Administración de compras: Seis maneras de hacerla estratégica

En la adquisición, la administración de compras funciona como disciplina fundacional y palanca estratégica para el control de costos, el cumplimiento normativo y la agilidad operativa. Puede ayudarte a aumentar el ahorro de costos, mantener los estándares de calidad y fortalecer la administración de la cadena de suministro a través de relaciones sólidas con los proveedores y una toma de decisiones basada en datos.

Al reconocer el efecto a largo plazo de las compras estratégicas, muchas organizaciones están pasando de compras tácticas y reactivas a adquisiciones orientadas al valor que respaldan los objetivos de todo el negocio.

Desarrollar una estrategia de administración de compras requiere una comprensión profunda de qué es la administración de compras, por qué es una parte importante de tu estrategia de adquisición y cómo puedes utilizar la tecnología para convertirla en una ventaja estratégica.

¿Qué es la administración de compras?

La administración de compras es el proceso de monitorear y controlar cómo una organización obtiene, compra y rastrea bienes y servicios de los proveedores. Se basa en la administración de proveedores para garantizar el rendimiento de los mismos, controles de compras para mantener el cumplimiento normativo y supervisión del gasto para optimizar los costos y garantizar operaciones comerciales fluidas. 

Cuando se ejecuta correctamente, la administración de compras garantiza que los equipos de adquisición puedan acceder a lo que necesitan cuando lo necesitan sin introducir riesgos o costos innecesarios.

El proceso de administración de compras es una subfunción del proceso de adquisición. Los pasos clave en el ciclo de compras incluyen:

• Identificación de necesidades: Determina qué bienes y servicios requiere tu organización y crea una solicitud de compra

• Selección de proveedores: Utiliza el abastecimiento estratégico para encontrar y evaluar a los mejores socios proveedores

• Negociación de contratos: Obtén términos favorables con los proveedores

• Realización de pedidos: Crea y emite órdenes de compra a proveedores

• Monitoreo de inventario: Realiza un seguimiento de los niveles de existencias y decide cuándo volver a pedir los suministros

• Administración de las relaciones con los proveedores: Construye relaciones a largo plazo con proveedores clave

• Control de costos: Garantiza que las actividades de compras sean eficientes y rentables

Cómo varía la administración de compras según los sectores

Las prioridades de administración de compras a menudo difieren entre sectores, ya que algunos deben centrarse en el cumplimiento normativo por encima del costo o la simplicidad. A continuación, se muestran algunos ejemplos de objetivos de sectores: 

• Atención médica: Se centra en proveedores confiables y en el cumplimiento normativo de la seguridad del paciente, la seguridad de los datos y la precisión de la facturación/codificación

• Educación: Se centra en la administración de presupuesto y la simplicidad para reducir la carga administrativa y mejorar la eficiencia

• Organizaciones sin fines de lucro: Se centran en la eficiencia de costos y en la alineación con la misión de la organización

• Gobierno: Se centra en prácticas de compras éticas y en la reducción de residuos

Si bien las prioridades pueden diferir según los sectores, el objetivo final tradicionalmente ha sido reducir los costos. Sin embargo, según una investigación de McKinsey, los líderes de adquisición globales están comenzando a pasar de un enfoque exclusivo en la mejora de costos a la resiliencia a medida que las organizaciones enfrentan condiciones volátiles debido al cambio del clima geopolítico. Este cambio afecta la forma en que los sectores abordan sus prioridades de compras.

Beneficios de una administración de compras eficaz para los líderes de la adquisición

Una administración de compras eficaz desempeña un rol fundamental en el éxito general de la adquisición de tu organización. Te ayuda a optimizar el flujo de dinero, garantizar la continuidad del suministro y aumentar el conocimiento sobre los gastos de la empresa.

Estos son cuatro de los principales beneficios para los equipos de adquisición.

Mitiga el riesgo y mejora el cumplimiento normativo de las compras

Unas prácticas sólidas de administración de compras pueden respaldar una administración del riesgo eficaz al reducir la exposición a riesgos regulatorios, financieros y operativos. Las estrategias de compras pueden ayudarte a identificar amenazas potenciales e implementar controles para prevenir o minimizar su efecto. 

