Software de adquisición en la nube: Una guía estratégica para líderes

Las ineficiencias operativas, los datos aislados y la falta de visibilidad en tiempo real son los tres retos clave que pueden afectar prácticamente a todas las partes de un proceso de adquisición cotidiano.

Si bien es importante que los equipos tengan el control en estas áreas, intentar solucionarlos a la vez que se escala una organización puede ser todo un desafío. Pero lo bueno es que los equipos de adquisición pueden acceder a una potente tecnología para simplificar sus operaciones desde la adquisición hasta el pago. Aquí es cuando entra en juego el software de adquisición basado en la nube.

A continuación, aprenderás qué hace el software de adquisición basado en la nube, sus potenciales impactos en tus operaciones y cómo se puede sincronizar con los demás sistemas para aprovechar al máximo sus funciones.

¿Qué es un software de adquisición basado en la nube?

El software de adquisición basado en la nube es una solución que se encuentra en la nube. Los equipos pueden acceder a este en línea en lugar de tener que instalar una herramienta en sus dispositivos o en el servidor de su organización. 

Contrario a los sistemas que se encuentran en las instalaciones, las soluciones de adquisición basadas en la nube ofrecen mayor flexibilidad y agilidad. Por este motivo, pueden ayudar a los equipos de adquisición a mantenerse al día con los cambiantes escenario del sector, solucionar cuellos de botella operativos y, además, ahorrar dinero. 

Existen cuatro diferencias entre los sistemas de adquisición en la nube y en las instalaciones:

1. Accesibilidad: Los equipos incorporan herramientas de adquisición en las instalaciones en sus computadoras, mientras que el software basado en la nube existe en la nube.

2. Escalabilidad: Las herramientas en las instalaciones tienden a tener restricciones de crecimiento dado que se enfrentan a limitaciones en cuanto a almacenamiento y funcionalidad informáticas.

3. Integración: El software basado en la nube se conecta sin inconvenientes con una amplia variedad de sistemas, pero el software basado en la computadora confina las herramientas en las instalaciones a una red física.

4. Precio: El software basado en la nube suele tener una tarifa de inicio más baja y una estructura de precios más predecible, mientras que las herramientas en las instalaciones requieren una mayor inversión de entrada.

    

Dado su amplio impacto en las operaciones de adquisición, el software basado en la nube puede llegar a ser un activo valioso para los equipos de adquisición de diversas industrias. 

Por qué la adquisición en la nube es una prioridad estratégica en 2025

En el pasado, los entornos de adquisiciones podían funcionar suficientemente bien con sistemas tradicionales en las propias instalaciones y hojas de cálculo cargadas de datos. Sin embargo, en una cadena de suministros cada vez más moderna y compleja, los equipos de adquisición deben funcionar con mayor agilidad y eficiencia. Como resultado, una adquisición efectiva suele ser una ventaja estratégica que puede conformar o destruir tu organización por completo.

Así es como las soluciones de adquisición en la nube pueden respaldar estratégicamente tu organización:

• Mantente un paso adelante de la competencia: El acceso sencillo a la tecnología ha elevado las expectativas en todas las organizaciones, intensificando la competencia y volviendo imprescindible contar con tecnología ágil. 

• Controla tus finanzas: Las plataformas basadas en la nube conectan todos tus sistemas, lo que te permite crear presupuestos financieros precisos, controlar los gastos y evitar los puntos ciegos financieros que resultan de los datos aislados.

• Responde a las cadenas de suministro volátiles: Si un proveedor de repente no puede brindarte los bienes y servicios que necesitas, deberás adaptarte con el menor costo posible. Mientras más rápido pueda adaptarse tu equipo a este tipo de interrupciones, es más probable que puedas evitar gastos por demoras en el proceso. 

   

Sin agilidad, eficiencia y perspectiva, es más probable que la empresa entre en una meseta. Sabiendo esto, muchas organizaciones están acudiendo a la adopción de la nube y a ciertas soluciones como Amazon Web Services (AWS) y Amazon Business para respaldar sus operaciones. Esto les da a las organizaciones mayor transparencia y una mejor oportunidad de obtener una ventaja competitiva impulsada por los datos. 

