Guía de automatización de cuentas por pagar 2025: Prácticas recomendadas y perspectivas sobre el ROI

Ya sea que tengas una red extensa de cuentas por pagar (AP) u operaciones de pago sencillas, los procesos manuales pueden agotar tus recursos internos. Los procesos registrados ​​en papel requieren que los equipos de cuentas por pagar dediquen tiempo valioso a verificar facturas y rastrear autorizaciones; tiempo que de otro modo podrían dedicar a encontrar formas innovadoras de impulsar ahorros de costos y eliminar ineficiencias.

Aquí es donde entra en juego el software de automatización de cuentas por pagar. Funciona como apoyo para los departamentos de cuentas por pagar ya que reduce errores y acelera los procesos de autorización de cuentas por pagar. El primer paso es evaluar tus operaciones actuales para comprender tus necesidades y los costos de procesamiento de facturas. Luego, deberás examinar las posibles soluciones para encontrar la que mejor se adapte a tu organización. Aquí te ofrecemos una guía para lograrlo.  

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

La automatización del proceso de cuentas por pagar implica el uso de tecnología para digitalizar los procesos de cuentas por pagar de principio a fin. Al hacerlo, eliminas de tu lista tareas tediosas, como la introducción manual de datos.

La solución de automatización de cuentas por pagar te permite establecer las pautas para este proceso. Desde allí, gestiona la validación de facturas de proveedores, las autorizaciones de las partes interesadas, la captura de datos y la programación de pagos. El proceso resultante es un proceso fluido, preciso y confiable que puede ahorrar tiempo y recursos.

¿Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar?

Una vez que un proveedor cumple un pedido y envía la factura, los equipos de cuentas por pagar se ocupan de los siguientes pasos:

1. Ingreso de datos en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): Agregan datos de facturas al sistema ERP o Netsuite. 

2. Verificación de dos o tres pasos: Compara facturas, órdenes de compra (PO) o recibos para verificar que todos los detalles de las facturas sean precisos y consistentes.

3. Procesos de autorización de facturas: Busca a las partes interesadas que necesitan autorizar los pagos antes de poder liberar los fondos.

4. Cuentas por pagar programa el pago: Programa el pago al proveedor una vez que todas las partes interesadas autoricen la factura y tu equipo esté listo para liberar los fondos. 

    

Según tu infraestructura tecnológica de adquisiciones, tus herramientas pueden utilizar uno o varios de los siguientes tipos de tecnología para la automatización de facturas:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Escanea documentos y conviértelos en texto para poder convertir archivos PDF o capturas de pantalla en documentos estándar para verificar más fácilmente la precisión de facturas, órdenes de compra y recibos. 

• Automatización de procesos robóticos: Establece reglas dentro del sistema de automatización sobre cómo debes manejar las tareas estándar para agilizar los procesos y promover la precisión.

• IA y aprendizaje automático (ML): Detecta fraudes, automatiza la extracción de datos y predice las condiciones futuras del mercado con tecnología de IA y ML, con la ayuda de OCR o programas de lenguaje natural.

   

A menudo verás este tipo de tecnología en una única solución. Esto le otorga a tu departamento de cuentas por pagar el poder de automatizar tareas cruciales pero convencionales del proceso de pago. 

¿Qué tareas de cuentas por pagar puedes automatizar?

En lugar de trabajar activamente en cada paso del proceso, imagina intervenir solamente para resolver discrepancias y autorizar fondos. 

Para lograrlo, automatiza estas tareas para recuperar tiempo en tu día:

• Extrae datos de tus documentos: Obtén datos a partir de facturas, órdenes de compra y recibos, luego centralízalos para el almacenamiento de datos a largo plazo y una fácil correspondencia de documentos.

• Haz coincidir las facturas con las órdenes de compra: Vincula todos estos documentos para asegurarte de que tu información coincida antes de autorizar los pagos. 

• Envía notificaciones a los autorizadores: Notifica a las partes interesadas cuando necesiten autorizar pagos en lugar de tener que rastrear a cada uno manualmente.

• Programa el pago: Establece automáticamente una fecha de pago una vez que el software de cuentas por pagar complete los pasos anteriores. 

   

Una solución eficaz recopila datos de cada uno de estos pasos y los coloca en un panel central; de esa manera, tienes datos en tiempo real siempre que los necesites, entre muchos otros beneficios. 

Los beneficios de la automatización de cuentas por pagar

Mencionamos cómo la automatización de cuentas por pagar ahorra tiempo, pero tiene muchos más beneficios. Esto es lo que la automatización de cuentas por pagar puede hacer por ti:

• Reducir el riesgo de error: Un proceso automatizado de autorización y conciliación de facturas reduce la posibilidad de errores humanos. 

