Cadena de suministro de hospitales: Cómo mejorar la resiliencia

Si un hospital se queda sin un suministro crítico, el efecto dominó puede ser rápido en todas sus operaciones. Las enfermeras pueden improvisar. Las citas podrían reprogramarse. Los equipos de adquisiciones pueden tener que pagar precios más altos por compras en el mercado al contado. Y el problema de la cadena de suministro podría convertirse en un problema financiero de la noche a la mañana.

Las cadenas de suministro de hospitales generalmente no son muy simples y los desafíos como la escasez, el aumento de costos, los datos de compras fragmentados y los requisitos regulatorios pueden complicar aún más todo. La gestión reactiva se convierte entonces en un riesgo.

En este artículo, se explica cómo funcionan las cadenas de suministro de hospitales, dónde pueden ocurrir los puntos de falla más comunes y qué están haciendo los principales sistemas de salud para crear cadenas de suministro que resistan la presión.

¿Qué es una cadena de suministro de hospitales?

Una cadena de suministro de hospitales es el sistema integral para obtener, comprar, recibir, almacenar y distribuir los productos que un sistema de salud necesita para brindar atención al paciente.

Abarca categorías clínicas (suministros médicos y sanitarios, instrumentos quirúrgicos, productos farmacéuticos, equipos de protección individual, equipos médicos y dispositivos) y categorías operativas, incluidos productos de limpieza, el servicio de alimentos, insumos de oficina y mantenimiento de instalaciones.

Sustituir un producto no siempre es clínicamente aceptable. Una marca diferente de sutura o una formulación alternativa de fluido intravenoso puede tener implicaciones clínicas que las decisiones de compras deben tener en cuenta.

¿Qué compone una cadena de suministro de hospitales?

La cadena de suministro de un hospital puede incluir varios procesos interconectados. Cuando uno falla, los efectos pueden extenderse a otras áreas como la adquisición, la gestión de inventario y la atención del paciente.

Abastecimiento y contratación

Muchos sistemas de salud compran a través de una organización de compras en grupo (GPO), que negocia contratos en nombre de los hospitales miembros para obtener precios por volumen. Los contratos de las GPO cubren una amplia gama de productos clínicos y operativos, y brindan a los sistemas de salud más pequeños acceso a precios que no podrían negociar por su cuenta.

El abastecimiento complementario (fuera del contrato de la GPO) es común para conseguir productos especializados o cuando un precio contratado no es competitivo.

La gestión de los contratos puede ser un desafío. Muchos sistemas de salud tienen miles de contratos activos con proveedores, con términos y fechas de vencimiento inconsistentes. Mantener esa información actualizada requiere recursos dedicados.

Adquisición y pedidos

Los departamentos clínicos envían requisiciones de compra; los equipos de cadena de suministro las revisan según los términos del contrato y emiten órdenes de compra.

El reabastecimiento automatizado por nivel de existencias mínimas, según el cual los pedidos se activan cuando el inventario cae por debajo de un umbral, reduce el trabajo de pedidos manuales, pero solo cuando los datos de uso subyacentes son precisos.

Los equipos de adquisiciones en el sector de salud que utilizan Amazon Business pueden configurar procesos de compras con precios exclusivos para negocios, pedidos en múltiples ubicaciones y analítica de gastos. Esto amplía la eficiencia de compras en las categorías de suministros clínicos y operativos, sin necesidad de un sistema de adquisiciones independiente.

Recepción, almacenamiento y distribución

Los departamentos de recepción verifican los pedidos entrantes con las órdenes de compra y señalan las discrepancias antes de aceptar la entrega.

El espacio de almacenamiento es limitado en la mayoría de los hospitales. Los modelos de inventario justo a tiempo pueden reducir el stock disponible, pero también pueden aumentar la exposición a interrupciones en el suministro si las entregas se retrasan.

La distribución interna (el traslado de suministros desde la zona de carga hasta el punto de atención) es un paso que no suele estar optimizado. Los retrasos y errores en este proceso final pueden afectar el flujo de trabajo del personal de enfermería y la satisfacción del paciente.

