Gasto no autorizado: Cómo identificar y prevenir compras no autorizadas

Los responsables de adquisiciones y finanzas suelen observar un aumento de los gastos no autorizados a medida que crecen las demandas de compra. Aunque la mayoría de los compradores solo intentan actuar con rapidez, incluso las pequeñas compras que no se ajustan a las políticas pueden dificultar la administración de los presupuestos y debilitar el cumplimiento de las normas de compra. Con el tiempo, estos comportamientos generan riesgos financieros y operativos que se pueden evitar.

Muchos equipos del mercado mediano dan por sentado que el gasto no autorizado es una parte inevitable del crecimiento. En realidad, estos desafíos suelen derivarse de políticas poco claras, visibilidad limitada y procesos que no se ajustan a la forma en que las personas compran realmente. A medida que estos comportamientos se extienden por todos los departamentos, los costos aumentan, los datos se fragmentan y el cumplimiento normativo se vuelve más difícil de aplicar. 

Una mayor visibilidad, políticas más claras y una experiencia de compra más intuitiva pueden restablecer el orden en las compras. Los equipos de escalado obtienen la estructura que necesitan para mantenerse alineados, los presupuestos se vuelven más predecibles y mejora el cumplimiento normativo; todo esto sin retrasos en las compras diarias. Comprender cómo se generan los gastos no autorizados, dónde se ocultan y cómo abordarlos de manera sistemática es el primer paso para recuperar el control.

¿Qué es el gasto no autorizado?

El gasto no autorizado, a menudo denominado gasto irregular o gasto no administrado, se produce cuando los empleados compran bienes o servicios fuera de los proveedores, procesos o políticas aprobados. Puede incluir desde la compra de material de oficina a un proveedor no autorizado hasta la presentación de un reembolso por equipo que nunca pasó por el proceso de adquisición. Muchos equipos subestiman su magnitud, lo que crea puntos ciegos que dificultan la elaboración de presupuestos y previsiones. 

En las organizaciones medianas, los gastos no autorizados pueden convertirse rápidamente en una parte importante de los gastos indirectos. Según un estudio comparativo, las compras irregulares alcanzaron el 1.8% del valor anual de las compras en 2021 y 2022. Para una base de compra de mil millones de dólares, eso se traduce en aproximadamente 18 millones de dólares. Estas cifras suelen sorprender a los líderes, que quizá no se dan cuenta del impacto total que tienen las pequeñas compras fuera de contrato o esporádicas que se acumulan en todos los departamentos y centros de costos.

Es más fácil comprender el gasto no autorizado cuando se compara con el gasto administrado. El gasto administrado se gestiona a través de procesos definidos, proveedores preferidos, rutas de autorización y precios negociados; el gasto no autorizado elude esta estructura. El gasto administrado favorece la previsión y el cumplimiento normativo; el gasto no autorizado los perjudica. Los equipos de adquisiciones crean procesos de compra para lograr una alineación, y los gastos no autorizados generan fricciones que debilitan el sistema. Reconocer este contraste puede ayudarte a comprender cómo los procesos claros y las herramientas más eficaces contribuyen a mejorar el control.

Causas comunes del gasto no autorizado

El gasto no autorizado suele aumentar cuando los procesos de adquisición no se adaptan a la forma en que en realidad compran las personas. Entre los factores comunes se incluyen los siguientes:

• Políticas de adquisición confusas u obsoletas

• Procesos de autorización largos o incoherentes

• Acceso limitado a proveedores preferidos

• Procesos de compra manuales que retrasan las solicitudes sencillas

• Falta de visibilidad de los presupuestos o los límites de gasto

• Autonomía de los departamentos sin supervisión compartida del cumplimiento normativo

• Falta de capacitación de las nuevas contrataciones en cuanto al proceso de adquisición

• Centros de costos que dependen en gran medida de los reembolsos

• Sistemas que no integran ni sincronizan los datos de la transacción

Cada causa cuenta una historia más amplia sobre necesidades insatisfechas, expectativas poco claras o herramientas inadecuadas. Cuando los líderes comprenden estos factores fundamentales, pueden abordar el gasto no autorizado de forma proactiva, en lugar de reaccionar después de que los costos se disparen.