• Implementar una detección de fraude confiable: Con la ayuda del software de automatización, tu equipo puede detectar facturas sospechosas o discrepancias y marcarlas para analizarlas más de cerca. 

• Mantener operaciones internas eficientes: Puedes reducir el tiempo que dedicas a ingresar datos de facturas, hacer coincidir documentos y buscar autorizaciones con la automatización. 

• Realizar pagos a tiempo: Los procesos automatizados agilizan algunos de los pasos previos al pago, lo que reduce las probabilidades de demoras y potencialmente genera descuentos por pago anticipado. 

• Extraer y centralizar análisis de compras: Al almacenar todos los datos de tu proceso de cuentas por pagar bajo un mismo techo, puedes obtener visibilidad de tus operaciones y, por lo tanto, tomar decisiones comerciales impactantes. 

   

El software de automatización alivia parte del peso de los equipos de finanzas de cuentas por pagar en todo el proceso de facturación. Tus posibilidades de obtener los beneficios de la automatización de cuentas por pagar aumentan cuando eliges la herramienta adecuada. 

Cómo elegir tu software de automatización de cuentas por pagar

A medida que reduces tus opciones de software de automatización de cuentas por pagar, considera lo siguiente:

• Procesamiento de facturas digitales:: Elige una solución que convierta todo tipo de documentos a formatos digitales para que puedas extraer fácilmente datos para la conciliación de facturas y la centralización de datos. 

• Integraciones con sistemas existentes: Asegúrate de que cualquier nueva solución se conecte perfectamente con tu software actual para lograr un proceso de adquisición coherente con datos precisos.

• Análisis integrados y presentación de informes: Busca una solución que recopile datos para poder generar rápidamente informes de datos e iterar en tus procesos para maximizar la eficiencia. 

• Características de seguridad y cumplimiento: Adopta una solución con funciones de seguridad y cumplimiento integradas para mantener segura la información importante de tu organización.

• Herramientas de administración de relaciones con proveedores: Realiza un seguimiento de las facturas, el rendimiento y los contratos de los proveedores para supervisar el estado de tus relaciones con ellos en todo momento. 

• Opciones de pago flexibles: Encuentra el software que ofrezca opciones de pago de facturas flexibles para que puedas pagar de una manera que tenga sentido para tu organización.

   

La automatización de cuentas por pagar alivia la presión que enfrenta tu equipo cuando se esfuerza por lograr precisión y eficiencia en las tareas rutinarias de administración de facturas. Además, puedes liberar tiempo para que puedan concentrarse en optimizar partes más grandes de tu sistema de contabilidad para impulsar el flujo de caja.

Para nosotros, Amazon Business, nuestra principal prioridad es brindarles a los equipos de adquisiciones los recursos que necesitan para mantenerse eficientes y precisos en su trabajo diario. Nuestra solución te permite procesar facturas más rápido, como con una aplicación móvil que te permite hacer verificación de tres pasos sobre la marcha. De esa manera, todo el proceso desde la compra hasta el pago se ejecuta de manera más fluida, se mantiene preciso y permite que tu equipo crezca.

Cómo implementar la automatización del proceso de cuentas por pagar

Adoptar una nueva tecnología de automatización de cuentas por pagar puede ser tan fácil como usarla. Sigue estos sencillos pasos para comenzar:

1. Evalúa qué necesita de la automatización de cuentas por pagar: Revisa tus procesos actuales para encontrar cuellos de botella o lugares propensos a errores y así determinar tus necesidades. 

2. Elige el software de automatización de cuentas por pagar adecuado: Crea una lista de opciones y compáralas según tus necesidades para tomar una decisión basada en datos.

3. Implementa la facturación electrónica: Transforma tus facturas de documentos en papel a documentos digitales.

4. Configura procesos de automatización: Crea pautas para automatizar los pasos del proceso de cuentas por pagar, incluida la alerta a las partes interesadas durante las etapas de autorización. 

5. Ayuda y capacitación para los empleados: Proporciona a los equipos de cuentas por pagar los recursos que necesitan para conocer la nueva solución. 

    

Implementar una nueva tecnología de automatización es fácil, pero ten en cuenta que factores fuera de tu control podrían crear obstáculos. 

Desafíos de la automatización de cuentas por pagar (y cómo superarlos)

Como sucede con cualquier tecnología nueva, es posible que surjan problemas a medida que automatizas tus operaciones de cuentas por pagar. A continuación, te explicamos cómo puedes solucionar los problemas de adopción más comunes:

Problemas de integración y obstáculos de informática

Mantén a tu equipo de informática actualizado desde el primer día. Esto les da tiempo suficiente para realizar copias de seguridad de los datos actuales y ejecutar análisis de riesgos para identificar posibles problemas de integración. Usa este tiempo también para crear documentación de integración instructiva para los equipos de cuentas por pagar y repítela a medida que recibas comentarios. 

