Contabilidad y Pagar por factura

Tanto si es un empresario independiente o un propietario de una pequeña empresa, la contabilidad es una parte importante de las operaciones y siempre hay formas de optimizar el proceso y simplificar las cosas. En esta presentación, se habla sobre  Pago por factura*, una solución de Amazon Business que puede ayudarlo a encaminarse hacia un proceso de pago y conciliación de extremo a extremo mucho más fácil. Mire el video para obtener más información.

Lo más destacado de la presentación en video

En los últimos años, en parte debido a la COVID, es probable que cada vez más personas como usted se hayan conectado a la Web con el fin de efectuar compras para sus necesidades comerciales y necesitan acceder a soluciones fáciles de usar que simplifiquen el acceso a fondos, ayuden a llevar su contabilidad e informes de gastos y permitan conciliar sus facturas.

Los desafíos de las pequeñas empresas

Hablemos de algunos de los puntos débiles de la contabilidad a los que, como propietario de un negocio, quizás tuvo que enfrentarse, o con los que tiene que lidiar actualmente.

Acceso a fondos

 Como una pequeña empresa, probablemente siempre esté tratando de optimizar su flujo de caja. Los clientes comerciales de Amazon que encuestamos en julio de 2022 y que prefieren facturar en lugar de pagar mencionan la falta de acceso como uno de sus principales puntos débiles. Algunos de ustedes pueden tener acceso a tarjetas de crédito para compras, pero pueden tener dificultades de crédito insuficiente cuando ocasionalmente necesiten realizar una compra grande. Es posible que otros propietarios de empresas sigan utilizando cheques o soluciones de débito como transferencias bancarias, que generalmente es un proceso manual que lleva mucho tiempo valioso. Otro problema surge si los productos se retrasan, no se reciben o se reciben en malas condiciones, pero el pago ya se ha realizado. Luego, debe pasar por el proceso de otorgar reembolsos y se queda sin ese efectivo que podría usarse para otros gastos comerciales.

Datos insuficientes

Como propietario de una pequeña empresa, es posible que tampoco tenga suficientes datos en el estado de su cuenta bancaria o de tarjeta de crédito que coincidan con sus pedidos y pagos. Esto, a su vez, agrega horas a su carga de trabajo y hace que lo que debería ser un proceso fluido y optimizado, sea demasiado complicado. Las empresas tienen diferentes procesos de conciliación, y recibir facturas en formatos específicos y con diferentes niveles de detalles afecta el tiempo que se tarda en conciliar las compras antes de pagar.

Informes de gastos

Finalmente, todos sabemos que lidiar con los informes de gastos es uno de los mayores puntos débiles para las pequeñas empresas. Esto es especialmente cierto para las empresas que permiten a los empleados utilizar métodos de pago personales debido a la falta de alternativas comerciales. Es fundamental tener los gastos claros para administrar mejor los presupuestos.

Pagar por factura

Tanto si es un emprendedor independiente que lo hace todo o un responsable de administrar la contabilidad dentro de su pequeña empresa, Pagar por factura le permitirá optimizar el flujo de efectivo y le facilitará la contabilidad, la conciliación y los informes. Pagar por factura es un método de pago de facturación personalizable para empresas de todos los tamaños y sectores. Repasemos los puntos débiles anteriores y veamos cómo Pagar por factura ofrece soluciones que pueden ayudar a abordarlos.

Acceso a fondos a través de Pagar por factura*

Cuando se trata del acceso a fondos, Pagar por factura otorga a los clientes elegibles la opción de comprar ahora y pagar más tarde con términos de pago y una línea de compra ofrecida en Amazon Business. Pagar por factura ayuda a los clientes a administrar fácilmente el capital de trabajo y liberar el flujo de caja con términos netos que funcionan para usted . Los clientes pueden solicitar aumentos en la línea durante ciertas épocas del año cuando el flujo de caja es una preocupación (por ejemplo, solicitar un aumento adicional en la línea de crédito durante el período de noviembre a diciembre y luego regresar a la línea normal una vez que finalicen las festividades).

Pagar por factura no requiere tarifas iniciales ni ofrece intereses (a diferencia de las tarjetas de crédito), lo que le brinda poder adquisitivo y lo ayuda a administrar su capital de trabajo. Con una membresía Business Prime, puede solicitar plazos de 45 días con los planes Pequeño y Mediano. Con estos plazos de pago extendidos, tiene el tiempo y el dinero a favor para seguir haciendo crecer su negocio en el mercado hipercompetitivo de hoy.

Contabilidad y conciliación de cuentas

Cuando se trata de sus problemas de contabilidad y conciliación de cuentas, Pagar por factura le permite personalizar la configuración de la factura para que se ajuste a sus necesidades contables, en lugar de cambiar su proceso para que se ajuste a un método de pago estándar. En Amazon Business, reconocemos que no hay dos empresas iguales. Cada una tiene sus propios objetivos, políticas internas y procedimientos. En particular, las empresas tienen diferentes procesos de conciliación, y recibir facturas en formatos específicos y con diferentes niveles de detalles afecta el tiempo que lleva conciliar las compras antes de pagar.

