Ahorros en adquisiciones: Cómo los líderes financieros convierten la reducción de costos en valor medible

Los ahorros en adquisiciones constituyen más que solo costos más bajos. Para los líderes financieros, también afectan directamente la confianza con la que planifican y gestionan el gasto.

A medida que los aumentos de precios se propagan por la cadena de suministro, las compras se vuelven más difíciles de predecir. Por eso, los ahorros deben optimizar lo que el negocio realmente gasta o espera gastar, no solo verse bien en un modelo. Para los equipos financieros, ese cambio plantea preguntas prácticas sobre de dónde provienen los ahorros, si se mantienen a lo largo del tiempo y si se puede confiar en ellos en planes futuros.

Tratar los ahorros en adquisiciones como insumos para la planificación financiera desplaza el enfoque basado en reducir costos puntuales hacia buscar consistencia. Basar los ahorros en un punto de partida compartido, rastrear las métricas correctas y alinearlas con las medidas de impacto financiero hace que las previsiones a futuro sean más fáciles de confiar.

Qué significan los ahorros en adquisiciones

Los ahorros en adquisiciones se refieren a la reducción en el gasto empresarial real o esperado que proviene de decisiones y acciones de adquisiciones. Pero para los equipos financieros, estos ahorros solo importan cuando se reflejan en el gasto real. Si los números no reducen costos, mejoran el flujo de caja o se mantienen en previsiones a futuro, no sirven para tomar decisiones.

Convertir los ahorros en adquisiciones en algo en lo que los equipos financieros puedan confiar requiere puntos de referencia claros, hacer seguimiento consistente a lo largo del tiempo y alinearse con medidas de rendimiento existentes.

Calcular los ahorros en adquisiciones teniendo en cuenta puntos de referencia claros y rastrearlos a lo largo del tiempo proporciona a los equipos financieros números que pueden usar en previsiones y planes. Debido a que esos ahorros reflejan cambios en el gasto real, los equipos pueden analizar cómo el gasto realmente impacta el resultado final.

Tipos de ahorros en costos de adquisiciones

Los ahorros en adquisiciones pueden tomar diferentes formas, según cómo y cuándo afecten los resultados financieros. Estos son los principales tipos de ahorros:

• Ahorros en costos de capital: Reducciones en el gasto inicial en activos o inversiones a largo plazo, a menudo debido a mejores decisiones de abastecimiento o un mejor costo total de propiedad (TCO).
  
  

• Ahorros en flujo de caja: Mejoras que liberan capital de trabajo, como términos de pago extendidos o ciclos de compra más predecibles.
  
  

• Ahorros en gastos operativos: Reducciones continuas en el gasto diario, incluidos precios unitarios más bajos, menos procesos manuales o mejor control del gasto indirecto.

   

Ahorrar costos, evitar costos o crear valor

Muchas personas usan estos términos indistintamente, pero significan cosas diferentes para las finanzas. Así es como los equipos de finanzas distinguen entre ahorro de costos, evitación de costos y creación de valor:

• Ahorros en los costos: Una reducción en el gasto en comparación con un referencia de base histórica, como negociar un precio de contrato más bajo.
  
  

• Evitación de costos: Evitar futuros aumentos de costos o gastos que hubieran ocurrido, como asegurar tasas antes de que un proveedor aumente el precio.
  
  

• Creación de valor: Mejoras que fortalecen el rendimiento de las adquisiciones más allá de los ahorros, como relaciones más estrechas con proveedores que reducen el riesgo o apoyan el crecimiento a largo plazo.

   

Cómo calcular el ahorro en adquisiciones

Calcular el ahorro en adquisiciones es importante porque las finanzas no pueden fiarse de números que no pueden explicar o defender. Con referencias de base claras y un impacto real del gasto, se brinda contexto a esos números, por lo que el ahorro es más fácil de prever y más creíble en la planificación.

Por eso tus cálculos deben ser consistentes, basarse en datos reales y alinearse con la forma en que las finanzas ya miden el impacto.

Esto es lo que hay que implementar para que los cálculos de ahorro en adquisiciones pasen la evaluación financiera.

Establecer el punto de referencia adecuado

Un punto de referencia sirve para que las finanzas determinen si los ahorros son reales. En adquisiciones, esto generalmente refleja el gasto histórico, ajustado por volumen, categorías combinadas y las condiciones del mercado. Pero sin punto de referencia fiable, incluso los esfuerzos de ahorro bien intencionados pueden diluirse en debates sobre metodologías en lugar de resultados.

