Software de adquisición: Cómo elegir la solución adecuada

El software de adquisición se está volviendo imprescindible para los negocios modernos que buscan mejorar su eficiencia operativa. Con funciones como visibilidad de gastos, procesos de autorización únicos y automatización, el software adecuado puede ayudarte a reducir los procesos manuales y eliminar gastos innecesarios para conseguir importantes ahorros de costos y una mejor administración de gastos.

Sin embargo, con una cantidad cada vez mayor de soluciones de adquisición en el mercado, cada una con diferentes funciones, elegir el mejor software de adquisición para tu negocio puede ser difícil. Antes de invertir en una solución, es sabio tener en cuenta las funciones clave y los desafíos comunes que abordan para encontrar la opción más valiosa para tu organización.

¿Qué es un software de adquisición?

Un software de adquisición es cualquier herramienta digital que ayuda a simplificar el proceso de adquisición, especialmente con la automatización de tareas de rutina y que llevan mucho tiempo. Estas herramientas podrían ayudar con:

• El proceso desde la adquisición hasta el pago 

• Analítica de gastos

• Administración de proveedores

• Creación de solicitudes de cotización

• Abastecimiento estratégico

• Procesamiento de facturas

• Administración de inventario

• Administración de todo el ciclo de vida de adquisición

El software de adquisición, también llamado software de adquisición electrónico, es una subsección específica de una categoría de software de administración de adquisición más amplia. Si bien el software de administración de adquisición cubre todo el proceso de adquisición, las herramientas más especializadas, como el software de administración, que se centran únicamente en la creación, el almacenamiento y la administración de contratos, caen en la categoría de software de adquisición.

Software de adquisición independiente versus herramientas de adquisición integradas

Las soluciones de software de adquisición que supervisan una parte específica del proceso de adquisición se denominan herramientas de adquisición independientes. Proporcionan capacidades más completas para ciertos pasos, como administración de órdenes de compra o facturación, y se comunican con otro software para cubrir las necesidades del negocio. 

Por ejemplo, una solución independiente podría integrarse con tu administración de relaciones con el cliente (CRM) o con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Este tipo de solución suele ser más rentable si no necesitas una solución de adquisición integral.

Las herramientas de adquisición integradas, por otro lado, se diseñaron para centralizar todas las herramientas que necesitas en un solo sistema para que los procesos de adquisición sean aún más eficientes. Un sistema integrado podría permitirte hacer todo lo siguiente:

• Crear requisiciones de compra

• Establecer procesos de autorización

• Comparar precios de proveedores

• Administrar las relaciones con los proveedores

• Usar herramientas de visibilidad en tiempo real para respaldar la toma de decisiones informadas

• Predecir potenciales interrupciones en la cadena de suministros

• Identificar oportunidades de ahorro

Una herramienta integrada puede mejorar la visibilidad, mantener el cumplimiento, aumentar la eficiencia y fortalecer las relaciones con los proveedores.

Cinco características clave para buscar en el software de adquisición

SI bien las funciones que serán de mayor ayuda para tu negocio dependen de tus procesos y de la infraestructura tecnológica existente, hay algunos elementos clave que beneficiarán a prácticamente cualquier organización. Estas son algunas funciones que merecen atención.

1. Analítica de gastos y presentación de informes

La información de los presupuestos y del gasto de tu organización puede ayudar a que tu proceso de adquisición sea más estratégico y eficiente, lo que puede provocar un ahorro de costos importante. El software de adquisición con funciones de análisis de gastos puede ayudarte a evaluar:

• En qué se está gastando dinero

• Dónde se gasta dinero

• Con quién se gasta el dinero

• Cuánto estás gastando

Con estos datos, puedes identificar oportunidades de ahorro, señalar cuellos de botella en los procesos de adquisición actuales y eliminar el gasto no autorizado o no conforme. También puedes usar información del desempeño de los proveedores para mejorar la selección de los proveedores y generar previsiones más precisas para tomar mejores decisiones.

2. Integración y compatibilidad de los sistemas

Una transformación digital exitosa requiere el respaldo de las partes interesadas, por lo que es esencial tomar en cuenta el proceso de administración de cambios al comprar para un nuevo sistema. 

Investiga cómo cada opción de software de adquisición se integraría con tus procesos, tecnología y personal existentes. Considera si se alinean con la capacidad de tu organización de adoptar nuevos procesos y cuánta disrupción podría causar la fase de implementación.

Para ayudar a minimizar el impacto, elije una solución con una interfaz fácil de usar, de manera que haya menor curva de aprendizaje para el personal que debe adoptarla a su trabajo diario. Según un estudio de 2023 publicado en Computers in Human Behaviors Reports, es más probable que los empleados que creen que las nuevas herramientas digitales son fáciles de usar las perciban como útiles, lo que aumenta su predisposición para interactuar con la nueva tecnología. 

En pocas palabras, mientras más fácil de usar sea el sistema, más fácil será asegurar el respaldo.

3. Procesos de autorización y controles de cumplimiento

El software de adquisición puede modernizar la revisión y la autorización de las solicitudes de compra para reducir el trabajo manual y evitar las demoras. Esto simplifica las compras, mejora el cumplimiento de las compras y reduce el riesgo de error humano.

Más allá de la eficiencia, los procesos automatizados también te dan mayor control sobre todo el proceso de compras. Muchas soluciones de software de adquisición te permiten establecer protecciones personalizadas que garantizan que todas las compras cumplan con las políticas internas, los presupuestos y los requisitos reglamentarios. Los roles, las responsabilidades y las pautas claramente definidos también pueden ayudar a evitar compras no autorizadas y mantener un registro de auditoría más preciso de todas las solicitudes y autorizaciones.