Adopción paulatina y resistencia al cambio

Cualquier software nuevo o cambio en tu proceso puede generar dudas en los empleados. Podrían sentirse abrumados por la idea de aprender un nuevo proceso o solución además de su trabajo diario. 

Adopta un enfoque compasivo proporcionando a los equipos de cuentas por pagar los recursos que necesitan para adoptar sin problemas el nuevo software. Asegúrate de que sepan cómo la solución facilitará su trabajo diario una vez que esté en funcionamiento. 

Proceso de automatización de cuentas por pagar desorganizado

Si confías principalmente en procesos manuales, existe el riesgo de tener procesos de cuentas por pagar desorganizados. Por eso, vale la pena documentar y auditar tus procesos existentes. Al hacerlo, obtienes una foto de cómo se ven las cosas ahora para compararlas con las versiones de prueba automatizadas. Esto te ayudará a descubrir pasos duplicados, errores o conflictos más adelante que podrían impedir que la solución sea lo más útil posible. 

La transición de copias impresas a lo digital

El hecho de que estés implementando soluciones de cuentas por pagar digitales sólidas no significa necesariamente que tus proveedores hagan lo mismo. Tienes algunas opciones para lidiar con esto:

1. Utiliza el software de automatización de cuentas por pagar con OCR para convertir sin problemas facturas en papel en fuentes de datos digitales. Busca una solución que también incluya portales de autoservicio de proveedores para lograr la máxima facilidad de uso.

2. Crea un plan de incorporación de proveedores paso a paso que destaque los recursos de capacitación para apoyar a tus proveedores durante todo el proceso.

    

Brechas de cumplimiento y seguridad

Una solución de automatización que maneja datos de compra importantes debe tener seguridad de múltiples capas. Esto debería incluir características como detección automática de fraude para señalar actividad sospechosa y registros de auditoría integrados de la actividad de todos los usuarios. Además, buscar una solución que incluya controles de acceso basados ​​en roles para que los equipos de cuentas por pagar solo puedan acceder a la información que necesitan para su trabajo. 

Cómo medir el ROI de la automatización de cuentas por pagar

Antes de implementar oficialmente una nueva solución, establece indicadores clave de rendimiento (KPI) de automatización de cuentas por pagar que afecten tu flujo de ingresos general. Estos te indicarán la efectividad de tu estrategia. 

Algunos de los KPI más comunes que puedes utilizar son:

• Tiempo promedio de procesamiento de facturas: Realiza un seguimiento de cuánto tiempo transcurre desde que llega una factura hasta que las partes interesadas autoricen el pago.

• Tasa de excepción de factura: Registra la cantidad de facturas que tu equipo de cuentas por pagar necesitará retirar para realizar una investigación más exhaustiva debido a errores. 

• Tasa de pago puntual: Mide la frecuencia con la que pagas a los proveedores a tiempo, según las condiciones del contrato. 

• Costo total de procesar una factura: Calcula el costo total de procesar una factura, desde el momento en que llega a cuentas por pagar hasta que el equipo libera el pago.

• Número de facturas procesadas: Cuenta cuántas facturas procesas dentro de un período de tiempo determinado, tanto antes como después de adoptar una solución automatizada. 

   

En conjunto, estos KPI indican la eficiencia y la precisión de tu nuevo proceso. Pero ten en cuenta que deberás darle al nuevo proceso algún tiempo para recopilar datos antes de poder evaluarlo. 

Aumenta la eficiencia con las soluciones de automatización de cuentas por pagar de Amazon Business

Desde integraciones de ERP hasta la captura de datos de facturas, las soluciones de automatización de cuentas por pagar cubren los aspectos básicos de tus operaciones financieras. El truco está en encontrar el software adecuado para tu equipo.

Nuestra solución te ofrece integraciones sólidas y opciones de pago flexibles para que puedas personalizarlo y que funcione para ti. También nos integramos con soluciones de software como SpendBridge para agilizar facturas, presupuestos y análisis de gastos. Recursos valiosos como este pueden ayudarte a mantenerte actualizado sobre las últimas tendencias de adquisiciones, tecnología y consejos para optimizar tus operaciones.

¿Todo listo para comenzar? Comunícate con nuestro equipo de ventas hoy mismo para conocer cómo podemos integrar nuestras soluciones de adquisiciones integradas en tu estrategia de automatización de cuentas por pagar.