Cómo construir estrategias de adquisición empresarial escalables y conformes a escala

La adquisición empresarial se ve bien en la teoría. Los sistemas centralizados prometen control, estandarización y visibilidad en toda la organización. Pero en la práctica, muchos equipos de adquisición aún luchan contra compras fragmentadas, soluciones alternativas y gastos que no obedecen las políticas. En esa brecha entre el diseño y la realidad está el meollo de los desafíos de adquisición empresarial actuales.

La mayoría de las organizaciones tienen dificultades porque el proceso de adquisición no siempre refleja cómo las personas realmente compran. Cuando los sistemas se sienten rígidos o difíciles de usar, los equipos encuentran sus propias soluciones. El gasto marginal aumenta silenciosamente. El cumplimiento deja de ser un estándar compartido para ser un ejercicio de vigilancia. Con el tiempo, incluso las estrategias de adquisición bien intencionadas pierden impulso cuando la adopción se estanca.

Resolver estos desafíos de adquisición empresarial requiere un enfoque diferente. En lugar de reforzar la centralización, los líderes efectivos observan de cerca dónde se pierde la adopción, dónde aparece el gasto marginal y cómo la usabilidad forma las decisiones de compra diarias. La adquisición empresarial funciona mejor cuando la estructura alienta el comportamiento de compra, no cuando compite con él.

Qué implica la adquisición empresarial

La adquisición empresarial es mucho más que compras a escala. Involucra múltiples equipos, regiones, proveedores y categorías, todos operando según políticas compartidas, pero con necesidades muy diferentes día a día. A medida que las organizaciones crecen, esa complejidad se agudiza. Lo que funciona para un solo departamento rara vez se mantiene cuando cientos o miles de compradores necesitan moverse con rapidez e independencia.

Esa creciente complejidad ayuda a explicar por qué acelerar la transformación de la adquisición a menudo resulta más difícil de lo esperado. Muchos líderes empresariales invierten en la adquisición electrónica para estandarizar las compras y optimizar la cadena de suministro, pero la ejecución falla cuando los procesos no coinciden con la forma en que realmente se realiza el trabajo. Cuando los sistemas ralentizan a los equipos o generan fricción, la adquisición se convierte en algo que los empleados evitan en lugar de usarla como recurso.

En esencia, la adquisición empresarial es la disciplina de alinear la estructura con el comportamiento a escala. El éxito depende de la creación de procesos que se expandan entre equipos y regiones, refuercen el cumplimiento de forma natural y que aún sirvan a las personas responsables de realizar el trabajo todos los días.

Componentes principales de la adquisición empresarial

Según la 5.ª edición de la encuesta global sobre la adquisición digital de PwC, la experiencia del usuario ahora se encuentra entre los principales factores de la digitalización de la adquisición. PwC continúa la idea y señala que “la adopción por parte del usuario es actualmente uno de los factores más limitantes cuando hablamos de la digitalización de la función de adquisición”. En otras palabras, la inversión por sí sola no garantiza un impacto cuando la usabilidad es deficiente.

Esta dinámica explica por qué los desafíos que se plantean a la adquisición empresarial persisten incluso en organizaciones con recursos. Muchos equipos centralizan sistemas y estandarizan procesos, pero aun así se les dificulta influir en el comportamiento de compra diario. Cuando el proceso de adquisición no tiene en cuenta los procesos reales, aumenta el gasto marginal, el cumplimiento decrece y la visibilidad disminuye en áreas donde realmente se toman las decisiones.

Las compras de empresa más inteligentes para la adquisición empresarial responden a esa cuestión al cambiar el enfoque de los sistemas aislados hacia la ejecución a escala. Los modelos de adquisición más efectivos equilibran la estructura con la usabilidad al integrar una guía en las compras cotidianas y apoyar a los equipos descentralizados sin perder el control.

La adquisición empresarial aún se sirve de componentes conocidos. Lo que cambia es cómo se unen esos componentes y la forma en que fomentan la adopción en la práctica.

Los siguientes componentes son esenciales para crear una estrategia exitosa de adquisición empresarial.

Gobernanza, autorizaciones y cumplimiento

La gobernanza establece las reglas, pero el comportamiento determina el resultado. En la adquisición empresarial, las autorizaciones y políticas efectivas guían a los compradores sin ralentizar el trabajo. Cuando los equipos automatizan las autorizaciones dentro de los procesos empresariales cotidianos, el cumplimiento se vuelve una parte de cómo se efectúan las compras, no en un paso que se agrega después.

