Cómo crear una estrategia de adquisiciones más resiliente en la industria hotelera.

Imagina esto: es un fin de semana lleno de gente en Napa Valley. Un resort boutique se queda sin cubiertos biodegradables justo antes de la cena. Mientras tanto, la propiedad vecina se reabastece sin problemas con un proveedor local y atiende a sus huéspedes sin contratiempos. 

¿Qué hizo la diferencia? Las adquisiciones

A medida que los líderes del sector hotelero miran hacia el futuro, la adquisición deja de centrarse solo en mantener bajos los costos y las estanterías abastecidas. En cambio, se ha convertido en una palanca estratégica que influye directamente en la experiencia del huésped, la percepción de la marca y la resiliencia operativa. Las adquisiciones ahora están en primer plano: abarcan desde manejar márgenes más ajustados hasta cumplir con las expectativas cambiantes de los huéspedes en torno a la sostenibilidad y la personalización.

Para que los huéspedes se lleven recuerdos que les duren toda la vida y al mismo tiempo mejorar la experiencia del empleado, las organizaciones en la industria de viajes y hotelería deben cambiar la forma en que se abastecen, negocian y gestionan las relaciones con los proveedores. Continúa leyendo para conocer estrategias prácticas que te ayudarán a lograr unas adquisiciones preparadas para el futuro, sin importar el tamaño de tu propiedad ni el ámbito de tus operaciones.

Adquisiciones estrategicas en la industria hotelera

Las adquisiciones solían centrarse en mantener las estanterías abastecidas y generar ahorros en los costos. Ahora es un camino directo hacia la satisfacción del cliente, la coherencia de la marca y el control operativo. Los hoteles, restaurantes, resorts y operadores conmúltiples ubicaciones, todos, dependen de las adquisiciones para mantenerse competitivos.

En todas las ubicaciones, turnos y puntos de contacto, las opciones de compras inteligentes dan forma a las experiencias de los clientes. Cuando el abastecimiento es eficiente y está alineado, los equipos pueden evitar demoras costosas, cumplir con sus expectativas cambiantes y liberar tiempo para tareas de alto impacto. Por este motivo, un proceso de adquisiciones bien afinado puede marcar la diferencia entre recibir una reseña de cinco estrellas o dejar a un cliente frustrado.

Esta es la gran apuesta que hace que los líderes hoteleros ya no vean las adquisiciones como un área de apoyo secundaria. En cambio, la consideran un impulsor comercial que influye en todo: desde la estructura de costos hasta la reputación. Cuando las funciones de adquisiciones se guían por la estrategia, los negocios hoteleros obtienen la visibilidad y la flexibilidad que necesitan para adaptarse y escalar con mayor rapidez.

Tendencias de adquisiciones en la industria hotelera en 2025

Los líderes de adquisiciones en la industria hotelera enfrentan un panorama cambiante debido a las crecientes expectativas de los huéspedes, la presión normativa y la transformación digital. Esto es lo que se ve más claro a medida que se acerca el 2026:

Exigencias de abastecimiento sostenible

La sostenibilidad hotelera se ha vuelto un requisito para las adquisiciones. Las organizaciones públicas y privadas enfrentan la presión de alinearse con objetivos de compras responsables y de responsabilidad social corporativa, especialmente en lo referente al abastecimiento de alimentos, los servicios para huéspedes y los suministros.

Pero este cambio no se está dando solo en las salas de juntas. Según el Informe de viajes sostenibles de 2025 de Booking.com, para más de la mitad de los viajeros, el impacto del turismo en el medio ambiente es una prioridad. Esa cifra sigue subiendo a medida que las preocupaciones medioambientales crecen y los viajes ecorresponsables se vuelven la norma.

Hoy en día, los equipos hoteleros necesitan procesos y herramientas de adquisiciones que respalden este cambio sin incrementar los costos ni las complejidades. Es por eso que las herramientas de Amazon Business que ayudan a los clientes a realizar compras responsables resultan imprescindibles. Herramientas como la Analítica de Amazon Business ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento de los gastos en distintos productos con certificaciones de sostenibilidad y ofrecen visibilidad para mantener el cumplimiento sin frenar las operaciones.

