Incorporación de proveedores: Cómo optimizar las relaciones con proveedores

Para muchas organizaciones, la incorporación de proveedores fue alguna vez solo una elemento en una lista de verificación de cumplimiento. Sin embargo, en el vertiginoso escenario de gran demanda de las adquisiciones modernas, esta tarea rutinaria ahora puede ayudar a optimizar la eficiencia de las adquisiciones, la transparencia y las relaciones con proveedores. Sin embargo, adoptar prácticas sostenibles que garanticen consistencia y control sigue siendo un desafío clave para los líderes de adquisiciones que desean optimizar el proceso de incorporación de proveedores. 

Por suerte, las modernas soluciones digitales de adquisiciones pueden ayudar a tu equipo a convertir la incorporación de proveedores en un motor para el crecimiento y la rentabilidad. Al automatizar la recopilación de datos, centralizar los registros de proveedores e integrar los procesos de autorización, tu equipo de adquisiciones podrá ofrecer ciclos más rápidos y experiencias con proveedores más consistentes, sin complejizar el cumplimiento.

¿Qué es la incorporación de proveedores?

La incorporación de proveedores es el proceso de recopilar, verificar y aprobar información de los proveedor antes de celebrar un contrato o integrar al proveedor en los procesos de adquisición de la organización. El proceso de evaluación estándar suele abarcar la revisión de documentación, verificaciones de cumplimiento, autorizaciones internas y conversaciones introductorias con proveedores para definir las expectativas.

Durante el proceso de incorporación de proveedores, te enfocarás en determinar la fiabilidad de un proveedor y la viabilidad de una asociación a largo plazo. Las métricas de desempeño de los proveedor proporcionan información sobre estas áreas. Al usarlas para crear un proceso exhaustivo de incorporación de proveedores, se garantizará que tu equipo siempre pueda acceder a datos de proveedores que sean precisos y estén completos y verificados. 

Pero para gestionar con éxito todos estos pasos, es imprescindible contar con procesos digitalizados. Se recomienda agregar estos datos en un software de incorporación de proveedores y usarlos para mejorar la gestión de la cadena de suministro, mantener la diversidad de proveedores, reducir ineficiencias y crear estrategias de gestión de gastos.

Por qué la incorporación de proveedores es esencial para el cumplimiento y la visibilidad

Un proceso exhaustivo de incorporación de proveedores ayuda al equipo a cubrir todos los aspectos mientras conoce a un nuevo proveedor y acuerda los términos de la asociación. A continuación, se presentan algunas razones por las que resulta esencial contar con un proceso efectivo de incorporación de proveedores para forjar relaciones duraderas con proveedores:

• Menos riesgos financieros, operacionales y regulatorios: Con una incorporación eficiente de proveedores, obtendrás información sobre la cadena de suministro y los datos de desempeño de un posible proveedor. De esa manera, sabrás qué proveedores pueden plantear riesgos para las operaciones antes de suscribir un contrato.

• Más transparencia de gastos: Al consolidar todos los datos de proveedores en un solo lugar, el equipo podrá seguir visualizando el desempeño, posibles riesgos de la cadena de suministro y análisis de gastos. Al entender en profundidad estas operaciones de adquisición, podrás gestionarlas de manera más estratégica.

• Mejores controles internos para cadenas de autorización complejas: Si en tu organización hay cadenas de autorización complejas, implementar una gestión transparente de proveedores desde el principio puede simplificar el cumplimiento de estos requisitos.

   

Dificultades frecuentes en los procesos de autorización de proveedores

Muchas organizaciones aún emplean procesos de incorporación manuales o separados, pero estos suelen provocar retrasos e inconsistencias. Como resultado, lo más probable es que surjan algunas de las siguientes dificultades en los procesos de autorización:

• Fuentes de datos separadas: Si almacenas información de los proveedores en hojas de cálculo, cadenas de correo electrónico o sistemas de adquisiciones heredados, puede ser difícil ver con precisión el desempeño de los proveedores y el cumplimiento de los contratos cuando sea necesario.

• Cargas manuales de documentos: La comunicación ineficiente en ambas direcciones con los proveedores para obtener licencias, documentación fiscal y certificaciones puede ralentizar todo el proceso de incorporación.

• Procesos de revisión inconsistentes: Cuando las partes interesadas aplican diferentes criterios de autorización, la evaluación de proveedores se puede realizar de manera inexacta y poco fiable. Como resultado, es probable que en el proceso haya retrasos costosos y errores.

   

Estos desafíos generan fricción tanto para los proveedores como para las partes interesadas internas, lo que, con el tiempo, demora la toma de decisiones de abastecimiento, reduce la visibilidad y provoca mayor exposición al riesgo.

