Los 5 beneficios de centralizar las adquisiciones en grandes negocios

La adquisición desempeña un rol fundamental al determinar la eficiencia operativa, la estructura de costos y el estado del cumplimiento de una empresa. Debido a la presión cada vez mayor que recae en las empresas para reducir costos y aumentar la transparencia, algunas de ellas recurren a la adquisición centralizada para tener un control más estricto del gasto y los riesgos. 

La adquisición centralizada unifica decisiones de compras en una sola función estratégica. Ofrece muchas ventajas, como un mayor cumplimiento con políticas internas, mitigación de riesgos mejorada y una capacidad más afinada para usar tecnologías digitales de adquisición- Para las empresas que buscan escalar, la centralización también refuerza las asociaciones con proveedores y permite la planificación financiera.

Pero antes de implementar un sistema de compras centralizado, es importante entender sus ventajas, definir el momento adecuado para el cambio y describir las estrategias de mitigación en caso de que el modelo fracase.

¿Qué es la adquisición centralizada?

La adquisición centralizada es una estrategia de compras mediante la cual un solo equipo o dependencia administra todas las actividades de adquisición dentro de la organización. En vez de dejar que la adquisición recaiga en departamentos o regiones individuales, el equipo central se encarga del abastecimiento estratégico, la negociación, las compras y las relaciones con proveedores en toda la organización.

Al centralizar las adquisiciones, la organización podrá hacer lo siguiente:

• Promover procesos estandarizados

• Negociar mejores precios y términos de pago mediante compras al por mayor

• Consolidar información redundante de proveedores

• Mejorar la visibilidad de datos 

La adquisición centralizada suele denominarse compra centralizada, pero ambos términos pueden usarse indistintamente. Las compras solo refieren a la parte transaccional de la adquisición, mientras que la adquisición abarca otras actividades, como la administración de contratos y relaciones con proveedores.

El modelo de adquisición híbrida

Si bien la centralización completa tiene sus ventajas, muchas empresas adoptan un modelo de adquisición híbrida que fusiona un control centralizado con una ejecución descentralizada.

En este modelo, se centralizan las decisiones estratégicas (por ejemplo, la selección de proveedores o la administración de contratos), pero los equipos locales toman decisiones operativas (por ejemplo, hacer pedidos o coordinar horarios de entrega). De ese modo, se mantiene la agilidad mientras se aprovechan las ventajas del escalado.

La adquisición híbrida funciona mejor en las siguientes industrias:

• Manufactura: Las empresas pueden usar contratos centralizados para comprar materia prima, pero recurren a la adquisición local para piezas de equipos y repuesto.

• Cadenas minoristas: Las casas centrales pueden negociar contratos con proveedores, mientras los gerentes departamentales supervisan las necesidades de inventario locales.

• Atención médica: Las organizaciones pueden hacer compras centralizadas de equipamiento médico y farmacéutico, pero optan por el abastecimiento local para suplir necesidades de atención específicas.
  
  

Los modelos híbridos son flexibles, pero la adquisición centralizada puede brindar más ahorros de costos, mantener el cumplimiento normativo y mejorar el rendimiento de los proveedores.

Las 5 ventajas de la adquisición centralizada

Desde relaciones con proveedores más estrechas hasta un mayor flujo de caja, las ventajas de la adquisición centralizada son variadas. A continuación, mencionamos las 5 ventajas de adoptar una estrategia de adquisición centralizada.

1. Ahorros de costos y control del gasto

La reducción de costos es uno de los motivos más convincentes para centralizar las adquisiciones. Al tener un departamento de adquisiciones centralizado, se pueden eliminar pedidos repetidos o tareas administrativas. También se mejora la visibilidad de gastos para llevar un mejor control y negociar.

Entre los beneficios clave, se incluyen los siguientes:

• Capacidad de compras al por mayor: Las compras centralizadas permiten negociar precios más bajos por compras más grandes y descuentos por volumen.

• Menos gastos no convencionales: La centralización refuerza el cumplimiento con los contratos y proveedores preferidos de tu organización, por lo que se efectúan menos compras fuera de contrato que inflan los costos.

• Normalización: Centralizar las compras al por mayor de productos estandarizados (como artículos de oficina o equipos informáticos) garantiza la uniformidad en toda la organización y minimiza el riesgo de hacer pedidos duplicados o innecesarios.

Caso práctico: Chevron usa Amazon Business para optimizar la administración del gasto marginal y consolidar las compras, lo que reduce el gasto operativo de adquisiciones y aumenta la visibilidad de costos.

2. Cumplimiento y mitigación de riesgos

En las industrias con normas rígidas, el cumplimiento no es negociable. Un equipo de adquisición centralizada está en mejores condiciones de asegurar que todas las compras se ajusten a estándares normativos, legales y éticos.