Transformación digital y automatización de las adquisiciones

Los días de las hojas de cálculo y del seguimiento manual están llegando rápidamente a su fin. En su lugar, las herramientas digitales están ayudando a las organizaciones hoteleras a tomar decisiones de compra más rápidas e inteligentes a escala. En particular, los datos de adquisiciones hoteleras permiten a los equipos detectar tendencias en los gastos, realizar previsiones precisas, evitar los desperdicios y mejorar la elaboración de presupuestos en todas las ubicaciones.

La automatización también reduce los errores humanos y libera tiempo para dedicarlo al trabajo estratégico. Con procesos personalizables y análisis en tiempo real, los equipos pueden ejercer un control más estricto sobre el inventario, la relación entre ingresos y gastos y la ejecución de contratos. 

En resumen, cuando las adquisiciones se digitalizan, la alineación entre funciones desde Finanzas hasta Operaciones y Servicios al Huésped resulta más sencilla.

Volatilidad continua de la cadena de suministro

Las cadenas de suministro siempre han sido un desafío complejo para los operadores hoteleros, pero en los últimos años ha quedado claro cuán frágiles pueden ser. Desde envíos demorados hasta precios fluctuantes y escasez de productos, los equipos de adquisiciones ahora operanen un panorama de servicio cambiante que requiere tanto supervisión como flexibilidad.

En lugar de intentar predecir cada alteración en la cadena de suministro, las organizaciones inteligentes deben incorporar resiliencia en sus estrategias de adquisiciones. Eso podría significar diversificar proveedores, priorizar contratos flexibles o invertir en herramientas que detecten problemas de despacho antes de que estos impacten a los huéspedes. Después de todo, la visibilidad y la comunicación son dos factores clave en la hotelería.

Agilidad en las adquisiciones en propiedades distribuidas

A medida que más organizaciones hoteleras amplían su presencia en distintas regiones y continentes, enfrentan el desafío de equilibrar la coherencia con la flexibilidad. A pesar de que cada propiedad tiene su propia comunidad y necesidades de los clientes, los equipos de adquisiciones aún necesitan una estrategia unificada que alinee los estándares de la marca con los objetivos presupuestarios.

Es allí donde una herramienta como Guided Buying, una función de Business Prime, se vuelve útil. Esta ayuda a los administradores de adquisiciones a destacar productos y proveedores preferidos para su organización hotelera y a simplificar el cumplimiento en distintas ubicaciones. Al mismo tiempo, permite a los compradores locales apoyar negocios pequeños y diversos en sus comunidades. En conjunto, esto ayuda al equipo a equilibrar el control central con el impacto local.

Al apoyarse en herramientas que promueven la agilidad, los líderes hoteleros pueden empoderar a sus equipos para realizar un abastecimiento más inteligente, adaptarse con mayor rapidez y transformar la experiencia del huésped, sin importar la ubicación.

Cuatro desafíos comunes de la adquisición en hotelería

Los equipos de adquisiciones en hotelería deben lidiar con la velocidad, la escala y la calidad del servicio, a menudo con sistemas fragmentados y una visibilidad limitada. A continuación, cuatro desafíos de adquisición que pueden obstaculizar su tarea.

• Fragmentación de la cadena de suministro en diferentes propiedades: coordinar pedidos y relaciones con los proveedores en diferentes ubicaciones puede generar demoras y discrepancias costosas.

• Gasto marginal: Las compras aisladas y sin seguimiento pueden acumularse rápidamente y convertir el presupuesto en una completa incertidumbre si no se cuenta con los controles adecuados.

• Falta de visibilidad del desempeño de proveedores: sin informes centralizados, es difícil comparar proveedores o detectar problemas antes de que afecten la experiencia de los huéspedes.

• Cumplimiento en materia de seguridad alimentaria e higiene: mantenerse al día con las regulaciones locales es una obligación. Para ayudar con esto, las herramientas de Amazon Business para la gestión del cumplimiento ayudan a los equipos a realizar un seguimiento de las certificaciones y a garantizar que los productos cumplan con los estándares de la organización.

Para comenzar a superar estos desafíos, resulta útil comprender cómo debería ser un proceso moderno de adquisiciones en la industria hotelera.

Explicación del proceso de adquisiciones en la industria hotelera

La transformación de las adquisiciones hotelera comienza con comprender sus fundamentos. Desde la identificación de necesidades hasta el analísis de gastos, cada paso da forma a las experiencias de los huéspedes y a la eficiencia operativa. 