Este enfoque permite que la adquisición alinee los controles con los objetivos empresariales. En lugar de recurrir a verificaciones manuales después de una acción, las organizaciones utilizan límites de seguridad automatizados para lograr mayor consistencia, reducir el riesgo y mantener una productividad a escala en los equipos.

Gestión de proveedores y categorías

Una gobernanza efectiva solo funciona cuando los compradores pueden reaccionar a ella con facilidad. Aquí es donde entran en juego la gestión de proveedores y categorías. Estas capacidades forman la base de la adquisición empresarial, pero su verdadero valor se manifiesta en el punto de compra.

Las decisiones de abastecimiento estratégico revisten importancia cuando los compradores pueden seleccionar rápidamente opciones autorizadas en procesos reales. Al ligar las relaciones con proveedores directamente a la realización de compras, los equipos de adquisición optimizan el rendimiento de categorías, reducen la fragmentación y escalan estrategias de abastecimiento sin agregar complejidad.

Análisis, informes y visibilidad

A medida que las estructuras de proveedores y categorías aumentan, la visibilidad se vuelve esencial. Los datos transforman la adquisición empresarial que deja de ser supervisión para ser información, lo que ayuda a los equipos a comprender hacia dónde fluye el gasto, cuál es el rendimiento de los proveedores y dónde pueden surgir riesgos en categorías o regiones.

Es más, la visibilidad da lugar a la acción. Los líderes de adquisición utilizan análisis e informes para mejorar la gestión de riesgos, monitorear el rendimiento de los proveedores y modificar las estrategias a medida que cambian las condiciones, en lugar de reaccionar después de que surjan los problemas.

Integración con sistemas empresariales existentes

Las adquisiciones empresariales no operan de forma aislada. La integración con sistemas ERP, finanzas y contabilidad son el punto de partida, pues conectan la actividad de compras con presupuestos, previsiones y cuentas por pagar.

Cuando los procesos de compras se alinean con los sistemas centrales, la función de adquisición se mueve más rápido y crea un mayor valor. Esa integración contribuye a la adquisición como un motor de crecimiento, lo que permite tomar mejores decisiones de gastos, entablar asociaciones más estrechas con proveedores y progresar hacia la consecución de los objetivos de compras responsables sin interrumpir las operaciones.

Desafíos típicos de las adquisiciones empresariales

Según un informe del Business Continuity Institute realizado en 2024, casi el 80 % de las organizaciones tuvo al menos una interrupción de la cadena de suministro en los últimos 12 meses y la mayoría afirmó haber tenido entre una y diez interrupciones. Aun implementando sistemas formales, ese nivel de interrupción pone de manifiesto cómo los desafíos de las adquisiciones empresariales persisten a medida que se agudiza la complejidad.

Estos desafíos rara vez provienen de una falta de inversión. Surgen cuando el proceso de adquisiciones no puede seguir el ritmo del crecimiento, el cambio y el comportamiento de compras diario. Cuando existen políticas pero la ejecución falla, la eficiencia operativa se ve afectada. Una guía efectiva de transformación de adquisiciones puede ayudar a fijar una dirección, pero el verdadero progreso depende de encarar los obstáculos que encuentran los equipos en la práctica.

Gestión del gasto marginal a escala empresarial

El gasto marginal sigue siendo uno de los desafíos de adquisiciones empresariales más persistente, pero ignorado. A medida que las organizaciones crecen, las compras más pequeñas y descentralizadas se multiplican entre los equipos y ubicaciones y, a menudo, se efectúan fuera de los canales preferidos.

Cuando las actividades de adquisiciones carecen de estructura en este nivel, el control de costos se debilita. Los equipos dedican más tiempo a detectar excepciones mientras las finanzas pierden confianza en las previsiones de gastos. Para gestionar el gasto marginal a escala, se requiere visibilidad y orientación que se adapten naturalmente a las compras cotidianas, no solo supervisión después de una acción.

Equilibrio entre control y experiencia del usuario

Los equipos de adquisiciones caminan por una delgada línea entre hacer cumplir políticas y permitir el trabajo, lo que genera demasiada fricción que ralentiza a los equipos, pero contar con poca estructura aumenta la exposición.

Ese equilibrio afecta directamente la mitigación de riesgos. Cuando las políticas de adquisiciones son difíciles de seguir, los empleados las evitan. Cuando los sistemas contribuyen a la manera en que las personas realmente se trabajan, el cumplimiento mejora sin aplicar otras medidas. El control es más efectivo cuando se siente integrado, no aferrado.