Aquí es donde muchas organizaciones patinan. Según el informe Total Economic Impact™ de Amazon Business con Business Prime, muchas organizaciones concilian la actividad de adquisiciones solo una vez al mes o cada trimestre. Esto significa que cuando los equipos revisan los datos, las compras superpuestas, los proveedores no autorizados o los sobregiros presupuestarios ya han ocurrido. Ese retraso crea riesgo de gasto excesivo y dificulta la previsión. Dado que las finanzas trabajan con gastos evitables y cronogramas que no reflejan cómo deberían operar las adquisiciones, es difícil establecer un punto de referencia claro para el ahorro o confiar en los datos de gastos históricos.

La investigación externa subraya esta brecha en la visibilidad. Según el informe Ardent Partners CPO Rising 2025, solo el 9 % de las organizaciones tienen análisis de gasto completamente automatizado, mientras que el 28 % aún depende de informes manuales. Cuando los datos de gastos se encuentran en hojas de cálculo o en sistemas desconectados, los equipos se ven obligados a revisarlos después de la acción, lo que dificulta que las finanzas normalicen los patrones de gastos o establezcan puntos de referencia fiables.

Para crear un punto de referencia utilizable, comienza con lo que el negocio realmente gastó durante los últimos 12 meses. El área de finanzas puede entonces ajustar ese número para que los cambios en el uso no distorsionen la vista. Por ejemplo, si los equipos compran más unidades pero el precio se mantiene igual, el gasto total aumentará. Ese aumento proviene de un volumen más alto, no de costos más altos. Separar los dos ayuda al área de finanzas a juzgar los ahorros con precisión.

Aquí hay una simple fórmula de referencia para usar:

Gasto de referencia = precio unitario del período anterior × volumen normalizado

Aunque ningún punto de referencia abarca todas las variables, este enfoque proporciona a las áreas de finanzas y adquisiciones una forma consistente de evaluar ahorros.

Rastrear ahorros previstos y realizados

Los ahorros previstos y realizados sirven para fines diferentes. Los ahorros previstos y realizados significan lo siguiente:

• Los ahorros previstos son lo que esperas ahorrar antes de que algo cambie. Se basan en suposiciones, como un nuevo contrato con precios más bajos o una política que debería reducir el gasto. Las áreas de finanzas y adquisiciones utilizan estas estimaciones para decidir qué iniciativas vale la pena perseguir y dónde enfocar el esfuerzo.

• Los ahorros realizados muestran lo que realmente sucedió después de que se comenzó a comprar. Estos ahorros consideran datos de compra reales y los comparan con el punto de referencia. Esto proporciona al área de finanzas información sobre si los ahorros esperados se materializaron en la práctica o si el comportamiento de compra, los cambios de volumen o los cambios del mercado redujeron el impacto.

Esta distinción es más importante conforme aumenta la volatilidad. Según el informe State of Procurement in H2 2025 de Procureability, casi dos tercios de las empresas tuvieron escasez en la cadena de suministro durante el año pasado y el 47 % ve estas interrupciones como un desafío importante para 2026. Dentro de ese contexto, el área de finanzas necesita ver si el gasto más alto refleja un impacto externo inevitable o problemas operativos dentro de la gestión de pedidos.

Rastrear tanto los ahorros previstos como realizados ayuda al área de finanzas a entender no solo lo que se planeó sino también lo que el negocio realmente ahorró. Esa claridad es crítica para prever, planificar y explicar resultados a los líderes.

Factores de ahorros en adquisiciones

Los ahorros en adquisiciones no provienen de una sola acción. Por el contrario, se acumulan con el tiempo cuando las organizaciones aportan más estructura a la forma en que gastan dinero y toman decisiones informadas. 

Los siguientes factores destacan de dónde suelen provenir los ahorros en adquisiciones y por qué se mantienen con el tiempo, especialmente cuando el área de finanzas necesita rastrear y prever el impacto:

• Visibilidad de gastos e información basada en datos: Centralizar datos de gastos proporciona a los equipos de adquisiciones y finanzas una vista completa de a dónde realmente va el dinero. Una vez que esos datos son visibles y consistentes, los análisis pueden basarse en ellos para revelar patrones de gastos, identificar oportunidades de ahorro y hacer previsiones más precisas.
  
  

• Consolidación de proveedores y compras preferidas: Reducir el número de proveedores activos concentra el gasto en proveedores autorizados, lo que refuerza las asociaciones y puede estabilizar los precios. Las compras preferidas limitan las compras puntuales y el gasto fuera de contrato, lo que minimiza la variación de precios y el gasto marginal, y, al mismo tiempo, reduce el TCO con el tiempo.
  
