Adquisición en la ERP: Cómo modernizar y escalar las compras

Se espera que los líderes de adquisición de hoy controlen los costos, reduzcan el riesgo y apliquen la conformidad, mientras permiten velocidad, flexibilidad y compras responsables en organizaciones cada vez más complejas. Las operaciones globales, los equipos distribuidos y las expectativas crecientes en torno a la sostenibilidad y la diversidad de proveedores han elevado el estándar de lo que se considera una adquisición efectiva.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se encuentran en el centro de este desafío.

Durante décadas, los módulos de adquisición en la ERP han sido la columna vertebral de las compras organizacionales, al estandarizar procesos, centralizar datos y conectar las compras con las finanzas. Pero a medida que las organizaciones crecen, muchos administradores de adquisición encuentran que las herramientas de ERP tradicionales luchan por mantenerse al ritmo del comportamiento de compra del mundo real.

Como líder moderno, ya no puedes ver los sistemas de ERP de forma aislada. Necesitas herramientas conectadas que amplíen las capacidades de ERP con mayor visibilidad, automatización y compras responsables, sin sacrificar la gobernanza o el control. El objetivo no es agregar aún más herramientas a tu pila tecnológica, sino obtener más de las que ya tienes.

¿Qué es la adquisición en la ERP?

La adquisición en la ERP se refiere al conjunto de procesos y herramientas de compra integrados en un sistema de planificación de recursos empresariales. Su propósito principal es administrar cómo los equipos solicitan, autorizan, compran, reciben y pagan bienes y servicios, mientras garantizan la alineación con los controles financieros y las políticas organizacionales.

La mayoría de los módulos de adquisición en la ERP incluyen varios componentes principales:

• Administración de proveedores:mantenimiento de registros de proveedores autorizados, contratos y precios

• Automatización de la orden de compra: creación, enrutamiento y autorización de órdenes de compra para hacer cumplir controles de políticas y presupuesto

• Integración de inventario: vinculación de decisiones de compra con niveles de existencias, planificación de demanda y reabastecimiento

• Análisis de gastos: informes sobre la actividad de compra para apoyar presupuestos, pronósticos y negociaciones con proveedores
  
  

Históricamente, las herramientas de adquisición en la ERP fueron diseñadas como sistemas administrativos enfocados en la eficiencia transaccional y la precisión financiera. Con el tiempo, han evolucionado para servir una función más estratégica, ya que proporcionan datos y estructura para apoyar la toma de decisiones más inteligentes, la conformidad y la administración de costos. Hoy en día, la adquisición en la ERP hacen más que procesar compras. Permite compras más rápidas, informadas y responsables en toda la organización.

Beneficios de la adquisición en la ERP

Cuando se implementa correctamente, el software de adquisición en la ERP puede proporcionar un valor significativo a tu organización al incluir:

• Procesos de compra simplificados: los procesos estandarizados reducen el esfuerzo manual, los errores y los tiempos de ciclo desde la solicitud de compra hasta el pago.

• Datos unificados de proveedores y gastos: los registros centralizados facilitan la comprensión de quién es tu proveedor y cómo estás gastando dinero.

• Mejor seguimiento de la conformidad: los controles integrados ayudan a hacer cumplir las políticas de compra de autoservicio, las jerarquías de autorización y los requisitos de auditoría.

• Integración entre finanzas y operaciones: los vínculos estrechos entre adquisición, cuentas por pagar, administración de inventario y presupuestos mejoran tu visibilidad y control financiero.
  
  

Estos beneficios muestran por qué la adquisición en la ERP sigue siendo fundamental. Al mismo tiempo, destacan una realidad creciente: a medida que los procesos de adquisición se vuelven más complejos y descentralizados, muchas organizaciones encuentran que las herramientas de ERP nativas por sí solas no son suficientes para apoyar las compras y las necesidades comerciales modernas.

Por qué las herramientas de ERP tradicionales se quedan cortas

Incluso con sus fortalezas, los módulos tradicionales de adquisición en la ERP a menudo luchan por satisfacer las demandas de las operaciones de adquisición modernas. Entre los desafíos típicos, encontramos los siguientes:

• Datos fragmentados y visibilidad limitada: los datos de gastos pueden quedar atrapados en informes rígidos o indicadores rezagados, lo que dificulta obtener información en tiempo real, en especial en múltiples entidades o regiones. Según una investigación de Globality, más del 90 % de los líderes de adquisición ven su tecnología de abastecimiento como poco intuitiva, sin proyección y aislada entre equipos y proveedores.