Impulsar la adopción en equipos descentralizados

La experiencia del usuario desempeña un rol aún más importante a medida que las organizaciones se descentralizan. En grandes empresas, los equipos operan con diferentes prioridades, cronogramas y necesidades locales, lo que dificulta lograr una adopción consistente.

Sin una alineación clara, incluso las iniciativas bien planificadas tienen dificultades para ganar tracción. Los líderes de adquisiciones deben involucrar a las partes interesadas desde el principio, comunicar el valor con claridad y apoyar a los equipos durante el cambio. La adopción convierte la estrategia en acción, sobre todo en entornos descentralizados.

Mantener la visibilidad a medida que las organizaciones escalan

Conforme la adopción se extiende entre equipos y regiones, la visibilidad se convierte en el siguiente desafío. El crecimiento agrega nuevos escenarios. Con las fusiones, nuevos departamentos y la expansión geográfica, se incorporan nuevos proveedores, procesos y fuentes de datos.

Sin estructuras escalables, la visibilidad se desmorona. Los equipos de adquisiciones pierden visibilidad del gasto, el rendimiento de los proveedores y el riesgo en directo. Las adquisiciones empresariales requieren visibilidad de extremo a extremo que aumente al ritmo de la organización, lo que brinda a los líderes una visión clara de lo que está sucediendo a medida que aumenta la complejidad.

Tres características clave de las adquisiciones empresariales

Los líderes de adquisiciones empresariales rara vez tienen dificultades para encontrar opciones. La tarea más difícil es separar las capacidades que se ven bien en las demostraciones de aquellas que se consolidan en usuarios, categorías y regiones. A escala, las características correctas apoyan la adopción, preservan el control y mejoran los resultados sin obligar a los equipos a realizar procesos rígidos.

Las siguientes tres características ayudan a los líderes de adquisiciones a evaluar soluciones de adquisiciones empresariales en función de cómo rinden en entornos operativos reales:

1. Escalabilidad sin rigidez

Las adquisiciones empresariales crecen rápidamente. Se suman nuevos equipos. Las categorías se expanden. Las geografías se multiplican. Los sistemas de adquisiciones deben asimilar ese crecimiento sin volverse más difíciles de usar o más lentos ante los cambios.

Las instalaciones rígidas suelen socavar las mismas economías de escala que pretenden crear. Cuando los procesos se sienten pesados o las autorizaciones obstaculizan el progreso, los equipos esquivan el sistema en lugar de trabajar con él. La adquisición escalable apoya el crecimiento mientras mantiene la flexibilidad necesaria para adaptarse a medida que evolucionan las necesidades.

Una forma práctica en que las organizaciones reducen la fricción a escala es simplificando el acceso. Conectar las compras empresariales a los modelos de identidad y autorización existentes ayuda a los compradores a moverse rápidamente sin comprometer la seguridad. El inicio de sesión único contribuye a ese enfoque al permitir que los compradores utilicen credenciales familiares, lo que reduce las barreras para la adopción mientras mantiene los sistemas de adquisiciones consistentes a medida que se expanden.

2. Visibilidad de todos los gastos, no solo de contratos

Las decisiones sobre adquisiciones empresariales dependen de lo que los equipos realmente puedan ver. El gasto contractual es solo una parte de la historia. El gasto marginal, las compras puntuales y las compras ad hoc suelen acarrear riesgos y costos ocultos.

Las soluciones efectivas proporcionan visibilidad de todo el ciclo de vida del abastecimiento al pago. Estas incluyen hacer seguimiento de métricas vinculadas a las compras cotidianas, monitorear a proveedores clave y comprender la parte de la oferta competitiva que genera valor en comparación con la parte de las compras guiadas que aumentan el cumplimiento. La visibilidad solo importa cuando da lugar a la acción.

Para muchas organizaciones, esa visibilidad se debilita cuando las compras cotidianas se efectúan fuera de los procesos centrales de adquisiciones. Conectar las herramientas de adquisición electrónica existentes a través de Punchout ayuda a cerrar esa brecha. Los compradores comienzan dentro de sistemas conocidos, luego acceden a una selección más amplia mientras mantienen el cumplimiento, los controles y los informes dentro de su entorno de adquisición principal.

3. Integración con sistemas empresariales existentes

Las adquisiciones empresariales no funcionan de forma aislada. Los sistemas de finanzas, contabilidad y gestión de la cadena de suministro determinan cómo circulan las decisiones de compras por la organización, desde la solicitud inicial hasta el pago y la conciliación.

Las plataformas de adquisiciones efectivas se integran ordenadamente con esos sistemas, lo que genera continuidad en todo el ciclo de vida de las compras. Esa integración reduce el trabajo manual, brinda datos más claros y ayuda a que la adquisición funcione como un motor de crecimiento en lugar de tener un carácter vigilante.

