Software de administración de proveedores: La guía para el comprador 2025

El software de administración de proveedores puede mejorar significativamente la estabilidad, la rentabilidad y el éxito general de la cadena de suministros de tu organización. Puede llevar a bienes y servicios de mayor calidad, menores costos y mayor innovación; todo derivado de relaciones más sólidas con los proveedores.

Según una guía de 2024 de Gartner®, "En los últimos 24 meses, la colaboración con los proveedores se disparó en prioridad en un 88 % de los líderes de adquisición". Sin embargo, Gartner también notó que, "la segmentación de proveedores es una base fundamental de la administración de las relaciones efectivas con los proveedores, pero solo el 35 % de los directores de adquisiciones tienen un modelo de trabajo para diferenciar a sus proveedores más esenciales por valor".¹ Aunque muchos equipos de compras reconocen el valor de una mejor administración de proveedores, pocos aprovechan la tecnología disponible para generar un cambio real.

Si estás buscando beneficiarte con una mejor relación con los proveedores, un primer paso muy útil puede ser comprender cómo el software de administración de proveedores puede solucionar tus puntos débiles y cómo encontrar la solución adecuada.

¿Qué es el software de administración de proveedores?

El software de administración de proveedores es una herramienta digital que simplifica y automatiza el ciclo de vida de la administración de relaciones con los proveedores. También conocidos como software de administración de relaciones con proveedores (SRM) o software de administración de proveedores, estos sistemas:

• Centralizan los datos de los proveedores

• Simplifican la incorporación de nuevos proveedores

• Hacen un seguimiento del desempeño de los proveedores

• Evalúan y mitigan los riesgos de los proveedores

• Fortalecen las relaciones con los proveedores mediante una comunicación y una colaboración más fácil

Cuando se usa estratégicamente, una solución de administración de proveedores puede ayudarte a escalar y simplificar la adquisición, lo que conduce a un ahorro de costos significativo y a una administración de riesgos mejorada.

Desafíos de administración de proveedores y cómo el software puede solucionarlos

La administración de proveedores es una parte compleja del proceso de adquisición, ya que las organizaciones deben cumplir con las normativas, controlar los costos y equilibrar relaciones dinámicas. 

Algunos desafíos comunes que puedes enfrentar en la administración de proveedores incluyen:

• Desempeño inconstante de los proveedores: Un desempeño inconstante o deficiente puede causar problemas de calidad, demoras en las entregas y mayores costos que afectan a las operaciones. El software de administración de proveedores hace un seguimiento del desempeño en el tiempo para que puedas abordar problemas de manera proactiva y apartarte de socios poco confiables.

• Demasiados procesos manuales: Los procesos manuales llevan más tiempo, son menos transparentes y aumentan el riesgo de errores. Automatizar la administración de proveedores puede mejorar la precisión de los datos, aumentar la visibilidad de la cadena de suministros para ayudar a descubrir potenciales interrupciones y libera a los empleados para realizar trabajos de mayor valor.

• Visibilidad limitada de los datos y los riesgos con los proveedores: Sin sistemas automatizados, es difícil identificar y mitigar de manera proactiva potenciales riesgos de proveedores, como violaciones de la normativa o inestabilidad financiera. Un sistema de administración de proveedores hace un seguimiento automático de la información de proveedores en tiempo real para poder estar a la vanguardia de los posibles problemas.

• Falta de control: Los procesos de adquisición tradicionales hacen que poner parámetros consistentes en los procesos de adquisición y canales de pedidos sea difícil. Las soluciones que complementan el software de adquisición te permiten implementar límites de gastos y restringir las compras a los proveedores preferidos de manera que tengas más control sobre las compras de tu organización.

Funciones clave que buscar en el software de administración de proveedores

Existen muchas soluciones de administración de información de proveedores, cada una con sus ventajas y desventajas. Si bien cada organización tiene diferentes necesidades, hay algunas funciones clave que debes buscar en una solución.