Cómo AWS y Amazon Business hacen posible la transformación de la adquisición en la nube

AWS, la plataforma basada en la nube de Amazon, les da a los usuarios acceso a bases de datos y otros servicios similares sin que tengan que instalar software en sus dispositivos. Puede ayudar a los equipos de adquisición que buscan simplificar sus operaciones, en particular cuando la asocian con Amazon Business, un software de adquisición en línea que ofrece herramientas para la autorización de facturas y RFP, el cumplimiento de contratos, análisis avanzados e integraciones fluidas. 

Puedes pensar en AWS como en el trasfondo de infraestructura de tu organización: una solución segura, escalable y basada en la nube que puede mejorar la efectividad de los sistemas de adquisiciones en toda la organización. Cuando lo vinculas con Amazon Business, tu equipo puede disfrutar de tener acceso a funciones específicas de adquisición que promueven la transparencia y la eficiencia. 

Pero Amazon Business y AWS no son una combinación de adquisición aislada. Ambos pueden usarse con otras plataformas de adquisición, como SAP Ariba o Coupa. De este modo, los usuarios pueden crear una infraestructura tecnológica de adquisición estratégica sin necesidad de tener que administrar integraciones complicadas ni exponerse a silos de información. 

Cinco características esenciales para las herramientas modernas de adquisición en la nube

Ahora que has comprendido cómo funcionan las herramientas modernas de adquisición en la nube, puedes usar el desglose a que está debajo de las funciones y funcionalidades clave al considerar tus opciones:

1. Procesos de autorización automatizados

Los procesos de autorización manuales pueden ralentizar las operaciones y aumentar las probabilidades de errores costosos, pero la automatización podría ser la oportunidad de tu equipo para resolver estos desafíos. 

Algunas soluciones, como Amazon Business, cuentan con la función automática de doble y triple coincidencia, que te permite verificar rápidamente las facturas comparándolas con las órdenes de compra o los recibos del proveedor antes de enviarlas a Cuentas por pagar. Así, puedes evitar las idas y vueltas del proceso de autorización y las demoras en el procesamiento de las facturas. 

Esta solución también ofrece incluso un mayor control en las adquisiciones mediante roles de compras configurables. Puedes configurar la cuenta para cada usuario con pautas de compra específicas para informarles qué proveedores deben elegir y asegurarte de que las compras se ajusten a tu presupuesto. Además, cuando un comprador realiza un pedido que está dentro de las pautas de compra, la autorización automática de los requisitos de compra puede ser fluida y efectiva.

2. Análisis y visibilidad de gastos

Con tanto movimiento de bienes y finanzas, es útil saber dónde va todo en todo momento. La Visibilidad de gastos de Amazon Business (una función de Business Prime) te da esta información, además de un análisis de gastos continuo para lograr una administración de gastos más estratégica. El análisis operativo también proporciona una comprensión más profunda de tus procesos y administración de inventario. 

Con mayor cantidad de datos viene información más confiable, pero necesitas un lugar confiable donde poner todos estos datos. El almacenamiento de datos de AWS te asegura que nunca deberás salir de tu habitación para buscar datos de adquisición históricos y actuales. Es una solución escalable y personalizable que puede cubrir tus necesidades comerciales cambiantes. 

3. Administración de relaciones con proveedores simplificada

La administración de proveedores es una parte central de un proceso de adquisición de principio a fin. Sin embargo, muchos equipos suelen enfrentar dificultades para encontrar el equilibrio entre la búsqueda estratégica de proveedores de alta calidad y el fortalecimiento de la resiliencia de la cadena de suministro. Puede ser difícil asegurarse de que los compradores compren de proveedores autorizados. 

Las plataformas de adquisición en la nube ayudan en ambas áreas. Por ejemplo, Amazon Business presenta etiquetas certificadas para proveedores que indican a qué proveedores deberían darle prioridad los usuarios en el momento de hacer pedidos. También puedes usar Guided Buying para indicarles a los compradores cuáles son los productos y proveedores deseados para hacer compras no planificadas o puntuales.

Además de estas funciones, AWS brinda seguridad adicional mediante la evaluación de proveedores y marcos de seguridad sólidos. Al implementar estos marcos, puedes confiar en que cada compra será segura y cumplirá con el contrato.

4. Preparación para la integración

Los silos impiden la transparencia, lo que dificulta que los equipos de adquisiciones trabajen de manera coordinada y aumenta el riesgo de errores, pagos en exceso, pagos insuficientes o cuellos de botella. Para evitar datos aislados y mantener la compra inteligente para negocios, todos tus sistemas deben estar comunicados entre sí. 

