Prácticas recomendadas de adquisiciones en informática: una guía estratégica del 2025

Antes era una función interna, pero la adquisición en informática se ha transformado de una tarea transaccional en una lista de suministros a una palanca estratégica de crecimiento. Teniendo en cuenta que la tecnología de información involucra cada aspecto empresarial, los equipos de adquisición ya no solo compran herramientas, sino que dan forma a la capacidad de sus organizaciones para innovar, cambiar y expandirse.

Pero este incremento de la responsabilidad trae nuevos desafíos. Los especialistas de adquisición en informática ahora se enfrentan a más riesgos complejos de ciberseguridad, mayores presiones de costos y mayores expectativas sobre la adquisición sostenible y las compras socialmente responsables. Dado que cada vez más personas trabajan de forma remota, la informática aislada se ha convertido en un problema más grande, creando nuevos riesgos de seguridad y oportunidades de violación de la conformidad.

Para crear un proceso de adquisición en informática efectivo que pueda afrontar estas inquietudes, es útil conocer cómo crear procesos ágiles para las compras de informática, por qué la administración de la adquisición en informática es importante y cómo superar los desafíos comunes.

Por qué la adquisición en informática importa en el 2025

A medida que las soluciones de software y otras tecnologías se vuelven más complejas e interdependientes, la adquisición en informática tiene un rol mayor en mantener a tu organización adaptable y resiliente. No se trata solo de comprar licencias o hardware, se trata de alinear las inversiones en tecnología con tus metas empresariales a largo plazo.

Un marco de adquisición en informática permite lo siguiente:

• Optimización de costos:Los procesos centralizados te ayudan a evitar compras duplicadas o innecesarias y a reducir los gastos mediante un abastecimiento estratégico rentable.

• Reducción de riesgos: Evaluar al proveedor y las soluciones según los estándares normativos, operativos y de seguridad ayuda a minimizar el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro y problemas de calidad.

• Eficiencias operativas: Los procesos de compra e incorporación optimizados ayudan a eliminar cuellos de botella, mejorar los tiempos del ciclo y reducir los costos administrativos.

Las soluciones de compra inteligente para negocios incluso ayudan a estandarizar este proceso, lo que te ayuda a alinear las compras con metas de la organización específicas, como eficiencia del costo, compras socialmente responsables, sostenibilidad y mayor automatización.

Cómo crear un proceso de adquisición en informática moderno

Crear un proceso de adquisición en informática estructurado puede garantizar la coherencia y mejorar la seguridad y el ROI. A continuación, se presentan cinco prácticas recomendadas de adquisición en informática que ayudan a que tu equipo funcione con mayor control y previsión.

1. Identifica necesidades internas con un lente estratégico

El primer paso para crear una mejor estrategia de adquisición es siempre comprender las necesidades empresariales de tu organización. Esto incluye definir metas por departamento y priorizar los requisitos en función de factores como: 

• Exposición al riesgo

• Conformidad normativa

• Retorno de la inversión

• Ajuste estratégico

Puede ser todo un desafío generar coherencia cuando diferentes departamentos tienen demandas variadas. Las herramientas de compra inteligente para negocios, con funciones como catálogos personalizados y procesos de autorización, pueden ayudarte a aplicar estándares coherentes entre los compradores, a la vez que le das a cada equipo autonomía para tomar sus propias decisiones de compra.

2. Evalúa posibles proveedores con la conformidad en mente

Elegir el proveedor correcto va más allá que solo mirar precios. Para desarrollar un proceso de selección de proveedores sólido, considera crear una lista de evaluación con criterios como los siguientes:

• Certificaciones de seguridad (SOC 2, ISO/IEC 27001, etc.)

• Prácticas de protección de datos

• Diversidad de proveedores y credenciales de sostenibilidad

• Fiabilidad comprobada y servicio de atención al cliente

• Estabilidad financiera

Con funciones como Guided Buying (una función de Business Prime), puedes encontrar rápidamente proveedores que se alineen con tus necesidades organizacionales, mediante filtros intuitivos para vendedores diversos certificados, compra de productos adheridos al Climate Pledge y proveedores locales.