Ayuda para la incorporación y la desvinculación de proveedores

La incorporación de proveedores es algo tedioso. Según el Instituto de Administración de Suministros, la incorporación de un nuevo proveedor suele llevar hasta seis meses en las grandes empresas, ya que deben transferirse muchos datos. 

Busca una solución de administración de proveedores que acelere el proceso automatizando la recopilación de datos y tareas repetitivas, verificando la precisión de la información y fomentando una mejor colaboración. 

También debería ayudar con la desvinculación de proveedores eliminando automáticamente el acceso a sistemas internos, archivando datos del proveedor y asegurándose de que se cumplan todas las acciones contractuales.

Evaluaciones automáticas de riesgos y desempeños

Asegúrate de que las soluciones de software que consideres vengan con evaluaciones de administración de riesgos de proveedores para poder ser proactivo en lugar de reactivo. El software adecuado debería tener herramientas para evaluar el desempeño de los proveedores, identificar potenciales problemas y garantizar el cumplimiento con las normativas. Puntos extra si además puede automatizar la debida diligencia y la recopilación de documentación.

Capacidades centralizadas de datos, análisis e integración

Uno de los mayores beneficios de usar una solución de administración de proveedores basada en la nube es que recopila datos constantemente. Busca un sistema que centralice las métricas de los proveedores, analice los gastos y se integre con tus otras fuentes de datos. Mientras más información tengas, mejores decisiones podrás tomar para tu organización.

Lista de verificación para software de administración de proveedores

Más allá de las funciones clave que se mencionaron arriba, es importante evaluar cada solución en función de las necesidades y los procesos de tu organización. 

Estas son algunas preguntas a tener en cuenta a medida que revisas a cada candidato:

• Alineación con objetivos de adquisición: ¿La herramienta es compatible con tu modelo, complejidad y procesos de compra? 
• Funcionalidad: ¿Ofrece las funciones específicas que tu organización necesita (por ejemplo, administración de contratos, un portal de proveedores con funciones de autoservicio, administración de gastos)?
• Integración: ¿El software es compatible con tus sistemas existentes, como tu software ERP o de administración de cadena de suministros?
• Escalabilidad: ¿Puede acompañar tu crecimiento? ¿Limita la cantidad de usuarios o proveedores?
• Facilidad de uso: ¿El software es fácil de usar con capacitación mínima? 
• Costo: ¿El precio es acorde a tu presupuesto?
• Personalización: ¿Puedes personalizar la solución para adaptarla a tus procesos existentes?
• Seguridad: ¿Las medidas de seguridad como el cifrado de datos cumplen los estándares del sector y las políticas internas?
• Atención al cliente: ¿El proveedor del software ofrece atención por teléfono, correo electrónico o chat de fácil acceso en caso de haber algún problema? ¿El servicio está disponible todo el día o solo en horario comercial?
• Reputación del proveedor: ¿El proveedor tiene críticas positivas de sus clientes en sitios externos?

Prácticas recomendadas para la implementación del software de administración de proveedores

Todas las transformaciones digitales necesitan una estrategia clara y un plan de proyecto para garantizar una transición sin inconvenientes. Antes de implementar la nueva solución, tómate el tiempo de asegurarte de que está configurado como lo deseas. Esto puede ayudar a eliminar la confusión entre los empleados por tener que cambiar procesos después de empezar a usarlo. 

Estas son tres prácticas recomendadas a tener en cuenta para configurar tu software:

1. Establece criterios de incorporación y automatiza las autorizaciones

Comienza estableciendo criterios de incorporación de proveedores claros y consistentes para asegurarte de que todos los proveedores cumplen con las políticas internas y las normativas externas. Esto podría incluir configurar un proceso de verificación, desarrollar evaluaciones de riesgo e implementar medidas de seguridad para proteger tus datos.

Es posible que quieras considerar automatizar las autorizaciones de proveedores con los que ya has trabajado para acelerar el proceso. Esto permitirá que el proveedor registre y cargue sus propios documentos, lo que te alivianará el trabajo.

