Software de gestión de la cadena de suministro: Lo que los líderes de adquisiciones deben saber

Las cadenas de suministro globales cambian rápidamente y se vuelven más complejas, por lo que las adquisiciones digitales ocupan un lugar central a la hora de gestionar los cambios. Dado que las adquisiciones ya no pueden enfocarse únicamente en reducir costos, los líderes deben buscar crear valor, aumentar la resiliencia y gestionar el riesgo en todas las categorías en las que participan. A medida que estas expectativas aumentan, el software de gestión de la cadena de suministro (SCM) y las herramientas de adquisiciones trabajan cada vez más de cerca para proporcionar una visibilidad más clara, una mejor toma de decisiones y un control más estricto sobre cómo se mueven los bienes en las organizaciones.

Cuando estos sistemas funcionan sincronizados, pasarás de reaccionar ante la disrupción a definir el desempeño de la cadena de suministro, lo que da lugar a compras más inteligentes y con confianza.

¿Qué es un software de administración de la cadena de suministro?

Un software de gestión de la cadena de suministro (SCM) ayuda a las organizaciones a planificar, obtener, mover y rastrear los bienes que emplean todos los días. Estas herramientas centralizan las operaciones, las adquisiciones y la actividad de los proveedores en una sola una vista conectada, lo que ayuda a los líderes a actuar más rápido ante interrupciones y coordinar el trabajo entre equipos. Gracias a las herramientas, también hay una visión más clara de los gastos en las adquisiciones, el desempeño de los contratos y la fiabilidad de los proveedores, lo que permite tomar decisiones más efectivas mucho antes de que un pedido circule por la cadena de suministro.

Se invierte cada vez más en estas plataformas. Según Gartner, se espera que el software diseñado para ayudar a los líderes de la cadena de suministro a asumir roles más estratégicos aumenten a una tasa anual compuesta del 16.3 % durante los próximos cinco años, lo que representa más del doble del gasto global en software de SCM, de aproximadamente $29,000 millones en 2023 a $62,000 millones en 2028. 

Este crecimiento es indicador de un cambio a nivel general, con organizaciones que ahora consideran las tecnología de SCM un motor de valor estratégico, no solo de eficiencia operacional. Las adquisiciones se ubican en el centro de ese cambio porque estas herramientas ayudan a alinear las decisiones de compras con los objetivos operacionales y las expectativas de los proveedores.

Funciones principales en toda la cadena de suministro

El software de SCM contribuye a cuatro áreas fundamentales que determinan las operaciones diarias:

• Planificación: Los equipos prevén la demanda de los clientes, regulan el inventario y modelan escenarios que ayudan a ajustarse rápidamente cuando cambian las condiciones del suministro o el mercado.

• Abastecimiento: Los líderes comparan proveedores, gestionan cotizaciones, evalúan riesgos y negocian términos con una visión más clara de los factores de costos y las tendencias de desempeño.

• Logística: Las herramientas de SCM coordinan el almacenamiento, los envíos y las entregas hasta el último tramo para que los bienes circulen con mayor precisión y menos retrasos.

• Análisis: Los paneles e informes centralizan datos operacionales y de proveedores para facilitar el monitoreo de tendencias, detectar interrupciones y refinar estrategias de compras.

Estas funciones en conjunto crean una base conectada que ayuda a las áreas de adquisiciones y de operaciones a trabajar a partir de la misma información y tomar decisiones más efectivas en toda la cadena de suministro.

Cómo los equipos de adquisiciones utilizan las herramientas de SCM

El área de adquisiciones utiliza software de SCM para aportar estructura y claridad a las decisiones que influyen en toda la cadena de suministro. Los equipos rastrean el desempeño de los proveedores, asignan gastos a las necesidades operacionales e identifican oportunidades para consolidar pedidos o modificar la demanda. Del mismo modo, utilizan datos de SCM para alinear las estrategias relativas a las categorías con condiciones en directo, como restricciones al inventario o cambios en los cronogramas de producción.

Cuando las áreas de adquisiciones y operaciones trabajan teniendo en cuenta las mismas previsiones de la demanda, los indicadores de riesgos y cronogramas de despachos, disminuye la fricción y mejora la colaboración. Esto les permite actuar más rápido y coordinar compras con mayor confianza, lo que permite tener cadenas de suministro más resilientes y resultados consistentes.

Beneficios del software de SCM para las adquisiciones

El software de SCM proporciona una visión más clara y conectada de cómo las decisiones de compras influye en la cadena de suministro a nivel general. Gestionar la actividad diaria desde un sistema ayuda a optimizar tareas, aumentar el cumplimiento y colaborar con los proveedores de manera más efectiva. Al trabajar con datos precisos, en lugar de usar información dispersa o actualizarla de forma manual, se crea una base más estable para efectuar una optimización significativa de la cadena de suministro.

A continuación, se presentan los principales beneficios del software de SCM.

