisición perfeccionar continuamente sus estrategias y demostrar el ROI.

De qué manera la tecnología impulsa los resultados de la adquisición

Las estrategias de adquisición más efectivas se hacen realidad cuando las potencias con la tecnología adecuada. Pero las herramientas funcionales, como los procesos automatizados y los análisis en tiempo real, hacen más que solo mejorar la eficiencia: también ayudan a los equipos a tomar mejores decisiones más rápido. 

Así es como las capacidades digitales impulsan la transformación en áreas operativas clave:

Las autorizaciones automatizadas reducen los cuellos de botella

Las aprobaciones manuales ralentizan todo el proceso. Pero con la automatización, puedes acelerar y configurar procesos de autorización por departamento, umbral de gasto o unidad de negocio para que las solicitudes pasen a las manos correctas sin demoras. Esto acelera los ciclos de adquisición, al tiempo que mantiene la supervisión necesaria, agiliza los procesos y libera a los equipos de adquisición para que se centren en iniciativas estratégicas.

Los análisis de datos impulsan decisiones de compras más inteligentes

Cuando los equipos no tienen visibilidad de los datos de gastos, están actuando a ciegas. Debido a esto, pueden perderse de información que los puede ayudar a optimizar costos o detectar brechas en el cumplimiento normativo. 

Con el análisis de datos centralizado, los líderes de la adquisición (especialmente aquellos en la industria manufacturera) pueden detectar tendencias, comparar proveedores y evaluar potenciales ahorros en tiempo real. En lugar de analizar en hojas de cálculo, pueden centrarse en optimizar las relaciones con los proveedores o reasignar presupuestos basándose en información útil.

La tecnología brinda transparencia a la administración de la cadena de suministro

Las industrias con redes de proveedores complejos, como la automotriz o la manufacturera, suelen utilizar pilas tecnológicas que involucran sistemas fragmentados, comunicación aislada y abastecimiento reactivo. Esto dificulta la predicción de tardanzas, la comparación de proveedores o la administración del riesgo. Al digitalizar la adquisición y vincular las compras directamente al rastreo del despacho, los negocios pueden monitorear el rendimiento de los proveedores, anticipar interrupciones y administrar de forma proactiva los riesgos relacionados con el suministro. 

Independientemente del enfoque que se adopte, la conclusión es que la modernización de estos procesos mejora la agilidad y genera una ventaja competitiva.

Pon en marcha la transformación de la adquisición con Amazon Business

La verdadera transformación de adquisición reside en la ejecución y puede ser decisiva. En este punto crítico es en donde Amazon Business cierra la brecha. Desde la automatización y los análisis de datos a la administración simplificada de proveedores, Amazon Business ayuda a modernizar las operaciones de adquisiciones sin complicarlas demasiado.

Tanto si deseas estandarizar los gastos entre los equipos descentralizados o si buscas mejor visibilidad en la actividad de compras, Amazon Business brinda las herramientas que necesitas para transformar grandes objetivos en procesos cotidianos. Las características integradas como Guided Buying, las autorizaciones automáticas, las facturas consolidadas y los análisis en tiempo real ayudan a agilizar las compras, aumentar el control y garantizar el cumplimiento normativo a escala. Además, las integraciones fluidas con las principales plataformas de adquisición y finanzas facilitan la conexión en la organización.

Descubre cómo Amazon Business puede respaldar tu estrategia de transformación de adquisición con automatización, análisis y procesos escalables.