La adquisición centralizada ayuda a cumplir las siguientes normas:

• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)

• Ley Sarbanes-Oxley (SOX)

• HIPAA (para la adquisición en atención médica)

• Certificaciones ISO (por ejemplo, ISO 9001 o ISO 14001)
  
  

También ofrece otras ventajas para mitigar riesgos, como implementación del abastecimiento ético, prevención de fraudes con registros de auditorías mejorados y evaluación de proveedores para reducir la exposición a riesgos, aumentar la sostenibilidad y tener un mejor rendimiento social. 

3. Transformación digital y tecnologías de adquisición

Según un informe sobre el estado de la adquisición para 2026, publicado por ProcureAbility y ProcureCon, la transformación digital será la principal prioridad para los líderes de adquisición en el próximo año. La adquisición centralizada será más efectiva si se combina con herramientas digitales que automaticen y optimicen los procesos y con programas de adquisición que simplifiquen la centralización. 

Entre las ventajas más importantes de usar tecnologías de adquisición para ayudar a tu organización a centralizar las compras, se incluyen las siguientes:

• IA y automatización: Automatiza tareas con poco valor, como procesar facturas, enviar autorizaciones y seguir pedidos para acelerar los procesos operativos. También usa herramientas de IA para comprender los montos elevados de datos inconsistentes y tomar decisiones. 

• Integración de adquisición electrónica: Empareja soluciones de compras de negocio inteligentes con sistemas conocidos de ERP como SAP Ariba, Oracle y Coupa.

• Análisis en tiempo real: Obtén información actualizada sobre los gastos en distintas categorías, departamentos o ubicaciones para tomar decisiones informadas.

   

4. Administración de relaciones con proveedores y eficiencia operativa

Las deficiencias en procesos y la fiabilidad de los proveedores se identificaron como los dos desafíos más apremiantes que enfrentaron los equipos de adquisición en 2024, según una encuesta anual sobre la adquisición a cargo de la Asociación de Directores Públicos de Adquisición de California (CAPPO). Una estrategia de administración de adquisiciones centralizadas puede resolver ambos problemas.

Con un modelo de compras centralizado, podrás entablar relaciones más estrechas y estratégicas con los proveedores. Tener un solo punto de contacto permite una comunicación más eficiente y asegura un servicio predecible.

Entre las ventajas operativas para tu organización, se incluyen las siguientes:

• Consolidación de proveedores: Elimina proveedores duplicados o innecesarios.

• Mayor capacidad de negociación: Celebra contratos a largo plazo con mejores términos de pago.

• Seguimiento del rendimiento: Monitorea los KPI de los proveedores y los niveles de servicio para asegurarte que el proveedor mantenga la calidad del servicio.

   

Caso práctico: Lee cómo Waldorf School District centralizó las compras en más de 70 departamentos, lo que facilitó la adquisición, unificó proveedores y generó transparencia de costos.

5. Planificación financiera y optimización del flujo de caja

Las decisiones de adquisición tienen un impacto directo en la salud financiera de tu organización. Las adquisiciones centralizadas permiten a los directores de finanzas y sus equipos administrar el flujo de caja y hacer predicciones.

Entre otros beneficios financieros, encontramos los siguientes:

• Alineamiento presupuestario: Los equipos centrales pueden controlar que las compras no excedan los presupuestos preestablecidos.

• Previsión del gasto: Las previsiones son más precisas si se visibilizan mejor las futuras necesidades de adquisición.

• Transparencia de costos: Los datos desagregados ayudan a generar informes y realizar auditorías internas.

   

¿Cuándo debo centralizar el proceso de adquisición?

Quizás te convenciste de centralizar las adquisiciones, pero no sabes cuándo es el momento adecuado para tu organización. En general, la adquisición centralizada es un movimiento acertado dadas las siguientes condiciones:

• Tu organización está escalando con rapidez.

• Administras la adquisición en diferentes regiones o unidades de negocio.

• Debes cumplir requisitos de cumplimiento normativo o presentar registros de auditoría complejos.

• El gasto no convencional es un problema constante.

• Estás buscando reducir los costos operativos.

• Deseas tener más visibilidad de datos en las distintas actividades de compras.

Si estás investigando sobre la adquisición centralizada, tienes un buen motivo para dar el siguiente paso.

Cómo implementar un modelo de adquisición centralizado: Una guía detallada

Luego de decidir avanzar hacia la adquisición centralizada, sigue estos pasos que te guiarán a través del proceso.