3 pasos clave para crear un proceso efectivo de incorporación de proveedores

Al incorporar a los proveedores de manera efectiva, se logra un equilibrio entre aumentar el cumplimiento y minimizar los retrasos. A continuación, se presentan tres pasos esenciales para diseñar pautas de incorporación de alto rendimiento y alcanzar este equilibrio con éxito:

1. Recopilar y verificar la información de los proveedores

En la primera etapa de la incorporación, se recopilan datos. Esto incluye obtener detalles esenciales que el equipo necesita para evaluar, autorizar y gestionar un proveedor. Para realizarlo de manera efectiva, los equipos de adquisiciones deben definir estándares claros para la documentación y la calidad de los datos. 

A continuación, se presenta un ejemplo de información necesaria que se podría recopilar:

• Licencias comerciales e información de contacto

• Certificaciones relevantes, como de las seguridad, diversidad o sostenibilidad

• Términos de pago

• Información de productos o servicios

   

Para simplificar la recopilación de esta información, el equipo puede usar un portal de autoservicio para proveedores. De esa manera, los nuevos proveedores pueden ingresar su propia información para que no sea necesario rastrearla e ingresarla manualmente.

2. Evaluar el alineamiento en cuanto a riesgos y el cumplimiento

Debido a que mediante la incorporación se presenta información sobre el desempeño actual de un proveedor, es útil para establecer pautas para gestionar el riesgo asociado con los proveedores. Por eso, como parte de la evaluación inicial del riesgo asociado con los proveedores, el equipo debe analizar la validez de las certificaciones de proveedores, el cumplimiento normativo, la estabilidad financiera, la seguridad de los datos y las medidas contra el fraude.

Para que una evaluación sea exitosa, es importante tener un proceso de autorización interno y eficiente, que se pueda gestionar efectivamente con la automatización. Al dirigir de forma automática las solicitudes de proveedores a las partes interesadas relevantes, como las áreas de finanzas, adquisiciones, asuntos legales o gerentes de categoría, se podrá revisar el cumplimiento contractual y el desempeño de los proveedores de manera exhaustiva y sistemática. Un proceso acabado de evaluación de riesgos también puede ayudar a proteger la organización contra futuras interrupciones, como proveedores insolventes, multas por incumplimiento de compras o gastos no autorizados.

3. Establecer las expectativas en cuanto a la comunicación y el desempeño

Si el objetivo es forjar relaciones con proveedores productivas y a largo plazo, es importante plantear las expectativas desde el principio. Es necesario tener en cuenta factores similares para formar una asociación exitosa a largo plazo:

• Indicadores clave del desempeño (KPI): Decida a qué KPI hacer un seguimiento al monitorear el desempeño de los proveedores y, luego, comunique el plan a los proveedores.

• Estándares de entrega y calidad: Procura que ambas partes concuerden respecto a los estándares de calidad desde el principio.

• Expectativas en cuanto a la comunicación: Determina cómo será la comunicación con los proveedores, así como la frecuencia, al principio del proceso de incorporación. Además, procura que ellos compartan estas expectativas.

• Rutas de escalado: Diseña un plan de escalado claro que involucre a los líderes y las partes interesadas necesarias para resolver un error rápidamente si algo sale mal en las operaciones.

   

Puedes hacer hincapié en estas expectativas mediante sesiones de incorporación, materiales introductorios para proveedores, seminarios web o manuales digitales para proveedores. Al seguir estos pasos, el equipo podrá mejorar el alineamiento desde el primer día y reducir la probabilidad de entredichos, expectativas incumplidas o brechas de desempeño.

La automatización transforma la incorporación de proveedores

La automatización puede ser un gran activo para la organización mientras la incorporación de proveedores se convierte en un proceso eficiente y basado en datos que marca la pauta para crecer a largo plazo. Esto se debe a que la automatización ayuda con las actividades al reducir tareas manuales, minimizar retrasos y crear una experiencia más consistente para los proveedores y las partes interesadas internas. 

Los beneficios de centralizar la gestión de los datos de proveedores

Centralizar la información de los proveedores en una base de datos integrada crea una única fuente de verdad para los equipos de adquisiciones, finanzas y cumplimiento. En este paso también se fomenta la alineación y la transparencia en toda la organización, lo que es crucial para lograr los siguientes beneficios:

• Menos duplicaciones: Al consolidar todos los datos de proveedores en una única ubicación, podrás encontrar y conciliar múltiples versiones en diferentes sistemas con más facilidad.

• Menos errores: Al automatizar la centralización de datos, el equipo no tendrá que ingresar datos manualmente, lo que reduce el riesgo de inexactitudes por errores humanos. 

• Autorizaciones más rápidas: Cuando los datos son más accesibles para todas las partes interesadas, revisar proveedores y obtener validaciones de varios departamentos pasan a ser tareas sencillas. 