• Procesos de autorización lentos o rígidos: las cadenas de autorizaciones personalizadas pueden convertirse en cuellos de botella y así retrasar las compras y frustrar a las partes interesadas.

• Redes de proveedores y seguimiento de sostenibilidad limitados: muchos ERP dependen en gran medida de listas de proveedores precargadas y proporcionan una visibilidad mínima de las certificaciones de proveedores, diversidad o atributos de sostenibilidad.

• Experiencia del usuario deficiente para compradores no técnicos: las interfaces complejas y los procesos desconocidos a veces impulsan a los empleados a eludir los sistemas, lo que resulta en gastos irregulares.

  
  
  

Un artículo en Supply Chain Brain afirma que el gasto indirecto mal administrado puede representar entre el 20 y el 40 % de los ingresos totales de una empresa. Este gasto a menudo cae fuera de los canales preferidos debido a los problemas anteriores. 

Para abordar estas brechas, debes mirar más allá de los módulos nativos de ERP hacia soluciones conectadas como Amazon Business que amplíen y optimicen la funcionalidad de ERP, mejoren la usabilidad y preserven la gobernanza.

Cómo crear una base de adquisición moderna

La adquisición moderna está cambiando de un modelo puramente transaccional a un enfoque impulsado por datos y centrado en el usuario. Si bien los sistemas de ERP siguen siendo el sistema de registro, los equipos de adquisición actuales esperan herramientas flexibles que proporcionen visibilidad, conformidad y agilidad sin agregar complejidad.

Una base de adquisición moderna se basa en las fortalezas de la ERP mientras aborda las brechas a través de la integración y soluciones de compra inteligentes.

Capacidades clave que todo sistema de adquisiciones de ERP necesita

Para respaldar la adquisición escalable y moderna, asegúrate de que el ecosistema de tu organización incluya las siguientes capacidades:

• Paneles de gasto unificados: los paneles holísticos agregan gastos en categorías, departamentos y entidades, lo que permite una administración de categorías y pronósticos más informados.

• Controles y autorizaciones para múltiples entidades: los procesos configurables aplican la gobernanza mientras se adaptan a las diferencias regionales, legales y organizacionales.

• Integración ordenada: la interoperabilidad con sistemas de finanzas, abastecimiento, gastos y análisis reduce el trabajo manual y los silos de datos.

• Acceso a proveedores de confianza: el acceso amplio a proveedores respalda la conformidad, los precios competitivos, la incorporación y los objetivos de compra responsable.

• Análisis accionable: los conocimientos que van más allá de los informes ayudan a informar las estrategias de categoría, supervisar el desempeño de los proveedores e identificar oportunidades de reducción de costos.
  
  

Estas capacidades rara vez provienen de una sola herramienta. En su lugar, emergen de un ecosistema de adquisición conectado anclado por la ERP.

Lista de verificación de preparación para la adquisición moderna

Puedes usar la siguiente lista de verificación para evaluar qué tan bien tu configuración actual de ERP respalda la compra moderna:

• ¿Tu equipo puede ver gastos casi en tiempo real por usuario, departamento y proveedor?

• ¿Tienes visibilidad centralizada de la conformidad con las políticas y gastos fuera de contrato?

• ¿Tu ERP está integrada con herramientas estratégicas de abastecimiento, compra y análisis de adquisición?

• ¿Puedes incorporar y administrar fácilmente proveedores certificados, diversos o locales?

• ¿Estás rastreando e informando sobre métricas de sostenibilidad o diversidad?

• ¿Los usuarios finales encuentran la experiencia de compra lo suficientemente intuitiva para impulsar la adopción?
  
  

Las brechas en estas áreas a menudo indican oportunidades para ampliar la adquisición en la ERP con soluciones complementarias.

Resultados y ROI modernos de la adquisición en la ERP

Las organizaciones que modernizan sus ecosistemas de adquisición informan beneficios medibles de forma constante, incluidos:

• Ciclos de compra más cortos a través de la automatización de la adquisición y experiencias de compra intuitivas

• Gasto marginal reducido que canaliza más compras a través de herramientas de compra guiada y conforme

• Tasas de conformidad mejoradas con políticas, contratos y estructuras de autorización

• Administración mejorada de las relaciones con proveedores impulsada por mejores datos, transparencia e información de desempeño

   

Una investigación de Deloitte muestra que las organizaciones de adquisición digitalmente maduras a menudo logran dos a tres veces mayores rendimientos que las organizaciones pares, junto con una resiliencia, eficiencia y crecimiento mejorados.