4. Administración de proveedores y compras al por mayor

Mantener relaciones sólidas con los proveedores puede ayudar a tu organización a maximizar los ahorros mediante mejores términos de negociación, descuentos en compras al por mayor y mayor garantía de seguridad. El software de adquisición respalda estas relaciones permitiendo el monitoreo del desempeño en curso, lo que te permite identificar a los proveedores más confiables y a los que ofrecen mejores tratos.

5. Automatización y eficiencia

La eficiencia es un objetivo que comparten todos los equipos de adquisición, y es eso precisamente lo que ofrece la automatización. Al lidiar con tareas de rutina como generar órdenes de compra, procesar pagos, enviar notificaciones y crear informes, la automatización reduce costos de mano de obra innecesarios y minimiza las oportunidades de error humano.

Beneficios de usar un software de adquisición para tu organización

El software de adquisición centralizado ofrece muchos beneficios para las organizaciones de todos los tamaños e industrias. Algunos de los beneficios más significativos incluyen:

• Tiempos de ciclo más rápidos: Un proceso de adquisición simplificado lleva a un procesamiento más rápido de órdenes de compra, autorizaciones y facturas, que ayuda a acelerar todo el ciclo de vida de adquisición.

• Ahorro de costos: El análisis de datos en tiempo real ayuda a las empresas a ahorrar dinero mediante la identificación de oportunidades de ahorro, lograr mejores términos de contrato mediante una administración mejorada de los proveedores y controlar el gasto marginal haciendo cumplir las políticas de la empresa.

• Menos trabajo manual: Al automatizar las tareas se libera el tiempo de los empleados, lo que les permite centrarse en actividades más estratégicas.

• Mejor cumplimiento de las compras: Los permisos adaptados, las opciones de compra controladas y una documentación más consistente de cada paso de la compra ayudan a las organizaciones a mantener un cumplimiento mejorado.

• Predicción mejorada: Las capacidades de los análisis predictivos que ofrecen algunas soluciones de software de adquisición permiten una previsión más precisa de futuras necesidades y costos.

   

Simplifica la adquisición

Nuestras herramientas de integración permiten que los negocios compren bienes y servicios mediante una experiencia simplificada similar al sitio de Amazon orientado al consumidor. Esta solución de adquisición ofrece varias funciones que pueden ayudar a mejorar las operaciones de tu negocio.

Integración con el software de adquisición existente

Acorta la brecha entre la adquisición moderna y la tradicional mediante la funcionalidad de integración. Puedes usarla como solución independiente o integrarla con tu software de adquisición existente mediante funciones como:

• Punchout: Accede a la selección y practicidad de Amazon Business y, al mismo tiempo, sigue cumpliendo con las normativas y el control mediante tus sistemas actuales

• Punch-in: Comienza el proceso de compras en Amazon Business, luego finaliza usando el sistema de adquisición electrónica de tu organización.

• Búsqueda integrada: Integra la funcionalidad de búsqueda de Amazon Business dentro de cualquier sistema de adquisición electrónica

• Catálogo alojado: Proporciona el fácil acceso a los productos dentro de las políticas de gastos guardando los artículos preferidos en un archivo estático de tu software de adquisición electrónica

• Inicio de sesión único: Simplifica la incorporación permitiendo que los compradores accedan a tu cuenta corporativa con sus credenciales corporativas existentes.

   

Compras al por mayor y precios exclusivos para negocios

Ofrecemos precios exclusivos para negocios, que incluyen precios de compra mayorista y descuentos por volumen en compras por cantidad. También puedes ahorrar hasta un 15 % en compras mediante la función Suscríbete y ahorra, que permite entregas automáticas para artículos elegibles.

Para lograr mayores ahorros, aprovecha las recomendaciones de productos impulsadas por IA que te ayudan a comprar artículos con menores precios o disponibles con descuento.

Análisis de adquisición y herramientas de generación de informes

Analítica de Amazon Business es una función disponible gratuita que viene con tu cuenta, te ayuda a optimizar los gastos de tu negocio y te permite ver tu historial de compras. Estos paneles de información te ayudan a:

• Identificar las tendencias de compra por grupos e individuos

• Determinar estrategias para optimizar gastos, como la consolidación de los proveedores o las compras al por mayor

• Conciliar facturas y pagos fácilmente

• Acceder a múltiples tipos de informes para compilar la información que necesitas

   

Beneficios de Business Prime

Business Prime, que es una cuenta para miembros separada y paga, ofrece incluso más beneficios, incluidos:

• Entrega rápida y gratuita en pedidos elegibles

• Entrega en pallet gratuita para compras grandes en artículos seleccionados

• Entrega consolidada para reducir los traslados

• Visibilidad de gastos que ayuda a informar decisiones de presupuesto

• Guided Buying que ayuda a los empleados a seleccionar productos autorizados

• Ofertas exclusivas para miembros de Business Prime

Para crear una cuenta Business Prime, primero debes crear una cuenta Amazon Business gratuita.

Comienza a ahorrar con un software de adquisición 

El software de adquisición puede mejorar significativamente tus márgenes de ganancias mediante ahorros de costos, reducción de gastos y menores necesidades de mano de obra. Lleva estos ahorros incluso más lejos con los precios exclusivos para negocios, los descuentos y los beneficios de Business Prime, como envío gratuito en artículos elegibles.

Vuelve a recuperar tu dinero. Habla con ventas sobre cómo Amazon Business puede mejorar la eficiencia en la adquisición y tu resultado final.