Control de gastos y visibilidad en tiempo real

Un software de SCM aporta transparencia a la cadena de suministro a la hora de tomar decisiones cotidianas. Gracias a los datos en tiempo real, se ve cómo la actividad relativa a compras se compara con los presupuestos, los compromisos con proveedores y las necesidades operativas, lo que ayuda a reducir los gastos no autorizados y alinear los pedidos con las políticas. 

Estas herramientas también revelan tendencias de antemano, lo que permite pulir los planes y anticipar necesidades antes de que los pequeños problemas se conviertan en interrupciones más complejas. Ambas ventajas crean un enfoque más disciplinado y predecible para gestionar los gastos incurridos en todas las categorías.

Gestión de relaciones con proveedores

Al tener mejores datos, también es mejor la gestión de las relaciones con los proveedores al proporcionar métricas de desempeño más concisas. Las herramientas de SCM ponen de relieve los índices de entregas puntuales, los indicadores de calidad y los patrones de precios, que permiten hacer negociaciones proactivas en vez de resolver problemas cuando estos ya existen. 

Estas herramientas también muestran oportunidades para consolidar proveedores o aumentar el volumen con socios de gran desempeño. Con una vista estructurada del desempeño, se pueden entablar conversaciones más estratégicas y establecer asociaciones más saludables a largo plazo.

Mitigación de riesgos y planificación de la continuidad

Las condiciones de la cadena de suministro cambian rápidamente, por lo que hace falta tener herramientas que ayuden a identificar los riesgos y actuar sin ralentizar las operaciones. Un software de SCM rastrea posibles interrupciones, como envíos demorados o el surgimiento de capacidades restringidas, e indica el momento en el que se deben considerar opciones de abastecimiento alternativas. 

Al tener información de antemano, se puede proteger la continuidad, adaptarse más rápido y mantener operaciones estables, aun cuando cambian las condiciones externas.

Características clave del software de SCM

Al evaluar un software de SCM, preponderan los siguientes criterios: qué tan bien se conecta a los sistemas ya utilizados, con qué efectividad convierte datos en información y con qué eficiencia automatiza el trabajo rutinario. Estas tres áreas revelan la capacidad de la herramienta para influir en las decisiones que se toman a diario, no solo sus especificaciones técnicas. 

Con esas pautas en mente, se detalla lo que se debe tener en cuenta al evaluar diferentes programas.

Integración con sistemas de adquisiciones y finanzas

Las herramientas de SCM generan el mayor valor cuando se acoplan con procesos de adquisiciones y finanzas existentes. Las integraciones con sistemas de compras, herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) y procesos de autorización minimizan la información duplicada, reducen la conciliación manual y mantienen la coherencia de los datos. 

Cuando las órdenes de compra, los recibos y los registros financieros circulan por un proceso único y conectado, las adquisiciones se efectúan más rápido y el área de finanzas obtiene informes más confiables. Esta estructura también mejora la supervisión al mantener las políticas, los gastos y la actividad de los proveedores coordinados en un solo lugar, en vez de estar repartidos en sistemas separados.

Capacidades de análisis e informes

Al tener análisis, se puede entender cómo se desarrolla la cadena de suministro y por qué emergen patrones. Los sistemas de SCM efectivos ofrecen paneles que visualizan las tendencias de los costos, el desempeño de proveedores y los tiempos de ciclo. Asimismo, se muestran informes que categorizan los gastos y detectan posibles embudos. Si bien no todas las herramientas ofrecen previsiones, los análisis aún proporcionan información útil para diseñar planes relativos a categorías y modificar presupuestos. 

Cuando los informes se alinean con las métricas de adquisiciones, como la de evitar costos, indicadores de desempeño de los proveedores y mejoras en los tiempos de ciclos, se puede monitorear el progreso con más claridad y demostrar valor en toda la organización.

Automatización y soporte de procesos

La automatización reduce la fricción en actividades rutinarias de la cadena de suministro y adquisiciones. Muchas herramientas de SCM automatizan pasos como la creación de órdenes de compra, autorizaciones, la unificación de facturas y la generación de informes, lo que disminuye el esfuerzo administrativo y aumenta el cumplimiento de políticas. La automatización también permite tomar decisiones más consistentes, pues los procesos siguen reglas documentadas en vez de hábitos informales.

Las tecnologías avanzadas potencian estos beneficios. En esta conversación de pódcast de McKinsey, Knut Alicke, líder de la Academia de Ejecutivos de la Cadena de Suministro de McKinsey, describe un proyecto en el que la inteligencia artificial (IA) analizó cómo los gerentes de pedidos tomaban decisiones relativas a la asignación de recursos. El sistema reveló inconsistencias, sugirió asignaciones que se ajustaban mejor a la estrategia de la empresa y mejoró con el tiempo en base a los comentarios de gerentes, lo que ilustra cómo las herramientas modernas como la IA y el machine learning pueden ayudar no solo a trabajar más rápido, sino con más intención y alineamiento.