Riesgos financieros y de cumplimiento normativo

Los gastos no autorizados pueden parecer inofensivos cuando las compras individuales son pequeñas, pero cada transacción que incumple las políticas dificulta el cumplimiento de las normas de adquisición y la protección de los ahorros negociados. Cuando las compras no se realizan a través de proveedores autorizados, las organizaciones pierden acceso a los precios acordados, aumentan el riesgo de duplicar pedidos y asumen costos evitables.

Estos riesgos se intensifican durante las auditorías o revisiones. Las actividades que no se ajustan a las políticas aumentan el riesgo de incumplimiento de los requisitos de compra internos, las normas fiscales y la supervisión específica de cada categoría. Los equipos de finanzas dedican más tiempo a acomodar recibos, conciliar informes de gastos y corregir errores de código. Esto provoca ciclos de presentación de informes más lentos y reduce la confianza en la precisión de los datos de gastos. 

Cuando los líderes ven cómo se agravan estos problemas, comprenden la urgencia de la situación. Los gastos no autorizados afectan más que a los presupuestos: erosionan la estabilidad operativa de la que dependen las empresas.

Cómo identificar el gasto no autorizado

El gasto no autorizado suele reflejarse en excesos de presupuesto o en una proliferación de proveedores mucho antes de que se pueda identificar la causa. Según Deloitte, más del 60% de los líderes de adquisiciones afirman que mejorar la visibilidad de la cadena de suministro sigue siendo una prioridad fundamental. Una mayor comprensión de los patrones de compra ayuda a detectar más rápidamente las actividades que no se ajustan a las políticas, lo que permite reducir los gastos no administrados.

Para comenzar, considera realizar un seguimiento de varios KPI esenciales, entre los que se incluyen los siguientes:

• Porcentaje de compras fuera de contrato

• Gasto de proveedores no autorizados

• Relación entre las órdenes de compra y el gasto total

• Frecuencia de proveedores no habituales o esporádicos

• Volumen de compras que no se ajustan a las políticas o catálogos

El seguimiento de estos indicadores puede ayudarte a obtener una imagen más clara del comportamiento de compra y descubrir deficiencias que requieren atención.

Identificar los indicadores comunes del gasto no autorizado

Ciertos patrones pueden revelar gasto no autorizado por adelantado, sobre todo cuando se revisan datos de la transacción junto con el análisis de gasto de los proveedores. Entre las señales más comunes se incluyen las siguientes:

• Compras realizadas sin órdenes de compra

• Creación de proveedores duplicados en los sistemas financieros

• Reembolsos a los empleados por bienes del negocio

• Uso de tarjetas de pago personales

• Compras a proveedores que no figuran en las listas autorizadas

• Pedidos que eluden los controles de categoría o los límites de gasto

• Suscripciones o compras recurrentes creadas sin revisión

El análisis de gasto de los proveedores aporta un contexto valioso a estas señales, ya que pone de relieve las actividades inusuales de los proveedores, el gasto fragmentado o los picos repentinos en los pedidos fuera de contrato. Detectar estos comportamientos cuanto antes puede indicar dónde hay que aclarar las expectativas o ajustar los sistemas para que las compras resulten coherentes e intuitivas.

Utilizar los datos de las adquisiciones para señalar las compras que no se ajustan a las políticas

La mayoría de las organizaciones generan suficientes datos de la transacción como para detectar claramente los gastos no autorizados; el verdadero desafío consiste en conectar los puntos de datos entre los distintos sistemas. Revisar las órdenes de compra, los informes de facturación, las solicitudes de gasto y las listas de proveedores ayuda a descubrir dónde se esconden los gastos no administrados. 

Por ejemplo, un centro de costos puede enviar decenas de reembolsos por productos que ya están disponibles a través de proveedores preferidos. Otro equipo puede contratar nuevos proveedores sin darse cuenta de que ya existe un contrato negociado. Al comparar estas fuentes de datos, el departamento de adquisiciones puede comprender mejor cómo se desenvuelven los empleados en el entorno de compras y en qué puntos los procesos establecidos se vuelven poco atractivos.

Clasificar y cuantificar el gasto no autorizado

Una vez que identificas el gasto no autorizado, categorizarlo puede ayudarte a abordar el problema mediante intervenciones específicas. Las siguientes tres categorías suelen abarcar el panorama completo:

• Gasto marginal: compras pequeñas y de bajo valor que no se planifican.

• Compras espontáneas: compras urgentes que se realizan fuera de los procesos normales.

• Gasto fuera de contrato: compras que se realizan a proveedores no preferidos.