  

• Compras conforme a políticas y cumplimiento: Las compras conforme a políticas reducen el gasto no convencional, pues te permite dirigir las compras hacia proveedores y términos autorizados. Esto fortalece la gestión del gasto al limitar las compras fuera de contrato y las excepciones de políticas, y, al mismo tiempo, se reduce la exposición a proveedores no autorizados. Al hacer esto, el seguimiento de ahorros se vuelve más fiable para el área de finanzas.
  
  

• Eficiencia de procesos y reducción del trabajo manual: Cuando los procesos de adquisiciones salen de Excel e ingresan a procesos estandarizados, se requieren menos transferencias para mover las compras a través del sistema. Esa reducción del esfuerzo manual minimiza los costos de procesamiento y libera a los equipos de adquisiciones para enfocarse en iniciativas que generen ahorros mesurables.

   

Cómo construir programas de ahorros que se puedan repetir

Los ahorros individuales son fáciles de celebrar, pero difíciles de repetir. Las ganancias aisladas pueden ayudar en el momento, pero los líderes financieros se preocupan por si los ahorros se repiten, se escalan y aparecen consistentemente en la planificación. Esa capacidad de repetición requiere estructura, no heroísmo.

Esto es lo que debe prepararse para que los ahorros se mantengan con el tiempo.

Crear un marco de ahorros controlado

Los ahorros repetibles importan porque el área de finanzas necesita números que puedan usarse, no cifras que cambien según quién las explique. Para llegar a ese punto, debes establecer reglas claras. Puedes comenzar acordando cómo definir los ahorros, quién es responsable de ellos y con qué frecuencia se revisan los resultados. 

A continuación, documenta las suposiciones y los puntos de referencia para que todos trabajen con los mismos parámetros. Sin esa visibilidad, los equipos revisarán naturalmente las matemáticas, reinterpretarán los resultados o cuestionarán las clasificaciones a medida que cambien las condiciones.

Documentar las suposiciones y los puntos de referencia proporciona a los interesados una base compartida para cómo los equipos calcularán los ahorros. Esa claridad permite que el área de finanzas confíe en los números para hacer previsiones y, con el tiempo, integra los ahorros en las operaciones financieras habituales en lugar de tratarlos como ganancias aisladas.

Mantener los ahorros con información y tecnología

Los ahorros sostenibles dependen de la información, no de la intuición. 

Para lograr eso, los líderes empresariales necesitan tener visibilidad de los patrones de gastos y la capacidad de identificar oportunidades de ahorro de manera consistente a lo largo del tiempo. 

Pero tal como se halló en el informe Ardent Partners CPO Rising 2025, el 30 % de los profesionales de adquisiciones aún afirman que la falta de tecnologías o las tecnologías deficientes son un desafío considerable. Sin las herramientas adecuadas, la información llega tarde o directamente no llega. 

Las tecnologías como la automatización, las integraciones y los paneles de análisis ayudan a cerrar la brecha entre lo que asume el área de finanzas y lo que realmente se muestra hoy en los datos de adquisiciones. Cuando tienes sistemas que reúnen datos de gastos, puedes identificar patrones de gastos, marcar actividades inusuales y ver dónde se mantienen o se pierden los ahorros. Esa visibilidad facilita el seguimiento y la optimización de los ahorros.

Y esto funciona. Como se descubrió en el informe Total Economic Impact™ de Amazon Business, el 68 % de las organizaciones afirmaron tener una mejor gestión del gasto después de obtener visibilidad de la actividad de compras a través de la función Visibilidad de gastos de Business Prime en Amazon Business.

Los ahorros en adquisiciones contribuyen a objetivos más amplios

Reducir el gasto es el resultado más visible de los ahorros en adquisiciones, pero no siempre es el más importante. Cuando los ahorros son consistentes, mensurables y repetibles, también proporcionan al área de finanzas datos fiables para la planificación y liberan a los líderes para invertir con confianza. 

Descubre cómo los ahorros en adquisiciones bien gestionados contribuyen al rendimiento a largo plazo, no solo a la reducción de costos a corto plazo.

Previsibilidad presupuestaria y planificación del flujo de caja

Los ahorros fiables en adquisiciones reducen las fluctuaciones en el gasto al estabilizar los precios, los volúmenes y el comportamiento de compras. Cuando las compras siguen patrones acordados y los precios negociados se mantienen, el área de finanzas puede prever con más confianza porque los costos esperados se alinean con los pagos reales. 

Esa consistencia facilita la planificación de presupuestos, la gestión del flujo de caja y la anticipación de compromisos futuros. En lugar de reaccionar a aumentos inesperados, el área finanzas trabaja con datos más estables que permiten hacer una planificación más deliberada y tomar decisiones de capital de trabajo.