El software de adquisición puede hacer que esto sea aún más fácil. Algunas soluciones ofrecen herramientas de administración de cumplimiento normativo que permiten configurar flujos de trabajo de autorización, reglas de verificación de proveedores y aplicación centralizada de políticas para ayudar a garantizar el cumplimiento normativo interno y externo.

Por ejemplo, Amazon Business ofrece funciones como Guided Buying (una característica de Prime Business), que brinda más control sobre a qué proveedores pueden comprarles tus compradores. También ofrece filtros de diversidad de proveedores que pueden ayudarte a alcanzar objetivos de compras responsables. 

Según varias estadísticas compiladas por Tácticas de adquisición, esto es importante ya que las iniciativas de responsabilidad social corporativa continúan creciendo en valor para los inversores, empleados, mileniales y otras poblaciones.

Amazon Business también ofrece la característica proceso de comprobación triple que ayuda a conciliar facturas rápidamente al comparar pedidos, recibos de productos y facturas para garantizar la precisión.

Fortalecer las relaciones con los proveedores

La administración de compras enfatiza la transparencia, las expectativas claras y las comunicaciones optimizadas, todo lo cual puede mejorar el rendimiento y la fiabilidad de los proveedores. La interacción regular con los proveedores fomenta la colaboración y el beneficio mutuo, lo cual es esencial para la continuidad de la adquisición y la rentabilidad. 

Las relaciones sólidas con los proveedores comienzan con el acceso a socios de calidad. La forma más fácil de encontrar y colaborar con proveedores confiables es comprar a través de una solución de compra inteligente para negocios. Por ejemplo, Amazon Business te permite elegir entre una red de proveedores grande y diversa, lo que amplía tus opciones y respalda el abastecimiento basado en políticas, como trabajar con proveedores diversos certificados.

Aumenta la visibilidad de gastos

Tener visibilidad de quién compra qué, a quién y a qué precio permite realizar mejores previsiones y controlar los costos. La información sobre el gasto puede ayudarte a convertir los datos en acciones para optimizar tu ciclo de administración de adquisición. 

Los tableros centralizados y la transparencia de los datos facilitan la visualización de las tendencias de compras y la predicción de riesgos y demanda. Las herramientas de informes, como la Analítica de Amazon Business, pueden brindar a tu organización los datos que necesitas para crear presupuestos precisos, aplicar políticas de compra y tomar mejores decisiones de compras. 

Reduce costos

La administración de compras estratégica ayuda a reducir gastos innecesarios mediante descuentos por volumen, consolidación de proveedores y automatización. Esto puede ser especialmente útil para administrar el gasto marginal, que se refiere a la cantidad que tu organización gasta en compras pequeñas y de bajo valor que a menudo se realizan fuera de tu proceso de adquisición oficial.

El gasto marginal suele representar solo el 20 por ciento del gasto total de una organización, pero representa aproximadamente el 80 por ciento de sus transacciones. Aunque sean pequeñas, estas compras pueden acumularse rápidamente y salirse de control sin una administración estratégica.

Soluciones como Amazon Business ayudan a administrar el gasto marginal con características de reducción de costos como compras al por mayor y precios exclusivos para negocios. 

Seis prácticas recomendadas para la administración de compras

Si bien las prácticas recomendadas de administración de compras pueden variar según tus objetivos de compras y tu sector, ciertas estrategias fundamentales pueden ayudarte a mejorar tu eficiencia de adquisición general.

1. Centraliza las compras con los flujos de trabajo de autorización

Los sistemas centralizados y las autorizaciones automatizadas ayudan a garantizar la coherencia, el cumplimiento normativo y la responsabilidad. Los flujos de trabajo de autorización pueden reducir los gastos innecesarios y mejorar la toma de decisiones. 

Herramientas como Guided Buying de Amazon Business pueden permitir la implementación a escala. La característica de administración del equipo también puede ayudar al permitirte asignar a usuarios individuales diferentes niveles de autoridad para reducir el riesgo y mantener el cumplimiento normativo.

