Cómo las modernas soluciones de adquisición en informática impulsan la innovación y el cumplimiento

La mayoría de las organizaciones modernas confían en la informática en cierto grado para sus operaciones de adquisición. Ya sea que se trate de hardware como monitores y computadoras portátiles o de software como una plataforma de administración de gastos desde la adquisición al pago, estas tecnologías son esenciales para que las operaciones fluyan. Sin embargo, el proceso de compra de esta tecnología suele ser fragmentado, manual y riesgoso.

Como la informática es una parte vital de las operaciones comerciales, tu equipo necesita una manera de cumplir con las necesidades de la organización sin sacrificar la información de compra y el control operativo. Este es el motivo por el cual las soluciones de adquisición en informática pueden ampliar tu alcance.

Con el software adecuado, tu equipo puede transformar la adquisición en informática de un proceso inconsistente a un impulsor estratégico de crecimiento comercial y rentabilidad.

El rol creciente de la adquisición en informática

La adquisición en informática cumple un papel cada vez más estratégico para el enfoque de adquisición indirecta de tu organización. El proceso de adquisición de tecnología, que muchos profesionales de la adquisición una vez vieron como simplemente transaccional, ahora puede impulsar la agilidad, la innovación y la administración de riesgos para toda la organización. Como resultado de ello, las adquisiciones en informática ahora están evolucionando para convertirse en una oportunidad competitiva.

Sin embargo, para aprovechar al máximo un proceso estratégico de adquisición en informática, tu equipo debe considerar el panorama de adquisición actual que está evolucionando digitalmente. Eso se debe a que la tecnología (como las integraciones de IA, la expansión de SaaS, los requisitos de seguridad y cumplimiento y los informes con datos sobre compras socialmente responsables) influye en cómo tu equipo administra la adquisición en informática. Todo esto, además de cómo las necesidades y objetivos de tu equipo se alinean a estas características y tendencias de adquisición digital, afecta el proceso de elección de un software de adquisición en informática.

Este software también apoya la transformación digital de tu organización, y la solución adecuada puede empoderar a tu equipo para tener incluso un mayor impacto en las operaciones a través de la gobernanza. Mediante la automatización de los procesos, la optimización de las tareas rutinarias y el aprovechamiento de tecnologías modernas como la IA, las soluciones de adquisición en informática pueden ayudar a que tus compradores se adhieran a políticas estandarizadas cuando realizan adquisiciones en informática.

Cuando tus operaciones internas se adhieren a tus reglas y procedimientos de adquisición, es más fácil lograr la alineación y el cumplimiento en toda la organización. Aquí hay algunas maneras específicas en las que puedes hacerlo:

Cómo transformar el control de costos en un socio de innovación

En el pasado, las organizaciones deseaban adquirir los bienes y servicios que necesitaban al menor costo posible, y los procesos de adquisición en informática que utilizaban reforzaron este objetivo. Sin embargo, la tecnología moderna les ha permitido a los equipos transformar el proceso de compra de tecnología en una estrategia ágil e innovadora que incluye asociarse con adquisiciones en informática. Esto les otorga el potencial de acelerar el crecimiento en toda la organización y generar ganancias.

Por ejemplo, las adquisiciones en informática pueden impulsar la adopción de la nube o de la IA estandarizando los procesos de aprobación y la incorporación de proveedores. Debido a esto, en vez de seguir con un modelo heredado que ve a la adquisición como un obstáculo para los procesos de informática, las organizaciones están eligiendo considerar a la adquisición un impulsor para el desarrollo estratégico.

Administrar la informática “en la sombra” y los riesgos de los proveedores

La informática “en la sombra” tiene lugar cuando las partes interesadas utilizan software o hardware que están fuera de tus procesos de compra aprobados, lo que infringe las políticas de gobernanza de tu organización. Utilizar estos programas no aprobados para realizar compras a proveedores o para interactuar con ellos puede crear puntos ciegos en tus operaciones. Este tipo de incumplimiento también aumenta el riesgo de suscripciones repetidas, brechas de cumplimiento y exposición de datos.

Estos puntos ciegos operativos llevan a una visibilidad limitada, lo que hace que administrar y resolver áreas de riesgo parezca imposible. Y sin un conocimiento firme de la administración de la adquisición en informática, es posible que tu organización esté en un estado de incertidumbre mientras tratas de generar una estrategia de adquisición efectiva, mantener operaciones eficaces y alcanzar resultados comerciales medibles.

3 características clave de las soluciones de adquisición en informática

Una cosa es mirar una lista de características de las soluciones de adquisición en informática e identificar las que tu equipo necesita. Pero para comprender el valor real de una plataforma de adquisición en informática, tu equipo debe comprender cómo las características clave generan resultados de adquisición medibles y tangibles, tales como control de la red, visibilidad y cumplimiento mejorados.

La siguiente lista detalla tres características principales de las soluciones de software de informática y cómo pueden ayudarte a impulsar tu negocio y tus objetivos de gasto:

Integración con sistemas de ERP y SSO

Las integraciones seguras constituyen la base de tus operaciones de adquisición. Eso se debe a que la pila tecnológica de adquisición conectada le otorga a tu equipo de adquisición información de todo el proceso de adquisición desde un lugar unificado. Asimismo, los sistemas integrados proporcionan datos de adquisición en informática consistentes que tu equipo puede usar para tomar decisiones comerciales inteligentes. 