• Mayor gobernanza: Los registros centralizados simplifican la trazabilidad y la aptitud para auditorías, por lo que se puede garantizar que las colaboraciones con proveedores cumplan con las políticas de gobernanza. 

• Análisis mejorado: Con datos de proveedores limpios y estandarizados, se pueden crear paneles legibles y personalizados e informes para tomar mejores decisiones basadas en datos.

   

Los datos unificados de proveedores ayudan a comprender mejor los patrones de gastos, el desempeño de categorías y los hábitos de compras responsables. Por eso la visibilidad de estas áreas es importante para mantener hoy operaciones eficientes de forma sistemática mientras se preparan las condiciones para escalar. 

Cómo la automatización reduce el riesgo y ahorra tiempo

Con la automatización del software de incorporación y gestión de proveedores, se puede desligar al equipo de tareas administrativas manuales que consumen tiempo y pueden tener errores, incluida la verificación de documentos, alertas de información faltante, el monitoreo del cumplimiento y rutinas de autorizaciones. 

Al reducir el riesgo de errores humanos en estas secciones de las operaciones, se puede crear una cadena de suministro más resiliente. Eso implica usar la automatización para mejorar los tiempos de ciclos y reducir el riesgo de caer en fraudes o efectuar compras no autorizadas. Además, al haber menos interacciones manuales, los equipos de adquisiciones pueden redirigir su tiempo hacia iniciativas estratégicas, como innovar en cuanto a proveedores, planificar categorías y gestionar relaciones.

Cómo Amazon Business simplifica la gestión de proveedores

Amazon Business proporciona características ágiles y personalizables, como controles de compras rigurosos y capacidades de generación de informes que ayudan a simplificar la gestión de proveedores. A continuación, se presentan dos beneficios específicos que surgirán cuando te asocies con Amazon Business:

Identificar proveedores con certificaciones de sostenibilidad

Las iniciativas de compras responsables suelen ser una prioridad para los líderes de adquisiciones. De hecho, según una encuesta de KPMG de 2024, el 66 % de los encuestados consideran las políticas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) un factor principal que impulsa el abastecimiento estratégico. 

Amazon Business ayuda a los equipos de adquisiciones a lograr estos objetivos simplificando su acceso a proveedores que cumplan con los requisitos de acreditación, lo que permite a las organizaciones preferir negocios pequeños, diversos o locales, así como más productos sostenibles con certificación. De esta manera, se pueden alinear más fácilmente las compras con los objetivos en cuanto a la sostenibilidad, la diversidad y el impacto comunitario de la organización. Con este proceso, en la organización también se cumple con mandatos de sostenibilidad internos o externos y se simplifican los informes para que se demuestre el progreso hacia esos objetivos.

Mantener el control con permisos multiusuario y procesos de autorizaciones

Se pueden establecer límites de seguridad claros para efectuar compras en Amazon Business a través de permisos de cuenta multiusuario y procesos de autorizaciones. Gracias a estos controles, se puede garantizar que las partes interesadas correspondientes revisen y autoricen las compras, lo que ayuda a mantener el cumplimiento normativo y supervisar los gastos.

Amazon Business brinda este control e información detallada mediante características como Guided Buying y la visibilidad de gastos. Guided Buying en particular dirige a los empleados a productos o proveedores preferidos que adhieran a las políticas organizacionales, mientras que la visibilidad de gastos proporciona análisis que aumentan la transparencia y permiten tomar decisiones con datos.

Estas funcionalidades fusionadas ayudan a las organizaciones a gestionar su actividad de compras mientras mejoran la eficiencia y la experiencia del usuario.

Incorporación de proveedores más inteligente y colaboraciones más estrechas

En las adquisiciones modernas, la incorporación de proveedores ha dejado de ser un procedimiento rutinario para convertirse en una inversión estratégica en asociaciones útiles a largo plazo. Al establecer estándares internos definidos, automatizar procesos clave y plantear expectativas transparentes, se puede equipar mejor a los proveedores para entregar valor y calidad consistentes.

Para ayudarte a mantener estos estándares y crear procesos más eficientes, el equipo puede recurrir a Amazon Business. Con cientos de miles de vendedores sostenibles, locales u otros tipos de certificaciones, todo en una solución, los equipos podrán identificar fácilmente productos que se alineen con las necesidades de adquisición y los mandatos de compras responsables. También se puede usar la analítica de Amazon Business para hacer un seguimiento de los gastos del equipo, controlar los patrones y usar esa información para facilitar una mejor toma de decisiones. 

Ponte en contacto con Amazon Business hoy mismo para aprender a simplificar la colaboración con proveedores, la gestión de riesgos y el crecimiento organizacional.