En este punto también las soluciones que permiten efectuar las compras cotidianas agregan un valor real. Cuando las compras rutinarias circulan por las mismas estructuras financieras y de autorización, los equipos de adquisiciones ganan consistencia sin forzar ninguna decisión mediante procesos laboriosos. Las características como la gestión del presupuesto ayudan a mantener ese equilibrio estableciendo umbrales de gasto y límites de seguridad, sin quitar a los equipos la autonomía para actuar con rapidez. El resultado es un escalado responsable que preserva el control sin ralentizar el negocio.

Amazon Business eleva las adquisiciones empresariales

Las adquisiciones empresariales rara vez necesitan otro sistema. En cambio, lo que suele hacer falta es una forma de optimizar los procesos existentes para efectuar las compras cotidianas. Los grandes conjuntos de aplicaciones de adquisiciones logran manejar el abastecimiento estratégico y la gestión de contratos, pero pueden tener dificultades con las compras frecuentes y descentralizadas que se efectúan fuera de los procesos formales.

Amazon Business soluciona ese inconveniente. El servicio funciona con conjuntos de aplicaciones de ERP y adquisiciones, lo que agrega una capa fácil de adoptar que aporta estructura, visibilidad y consistencia a los gastos cotidianos, sin interrumpir los sistemas establecidos.

En coordinación, las siguientes capacidades ayudan a los equipos de adquisiciones a extender el control en las áreas donde suele cortarse:

Asistencia con las compras cotidianas a escala empresarial

No todas las compras comienzan con una solicitud de compra formal. Los productos de oficina, los artículos de mantenimiento y las necesidades de proyectos, por ejemplo, se mueven rápidamente y esa velocidad puede dificultar la auditoría.

Amazon Business ayuda a las organizaciones a aportar consistencia a estas compras consolidando las compras cotidianas en una única cuenta corporativa. Como resultado, Visibilidad de gastos (disponible para miembros de Business Prime Essentials, Small, Medium y Enterprise) proporciona a los equipos de adquisiciones una visión más clara de la actividad de compras, los patrones y la preparación para la auditoría, sin añadir trabajo manual. Esa visibilidad complementa la supervisión y, al mismo tiempo, permite que los equipos se muevan al ritmo que el negocio exige.

Habilitación de compras guiadas y alineación de políticas

Las políticas de adquisiciones solo funcionan cuando los compradores pueden seguirlas con facilidad. Con Guided Buying, las organizaciones pueden orientar las decisiones de compras hacia productos, proveedores y puntos de precio preferidos en el momento de la compra.

Esa orientación va de la mano de la gestión de equipos. En lugar de compartir los inicios de sesión, las organizaciones pueden otorgar a los compradores un acceso individual desde una cuenta corporativa, lo que facilita ver quién está comprando, qué se está comprando y cuándo se realiza la compra. 

Estas capacidades en conjunto fomentan prácticas de adquisiciones consistentes, permiten gestionar el inventario y reducen la necesidad de tomar medidas correctivas después de completar las compras.

Integración con sistemas de adquisiciones y finanzas existentes

Los entornos empresariales dependen de sistemas conectados. Amazon Business se integra determinadamente con más de trescientas herramientas de adquisición electrónica, gestión de gastos, proveedores de identidad y abastecimiento electrónico.

Estas integraciones permiten a las organizaciones conectar Amazon Business con programas de adquisiciones existentes y procesos financieros para mantener los controles y, al mismo tiempo, aumentar la flexibilidad de las compras. El resultado es un ecosistema de adquisiciones más completo que contribuye a la adopción, la visibilidad y el control sin reemplazar lo que ya funciona.

Adquisiciones empresariales mejoradas para el mundo real

Las adquisiciones empresariales salen bien cuando la estrategia es realista. Los programas más efectivos equilibran control, visibilidad y usabilidad, no como prioridades opuestas, sino como prioridades complementarias. Cuando las soluciones se alinean con la forma en que las personas realmente compran, los equipos de adquisiciones ganan consistencia sin fricciones y obtienen información sin demoras.

A medida que las organizaciones crecen, es más difícil mantener ese equilibrio. Las compras cotidianas, los equipos descentralizados y los cambios constantes exponen las brechas entre las políticas y la ejecución. Aquí es donde las adquisiciones empresariales se benefician de soluciones que complementan los sistemas existentes, amplían la visibilidad de las compras diarias y refuerzan los estándares sin ralentizar a los equipos.

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