Cinco soluciones de gestión de pedidos para mejorar la eficiencia de tu empresa.

En las organizaciones grandes, mantener las solicitudes de compra organizadas y en movimiento no es solo responsabilidad del equipo de adquisiciones, sino también una tarea compartida con los administradores de distintos departamentos. Sin embargo, esos administradores suelen trabajar con herramientas dispersas, procesos de autorización inconsistentes y procedimientos poco claros que generan retrasos.

¿Las buenas noticias? Optimizar la gestión de pedidos no tiene por qué significar reemplazar tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ni renovar por completo estrategia de adquisiciones. Para muchos administradores, los cambios pequeños pero estratégicos, como configurar pedidos recurrentes, estandarizar autorizaciones y usar herramientas de visibilidad de gastos, generan resultados notables. Estas soluciones escalables e intuitivas suelen integrarse con las herramientas que los equipos ya usan, aportando claridad, control y coherencia al proceso diario de pedidos.

Estas soluciones escalables e intuitivas suelen integrarse con las herramientas que los equipos ya utilizan, aportando claridad, control y coherencia al proceso diario de pedidos.

Por qué fallan los procesos de pedidos empresariales

Incluso los administradores más capaces pueden enfrentarse a obstáculos cuando los procesos de pedidos dependen de herramientas, proveedores, reglas y prácticas que no han evolucionado al ritmo de las necesidades de la organización. Reconocer estos puntos problemáticos es el primer paso para diseñar procesos de trabajo efectivos.

Estos son algunos de los obstáculos más comunes que enfrentan los administradores:
 

• Sistemas desconectados y herramientas obsoletas: Muchos administradores aún gestionan pedidos mediante hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos o software heredado que no se integra con otros sistemas empresariales. Estas brechas dificultan el seguimiento del progreso, el intercambio de actualizaciones y el análisis del gasto, lo que genera desafíos en las adquisiciones empresariales que pueden ralentizar todo el proceso de pedidos.

• Falta de estandarización entre departamentos: Sin reglas de autorización coherentes, formatos de solicitud de adquisiciones uniformes y listas de proveedores consistentes, cada departamento termina gestionando su propio proceso. Esta falta de alineación puede generar errores, pedidos duplicados y oportunidades perdidas de ahorro de costos.

• Cuellos de botella en las autorizaciones manuales y el despacho de pedidos: Cuando cada paso requiere la intervención directa de una persona, los pedidos pueden estancarse, especialmente en periodos de alta demanda o cuando los autorizadores no están disponibles. Estos retrasos frustran a los solicitantes y dificultan el cumplimiento de las necesidades del negocio a tiempo.

Al abordar estos problemas, los administradores pueden reemplazar los procesos lentos e inconsistentes por sistemas integrados y estándares claros que sienten las bases para autorizaciones más rápidas y pedidos más eficientes.

Cinco prácticas recomendadas para el proceso de gestión de pedidos

Las herramientas optimizadas ofrecen a los administradores la eficiencia en adquisiciones que necesitan, al brindar claridad y lineamientos para mantener las solicitudes en proceso. Si te mantienes al tanto de tus procesos, puedes evitar que tus pedidos, sean simples o complejos, se conviertan en cuellos de botella.

Al hacer mejoras específicas en los procesos, los administradores ahorran tiempo, reducen errores y aprovechan mejor los recursos disponibles. Aquí tienes cinco puntos por donde empezar:

1. Centraliza las solicitudes con herramientas de pedidos estandarizadas

Cuando cada equipo solicita artículos de manera diferente, con distintos proveedores, formatos o pasos, las autorizaciones pueden demorarse y los errores multiplicarse. Sin embargo, estandarizar el proceso puede eliminar ese caos. Al usar listas de pedidos preconfiguradas o catálogos organizados, puedes dar a los empleados un punto de partida claro para artículos comunes como suministros de oficina y equipos de informática.

Herramientas como las Listas empresariales facilitan crear y compartir listas de artículos comprados con frecuencia en distintos departamentos, mientras que Guided Buying (una característica de Business Prime) te ayuda a dirigir a los compradores hacia los productos y los proveedores preferidos. Y al agregar controles de compra al proceso, puedes reducir la ambigüedad, acelerar las aprobaciones y alinear los pedidos con la política de la organización.

2. Automatiza las compras recurrentes y predecibles

Algunos pedidos funcionan como un reloj, como los de salas de descanso, limpieza o mantenimiento preventivo. Suscríbete y ahorra en entregas recurrentes o configura servicios de reabastecimiento para necesidades predecibles que te ayuden prevenir faltantes y a evitar las solicitudes apuradas a último minuto. Estas estrategias también pueden liberar a los administradores para que se concentren en tareas más estratégicas. 

Más allá de las entregas recurrentes, las organizaciones con visión de futuro también están explorando el uso de IA en adquisiciones para anticipar la demanda, detectar pedidos inusuales y perfeccionar los patrones de compra con el tiempo. Este tipo de capacidad predictiva hace que la automatización sea más que conveniente y ayuda a que tu organización se mantenga al día con pedidos y entregas.