2. Aprovecha los análisis de adquisición para tomar decisiones basadas en datos

El seguimiento del gasto por categoría, proveedor, departamento o usuario puede ayudar a tus departamentos de compras y adquisición a tomar decisiones más inteligentes. También apoya los esfuerzos de mejora continua y la alineación presupuestaria. 

Los tableros de adquisición pueden proporcionar visibilidad de las tendencias y los riesgos a través de visualizaciones de datos fáciles de entender. La administración transparente del gasto elimina las conjeturas a la hora de elaborar presupuestos y realizar compras no planificadas.

3. Automatiza el reabastecimiento de pedidos para compras repetidas

Puedes ahorrar tiempo y ayudar a prevenir faltantes de suministro al automatizar el reabastecimiento de productos recurrentes. Esto ayuda a aumentar la fiabilidad y la eficiencia operativa al descargar los procesos de monitoreo de inventario y reordenamiento.

Con herramientas como Amazon Business, puedes utilizar listas de recompra automática para definir fechas y horarios de entrega preferidos por ubicación. Esto garantiza que las entregas lleguen en un momento conveniente.

También puedes utilizar Amazon Business Restock, un servicio de venta e inventario administrado que permite volver a pedir productos según tu inventario y demanda actuales.

4. Establece y haz cumplir políticas de compras

La administración de compras requiere políticas claras y documentadas que orienten qué pueden comprar los empleados, a quién y dentro de qué límites presupuestarios. El uso de herramientas digitales, como el software de adquisición, puede ayudarte a aplicar estas políticas mediante controles de plataforma y permisos basados ​​en roles para reducir los gastos que no cumplen las normas.

La implementación de Guided Buying para indicar a los empleados los proveedores y productos preferidos es una excelente forma de integrar estas políticas de compras directamente en tu proceso de compras y, al mismo tiempo, empoderar a los equipos para que tomen sus propias decisiones.

5. Comprueba la superposición de software

Las licencias de software superpuestas pueden crear costos ocultos, especialmente cuando duplican características. Algunos softwares de adquisición están diseñados para ser una solución integral, mientras que otras plataformas están pensadas para cubrir las brechas de características de tu pila de software actual.

Sin una planificación cuidadosa, incluso las soluciones que cubren brechas pueden crear redundancias. Por ejemplo, si tienes un sistema de administración de contratos existente e implementas un software de adquisición electrónica que incluye características de administración de contratos, estás pagando por algunas de las mismas capacidades dos veces. 

Considera realizar auditorías periódicas de las suscripciones de software y de los datos de compras para asegurarte de que solo estás pagando por lo que tu empresa necesita.

6. Crea relaciones con proveedores clave

Las asociaciones estratégicas con proveedores pueden desbloquear mejores precios, términos contractuales y niveles de servicio. Por ejemplo, si tienes una relación a largo plazo con un proveedor, es posible que te ofrezca mejores cronogramas de entrega o acceso a SKU exclusivos. 

Establecer relaciones sólidas a través de la transparencia y la colaboración puede ayudarte a adquirir productos de mejor calidad a precios más bajos a lo largo del tiempo, lo que crea valor a largo plazo para tu organización.

Convierte la administración de compras en una ventaja estratégica

La administración de compras, cuando se realiza correctamente, permite a los agentes de compras impulsar resultados comerciales medibles, desde el control de costos y el cumplimiento normativo hasta el desempeño de los proveedores y la eficiencia operativa. Ayuda a las organizaciones a mejorar sus resultados al asegurar los mejores precios para bienes y servicios, evitar riesgos costosos y obtener beneficios de las relaciones estratégicas con los proveedores.

Amazon Business puede brindar la flexibilidad, el control y la información que necesitan los líderes de adquisición. A través de características como compras al por mayor, Amazon Business Restock, proceso de comprobación triple y más, la solución de adquisición inteligente brinda a los equipos de compras ahorros, selección y simplicidad de compras. También se integra con muchos sistemas ERP para ayudarte a mantener operaciones sin problemas.

Descubre cómo Amazon Business puede ayudarte a lograr una administración de compras más inteligente y eficiente para tu organización.