Cómo Amazon Business complementa el software de SCM

Un software de SCM proporciona la roca basal de las operaciones, pero las tareas de adquisiciones rara vez se detienen en la planificación y la logística. Los equipos aún lidian con proveedores dispersos, una visibilidad deficiente y necesidades de compra diarias que quedan excluidas de los sistemas tradicionales. Esas debilidades generan una verdadera fricción, sobre todo cuando los líderes buscan tener un control más estricto, ser más eficientes y efectuar compras más responsables.

Amazon Business complementa las herramientas de SCM al aunar las compras de negocio cotidianas con las mismas prioridades que potencian el desempeño de la cadena de suministro. Al tener procesos de compra integrados, mayor visibilidad y opciones flexibles de proveedores, todo esto sumado a la red de despacho de primer nivel de Amazon, se puede lograr que las adquisiciones y las operaciones vayan en sincronía. En conjunto, estas capacidades ofrecen una forma más inteligente y completa de gestionar la cadena de suministro de extremo a extremo.

Integración ordenada

Cuando los sistemas de compras y las herramientas de la cadena de suministro van descoordinados, se pierde tiempo y claridad. Amazon Business ayuda a cerrar esa brecha al dar opciones de integración que se adaptan a los sistemas ya utilizados. Las conexiones a más de 300 sistemas de adquisición y ERP, junto con Punchout y el inicio de sesión único, posicionan a Amazon Business directamente en los procesos existentes.

Una vez integrado, las compras siguen las mismas vías de autorización y pasan los controles de políticas que los equipos emplean en el resto del sistema. Esto evita hacer trabajo doble, aumenta el cumplimiento de compras y proporciona un seguimiento de gastos más claro, lo que agrega estructura sin generar fricción.

Visibilidad y control extendidos

Para planificar la cadena de suministro, se requiere información precisa y oportuna, pero la velocidad de las compras diarias puede dejar puntos ciegos. Amazon Business ofrece una vista integral de lo que se compra, a qué se destinan los presupuestos y dónde las actividades transgreden las normas establecidas. Gracias a características como los productos de empresa, una configuración de entregas personalizables, el monitoreo de anomalías de gastos, la gestión de presupuesto y la analítica de Amazon Business, las compras rutinarias se pueden convertir en un proceso más previsible y manejable.

Guided Buying ayuda a reforzar las compras responsables al dirigir a los empleados hacia proveedores y categorías preferidas. Visibilidad de gastos, una característica de Business Prime, amplía ese control con paneles interactivos que muestran tendencias y permiten rastrean objetivos. Con señales más claras y menos imprevistos, los equipos de adquisiciones y operaciones pueden entender mejor cómo el comportamiento de las compras afecta los resultados de la cadena de suministro.

Mayor información de compras

Incluso con herramientas efectivas de SCM, los gastos indirectos y descentralizados puede pasar desapercibidos. La analítica de Amazon Business devuelve revela esa actividad mediante informes minuciosos por departamentos, proveedores y categorías. Se puede rastrear cómo la materia prima y los bienes indirectos se usan en la organización, lo que reduce los cabos sueltos y permite tomar decisiones más alineadas y basadas en datos. 

Estos conocimientos revelan más que tendencias de costos. Dan a conocer oportunidades de consolidación, debilidades en la diversidad de proveedores y formas de lograr objetivos de compras responsables al cambiar hacia opciones certificadas. Con un conjunto de datos más completo, se pueden usar paneles de SCM para tomar decisiones más intencionadas que fortalezcan las estrategias y el desempeño de los proveedores.

Acceso a opciones flexibles de entregas y reabastecimiento

Los equipos de adquisiciones suelen productos bajo demanda, no con una frecuencia determinada. Amazon Business ofrece opciones flexibles de despacho de pedidos, incluidas entregas en pallet cuando se necesitan productos a granel y Amazon Business Restock para artículos de rápido movimiento. Estas opciones ayudan a mantener un inventario estable sin agregar trabajo administrativo ni tener que hacer malabares con múltiples proveedores.

Al combinar las capacidades de planificación del software de SCM con las entregas flexibles de Amazon Business, se puede actuar ante los cambios en la demanda con mayor facilidad. Al realizar despachos de pedidos más ágiles, tener niveles de inventario más estables y reducir los embudos, es más fácil adaptarse a las condiciones cambiantes.

Modernizar las adquisiciones con herramientas inteligentes

Un software de SCM aporta estructura a un entorno complejo, pero el impacto es mayor cuando se diseña una estrategia acorde. Las cadenas de suministro más resilientes surgen cuando se combinan herramientas efectivas de planificación con soluciones de compras que mejoran la visibilidad, el cumplimiento y los controles cotidianos. Al amalgamar estos elementos, se puede crear una base más escalable para tomar decisiones y mantener las operaciones activas con menos imprevistos.

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