Administración del inventario

Los datos de inventario precisos son la base de una cadena de suministro funcional. La mayoría de los casos de desabastecimiento en hospitales se deben a recuentos de inventario inexactos en lugar de una verdadera falta de disponibilidad de productos.

El seguimiento en tiempo real mediante el escaneo de códigos de barras o RFID reduce las pérdidas y mejora la precisión del nivel de stock óptimo. Los registros maestros de productos centralizados, los datos en tiempo real y las herramientas de trazabilidad de productos ayudan a los equipos a mantener un inventario preciso y evitar compras de emergencia.

Desafíos para la cadena de suministro de hospitales

Incluso las cadenas de suministro de atención médica bien gestionadas enfrentan interrupciones constantes. La escasez, el aumento de costos, la visibilidad limitada y los requisitos de cumplimiento pueden afectar la atención al paciente, el rendimiento financiero y la eficiencia operativa.

Interrupciones y escasez de suministros

La escasez persistente de productos se ha convertido en la norma para las cadenas de suministro de hospitales. Casi el 80 % de los proveedores de atención médica esperan que los desafíos de la cadena de suministro se mantengan igual o empeoren, según el informe sobre la resiliencia de la cadena de suministro 2024 de Premier.

En el mismo informe de Premier, también se halló que el 67.5 % de los proveedores de atención médica dedican 10 o más horas por semana a gestionar casos de escasez y pedidos pendientes. Ese es tiempo que podría dedicarse al trabajo estratégico de adquisiciones.

Presión de costos

La presión de costos obliga a tomar decisiones difíciles: estandarizar con menos proveedores reduce la carga administrativa, pero aumenta el riesgo de depender de un solo proveedor.

Las organizaciones que gestionan bien este equilibrio tratan la diversificación de proveedores como una estrategia de gestión de riesgos, no simplemente como una decisión de costos.

Visibilidad fragmentada del gasto

Los sistemas de salud pueden tener dificultades con las compras fragmentadas. Los departamentos clínicos, las unidades de investigación y los equipos administrativos pueden comprar a través de diferentes canales, lo que genera una visibilidad inconsistente del gasto.

El gasto que se realiza fuera de los canales contratados se suele denominar gasto no autorizado. Puede representar tanto un problema de costos como un riesgo de cumplimiento, especialmente en el caso de productos clínicos que deben cumplir con estándares de abastecimiento específicos.

Los paneles de Visibilidad del gasto y analítica de Amazon Business ofrecen a los equipos de adquisiciones de atención médica una vista consolidada de las compras en todos los departamentos e instalaciones. Esa visibilidad puede facilitar la identificación de gastos no autorizados, mejorar la transparencia de los precios y redirigir las compras hacia productos preferidos.

Cumplimiento normativo

La documentación de los proveedores, como certificados y números de lote, debe mantenerse para fines de auditoría. Una trazabilidad efectiva ayuda a los hospitales a rastrear productos a lo largo de la cadena de suministro de atención médica y a responder de manera más eficaz ante retiros del mercado o revisiones de cumplimiento.

Los requisitos de cumplimiento también hacen que la calificación de proveedores sea más rigurosa. Incorporar a un nuevo proveedor para una categoría de productos clínicos puede llevar más tiempo e implicar más pasos de validación que en un entorno distinto.

Cómo los principales sistemas de salud desarrollan la resiliencia

La resiliencia de la cadena de suministro en el sector de salud se basa en la diversificación de las fuentes de abastecimiento (para que ningún proveedor único controle el acceso a una categoría crítica), datos de gasto en tiempo real y tecnologías capaces de anticipar la escasez en lugar de simplemente reaccionar ante ella. Según el informe de Premier de 2024, el 43 % de los proveedores de atención médica ya utilizan tecnología para rastrear la disponibilidad de los suministros, un 8 % más que el año anterior.

Los sistemas de salud que han adoptado una gestión de la cadena de suministro orientada al futuro reportan menos interrupciones, menores costos de compras de emergencia y mejores puntuaciones de satisfacción clínica. Muchos respaldan esos esfuerzos con planeación de la demanda, analítica avanzada y monitoreo en tiempo real que ayudan a identificar riesgos de suministro antes de que afecten la atención al paciente. También reducen el riesgo de concentrar proveedores al mantener relaciones con proveedores secundarios, revisar las dependencias de una sola fuente y generar flexibilidad en los contratos para categorías críticas.