Así debería ser un proceso de adquisiciones moderno y simplificado:

Paso 1: Identificar las necesidades de adquisiciones

Las adquisiciones hoteleras comienzan con la recopilación de datos de distintos departamentos: limpieza, alimentos y bebidas, instalaciones, entre otros. Cada equipo tiene su propio ritmo diario, pedidos urgentes y patrones estacionales, que pueden crear evaluaciones de necesidades incoherentes o duplicar los pedidos.

Las tasas de ocupación, los eventos y la estacionalidad de la región son todos factores que afectan lo que se necesita y el momento en que se necesita. Sin un abordaje unificado, los equipos arriesgan hacer compras excesivas o insuficientes o necesitar soluciones de último minuto.

Los líderes de adquisiciones pueden resolver estos problemas alineando a los equipos con catálogos compartidos, historiales de uso y solicitudes de compra coordinadas. Las soluciones de compra inteligente para negocios pueden ayudar a estandarizar la demanda mediante catálogos internos, cuentas multiusuario y acceso a suministros esenciales de hotelería, todos los cuales se pueden organizar y escalar en diferentes ubicaciones.

Paso 2: Evaluar y seleccionar proveedores

Una vez que tus necesidades están claras, el próximo paso es la evaluación de los proveedores. 

Los equipos hoteleros deben sopesar varios factores al elegir entre proveedores: la velocidad de entrega, las certificaciones de seguridad alimentaria, las etiquetas ecológicas, las credenciales de sostenibilidad y la coherencia de la marca en distintas ubicaciones, además de los precios. Pero realizar un seguimiento manual de todas estas cualidades de los proveedores toma tiempo. Además, evaluar a los proveedores según cada nuevo producto o propiedad puede ralentizar el proceso o, peor aún, conducir al incumplimiento de requisitos.

Para simplificar el abastecimiento, automatiza las políticas de compra que te ayudan a dar preferencia a proveedores diversos y certificaciones de sostenibilidad, para que así sea más fácil priorizar productos y proveedores que cumplan con los estándares organizativos. La función de Guided Buying también permite a los administradores destacar a los proveedores preaprobados y guiar a los compradores hacia productos preferidos para garantizar la coherencia sin necesidad de microgestión.

Paso 3: Hacer seguimiento y optimizar las compras

En muchas operaciones hoteleras, las compras se dan en diferentes ubicaciones, equipos y sistemas. Este abordaje descentralizado crea puntos ciegos. Los síntomas comunes incluyen compras fuera de contratos, aprobaciones incoherentes y pérdida de oportunidades de ahorro en altos volúmenes de artículos tales como ropa de cama o productos básicos de alacena.

Los equipos de adquisiciones pueden obtener mayor control sobre este proceso al centralizar sus procesos y ajustar la supervisión. Simplifica tus procesos de compra con procesos de autorización, opciones de entrega recurrente y descuentos por volumen Además, herramientas robustas para las compras simplificadas consolidan el poder de compra, reducen el gasto marginal y ayudan a los equipos a cumplir con los contratos y presupuestos.

Paso 4: Coordinar la recepción, el inventario y la entrega

Recibir los productos en el lugar donde se necesitan, de forma oportuna y con la calidad adecuada no es tarea sencilla. Muchas veces, los equipos hoteleros lidian con entregas escalonadas, reemplazos, almacenamiento limitado y envíos superpuestos al coordinar el inventario de productos. Y gestionar esto en diferentes propiedades le añade incluso más complejidad.

Como resultado, la visibilidad entre lo que se pidió y lo que efectivamente llegó resulta fundamental, especialmente para los equipos internos, ya que los errores de cómputo o los faltantes de artículos pueden retrasar el servicio o incrementar el desperdicio.

Para obtener más apoyo mediante la coordinación de logística, selecciona un socio que pueda hacer entregas de acuerdo a tus términos, con envíos a varias ubicaciones, entregas en pallet y facturación consolidada. Estas cuestiones ayudan a los equipos a mantenerse organizados y reducen las idas y vueltas que a menudo ralentizan la recepción y el reabastecimiento.

Paso 5: Organizar la elaboración de informes posterior a la compra

Una vez que realices las compras, el paso final es aprovechar las analíticas para aprender de ellas. 