Paso 1: Evalúa las prácticas de adquisición actuales

Repasa tus actividades y tecnologías actuales de adquisición y piensa cómo la centralización de compras afectaría a los equipos en las distintas ubicaciones o departamentos. Evalúa si los sistemas que ya usas pueden tolerar un proceso centralizado. En caso de que no puedan, debes encontrar una solución que se integre con ellos.

Paso 2: Determina objetivos y consigue el apoyo de miembros ejecutivos

Alinea tus objetivos de adquisición con las necesidades de la empresa e identifica KPI específicos para valorar el éxito (por ejemplo, ahorros de costos y reducción de proveedores). Obtener el apoyo de los gerentes de compras distintas áreas y departamentos puede aportar valor a tu caso.

Paso 3: Selecciona herramientas de adquisición

Examina las soluciones de adquisición digital que te darán un control centralizado, pero mantendrán cierta flexibilidad para que el personal elija sus productos. Por ejemplo, desde Administración del presupuesto, puedes aplicar controles sobre el presupuesto para cada departamento y limitar los pedidos para un número selecto de proveedores autorizados, pero seguir permitiendo que usuarios individuales ingresen al sistema y hagan sus pedidos.

También ten en cuenta hacer integraciones con tus sistemas de contabilidad y ERP. Elige las herramientas que permitan establecer permisos de usuarios, crear procesos de autorización y satisfacer necesidades analíticas.

Paso 4: Implementa cambios de forma paulatina

Aumenta las probabilidades de que los usuarios adopten el modelo incorporándolo gradualmente; tal vez en etapas o con un grupo piloto. Empieza por categorías poco riesgosas, como artículos de oficina o periféricos informáticos y, luego, sigue por región o departamento. Ofrece la capacitación adecuada y ayuda para gestionar los cambios, de modo que los usuarios puedan desenvolverse con confianza.

Paso 5: Monitorea y optimiza el rendimiento

Sigue de cerca tus métricas por lograr, como ahorros de costos, rendimiento de proveedores e índices de cumplimiento con políticas. Solicita a los usuarios una valoración del nuevo sistema y dónde hay problemas para poder seguir mejorándolo. A medida que pase el tiempo, puedes ampliar el alcance o incorporar funcionalidades más sofisticadas.

Áreas donde la adquisición centralizada puede fallar (y estrategias de mitigación)

Si bien la adquisición centralizada tiene muchas ventajas, también conlleva dificultades. A continuación, se mencionan algunos obstáculos que puedes encontrar y cómo superarlos.

Toma de decisiones más lenta y menos flexibilidad

Desafío: La centralización puede generar demoras en los pedidos y ralentizar los tiempos de respuesta.

Estrategias de mitigación:

• Usa un modelo híbrido para descentralizar las compras poco riesgosas y con menos valor.

• Implementa autorizaciones automáticas y procesos flexibles con Guided Buying.

• Establece umbrales de compras para requisiciones autogeneradas.

   

Resistencia al cambio

Desafío: Las partes interesadas pueden presentar resistencia a los cambios en los procesos de adquisición.

Estrategias de mitigación:

• Presenta de forma clara a todos los equipos las ventajas de un modelo centralizado.

• Ofrece capacitación adecuada y apoyo.

• Haz que las partes interesadas participen desde el inicio en el plan de transición para que se sientan representadas.

   

Costos de instalación inicial

Desafío: Centralizar las adquisiciones puede requerir sistemas nuevos o capacitación del personal, lo que implica gastos anticipados adicionales.

Estrategias de mitigación:

• Usa soluciones que permitan iniciar la implementación de forma escalable y a un costo bajo.

• Empieza de a poco, prueba el ROI y escala de manera gradual.

• Compensa los costos con las primeras ganancias en ahorros y eficiencia.

   

Empieza a gozar los beneficios de la adquisición centralizada

Los beneficios de la adquisición centralizada van más allá de la reducción de costos. Las compras centralizadas son un movimiento estratégico que permite lograr eficiencia operativa, mantener el cumplimiento y llevar un control financiero. Con las herramientas y una gestión de cambios adecuadas, las empresas pueden transformar la adquisición de un proceso manual y dividido a una función unificada con la ayuda de datos.

Nuestra solución de compras de negocio inteligentes ayudan a centralizar las adquisiciones gracias a las herramientas que permiten optimizar la administración de proveedores, tener más visibilidad del gasto e integrar la solución con los sistemas actuales de adquisición. Con características como opciones de compras al por mayor, análisis del gasto y procesos automatizados, podrás implementar la adquisición centralizada de forma efectiva y mantener la flexibilidad según sea necesario. 

Empieza a optimizar tu proceso de compra hoy mismo. Regístrate en una cuenta Amazon Business gratuita para acceder a los beneficios de la adquisición centralizada o comunícate con uno de nuestros expertos para conocer todas tus opciones.