Las estrategias de gestión de riesgos para las adquisiciones que funcionaban antes de 2020 casi no sobrevivieron a las interrupciones posteriores en la cadena de suministro. Los sistemas de salud que ahora están rediseñando esas estrategias lo hacen con un enfoque más explícito en la redundancia.

Tecnología para la gestión de la cadena de suministro de hospitales

La tecnología moderna para la cadena de suministro extrae datos en tiempo real de los sistemas de adquisiciones, las herramientas de gestión de inventario y los registros de consumo clínico. Esto brinda a los equipos de adquisiciones una visión completa de lo que se está utilizando, dónde y a qué ritmo.

Las herramientas de previsión de la demanda pueden aprovechar aún más esos datos. Al combinar tendencias de uso, información de proveedores y datos de planeación de la demanda, pueden identificar posibles casos de escasez antes de que afecten las operaciones clínicas.

La optimización del inventario y la analítica de gastos pueden trabajar juntos aquí. Cuando los equipos de adquisiciones pueden ver tanto lo que está en el estante como lo que se está pidiendo fuera de los canales preferidos, pueden arreglar esos vacíos que generan costos innecesarios.

La Analítica de Amazon Business proporciona informes personalizables e información basada en datos para rastrear, gestionar y mejorar las decisiones de compra. Para las organizaciones de atención médica que gestionan compras complejas en múltiples instalaciones, estas herramientas pueden identificar patrones de gasto que serían difíciles de detectar con una revisión manual.

Abastecimiento sustentable y responsable en las cadenas de suministro de hospitales

Las organizaciones de atención médica enfrentan una presión creciente para alinear las decisiones de la cadena de suministro con los objetivos de responsabilidad ambiental y social. Esto incluye dar seguimiento a la diversidad de proveedores, los certificados de sustentabilidad y el contenido de fabricación nacional.

El abastecimiento responsable en atención médica conlleva un beneficio adicional: apoya la resiliencia de la adquisición en la cadena de suministro. Abastecerse de una variedad más amplia de proveedores, incluidos negocios diversos y locales, reduce la dependencia de un solo proveedor o de proveedores concentrados en una sola geografía.

Las herramientas de compras responsables de Amazon Business pueden permitir a los equipos de adquisiciones en atención médica identificar proveedores que cumplan con tus iniciativas de diversidad de proveedores y encontrar proveedores diversos certificados. Para los sistemas de salud con objetivos formales de diversidad de proveedores o requisitos de presentación de informes, esa capacidad se integra directamente en el proceso de compras en lugar de requerir un proceso separado.

Las soluciones para el sector de atención médica de Amazon Business pueden reunir estas capacidades para los sistemas de salud que gestionan compras en categorías clínicas y operativas. La visibilidad del gasto, los procesos de compras autorizados y el seguimiento de la diversidad de proveedores operan dentro del mismo entorno de adquisiciones.

Tratar la cadena de suministro como infraestructura clínica

La cadena de suministro de un hospital es tan crítica como sus sistemas clínicos. Las interrupciones pueden afectar la atención al paciente, los procesos del personal y el rendimiento financiero.

Crear una cadena de suministro más resiliente puede implicar desarrollar procesos de compras más simples, monitorear la analítica de gastos e integrar tecnología de adquisiciones que funcione entre los compradores de tu organización. Los sistemas de salud que tratan la gestión de la cadena de suministro como una capacidad estratégica pueden estar mejor posicionados para gestionar interrupciones, controlar costos y mantener una atención continua.

Amazon Business apoya a los equipos de adquisiciones en atención médica con herramientas para la visibilidad del gasto, procesos de compras autorizados, seguimiento de la diversidad de proveedores y acceso a productos en categorías clínicas adyacentes y operativas. Para los sistemas de salud que buscan pasar de una gestión reactiva de la cadena de suministro a una estratégica, esas herramientas proporcionan una base que escala entre instalaciones y canales de compra.