A medida que consideras tus opciones de soluciones de adquisición en informática, debes priorizarlas con integraciones robustas con sistemas de ERP y SSO para apoyar a tu equipo mientras construye una red de adquisición digital conectada, confiable y práctica. Amazon Business, por ejemplo, se integra con más de 300 sistemas, incluidos SAP Ariba, Coupa, Oracle y Workday. Estas conexiones le permiten a tu organización sincronizar los datos en tiempo real, administrar los usuarios de forma simplificada y reducir la conciliación manual.

Paneles de análisis y visibilidad de gastos

La visibilidad financiera directamente informa tus decisiones de adquisición. Ese es el motivo por el que es importante contar con una solución de adquisición en informática que obtenga esta información: puede ser la diferencia entre detectar oportunidades de ahorro y perder ganancias. También te ayudan a simplificar la administración de proveedores, reducir la informática “en la sombra” y revelar repeticiones de modo que puedas ahorrar dinero y mejorar tu eficiencia operativa.

Amazon Business puede ayudar a tu equipo a recuperar este control financiero con Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime). Este sistema basado en la nube le permite a tu equipo revelar información en tus categorías principales de informática, proveedores repetidos y utilización de licencias. También puedes utilizar soluciones de Amazon Business para hacer un seguimiento de patrones de adquisición en informática, analizar los gastos con la Analítica de Amazon Business y generar informes personalizables desde un panel de analítica fácil de utilizar.

Este tipo de administración de gastos basados en datos juega un papel crítico en la elevación de las adquisiciones en informática a un nivel estratégico dentro de tu organización.

Cumplimiento de políticas y autorización de procesos

En un panorama de adquisición moderno, en el que contratar a un proveedor no aprobado podría generar un exceso de gastos o una infracción de las políticas de adquisición, es crucial que las soluciones de adquisición electrónica en informática brinden apoyo a los equipos facilitando el control y el cumplimiento del presupuesto. 

Tomemos, por ejemplo, las características de automatización y cumplimiento de políticas de Amazon Business. Guided Buying te permite motivar a los compradores para que pidan a ciertos proveedores etiquetándolos como preferidos por tu organización. Al hacer esto, la característica establece umbrales de compra claros y te ayuda a reducir el riesgo de informática en la sombra o gastos no planificados. Asimismo, Guided Buying simplifica la experiencia del usuario para que los compradores no tengan que lidiar con procesos largos y complicados para adquirir los bienes y servicios de informática que necesitan y hacer bien su trabajo.

Así como los compradores que recurren a proveedores no autorizados constituyen un riesgo para tu organización, lo mismo ocurre con las demoras en los procesos o los errores en los procesos de autorización manual. Pero tu equipo puede resolver fácilmente estos problemas con las capacidades de automatización de Amazon Business, que te permiten establecer permisos específicos que inician tareas administrativas de manera instantánea. Por ejemplo, en lugar de destinar horas buscando entre las autorizaciones, puedes dirigir automáticamente las solicitudes de compra, obtener notificaciones y establecer recordatorios sin resignar el control del presupuesto y la capacidad de asignar proveedores.

Mediante la optimización de los procesos de autorización de esta manera, obtienes el beneficio adicional de reforzar las relaciones con tus proveedores. Esto se debe a que puedes mantener un ciclo de vida de adquisición eficaz y relativamente sin errores que aumenta la confianza en los proveedores. Esto, a su vez, permite colaborar con los proveedores para promover la resiliencia en la cadena de suministro y un crecimiento organizacional a largo plazo.

Fortalece tu estrategia de adquisición en informática para impulsar el crecimiento organizacional

La adquisición en informática no se debe solo al ahorro de costos. Con una robusta solución impulsada por IA, los modernos equipos de adquisición pueden convertir sus procesos de adquisición en informática en una oportunidad competitiva que permita estrategias innovadoras. 

Pero para aprovechar los beneficios de la tecnología de adquisición en informática, tu equipo primero debe planificar soluciones para tus objetivos. De esa manera, tendrás una prueba tangible y medible de por qué el software de adquisición en informática es la opción adecuada para tu organización.

Allí es donde Amazon Business puede ayudar. Es un sistema ágil que se integra con tu tecnología actual para que tu equipo pueda recuperar el control de las adquisiciones en informática y obtener información financiera para cerrar la brecha entre eficiencia, cumplimiento e innovación. De esta manera, Amazon Business puede satisfacer las necesidades actuales de tu organización y también escalar de manera eficaz mientras crecen tus operaciones informáticas.

¿Está listo tu equipo para transformar su adquisición en informática en un impulsor estratégico del crecimiento organizacional? Comunícate con ventas hoy mismo para conocer cómo Amazon Business ayuda a los equipos de informática y adquisiciones a automatizar el abastecimiento, el control de gastos y los objetivos para promover la innovación.