Modernizar la ERP con Amazon Business

Amazon Business es una solución de compra empresarial inteligente diseñada para funcionar junto con tu software de ERP existente y sistemas de adquisición. Se integra con más de 300 soluciones de ERP, adquisición electrónica, CRM y administración de gastos, lo que te ayuda a ampliar tus capacidades de adquisición sin reemplazar los sistemas principales.

A través de estas integraciones, nuestra solución puede ayudar a:

• Proporcionar experiencias de Guided Buying alineadas con las políticas organizacionales

• Aumentar la visibilidad en categorías de gasto marginal e indirecto

• Simplificar las compras para los usuarios finales mientras se mantiene el control para la adquisición y las finanzas

• Apoyar iniciativas de compra responsable, lo que incluye diversidad de proveedores y sostenibilidad
  
  

Amazon Business no reemplaza la administración de proveedores de ERP ni las plataformas de abastecimiento. En su lugar, complementa la adquisición en la ERP al abordar brechas comunes en usabilidad, visibilidad y escala, en particular para el gasto indirecto.

Consejos de implementación de ERP y administración del cambio

Como la mayoría de las transformaciones digitales, modernizar la adquisición en la ERP no es solo un proyecto de tecnología, sino un cambio organizacional. La adopción exitosa generalmente se desarrolla durante varios meses (según la complejidad) y se beneficia de un enfoque por fases. 

La siguiente hoja de ruta se divide en plazos más pequeños, como por mes, trimestre y semestre, para ayudarte a administrar el riesgo y generar impulso.

Mes 1: Evaluar los procesos de ERP actuales y las categorías de gasto

Comienza por hacer un mapa de los procesos de adquisición existentes e identificar áreas de alta fricción. Analiza los datos de gasto para identificar categorías de gasto marginal o indirecto que generen bajo valor, pero requieran alto esfuerzo administrativo.

Trimestre 1: Involucrar a las partes interesadas en la planificación de la integración

Reúne a los equipos de adquisición, finanzas, Informática y funciones comerciales clave para alinearse en objetivos, requisitos y métricas de éxito. El compromiso temprano de las partes interesadas reduce la resistencia, garantiza la alineación y acelera la integración.

Trimestre 2: Lanzar un piloto de categorías de gasto marginal o indirecto

Inicia un piloto controlado en categorías o departamentos seleccionados. Esto permite que los equipos prueben integraciones, ajusten políticas y demuestren victorias rápidas sin interrumpir los procesos comerciales principales.

Trimestre 2–3: Establecer los KPI y realizar un seguimiento de ellos 

Define y realiza un seguimiento de métricas como tiempo de ciclo, tasa de conformidad, gasto bajo administración y participación en diversidad de proveedores. Los KPI claros crean responsabilidad, enfocan los esfuerzos de mejora y rastrean el progreso de manera objetiva.

Continuo: Capacitar a los equipos y comunicar las victorias tempranas

Invierte en capacitación y comunicaciones de cambio. Destaca los primeros éxitos, como tiempos de ciclo reducidos o conformidad mejorada, para generar confianza e impulsar una adopción más amplia.

Impulsar juntos una adquisición en la ERP más inteligente

Las soluciones de ERP en la nube siguen siendo esenciales para la adquisición, pero ya no son suficientes por sí solas. A medida que tu organización crece, tu equipo de adquisición debe equilibrar el control con la flexibilidad y la gobernanza con la experiencia del usuario. Modernizar la adquisición en la ERP significa conectar personas, procesos y datos a través de un ecosistema integrado de herramientas.

Amazon Business puede ayudarte a ampliar tus inversiones en ERP al respaldar compras más inteligentes y mayor visibilidad. Al combinar la estructura de ERP con la agilidad de las plataformas de compra modernas, puedes crear una base que escale a medida que tu negocio crece.

Ponte en contacto con ventas para explorar cómo Amazon Business puede ampliar las capacidades de tu ERP para ayudarte a optimizar las compras, mejorar la conformidad y avanzar en los objetivos de adquisición responsable.