Organizar el gasto no autorizado por tipo te permite clasificar los problemas de manera eficaz. Cuantificar cada categoría como porcentaje del gasto total o como parte del gasto indirecto puede aportar una visión estructurada del problema y una vía clara para priorizar las medidas correctivas.

Relacionar el comportamiento de compra con los objetivos de las políticas

Relacionar el gasto no autorizado con objetivos de adquisición más amplios puede ayudarte a no quedarte solo en la detección básica. Comparar los patrones de compra reales con los objetivos de las políticas, como la diversidad de proveedores, la sostenibilidad, el ahorro de costos o las compras responsables, revela en qué aspectos los comportamientos se ajustan a los valores de la organización y en cuáles se desvían de ellos.

Aquí es donde crece tu proceso de adquisición madura. Ya no solo te limitas a hacer cumplir las normas de compra, sino que utilizas el análisis del gasto no autorizado para reforzar iniciativas más amplias. Relacionar el comportamiento con los objetivos convierte la administración de gastos en una herramienta para reforzar los valores y la estrategia a largo plazo de la organización.

Auditar el proceso, no solo el gasto

El gasto no autorizado también pone de relieve oportunidades para mejorar los procesos subyacentes. A medida que las políticas evolucionan, las cadenas de autorización cambian y las estructuras de los catálogos se amplían, dedicar tiempo a auditar el diseño de los procesos junto con los datos de gasto puede revelar deficiencias que influyen en el comportamiento de los compradores.

Revisa los procesos, los permisos de los usuarios, la facilidad de uso de los catálogos y la claridad de la documentación de las políticas. También hay que tener en cuenta cómo perciben los empleados el proceso de compra de principio a fin. Combinar el análisis con auditorías de procesos te ayuda a ganar transparencia y reducir la fricción que a menudo fomenta el gasto no autorizado.

Cinco estrategias para prevenir el gasto no autorizado

La forma más eficaz de prevenir el gasto no autorizado es diseñar procesos que aporten claridad, confianza y rapidez a los equipos. Los controles son importantes, pero funcionan mejor cuando los compradores entienden las expectativas y pueden cumplirlas sin problemas. Muchas organizaciones refuerzan el cumplimiento normativo en materia de compras combinando políticas más inteligentes, una comunicación más clara y la automatización de las adquisiciones, lo que facilita la forma en que las personas compran.

Las estrategias que se indican a continuación son prácticas y aplicables. Cuando es pertinente, también destacan cómo las herramientas de Amazon Business ayudan a poner en práctica estos enfoques mediante la incorporación de controles, el aumento de la visibilidad y la orientación de las compras diarias. En conjunto, estos elementos pueden ayudarte a reducir el gasto no autorizado y, al mismo tiempo, mejorar el rendimiento operativo.

1. Diseñar políticas de adquisición que funcionen en la práctica

Las políticas solo funcionan cuando los empleados las comprenden y las respetan. Los requisitos demasiado complejos pueden frustrar a los compradores e incentivarlos a evitar los sistemas. Puedes reducir el gasto no autorizado simplificando los flujos de autorización, acortando los pasos manuales y alineando los umbrales con el comportamiento real de compra.

Cuando las políticas se perciben como intuitivas, su cumplimiento se produce de forma natural. Una vez que se optimizan las expectativas, la tecnología puede ayudar a reforzarlas. Amazon Business contribuye a la claridad de las políticas mediante un conjunto de herramientas de Smart Business Buying para negocios diseñadas específicamente para la administración del cumplimiento normativo. Soluciones como Guided Buying, Team Management, Compliance Management y Spend Anomaly Monitoring ayudan a integrar las reglas en las compras diarias. Estas herramientas ayudan a guiar a los empleados en cada paso, lo que les facilita comprender las decisiones correctas y cumplir las políticas.

2. Fortalecer los procesos de autorización con la automatización

Los procesos de autorización mantienen la estructura de las compras, pero los procedimientos manuales suelen generar retrasos que hacen que los compradores los eviten. La automatización de las autorizaciones te ayuda a dirigir las solicitudes en función de los límites de gasto, las categorías o los departamentos, lo que reduce los cuellos de botella y aumenta el cumplimiento normativo. Las cadenas de autorización dinámicas garantizan que los compradores reciban orientación oportuna sin esperas innecesarias.