2. Define los KPI y usa análisis para mejorar la administración de desempeño de los proveedores

Luego, considera configurar métricas específicas para medir el desempeño de los proveedores. Tener KPI definidos te ayudará a revelar si los proveedores están cubriendo tus expectativas.

Algunos ejemplos comunes de KPI de administración de proveedores incluyen:

• Tasa de entrega puntual: Con qué frecuencia los productos o servicios se entregan a tiempo según la fecha de entrega prevista

• Índice de defectos: El porcentaje de productos que no cumple con los estándares de calidad 

• Índice de precisión del pedido: El porcentaje de pedidos que llegan completos o precisos

• Tiempo del ciclo de órdenes de compra: Cuánto tiempo lleva despachar una orden de compra desde la solicitud inicial hasta la autorización final

• Diferencia de precio en la compra: Una comparación de los precios de compra reales con los precios publicados.

También puedes medir el desempeño de los proveedores por plazos de entrega, ROI y gasto general por proveedor.

3. Asegura el cumplimiento y planifica la escalabilidad a largo plazo

Establece los requisitos de cumplimiento que el software puede usar para monitorear el desempeño de los proveedores y que te avise si hay algún problema. Por ejemplo, puedes crear procesos automatizados que garanticen que se recibieron y se validaron todos los documentos requeridos durante la incorporación o que te notifiquen sobre próximos vencimientos de licencias o pólizas de seguro.

Estas automatizaciones hacen que tus procesos de adquisición sean más eficientes, ya que te permiten centrarte en escalar las operaciones en lugar de completar tareas.

Uso de datos para mejorar la administración de proveedores

Recopilar y analizar datos sobre los proveedores puede ayudarte a optimizar tu cadena de suministros para que puedas tomar decisiones más informadas que beneficien a tu organización. 

Con el poder del análisis de datos puedes:

• Predecir riesgos: Prever potenciales interrupciones en la cadena de suministros, riesgos geográficos y problemas de cumplimiento.

• Ahorrar dinero: Identifica oportunidades de ahorro de costos y negocia mejores términos de contrato con los proveedores.

• Mejorar las negociaciones: Tomar decisiones respaldadas por los datos durante las negociaciones con los proveedores.

• Tener referencia de los proveedores: Compara el desempeño de los proveedores con los estándares de la industria y las prácticas recomendadas.

Cómo podemos simplificar la administración de proveedores 

Amazon Business no es un software de administración de proveedores, pero podemos desempeñar un rol complementario en el ecosistema de administración de proveedores permitiendo que los equipos de adquisición se abastezcan, compren y soliciten ofertas de una variedad de proveedores certificados. 

Amazon Business se integra con las soluciones de adquisición para simplificar el proceso de administración de proveedores mediante funciones como informes detallados sobre proveedores, procesos de autorización para múltiples usuarios, políticas de Guided Buying (una función de Business Prime) y facturación consolidada. Esta solución flexible también aumenta la visibilidad de los pedidos de vendedores diversos y pequeños para crear informes filtrados por certificaciones de vendedores confiables.

Nuestras herramientas pueden ayudarte a identificar oportunidades de ahorros intermedios y crear un plan a largo plazo para reducir el gasto entre todas las categorías de abastecimiento.

Habla con nuestro equipo para conocer cómo podemos ayudarte con tu estrategia de administración de proveedores simplificando las compras, fomentando el cumplimiento e integrándonos a tus sistemas de adquisición existentes.

_{¹ Gartner no avala a ningún proveedor, producto o servicio mostrado en sus publicaciones de investigación, y no recomienda a los usuarios de tecnología seleccionar únicamente a los proveedores con calificaciones más altas u otra designación. Las publicaciones de investigación de Gartner constan de las opiniones de la organización de investigación de Gartner y no deberían interpretarse como afirmaciones de hechos. Gartner renuncia a todas las garantías, expresas o implícitas, en relación con esta investigación, incluyendo las garantías de comerciabilidad o aptitud para un fin particular.}