3. Evalúa términos de contrato

La negociación de contratos es una parte clave de la adquisición en informática, ya que evaluar términos de contrato te ayuda a garantizar claridad, analizar la administración de riesgos y asegurar el mejor valor para tu organización. Ya sea que compres software de adquisición, servicios de informática o productos de TI como laptops, asegúrate de analizar lo siguiente:

• Modelos de precios: Algunos proveedores de software cobran una tarifa de suscripción recurrente (conocida como licencia SaaS), mientras otros piden un único pago por adelantado (conocido como licencia perpetua). Asegúrate de saber qué tipo de licencia estás pagando.

• Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Los SLA mencionan métricas de rendimiento y responsabilidades de los proveedores importantes, como las garantías de tiempo de actividad, tiempos de respuesta y términos de corrección. Lee estos términos en detalle para tener una negociación de contrato informada.

• Duración del contrato: Los contratos pueden ser mensuales, anuales o según otro plazo. Ten en cuenta la duración del contrato y cómo funcionan las renovaciones y cancelaciones.

• Propiedad de los datos: Los términos de propiedad de los datos especifican quién controla los datos creados, recopilados y procesados por el software. Asegúrate de que la propiedad se mantenga dentro de tu organización.

Una vez elegido tu proveedor, puedes ayudar a administrar la conformidad interna con Guided Buying para guiar a los compradores hacia los proveedores y productos preferidos. También puedes aprovechar la función Pago por factura para ampliar tus pagos por hasta 30 días para obtener más flexibilidad.

4. Integra los requisitos normativos y prontamente

Incorporar normativas como HIPAA, GDPR SOC 2 y otras consideraciones de ciberseguridad en las primeras etapas del proceso de abastecimiento y evaluación es clave. Crea listas para las obligaciones normativas en función de tu ubicación geográfica y el sector, y verifica que cada proveedor cumpla con los requisitos básicos. 

5. Cierra acuerdos e impulsa la adopción

Una vez elegida la solución, debes cambiar tu enfoque hacia la implementación. Para asegurar una adopción sencilla, considera estas estrategias:

• Incorporación: Configura nuevo software o herramientas para que se alineen con las necesidades y los requisitos de tu organización al integrarlos con tus sistemas existentes, personalizar los ajustes y establecer permisos de usuario.

• Capacitación: Realiza sesiones de capacitación para las partes interesadas, de modo que los empleados comprendan cómo las herramientas nuevas se integran a sus procesos y se sientan con seguridad para usarlas.

• Comunicación: Mantén a los usuarios informados sobre el avance de la implementación, cómo las herramientas respaldan las metas organizacionales y cualquier cambio o actualización.

• Soporte: Ofrece soporte continuo a través de documentación, una mesa de ayuda, preguntas frecuentes y tutoriales.

Para optimizar aún más la adopción, usa funciones como Single Sign-On para simplificar la experiencia de tu comprador y mejorar la seguridad al hacer que los usuarios ingresen con sus credenciales actuales. También puedes configurar cuentas multiusuario para controlar los permisos por rol y crear presupuestos únicos para diferentes departamentos o ramas con herramientas de administración de presupuestos. Estas funciones son muy útiles, en especial para empresas grandes.

Desafíos y soluciones clave de la adquisición en informática

Incluso con procesos claros, la adquisición en informática se enfrenta a desafíos complejos. A continuación, se mencionan algunos de los problemas más comunes y estrategias para resolverlos:

• Ciclos de autorización extensos: Los ciclos de autorización de la adquisición en informática pueden demorarse debido a jerarquías de autorización complejas, confianza en procesos manuales, comunicación deficiente entre departamentos y una visibilidad limitada del progreso.