Con Pagar por factura, puede personalizar la configuración de la factura para alinearla con la estructura de su organización y los procesos y políticas de Cuentas por Pagar. Este método le permite lo siguiente:

•  Recibir facturas en varias y diferentes direcciones de correo electrónico.
•  Consolidar fácilmente las facturas con la frecuencia que elija (por mes o por orden de compra).
•  Integrar fácilmente la API de Pagar por factura para que se sincronice de forma automática con Quickbooks® a fin de obtener una vista completa de todas las facturas de la empresa en un solo lugar.
•  Tener la opción de agregar campos definidos por el cliente, como el número de orden de compra.

Todas estas cosas lo ayudan a recibir, conciliar y procesar pagos más rápido, lo que resulta en costos más bajos y un flujo de caja mejorado. Además, Pagar por factura le permite comprar a miles de vendedores externos en Amazon Business y le permite a su equipo de Cuentas por Pagar efectuar los pagos directamente a Amazon Business, mientras nosotros manejamos las complejidades de pagar a los múltiples vendedores externos. Esto le permite reducir la cantidad de proveedores a los que les tiene que pagar y simplificar el proceso de Cuentas por Pagar.

Factura digital y detallada

Por último, Pagar por factura simplifica aún más la conciliación con facturas digitales y detalladas. Estas son facturas detalladas bajo demanda con las órdenes de compras respectivas para una fácil correspondencia de 3 vías. El portal Pagar por factura le permite verificar las facturas en cualquier momento desde su cuenta y hacer un seguimiento de los cambios de estado y las fechas de vencimiento con informes bajo demanda. También incluye herramientas para desembolsar reembolsos a su cuenta bancaria comercial o crear informes personalizados para hacer un seguimiento de los gastos y conciliar los pagos. Y existen varias formas de pagar facturas, como la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), la transferencia bancaria o el cheque, según las preferencias de su empresa. Puede simplificar sus procesos de conciliación administrando su configuración de facturación, viendo los saldos de su cuenta, descargando sus facturas y generando informes para hacer un seguimiento de los gastos, en línea con su cuenta de Amazon Business. Simplemente vea su cuenta y saldos para obtener una referencia rápida o utilice herramientas adicionales para depositar reembolsos a su cuenta bancaria comercial o crear informes personalizados a fin de hacer un seguimiento de los gastos y conciliar los pagos. 

Informes

Tanto si es una persona que dirige su propio negocio y desempeña el papel de la contabilidad o es una pequeña empresa con un departamento contable, puede acceder a informes de gastos con herramientas analíticas integradas para un mejor control.

Para una pequeña empresa con varios empleados, puede permitir que los empleados usen la línea Pagar por factura de la empresa para compras en Amazon Business en lugar de su método de pago personal. De esta manera, no tendrá que lidiar con reclamos de gastos individuales y elimina la necesidad de que los empleados recuerden enviar informes de gastos porque las facturas digitales se envían automáticamente por correo electrónico a Contabilidad. Esto da como resultado menos tiempo para que su equipo de Cuentas por Pagar realice un seguimiento de los informes de gastos. La vista de informes también permite una mayor visibilidad de los gastos en toda la organización (por ejemplo, diferentes grupos), lo que puede ayudar a optimizar los gastos y a ahorrar costos. Puede buscar y descargar facturas por orden de compra, monto de transacción y fecha. En lo que respecta al seguimiento de gastos, esta característica también sirve para proporcionar controles seguros y protegidos. A medida que su negocio crece, puede supervisar fácilmente los hábitos de gasto y asegurarse de que los compradores estén tomando decisiones rentables.

¿Cuáles son los pasos y cómo funciona?

Al registrarse para obtener una cuenta de Amazon Business, su cuenta se evaluará automáticamente para una línea de compra de Pagar por factura. Si se aprueba, el administrador de la cuenta recibirá un correo electrónico que detalla el monto de la línea aprobada, los términos de pago y las instrucciones sobre cómo configurar el nuevo método de pago. Una vez notificado, no espere, solo tiene 180 días  para activar la línea de compra después de la aprobación. Si no se realiza ninguna acción, la línea se cerrará.

Pagar por factura brinda a los clientes calificados de Amazon Business la opción de obtener una factura con un plazo estándar de pago a 30 días. Siempre que se envíe un pedido, las empresas recibirán una factura clara y detallada, con un plazo de pago a 30 días en Amazon Business. Combinar la conveniencia, el valor y la selección de Amazon Business con una línea de crédito de Pagar por factura puede ayudar a las empresas a simplificar y optimizar las compras. Cuando el proceso contable se simplifica en tal grado, es una victoria importante, lo que les da a los propietarios de empresas como usted más tiempo para concentrarse en otras tareas importantes.

* sujeto a aprobación