3. Usa procesos de autorización para reducir la fricción y hacer cumplir las políticas

Para los administradores, tener que gestionar autorizaciones manualmente entre distintos departamentos lo ralentiza todo. Sin embargo, la automatización puede resolver este problema al dirigir las solicitudes a las personas correctas según criterios preestablecidos y eliminar la necesidad de seguimiento constante. De hecho, según McKinsey, el 60 % de la fuerza laboral podría recuperar casi un tercio de su tiempo simplemente al automatizar sus procesos.

En lugar de perseguir firmas y aclarar detalles por correo electrónico, puedes usar la automatización para avanzar con las autorizaciones como parte de un proceso más ágil. compras optimizado. Los procesos de autorización automatizados también ayudan a mantener los pedidos en cumplimiento sin crear obstáculos. 

Con herramientas de cumplimiento sólidas, puedes configurar procesos de compra, establecer permisos por grupo, definir límites de gasto y compartir las preferencias de compra de tu organización, de modo que los miembros del equipo tengan autonomía dentro de parámetros definidos. Este equilibrio acelera el proceso sin perder el control.

4. Otorga acceso a los administradores y a las partes interesadas a los datos de pedidos

Los datos en tiempo real te ayudan a optimizar las operaciones e incluso pueden aumentar el ROI hasta en un 21 %. Cuando cuentas con información en tiempo real sobre qué solicita tu equipo, con qué frecuencia y quién lo pide, puedes detectar tendencias y resolver problemas antes de que se conviertan en un obstáculo. 

Con herramientas como la Analítica de Amazon Business, los administradores pueden ver los tableros de gasto por departamento, artículo o proveedor sin depender del área de informática para obtener reportes personalizados. Eso significa previsiones más rápidas, presupuestos más precisos y un seguimiento más sencillo de las métricas de cumplimiento.

5. Aumenta la visibilidad y conéctala con objetivos más amplios

El verdadero valor de las mejoras en la gestión de pedidos surge cuando se alinean con las prioridades de la organización. Tener visibilidad del gasto por ubicación, frecuencia de pedidos o cumplimiento por proveedor facilita las auditorías, hace más precisa la planificación del presupuesto y reduce la incidencia de compras no aprobadas.

Las herramientas de compra inteligente para negocios, como Información del pedido, pueden darte las perspectivas de gasto que necesitas al mostrar la información de una manera sencilla para que actúes con rapidez. Al recopilar información crítica sobre los pedidos, los administradores pueden simplificar la conciliación y asignar costos con mayor precisión para fortalecer la supervisión financiera.

Cómo elegir un software para la gestión de pedidos empresariales

Al recopilar información crítica sobre los pedidos, los administradores pueden simplificar la conciliación y asignar los costos con mayor precisión, fortaleciendo la supervisión financiera. Aquí tienes algunas características clave que debes buscar:
 

• Integración con los sistemas de ERP y de adquisiciones para garantizar que los pedidos fluyan sin interrupciones entre plataformas.

• Procesos de autorización personalizados con umbrales de gasto configurables y permisos por equipo o ubicación. 

• Catálogos organizados y controles de compra para guiar a los compradores hacia productos y proveedores preferidos (disponibles con Guided Buying).

• Opciones de entrega recurrente para automatizar compras predecibles mediante el soporte de pedidos recurrentes. 

• Seguimiento del gasto en tiempo real para mejorar las previsiones y la planificación del presupuesto. 

• Detalle y seguimiento de pedidos para las auditorías, el cumplimiento de los proveedores y los informes específicos por ubicación. 

La gestión de pedidos no tiene por qué ser manual

Los equipos empresariales no tienen que empezar desde cero ni reemplazar sus sistemas de ERP para mejorar los procesos de ingreso de pedidos. En su lugar, pequeños cambios específicos pueden aportar estructura y agilidad a las compras sin generar una gran carga para el área de informática. 

Las herramientas que gestionan los procesos de adquisiciones, como las listas de pedidos estándar, las entregas recurrentes, las aprobaciones automatizadas y el análisis en tiempo real, ayudan a los administradores a trabajar con mayor confianza y menos fricción. Cuando estas capacidades funcionan en conjunto, las adquisiciones pasan de ser una tarea reactiva a convertirse en un motor de crecimiento para las operaciones de comercio electrónico. 

Es aquí donde la compra inteligente para negocios puede ayudar. Amazon Business ofrece una amplia selección, un despacho más rápido y experiencias de compra más fluidas para los equipos internos. Todo esto contribuye a un mejor rendimiento a lo largo del tiempo, tanto en las tiendas físicas como en línea, y mejora la experiencia del cliente. Además, como nuestras soluciones pueden escalar entre equipos, adaptarse a estructuras organizacionales complejas e integrarse con los sistemas que ya utilizas, ofrecen más formas de controlar el gasto, mejorar el cumplimiento de las políticas y planificar a futuro sin añadir capas innecesarias de complejidad.

¿Listo para eliminar la fricción del proceso de pedidos de tu equipo? Comunícate con nuestro equipo de ventas hoy mismo, descubre cómo nuestra solución simplifica las compras repetitivas, gestiona las autorizaciones y te brinda mayor visibilidad, sin necesidad de una implementación compleja.