Cumplimiento y gestión de riesgos

Los programas de ahorros bien ejecutados refuerzan el control sobre las compras al hacer que el comportamiento de compras sea más consistente y fácil de revisar. Cuando los equipos trabajan a través de vías de compra autorizadas, menos compras se salen de la política y las transacciones son más fáciles de rastrear hasta llegar a la decisión detrás de ellas. 

Esa estructura mejora la preparación de auditorías porque los equipos de finanzas y cumplimiento pueden seguir el gasto sin depender de verificaciones manuales o explicaciones posteriores. 

Y con una visibilidad más clara de cómo se mueve el dinero, los equipos también están en una mejor posición para detectar actividades inusuales de antemano, lo que reduce el riesgo de que los problemas pequeños se conviertan en problemas de cumplimiento o financieros más grandes.

Compras responsables y valor a largo plazo

Los programas de ahorro en adquisiciones influyen en el comportamiento de compras al determinar qué proveedores utilizan los equipos y cómo se encaminan las compras. Al dirigir el gasto a través de proveedores verificados y canales de compra autorizados, las organizaciones reducen la dispersión de proveedores y mejoran la fiabilidad del abastecimiento. 

Este enfoque respalda las compras responsables al reducir el riesgo operativo y facilitar la revisión del rendimiento de los proveedores y, al mismo tiempo, afirma el valor a largo plazo más allá de la reducción de costos a corto plazo.

Amazon Business refuerza las estrategias de ahorro

Amazon Business es una solución de compra empresarial que apoya a los equipos de adquisiciones y finanzas al centralizar las compras, mejorar la visibilidad y reforzar las compras alineadas con la política en toda la organización. 

Amazon Business ayuda a los equipos a centralizar el gasto, mejorar la visibilidad y reforzar las compras alineadas con la política de la siguiente manera:

• Compras centralizadas con controles compartidos: Amazon Business centraliza las compras cotidianas al dirigir las compras de los empleados por una única cuenta corporativa con permisos y políticas compartidas. Esa estructura le da a los equipos de finanzas y adquisiciones una supervisión unificada, lo que facilita administrar las compras y reducir el gasto disperso fuera del canal.
  
  
• Información de gastos y mayor visibilidad: La información de gastos y Analítica de Amazon Business integradas ayudan a los equipos a ver cómo se distribuye el gasto en categorías. Esta claridad pone de relieve oportunidades de ahorro e informa sobre resultados sin extraer datos de múltiples lugares.
  
  
• Mejores economías unitarias a través de compras más inteligentes: Los precios para empresas, las opciones al por mayor y los descuentos por volumen pueden reducir los costos por unidad en compras repetidas, lo que ayuda a los líderes de adquisiciones a convertir las compras rutinarias en ahorros más consistentes.
  
  
• Mayor visibilidad de gastos: Los paneles de Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) ofrecen una vista más clara y de toda la organización acerca de la actividad de compras. Esto ayuda al área de finanzas a planificar con mayor precisión y mantener el seguimiento de ahorros consistente a medida que crece el gasto.
  
  
• Compras alineadas con las políticas en el punto de compras: Guided Buying (una característica de Business Prime) dirige a los empleados hacia artículos preferidos y vendedores autorizados mientras compran. Al incorporar una guía directamente en la experiencia de compra, las organizaciones pueden reducir el gasto no autorizado y mejorar el cumplimiento sin agregar fricciones.
  
  
• Alertas de anomalías de gastos en tiempo real: El monitoreo de anomalías de gastos (una función de Business Prime Enterprise) marca actividades de compras inusuales a medida que ocurren, en lugar de esperar a que se revisen las facturas. Al adelantar la detección en el proceso, los equipos pueden evaluar el riesgo y abordar posibles gastos excesivos antes de que lleguen a los informes o presupuestos.
   

Ahorros de adquisiciones repetibles

Los ahorros de adquisiciones funcionan mejor cuando esas reducciones van más allá de cortes de costos puntuales y forman parte de la planificación y los gastos del negocio. Ese cambio ocurre cuando los equipos dirigen y miden los ahorros de manera consistente y los respaldan con información clara.

Con una gobernanza consistente e información clara, el área de finanzas puede confiar en los números para hace previsiones, por lo que los ahorros son repetibles en lugar de esporádicos.

¿Estás buscando fortalecer la visibilidad y el control para ganar más confianza en los ahorros de adquisiciones? Ponte en contacto con Ventas para ver cómo Amazon Business puede ayudarte a mejorar la visibilidad, el control y la previsibilidad en todas las compras.