Puedes lograr esto con un software de administración de adquisiciones basado en la nube que se conecte con tus sistemas existentes y centralice los datos. Amazon Business, por ejemplo, se integra con más de 300 sistemas, incluyendo las herramientas SaaS y ERP basadas en la nube, que te permiten crear una infraestructura tecnológica para la adquisición que esté completamente integrada y adaptada a tus necesidades. 

Cuando combinas Amazon Business con las integraciones de aplicaciones de AWS, puedes conectar todos tus sistemas dispersos de manera que compartan información, mantengan a todos al tanto y ayuden al equipo a tomar decisiones informadas. 

5. Herramientas de administración del ciclo de vida y cumplimiento de contratos

Para seguir siendo competitivos y rentables, es esencial contar con una administración efectiva de los contratos. Esto puede ser saber cuándo comenzar las conversaciones de renovación para evitar interrupciones operativas usando datos en tiempo real para negociar términos de contrato más favorables e incorporar nuevos proveedores de manera más eficiente.

Algunas soluciones de adquisición, como Amazon Business, te permiten hacer un seguimiento del ciclo de vida de un contrato, comparar datos de desempeño según las condiciones acordadas y asegurar que los proveedores cumplan con su parte del compromiso. También puedes comparar proveedores con tus políticas internas para saber si son una buena opción para tu organización antes de cerrar un trato.

Si vinculas Amazon Business con AWS, también puedes acceder a herramientas de cumplimiento que te ayuden a implementar las políticas de seguridad. De esa manera, cada una de las compras se alineará con tus pautas internas y adaptará reglamentaciones como HIPAA y GDPR. 

Cinco pasos para lograr una implementación exitosa del software de adquisición en la nube

Saber si tu equipo está listo para el software de adquisición en la nube es el primer paso. Luego, deberás elegir e implementar una solución de manera efectiva. Estos son los cinco pasos que te ayudarán a empezar: 

1. Identifica los puntos débiles internos: Ponte en contacto con los actores clave de adquisiciones para comprender los desafíos más comunes de tu organización e identificar con precisión qué necesitas de tu software de compras.

2. Evalúa el software en función de la madurez de tu organización: Compara tus operaciones de adquisición actuales con tus objetivos para determinar el tipo de software que necesitas para respaldar el crecimiento de tu organización. 

3. Evalúa las integraciones, la migración y la seguridad de los datos: Toma nota de los sistemas de adquisición con los que cuentas, cómo fluyen los datos entre ellos y sus niveles de seguridad, a fin de poder elegir un software que se integre sin inconvenientes a la actual infraestructura tecnológica. 

4. Incorpora y capacita a tus equipos: Crea documentación y capacitación para que tu equipo tenga mucho tiempo para familiarizarse con el nuevo software y comprenda cómo afectará sus tareas cotidianas. 

5. Establece mecanismos de retroalimentación y mejora de manera continua: Revisa el software con regularidad, reúne información de los miembros del equipo y recopila datos de la red para mantener tu proceso tan efectivo y fácil de usar como sea posible. 

    

La instalación del software de adquisición en la nube es simple y directa. La solución que elijas no solo puede optimizar tu red actual, sino que también prepara tu organización para el crecimiento a largo plazo.

Da el próximo paso hacia una adquisición más inteligente con el software de adquisición en la nube

Intentar escalar las operaciones, impulsar ingresos y mitigar riesgos todo de una vez es desafiante para cualquier equipo de adquisición, pero hacerlo en un entorno de adquisición que está constantemente cambiando puede ser incluso más difícil. Pero con un software integrativo y de datos precisos y en tiempo real, la capacidad de tu equipo para ser ágil, rentable y escalable puede aumentar sustancialmente. Y como resultado, obtendrás más control sobre tus finanzas y tus operaciones.

Con un software de adquisición basado en la nube como Amazon Business, obtendrás un ecosistema de adquisición eficiente, innovador y escalable que admite crecimiento a largo plazo y refuerza el control de las compras y los pedidos. Además, AWS brinda apoyo de fondo que se integra sin inconvenientes a los sistemas existentes e impulsa la seguridad.

¿Tu equipo está listo para comenzar con el crecimiento actual y futuro? Comunícate con Amazon Business hoy mismo para explorar cómo el software de adquisición en la nube puede respaldar tu estrategia de adquisición con soluciones escalables e integradas.