La centralización de los procesos de autorización también ayuda a reducir los gastos que no se ajustan a las políticas y a reforzar la supervisión. Es por eso que Amazon Business ofrece integraciones específicas para más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas, administración de gastos, IdP y abastecimiento electrónico. Por ejemplo, Punchout coloca a Amazon Business directamente en tu entorno de adquisiciones electrónicas, lo que permite a los empleados acceder a proveedores autorizados y procesos coherentes. Cuando el proceso de autorización es coherente en todos los sistemas, mantienes el control y los empleados trabajan más rápido.

3. Comunicar las políticas de adquisición con antelación y frecuencia

La adopción de políticas depende de una comunicación clara. Incluso la política mejor diseñada fracasa si las personas no la comprenden. Reforzar las expectativas mediante la incorporación, los recordatorios trimestrales y los paneles centralizados de políticas puede ayudar a los empleados a reconocer su rol en las compras que cumplen con las normas.

Incluir recordatorios directamente en los sistemas de compras convierte el conocimiento de las políticas en acciones concretas. Amazon Business respalda esto a través de Guided Buying, que orienta a los empleados hacia proveedores preferidos, categorías que cumplen con las normas y productos autorizados. Al convertir las políticas en pautas integradas en la herramienta, ayudas a los compradores a cumplir las expectativas de adquisición sin depender solo de sesiones de capacitación o recordatorios por correo electrónico.

4. Incorporar la visibilidad en cada decisión de compra

La visibilidad transforma la adquisición de una función reactiva a una predictiva. Tu organización se beneficia de una visión continua de los patrones de gasto, la actividad de los centros de costos, las tendencias de excepciones y el rendimiento en cada categoría. La automatización de la generación de informes y la supervisión de excepciones en tiempo real ayuda a eliminar los puntos ciegos, lo que facilita la prevención del gasto no autorizado. 

Amazon Business refuerza la visibilidad a través de la Analítica de Amazon Business. Estas herramientas proporcionan acceso instantáneo a datos del nivel de las transacciones, paneles de tendencias e informes personalizados. Los miembros de Business Prime pueden acceder a aún más información a través de herramientas como Visibilidad de gastos y Spend Anomaly Monitoring, que ofrece alertas en tiempo real sobre compras inusuales. Esto permite detectar irregularidades más rápidamente, orientar el comportamiento de compra de manera más eficaz y realizar un seguimiento del cumplimiento normativo en todos los departamentos. 

5. Alinear los controles de las adquisiciones con los objetivos generales de la organización

Los objetivos de adquisición suelen respaldar prioridades organizativas más amplias, como la sostenibilidad, la diversidad de proveedores y las compras responsables. El gasto no autorizado dificulta el logro de estos objetivos, ya que los compradores eluden a los proveedores y las prácticas que ayudan a las organizaciones a promover sus valores.

Cuando se vincula el cumplimiento de las políticas con estas iniciativas más amplias, los empleados tienen una razón más clara para seguir el proceso. Este enfoque refuerza el compromiso de la organización con las compras responsables y muestra cómo las decisiones de compra individuales respaldan los objetivos de toda la empresa. Amazon Business ayuda mediante el acceso a vendedores corporativos, incluidos proveedores locales certificados y proveedores sostenibles certificados. Cuando los controles de las adquisiciones se alinean con los valores de la empresa, se crea un entorno de compras que respalda los objetivos estratégicos y reduce el gasto no autorizado.

Convertir el control del gasto en una ventaja

Cuando reduces el gasto no autorizado, obtienes más que el cumplimiento normativo en las compras: obtienes la claridad, la previsibilidad y la confianza necesarias para respaldar el crecimiento. Un control riguroso de las compras protege los presupuestos, fortalece las relaciones con los proveedores, reduce el riesgo operativo y crea una base financiera más sólida. También favorece una mayor agilidad al mostrar dónde va el dinero, cómo funcionan los departamentos y dónde se debe centrar el gasto futuro.

A medida que los líderes de adquisiciones modernizan sus procesos, muchos buscan formas de centralizar la visibilidad, el cumplimiento normativo y la comodidad. Amazon Business contribuye a este esfuerzo ayudándote a convertir el cumplimiento normativo en confianza mediante una solución de compra inteligente que guía las compras, aumenta el control y ofrece visibilidad en tiempo real en toda la organización.

Para descubrir cómo nuestras herramientas pueden ayudarte a avanzar en tus objetivos de administración de gastos, contacta con nuestro equipo hoy mismo.