  Solución: Optimiza las compras con autorizaciones automatizadas. Nuestra solución compra inteligente para negocios te permite configurar procesos que dirigen automáticamente las órdenes de compra a autorizadores designados, a los cuales se los notifica y se les avisa por correo electrónico.

   

• Informática aislada:A veces los empleados usan su propio software de administración de proyectos, dispositivos personales o canales de comunicación con fines empresariales, lo que puede comprometer la seguridad de los datos.

  Solución: Aumenta la visibilidad y el control con capacitaciones sobre procesos de adquisición autorizados, políticas de compra personalizadas y permisos basados en roles. Si tus compradores suelen estar en movimiento, elige una solución que ofrezca compras móviles, de modo que puedan acceder a lo que necesitan, cuando y donde lo necesitan.

   

• Gastos desconectados: Los gastos en compras más pequeñas pueden suceder por fuera de procesos de adquisición establecidos, lo que significa que no tiene una correcta supervisión, seguimiento y cumplimiento de las políticas de la empresa. 

  Solución: Centraliza los gastos con recorridos de compra optimizados que se integren con sistemas, departamentos y ubicaciones.

   

• Riesgos de proveedores: Los problemas en las relaciones con tus proveedores de informática, como errores operativos o infracciones de conformidad, pueden llevar a pérdidas financieras, penalizaciones legales y daño a la reputación.

  Solución: Usa herramientas que rastreen el rendimiento del proveedor, credenciales y certificaciones para garantizar una administración de proveedores efectiva.

   

• Complejidad de la adquisición global: Los equipos de adquisición se enfrentan a interrupciones en la cadena de suministro, problemas normativos y cambios en las condiciones del mercado que requieren de una adaptación estratégica y resiliencia. 

  Solución: Aprovecha las soluciones que ofrecen opciones de despacho específicas para la región a través de proveedores locales.

   

Consideraciones de privacidad de los datos para la conformidad y la seguridad

Con el crecimiento del escrutinio normativo, la privacidad de los datos se ha vuelto clave en el gasto en informática. Los especialistas en adquisición deben considerar factores como:

• Dónde y cómo se almacenan los datos personales

• Cómo las funciones de inteligencia artificial o machine learning usan los datos del cliente

• Si las soluciones ofrecen cifrado y controles de acceso

Las medidas de ciberseguridad y la visibilidad de los datos son clave en cada fase de la adquisición de tecnología, como lo son dentro de tu organización. Según un estudio hecho por Poneman Institute, el 49 por ciento de los profesionales de administración de riesgos informaron filtraciones de datos ocasionadas por un proveedor externo en los últimos 12 meses. Estas filtraciones pueden causar costos, no solo por el control de daños, sino también por multas, ya que la conformidad del proveedor es tu responsabilidad en última instancia.

Usa herramientas que te ayuden a estar al día con el rendimiento de tus proveedores a fin de reducir la carga administrativa.

Próximos pasos para una adquisición en informática centrada en el futuro

La adquisición en informática puede ayudarte a estandarizar procesos, adoptar la automatización e incluir compras socialmente responsables en tus relaciones con los proveedores. Puede aportar a tu departamento de informática, y a toda tu organización, mayor conformidad, control y coherencia, a la vez que acelera los tiempos del ciclo de vida y reduce el trabajo manual. 

Podemos ayudarte en esta transformación de la siguiente manera:

• Ofrecemos envío rápido, descuentos en compras por volumen y ofertas exclusivas mediante Business Prime

• Nos integramos con más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas

• Brindamos análisis en tiempo real para informar una toma de decisiones más inteligente
  
  

Gracias a la estructura, estrategia y tecnología detrás de la adquisición en informática, puedes desbloquear no solo un ahorro de costos, sino también la innovación y la agilidad necesarias para triunfar en el 2025 y el futuro.

Conoce cómo podemos ayudar a tu equipo a hacer compras más inteligentes, rápidas y con mayor control. Conecta con nuestro equipo de ventas para explorar formas de respaldar las metas de la adquisición en informática de tu organización.