Los equipos de adquisiciones en hotelería suelen tener dificultades para analizar los gastos en distintos proveedores, ubicaciones y categorías. Mientras tanto, los sistemas aislados, la elaboración de informes manual y la visibilidad limitada de datos, todos ellos, frenan la optimización. Pero si alcanzas un estado en el que cuentas con información que te permite actuar, podrás comprender cómo el gasto se alinea con los presupuestos, el cumplimiento de políticas y los objetivos de compras responsables.

Los paneles Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos (exclusivo de Business Prime) ofrecen este tipo de generación de informes en tiempo real para distintos tipos de gastos, incluidas las compras exentas de impuestos y las tendencias por nivel de categoría. Su conjunto de herramientas de información sobre gastos también apoya una toma de decisiones más inteligente y ayuda a los equipos a comparar proveedores, hacer un seguimiento del cumplimiento y ajustar las estrategias de adquisición a lo largo y ancho de las operaciones.

Cinco mejores prácticas para la adquisición en hotelería

Las siguientes cinco mejores prácticas pueden guiarte a medida que simplificas las compras, mejoras la visibilidad y transformas la experiencia de los huéspedes, todo mientras mantienes el control de los gastos.

1. Hacer cumplir los estándares de la marca y del proveedor: alinea a los compradores con los objetivos de abastecimiento estratégico de tu organización al dejar a la vista productos de alta calidad y proveedores preferidos. Para ayudar con esto, las herramientas de Guided Buying apoyan el cumplimiento sin hacer más lento el proceso de compra.

2. Usar los pedidos recurrentes y al por mayor de inventario predecible: simplifica la gestión del inventario de artículos de uso frecuente, como productos de aseo personal, ropa de cama y artículos de alacena. Aprovechar las funciones de compras al por mayor y entrega recurrente puede ser de ayuda ya que reduce los faltantes y te permite planificar con mayor eficiencia.

3. Consolidar a los proveedores para mejorar la confiabilidad de las entregas y reducir los costos: fortalece las relaciones con los proveedores y simplifica las operaciones al reducir la dispersión de proveedores. Después de todo, contar con menos socios y un servicio más coherente puede traducirse en mejores precios y plazos de entrega más confiables.

4. Aplicar herramientas de automatización para reducir el seguimiento manual y la elaboración de informes: Disminuye los procesos manuales que consumen tiempo al introducir flujos de autorización, paneles de análisis y seguimiento de gastos. Estas herramientas aumentan la precisión y liberan a los equipos para que se concentren en trabajos de mayor valor.

5. Priorizar la sostenibilidad en las decisiones de adquisición: contribuye a prácticas más sostenibles mediante compras responsables y productos sostenibles certificados preferidos. A fin de cuentas, los consumidores prestan más atención a las empresas que priorizan la sostenibilidad. Según una encuesta de consumidores de Deloitte, el 68 % de las personas considera que el cambio climático es una emergencia y, ahora más que nunca, elige marcas que se alinean con sus propios objetivos de sostenibilidad.

Al implementar estas cinco prácticas, los equipos de adquisiciones pueden pasar de resolver problemas de forma reactiva a generar un impacto proactivo.

Haz evolucionar las adquisiciones en hotelería para convertirlas en una ventaja estratégica.

Los líderes de adquisiciones en la industria hotelera tienen el poder de impulsar mucho más que simples ahorros. Con las herramientas y procesos adecuados, también pueden crear operaciones más resilientes, profundizar las relaciones con los proveedores y brindar experiencias memorables a los huéspedes.

Para avanzar, considera cómo un enfoque más basado en datos puede respaldar tus operaciones cotidianas y tus objetivos a largo plazo. Por ejemplo, las herramientas que ofrecen mejor visibilidad y reducen el trabajo manual liberan a los equipos para que puedan concentrarse en el servicio. Formar relaciones sólidas con los proveedores también crea espacio para mayor coherencia, confiabilidad y control de costos. Juntos, estos cambios protegen todo tu negocio y posicionan a la organización para que pueda crecer, sin importar el clima económico.

Es allí donde entra el juego la compra inteligente para negocios. Sus soluciones para la hotelería pueden ayudarte a simplificar las adquisiciones en distintas ubicaciones, mantener la agilidad en un entorno dinámico y, como resultado, brindar un mejor servicio a tus huéspedes. 

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